Garantir la santé et la sécurité des salariés est essentiel pour toutes les entreprises. Ceci est particulièrement vrai pour ceux qui subissent des conditions de travail à risque. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) pour les travailleurs exposés aux risques professionnels fait partie de ce cadre. En tant qu’employeur, il est important de voir cette obligation légale non seulement comme une tâche administrative, mais comme un moyen d’améliorer la prévention et d’assurer le respect des lois.
Mais de quoi s’agit-il ? Quels sont les risques concernés et comment garantir que la déclaration soit faite correctement ? Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes importantes du processus, avec des conseils pratiques et des informations utiles pour faciliter cette tâche. Vous trouverez aussi des réponses aux questions fréquentes et des exemples pour éviter les erreurs les plus courantes.
SOMMAIRE
- Qu’est-ce que le C2P (Compte Professionnel de Prévention) ?
- Les 6 risques concernés par la C2P
- Le processus de déclaration des travailleurs exposés aux risques via la DSN
- Les délais pour les déclarations DSN des salariés exposés
- Comment rectifier une erreur sur la DSN des salariés exposés aux risques ?
- Les sanctions possibles de l’employeur en cas de mauvaise déclaration des travailleurs exposés aux risques
Qu’est-ce que le C2P (Compte Professionnel de Prévention) ?
Le Compte Professionnel de Prévention (C2P) est un système destiné à protéger les travailleurs exposés à des conditions de travail susceptibles d’affecter leur santé à long terme. Ce dispositif vise à encourager les entreprises à évaluer et limiter ces risques.
Il permet aussi aux travailleurs d’accéder à des droits spécifiques, tels que des formations ou des ajustements de fin de carrière.
En pratique, le C2P fonctionne sur un principe simple : lorsqu’un travailleur est exposé à des risques au-delà des limites légales, l’employeur doit les signaler. Ces expositions donnent droit à des points, accumulables par le travailleur. Ces points peuvent servir à réduire le temps de travail, prendre une retraite plus tôt ou financer des formations. Cela vise à diminuer les effets des conditions de travail difficiles.
Pour les entreprises, cela offre une double opportunité : respecter la loi et améliorer la prévention des risques professionnels. Cependant, cela requiert une bonne compréhension des obligations de déclaration, surtout dans le cadre de la DSN. C’est là que se situe le défi principal : bien comprendre et appliquer les exigences liées à ce système.
Les 6 risques concernés par le C2P
Le C2P repose sur l’identification précise des risques professionnels pouvant nuire à la santé des travailleurs.
Au total, la législation en décrit six, correspondant à des conditions de travail pouvant causer des troubles physiques ou des risques psycho-sociaux sérieux si elles ne sont pas gérées.
D’abord, sont concernées les activités en milieu hyperbare, qui touchent des professions comme les plongeurs ou les techniciens en intervention sous pression. Dans ces situations, la pression ambiante bien supérieure à celle normale expose les travailleurs à de graves risques pour la santé sans un suivi adéquat.
Ensuite, il y a les températures extrêmes, que ce soit de fortes chaleurs ou des froids intenses. Ces conditions touchent souvent des métiers dans le bâtiment ou l’agroalimentaire et peuvent provoquer des troubles sérieux, comme des coups de chaleur ou des engelures.
Le bruit est un risque bien connu dans les secteurs industriels et logistiques. Une exposition prolongée à des niveaux sonores élevés peut entraîner des pertes auditives irréversibles ainsi que des problèmes liés au stress.
Le travail de nuit, courant dans les domaines de la santé, des transports et de la sécurité, perturbe le rythme biologique des travailleurs. Des études montrent qu’une défaillance prolongée de l’horloge interne augmente le risque de maladies cardiovasculaires. et de problèmes de sommeil.
Un autre facteur de risque concerne les positions difficiles dues à certaines tâches répétitives ou physiques, comme dans l’industrie ou l’artisanat. Cela peut conduire à des problèmes musculo-squelettiques qui peuvent durablement affecter la capacité à travailler.
Enfin, le travail répétitif, souvent associé à la chaîne de production ou à des tâches automatisées, peut causer des problèmes similaires aux positions contraignantes, avec des risques de stress accrus.
Chaque facteur a des seuils précis à respecter pour qu’un employé soit considéré exposé. Ces seuils, définis par décret, permettent d’évaluer l’intensité et la durée de l’exposition. La compréhension de ces critères est essentielle pour les employeurs pour garantir une déclaration correcte dans la DSN et pour réduire les risques dès le départ.
Le processus de déclaration des travailleurs exposés aux risques via la DSN
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est le principal moyen pour signaler les expositions des employés aux facteurs de risque définis par le C2P. Ce processus fait partie des obligations mensuelles des employeurs et vise à simplifier la transmission des informations en assurant leur fiabilité.
L’étape principale consiste à remplir correctement la section dédiée aux expositions dans la DSN, avec le code S21.G00.34.
Cette section permet de déclarer pour chaque employé concerné les facteurs de risque auxquels il fait face, en précisant leur nature et leur intensité. La précision des informations est cruciale, car elle garantit que les droits de l’employé sont pris en compte.
La procédure débute par l’identification des employés exposés. Cela implique une analyse des postes de travail, en collaboration avec le service de santé au travail, pour déterminer si les seuils réglementaires d’exposition sont atteints ou non.
Une fois ces données collectées, elles doivent être intégrées dans le logiciel de paie ou de gestion des ressources humaines, qui génère automatiquement la DSN.
Des situations particulières peuvent compliquer ce processus.
Un exemple : Si un employé exposé quitte son emploi en cours d’année, l’employeur doit s’assurer que les données sont à jour avant la présentation de la déclaration finale. De même, si l’entreprise cesse son activité, toutes les expositions de l’année doivent être déclarées dans un dernier envoi de DSN.
La DSN permet aussi des corrections : si une erreur est constatée après l’envoi, il est possible de modifier l’information en soumettant une DSN “événementielle” corrective. Ces corrections doivent être faites rapidement.
Bon à savoir : l’absence ou l’inexactitude des déclarations peut entraîner des sanctions pour l’employeur. En plus des amendes, ces erreurs peuvent affecter la réputation de l’entreprise en cas de contrôle ou de conflit.
Les délais pour les déclarations DSN des salariés exposés
Respecter les délais de déclaration liés au C2P est une obligation légale pour les employeurs. Ces échéances garantissent la continuité des droits des employés et permettent aux organismes de suivre efficacement les expositions aux risques professionnels.
La DSN mensuelle doit être soumise au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant, selon le délai applicable à l’entreprise. Par exemple, les informations sur une exposition d’un employé en janvier doivent être intégrées à la DSN envoyée début février. Ce calendrier fixe assure une mise à jour des données tout au long de l’année.
Pour des situations spécifiques, comme le départ d’un employé ou la cessation d’activité d’une entreprise, des délais particuliers s’appliquent. Dans le cas d’un départ, l’exposition doit être déclarée dans la DSN du dernier mois travaillé pour que les droits soient correctement attribués. Les données doivent être bien enregistrées. Quand une activité s’arrête, une DSN « finale » doit être envoyée, contenant toutes les informations sur les expositions qui ont eu lieu avant la fermeture. Ces délais doivent être suivis avec précision, sinon des sanctions administratives peuvent venir.
Pour éviter les oublis, il est conseillé de mettre des outils pour le suivi et des rappels automatiques. Des logiciels de gestion RH, généralement liés aux systèmes de paie, assurent une conformité en créant les déclarations à temps.
Comment rectifier une erreur sur la DSN des salariés exposés aux risques ?
Malgré une bonne organisation, des erreurs dans la DSN peuvent se produire. Le système de déclaration permet un peu de flexibilité pour corriger ces erreurs, ce qui aide les employeurs à être en règle sans mettre en danger les droits des employés.
Si l’erreur est notée avant la date limite de transmission de la DSN mensuelle, il suffit de corriger directement dans le logiciel RH, puis de transmettre une version modifiée. Si l’erreur est trouvée après la transmission, il faut envoyer une DSN corrective événementielle. Cette déclaration permet de corriger des informations spécifiques, comme le type ou le niveau des expositions. L’organisme en charge du C2P sera informé de la modification, et les droits du salarié seront ajustés.
Important : une erreur non corrigée pourrait conduire à une mauvaise estimation des points C2P de l’employé, rendant difficile l’accès à certains droits, tel qu’un départ à la retraite anticipé ou un financement pour la formation.
Les sanctions possibles de l’employeur en cas de mauvaise déclaration des travailleurs exposés aux risques
La déclaration des employés exposés aux risques dans la DSN n’est pas de la seule responsabilité de l’employeur. Une fois les informations transmises, elles peuvent être vérifiées par les organismes en charge du C2P. Ces vérifications sont là pour assurer la conformité des déclarations et éviter les erreurs qui nuiraient aux droits des employés.
Les contrôles examinent plusieurs choses, comme l’exactitude des expositions déclarées et leur respect des seuils réglementaires. Les inspecteurs peuvent demander à l’employeur de fournir des documents comme les fiches de poste, les évaluations des risques ou les rapports du service de santé au travail. Ces documents aident à prouver que les employés déclarés répondent bien aux critères légaux.
En cas de non-conformité ou si aucune déclaration n’est faite, les sanctions peuvent être lourdes. En plus des amendes, l’entreprise peut perdre de la crédibilité, surtout si des conflits avec les employés ou des vérifications approfondies surviennent. Ces situations peuvent aussi faire traîner l’attribution des droits C2P aux salariés concernés, ce qui peut créer des tensions internes.
Pour éviter ces problèmes, il est important d’avoir une approche proactive sur la prévention et la conformité.
Ce qui implique de mettre à jour régulièrement les évaluations des risques professionnels et former en continu les équipes RH sur les obligations légales.
Enfin, au-delà des obligations déclaratives, ces contrôles montrent l’importance d’une vraie politique de prévention des risques. En adoptant une approche pro active, l’employeur ne se contente pas de suivre la réglementation, mais aide aussi à améliorer les conditions de travail et à fidéliser ses employés.
La déclaration des salariés exposés aux risques via la DSN n’est pas juste une formalité administrative : c’est une démarche proactive pour améliorer les conditions de travail et respecter les droits des employés.
En maîtrisant les étapes clés et en respectant les délais, les employeurs garantissent non seulement leur conformité vis-à vis de la loi, mais démontrent aussi de leur engagement pour la santé et la sécurité.
Cependant, cette démarche peut être compliquée sans les bons outils. Pourquoi ne pas rendre vos déclarations plus simples et renforcer votre politique de prévention avec une solution adaptée ? Avec le logiciel Factorial, vous pouvez géree vos DSN et obligations légales en toute simplicité, tout en centralisant vos données RH.
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