À l’heure où le numérique a envahi notre quotidien, les entreprises ont également adopté les nouvelles technologies. Avec la dématérialisation des documents, elles ont la possibilité de gérer leur processus et toutes les informations à leur disposition de façon sûre et centralisée.
Procédé déjà ancré dans les plus grandes entreprises, les PME doivent suivre le mouvement pour gagner en agilité et en praticité.
Dans cet article, on vous en dit plus sur la dématérialisation et vous explique pourquoi et comment l’adopter.
Table des matières
La dématérialisation des documents : définition
La dématérialisation des documents administratifs consiste à remplacer les documents et supports d’information en version papier par des fichiers numériques.
Ces nouveaux documents ont une valeur légale et sont stockés sur des supports informatiques ou dans le cloud.
De nombreux outils sont à la disposition des sociétés pour créer, éditer, stocker, partager et signer des documents de toute sorte.
Il est ainsi devenu facile de dématérialiser pour renforcer la traçabilité des fichiers administratifs.
Ce processus de dématérialisation est assez simple à mettre en place et offre de nombreux avantages aux entreprises qui ont décidé de l’employer.
Quels documents dématérialiser ?
Ce qui est bien avec la dématérialisation, c’est qu’il est possible de le faire avec tous les documents papier.
Comptabilité, juridique, RH… tous les services d’une structure peuvent en profiter.
Ainsi, vous pouvez dématérialiser :
- Factures,
- contrats,
- documents commerciaux (devis, bons de commande),
- documents RH (fiche de paie, contrat de travail, avenants, notes de frais…)
- ou tout autre document en relation avec la vie de votre entreprise.
💡 BON À SAVOIR : Si vous avez un projet de fiche de paie dématérialisée, la solution SaaS de Factorial vous permet de stocker et de sécuriser ce document administratif durant 10 ans côté employeur et 50 ans côté salarié dans le coffre fort électronique pour bulletin de paie eDocGroup – DeskRH.
À NOTER : Depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique est obligatoire pour l’ensemble des entreprises qui échangent avec le secteur public
Quelle différence entre numérisation et dématérialisation ?
Si en principe, dématérialisation et numérisation sont deux concepts assez proches, ils sont pourtant différents. Même s’ils vont souvent de pair, ils ne fonctionnent pas de la même façon.
La numérisation correspond à l’étape de transformation d’un document papier en document numérique. Cela inclut bien souvent l’utilisation d’un scan afin d’inclure ces fichiers analogiques dans leur banque de données.
Si la dématérialisation des documents administratifs s’inscrit dans un contexte de dématérialisation des processus, l’objectif premier est de ne plus produire de format papier et de passer au tout digital.
Il faut parfois utiliser la numérisation, notamment pour récupérer des anciens documents. Cependant, la dématérialisation pourrait être votre seul outil de la gestion de documents.
Pourquoi passer à la dématérialisation des documents ?
Si votre PME a déjà plusieurs années à son compteur et que vous n’êtes pas forcément familier avec les nouvelles technologies, il n’est pas impossible que vous utilisiez le format papier pour l’ensemble de vos documents.
Peut-être sont-il entreposés dans des classeurs, des tiroirs ? Peut-être en avez-vous égarez certains ou ne savez plus où se trouve d’autres ?
Gérer des documents sur papier peut parfois être une tâche laborieuse. Le classement dans des boîtes ou des dossiers peut rendre la recherche et la gestion de l’information chronophages.
Imaginez maintenant une réponse plus efficace : l’archivage sécurisé des documents d’entreprise. Sur une seule plateforme, tous vos précieux contrats de travail, des documents confidentiels, sont disponibles au format numérique.
💡 BONUS : Le logiciel de dématérialisation des documents de Factorial vous permet d’assurer à la fois l’archivage, la conservation et le traitement de tous types de documents de façon sécurisée et sous un mode collaboratif.
Cette solution de dématérialisation obéit à des règles strictes, tant en termes de durée de conservation que de traçabilité. Les documents RH, particulièrement précieux, imposent aux employeurs des précautions rigoureuses. Opter pour le numérique offre une garantie bien supérieure à celle d’un document papier, sujet à divers incidents tels que la perte, l’altération ou la destruction.
Sécuriser électroniquement les contrats de travail de votre entreprise n’est pas simplement une mesure de précaution, c’est un investissement dans l’efficacité. La dématérialisation n’est plus seulement une option, c’est la clé pour simplifier et renforcer la gestion de vos documents d’entreprise, tout en respectant le cycle de vie de chaque document.
6 bonnes raisons de passer à la dématérialisation des documents
1. Centraliser les données
L’un des avantages les plus importants de la numérisation de documents est celui de pouvoir centraliser et stocker les données au sein d’un support informatique.
Cela vous permet de :
- Gagner de l’espace (moins de documents papier)
- et de regrouper toutes les informations nécessaires dans un même endroit.
Ainsi, vous gagnez un temps considérable dans la gestion de vos documents. Vous ne perdez plus de temps à chercher telle ou telle information parmi vos montagnes d’archives papier !
2. Améliorer la traçabilité
Grâce au numérique, la dématérialisation des documents administratifs améliore considérablement la traçabilité. Il est beaucoup plus simple d’organiser votre entreprise et d’accroître ainsi votre productivité.
Avec la rapidité de transmission, le rangement, le tri des documents et l’accès à l’historique enregistré, les recherches sont fluides et efficaces.
Il vous sera par exemple plus facile d’organiser votre dossier du personnel ou mettre la main sur les différents contrats de travail de vos salariés.
3. Réduire l’empreinte environnementale
En tant que dirigeant de PME, la question écologique doit être l’une de vos priorités. En optant pour des documents dématérialisés, vous faites le choix de réduire l’empreinte environnementale de votre société en minimisant la consommation de papier.
Moins de ressources utilisées, moins d’ancre, moins d’électricité car moins d’impressions… Vous faites un pas pour l’environnement et réduisez votre empreinte carbone pour une entreprise écologique.
4. Supprimer des coûts
La dématérialisation des documents est une aubaine pour supprimer des coûts engrangés notamment par la production de formats matériels.
Coût du papier, des cartouches d’encre, des imprimantes et des autres ressources nécessaires, passer au numérique permet des économies. Bien souvent, il faut investir dans un ou des logiciels dédiés mais cela vaut le coup (et le coût) !
5. Améliorer vos process
Grâce aux multiples fonctions qui accompagnent la dématérialisation, vous pouvez améliorer vos processus. Vous pouvez créer, partager, modifier tout un ensemble de fichiers pour une meilleure organisation générale et même plus de productivité.
D’ailleurs, c’est pour cela que beaucoup d’entreprises ont déjà opté pour la dématérialisation RH. En plus de faciliter la gestion interne, il est possible d’accéder à l’ensemble des documents dématérialisés de façon instantanée à n’importe quel moment et depuis n’importe où.
6. Être en conformité avec la loi
L’un des derniers avantages de la dématérialisation des documents auquel on ne pense pas forcément, c’est que ce procédé permet d’être en conformité avec la loi.
En effet, la plupart des solutions intègrent des outils de protection comme le coffre-fort numérique pour sécuriser les données, ou encore la signature numérique, qui justifie l’identité du signataire et qui a une valeur légale.
Quelles solutions pour la dématérialisation des documents d’entreprise ?
Pour accélérer la transformation digitale de votre PME, la dématérialisation des documents est la clé, et plusieurs solutions vous facilitent la vie.
Les logiciels de GED vous permettent de numériser, organiser et retrouver facilement tous vos documents cruciaux.
Des solutions d’archivage électronique comme le coffre-fort numérique vous permettent de protéger vos données, stocker vos documents et les partager avec vos collaborateurs. Elles assurent leur conservation à long terme tout en respectant les normes légales.
Les outils de signature électronique tant qu’à eux, révolutionnent la manière dont vous apposez votre accord sur les documents. Plus besoin d’impressions et de scans, tout se fait électroniquement, rapide et sans tracas.
De plus, vous avez d’autres solutions à votre disposition comme le cachet électronique, version numérique du tampon d’entreprise qui garantit l’origine et l’intégrité d’un document signé.
Il s’accompagne bien souvent de l’horodatage en fournissant une date et une heure de référence à tous les documents électroniques.
De cette manière, vous pouvez directement transférer vos documents au format numérique. Ce qui signifie que vous les conserverez mieux, les organiserez facilement et les traiterez rapidement.
💡 BONUS : Avec Factorial, vous avez tous ces outils sur une seule plateforme. En plus, vos données sont en sécurité, protégées et conformes au RGPD. L’objectif ? Améliorer la gestion administrative de votre PME et vous permettre de passer au numérique. Bienvenue dans le digital !
L’automatisation du flux de travail de documents électroniques
Les plateformes de gestion de flux documentaire sont comme des assistants personnels pour prendre en charge tout le cycle de vie de vos documents, dès le moment de leur création jusqu’à leur approbation et leur stockage.
Avec ces outils, vous pouvez automatiser des parties clés de votre gestion documentaire, comme la définition de workflows, la signature des ordres et même le protocole de gestion des fichiers. C’est comme avoir un allié intelligent qui simplifie votre travail.
Ce n’est pas tout ! Un logiciel de GED va au-delà en facilitant la distribution des documents aux bonnes personnes et en gérant avec finesse les accès, que ce soit pour les équipes internes ou les partenaires externes. Imaginez la facilité de transmission et de contrôle, le tout à portée de clic.
Mais ce n’est pas seulement question de facilité. Une attention particulière est portée à la valeur probante des documents et à l’intégration de métadonnées. Cela signifie que vos documents sont non seulement gérés de manière fluide, mais qu’ils conservent aussi leur intégrité et leur importance.
En adoptant un logiciel complet, vous ne faites pas simplement évoluer votre gestion documentaire, vous la révolutionnez. C’est une invitation à simplifier, à sécuriser et à optimiser votre travail quotidien. Vous n’avez plus à imaginer une gestion documentaire parfaite – vous pouvez la vivre.
