L’arrivée dans une nouvelle société est bien souvent source de stress et d’anxiété pour une recrue. Avec le préboarding, employé(e) et service RH peuvent mieux s’organiser et préparer sereinement le processus d’intégration.
En 2019, 65% des employeurs déclarent avoir embauché des personnes qui ne se présentaient pas le premier jour. Preuve s’il en est de l’importance du préboarding.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi le préboarding est capital au sein d’une entreprise et comment le réussir.
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Table des matières
Le préboarding : c’est quoi ?
Le préboarding représente la période de transition entre la signature du contrat de travail par un(e) employé(e) et son premier jour effectif de travail. Cette première étape de la phase d’onboarding facilite encore un plus l’intégration du nouveau ou de la nouvelle salarié(e).
La période de préboarding est un moment important dans la vie de la nouvelle recrue puisque ce processus, s’il est correctement mené, va préparer son arrivée, réduire son stress et lui permettre d’envisager avec plus de sérénité ses premiers jours.
Le préboarding est une notion de plus en plus mise en avant par les ressources humaines et les entreprises semblent adopter ce type de processus, pour les avantages qu’il présente, tant pour les collaborateur(trice)s que pour l’employeur.
Pourquoi mettre en place le préboarding ?
Le recrutement d’un nouveau talent ne s’arrête pas au moment de la signature de son contrat. Avant sa prise de poste, il est important de maintenir le lien et d’anticiper la suite.
Le préboarding offre la possibilité à votre futur(e) employé(e) de se préparer à faire ses débuts et à être opérationnel(le) plus rapidement. C’est un gain de temps qui lui permet de se sentir prêt(e) avant même d’avoir débuter ses missions.
Surtout, cette période aide à anticiper le risque d’abandon du talent et réduit le taux de turnover. Le préboarding est en quelque sorte un moyen de le sécuriser et d’éviter tout changement de décision de sa part.
De plus, le préboarding permet à la dernière recrue de prendre connaissance des valeurs et de la culture de l’entreprise. Elle peut d’ores et déjà échanger avec l’équipe managériale et même les membres de son équipe.
En somme, le préboarding est la première étape de l’intégration du nouveau talent. Et il existe quelques bonnes pratiques à appliquer pour le réussir.
Comment réussir le préboarding ?
Quelle brillante idée vous avez eu d’instaurer une période de préboarding au sein de votre structure. Oui mais voilà, comment faire en sorte que cela soit une réussite ?
Communiquer en amont
L’objectif premier du préboarding est de garder le contact avec la nouvelle recrue. Dès le moment où elle a signé son contrat, une communication claire et régulière sera cruciale pour préparer efficacement sa venue et sa prise de poste.
Partage d’informations importantes, accès aux différents outils, présentation de ses missions et de ses équipes, prochaines échéances… l’employé(e) devra se sentir en confiance et déjà membre de votre grande famille.
Être disponible
Bien communiquer ne servirait à rien si vous ne faites pas preuve de disponibilité pour votre futur(e) collaborateur(trice). À partir du moment où il ou elle a rejoint votre organisation, vous devez être à l’écoute et jouer la carte de la bienveillance.
Des questions, des doutes, des remarques… Soyez disponible et répondez aux différentes sollicitations, et idéalement dans un délai le plus court possible. Ne laissez pas le doute ou l’impression d’être négligé s’installer, cela pourrait donner envie au talent recruté de se rétracter.
Organiser une rencontre avec l’équipe
Nous passons près d’un tiers de notre temps au travail (parfois plus pour certains). Il est alors essentiel de nouer de bonnes relations avec ses collègues. Le préboarding est une étape idéale pour instaurer une ambiance positive et présenter le(la) nouvel(le) arrivant(e) à ses équipes, et ce, même avant son premier jour de travail.
Vous pouvez par exemple l’inviter à un repas entre collègues ou un afterwork. Attention cependant à choisir un événement informel et non pas une réunion professionnelle. Le but n’est pas d’imposer du rabe de travail mais de proposer un moment convivial.
Anticiper l’administratif
Personne ou presque ne nourrit un amour inconditionnel pour les tâches administratives. Afin de gagner du temps et de ne pas submerger le(la) salarié(e) de paperasse dès son arrivée, il est recommandé de commencer avec la partie administrative le plus tôt possible.
Envoi du contrat de travail, configuration du compte professionnel, accès aux outils, documentation concernant les avantages de l’entreprise… Anticipez l’administratif et accélérez le processus d’intégration.
Annoncer le programme du premier jour de travail
Lorsque l’on débute un nouveau job, le premier jour est source de stress généré en grande partie par l’incertitude et l’appréhension. Communiquer le programme de la première journée de travail est un moyen efficace pour rassurer la nouvelle recrue.
Cela permet de se projeter et d’être un peu moins dans l’inconnu. Ce premier jour devra d’ailleurs être focus sur la présentation de l’entreprise, des collègues et des différents services.
Envoyer un kit de pré-boarding
Si vous en avez le temps et les ressources, mettez en place un kit personnalisé de préboarding. Ce genre d’attention plaît beaucoup aux employé(e)s et cela démontre l’attention que vous portez à celles et ceux qui vous rejoignent.
Carnet de notes, mug avec votre logo, stylos, tote bags, carte de visite et autres goodies raviront tout le monde. Une façon de faire plaisir et de renforcer votre marque employeur et EVP.
Présenter la nouvelle recrue aux équipes
Une autre façon de réussir votre préboarding est de présenter officiellement la recrue aux équipes mais également au reste de l’entreprise. En plus de la rencontre informelle que nous évoquions plus haut, un mail de présentation permet de préparer le terrain et de familiariser les services avec ce nouveau visage.
Et pourquoi pas laisser le(la) salarié(e) se présenter elle-même ? Cet exercice qui peut s’avérer périlleux est pourtant un moyen efficace de briser la glace et de faciliter l’intégration.
Partager les actus de l’entreprise
Pour garder le contact, rien de mieux que d’inclure l’employé(e) dans la vie de l’entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à partager les dernières actualités de votre structure, qu’elles concernent vos succès professionnelles ou la vie en interne.
Maintenir le contact est crucial. Avant même d’être assis(e) à son bureau, votre dernière recrue doit se sentir comme un membre à part entière de votre organisation.
Un outil comme le logiciel d’onboarding de Factorial peut vous aider à mettre en place un preboarding efficace et mieux vous organiser dans cette étape cruciale.
Pour réussir votre préboarding, tout est donc question de préparation !
