Comment lutter contre la réunionite aigüe ?

Moment privilégié et incontournable en entreprise, la réunion rythme la journée de nombreux travailleurs. Mais quand elle devient trop systématique et surtout improductive, elle s’apparente à de la réunionite.

La réunionite désigne cette obsession à faire des réunions de travail à tout-va et contre-productives. Elle ne participe pas à une bonne QVT en entreprise, bien au contraire.

Selon une enquête réalisée par OpinionWay en avril 2017, les salariés français passeraient 4,5 heures en réunion par semaine. C’est beaucoup, beaucoup trop.

Factorial s’est penché sur la réunionite et vous explique pourquoi elle est dommageable et comment l’éviter.

Pourquoi fait-on des réunions ?

La réunion est un socle important des relations en entreprise. Ces instants de rencontre professionnelle entre différents acteurs (collègues, direction, fournisseurs, clients, prospects…) permettent de se réunir et d’échanger.

Les réunions peuvent être d’ordre différent en fonction des participants et de leurs objectifs. Réfléchir collectivement sur un projet, faire le point sur l’avancement d’un dossier ou avec un client, présenter un nouveau projet, discuter de changements en interne, effectuer un bilan de carrière, former des collaborateurs… bref, les occasions sont nombreuses.

Mais quand elles sont trop répétitives, on parle de réunionite. On pourrait la définir comme la manie d’organiser des réunions souvent inutiles.

C’est une mauvaise habitude que de se réunir, pour tout et n’importe quoi. Un mal bien français. Selon l’étude réalisée par OpinionWay, 3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision.

En France, on aime débattre, argumenter, discuter, se confronter. On adore la contradiction. Ce qui mène à des réunions improductives et sans résultats.

Réunionite et réunions improductives

Cette propension à la réunionite aiguë ou « surcharge collaborative » est commune à de nombreuses sociétés. Les réunions improductives sont légion. Toujours selon l’enquête OpinionWay, les salariés interrogés estiment que seules 52% d’entre elles sont productives. 

Il existe plusieurs raison à l’improductivité de ces réunions :

• Un management défaillant : Le manager incapable de prendre des décisions ou de définir les priorités risque de solliciter trop souvent et inutilement ses équipes. Il multiplie les entrevues pour se rassurer ou pour contrôler les faits et gestes de ses subordonnés.
• Un manque d’organisation : C’est l’une des causes principales de la réunionite. Les failles organisationnelles entraînent des réunions superflues, à l’emporte-pièce, dans le mauvais timing et avec les mauvaises personnes. Elles doivent être cadrées et suivre un ordre du jour précis.
• Une absence de préparation : Une réunion réussie doit se préparer en amont. L’organisateur doit anticiper son intervention et celle des intervenants. Pour qu’elle soit efficace, il faut la travailler, la potasser et l’organiser.
• Un ordre du jour imprécis : Toute réunion doit répondre à un objectif et traiter de sujets clairement identifiés. La multiplication des thèmes abordés, le mélange des sujets et un ordre du jour désordonné favorisent la réunionite.
• Une collaboration excessive : Impliquer son équipe est une bonne chose. Mais se décharger totalement de son rôle de manager et solliciter ses collaborateurs fréquemment n’aide pas à la productivité.
• Une tendance à la digression : Sans cadre rigoureux, les participants ont tendance à s’écarter du sujet et à multiplier les digressions. En s’écartant du thème initial, on perd en efficacité. Trop de blabla tue la discussion.
• Une animation inadaptée : Une animation plate ou non-adaptée engendre un discours inaudible, monocorde et ralentit le rythme d’une réunion. Si elle est interminable, pas motivante ou incompréhensible, elle ne peut pas être performante.
• Un mauvais choix de sujet : Un meeting pour une mauvaise raison n’encourage pas la productivité. La réunionite tient de la multiplication de réunions inutiles. Se réunir pour discuter de sujets futiles y contribue. A vous de choisir les thèmes qui méritent un point. 

Si les raisons à ces regroupements multiples et variées sont parfois louables, il n’en demeure pas moins que la réunionite aiguë est tout sauf une preuve d’efficacité.

Pire que le nombre et la fréquence de ces réunions, c’est leur côté non-productif qui interpelle. Surtout, elles ont un impact non-négligeable sur la vie de l’entreprise et de ses collaborateurs. 

Les conséquences de la réunionite

Si elle est à bannir, c’est parce que la réunionite exerce une influence néfaste sur le rythme de travail de vos salariés et la rentabilité de votre société.

Tout d’abord et comme nous l’avons vu, elle impacte la productivité collective. Ces entrevues infructueuses débouchent dans la plupart des cas sur des échanges sans résultats. Elles ne font pas avancer les débats et apportent aucune solution.

Qui plus est, elles font perdre un temps fou et précieux à l’ensemble des collaborateurs. Passer 1 ou 2 heures à discuter de sujets non-prioritaires, à tourner en rond ou qui ne concernent pas tous les acteurs de la réunion est chronophage. La réunionite a un influence considérable sur le temps de travail de vos salariés.

Tout ce temps en meeting est parfois gâché. Ces minutes perdues auraient pû être utilisées pour réaliser d’autres tâches. Conséquence : certains salariés ne parviendront pas à atteindre leurs objectifs, en partie par manque de temps.

Ensuite, il faut savoir que la réunionite aiguë à un coût. En effet, toutes ces discussions sollicitent des ressources, qu’elles soient matérielles et/ou humaines. 

Un employé qui passe 2 heures en réunion est un employé qui travaille 2 heures en moins sur ses tâches. Sans oublier l’utilisation de matériel informatique, de logiciel et de frais divers (transport, nourriture, logistique…).

Enfin, la réunionite peut avoir un impact considérable sur la motivation et le moral des individus. Trop de réunions risquent de nuire à l’engagement de vos équipes. A plus forte raison si celles-ci sont ennuyeuses, répétitives et improductives. Attention à ne pas lasser vos salariés et à ne pas faire fuir les hauts potentiels.

Stop à la réunionite : Comment mieux organiser vos réunions ?

Si la réunionite est un fléau pour votre entreprise, il est possible de la contrôler et de l’éviter. Il existe plusieurs astuces et règles pour l’éradiquer ou tout du moins réduire son impact.

Voici quelques pistes :

• Respectez les horaires : Commencez votre réunion à l’heure et respectez le temps prévu pour cette dernière. Aussi, favorisez les entrevues courtes (idéalement moins d’1 heure) en prenant compte les obligations de vos collaborateurs.
• Tenez-vous en à l’ordre du jour : Si votre ordre du jour devra être efficace et précis, pensez à le suivre scrupuleusement. Définissez l’objectif de l’entrevue aussi clairement que possible et soyez concis. 
• Définissez des objectifs : Fixer les objectifs d’un meeting vous permet de lui donner un sens concret. Le but sera de terminer cette réunion en ayant atteint les objectifs initialement fixés pour plus de productivité.
• Préparez votre réunion : Invitez les bonnes personnes et sachez parfaitement ce que vous allez dire et présenter. Cela évitera les hésitations et les divagations.
• Faites participer : Faire participer les différents présents peut améliorer la productivité. En motivant et en concernant vos troupes, vous gagnez en productivité.
• Limitez les supports visuels : Faites attention à la sur-utilisation de supports visuels. Cela peut brouiller le discours et le rendre confus. Optez pour des illustrations simples, lisibles et visibles de tous.
• Choisissez le bon moment : Il est crucial d’organiser vos réunions au moment le plus opportun. Évitez le lundi matin et en fin de journée, particulièrement le vendredi.
• Évitez les réunions superflues : Toute action ne mérite pas de se réunir. Posez-vous la question : “ ce que j’ai à leur dire mérite-t-il de faire un point ? “. Parfois, un simple mail ou un bref échange peut suffire ! 
• Laissez de l’autonomie : Offrez la possibilité à vos équipes de s’auto-gérer. En étant autonomes, ils se responsabilisent et avancent sur leurs tâches sans avoir besoin de votre approbation ou de vous faire un compte-rendu.

Animer des réunions à forte valeur ajoutée profite à l’entreprise et contribue positivement au bien-être au travail des employés.

Pour en finir avec la réunionite, il est primordial de mieux organiser et cadrer vos réunions afin qu’elles soient les plus productives possibles.

On pourrait s’interroger sur leur utilité. Et si on se passait des réunions ? Avec les outils collaboratifs, aussi nombreux que variés, la question est légitime.

Mais ce serait une mauvaise idée. L’être humain a besoin de se réunir et d’échanger en permanence. Et même si le Covid a bouleversé notre façon de travailler, notamment avec le télétravail, rien ne remplace le contact humain.