Comme dans toute société, une entreprise doit imposer des règles de vie commune à ses salariés. Le règlement intérieur est un document incontournable qui permet d’organiser au mieux la vie interne d’une organisation.
Pas toujours obligatoire mais fortement recommandé, il fait partie des dispositions à mettre en place afin de définir des principes à respecter.
Mais quelles entreprises doivent posséder un règlement intérieur ? Que doit-il contenir ? Comment le rédiger ? Suivez le guide !
Le règlement intérieur : qu’est-ce que c’est ?
Le règlement intérieur est un document créé par l’employeur qui fixe les règles de conduite dans l’entreprise en matière de santé, d’hygiène et de sécurité mais aussi de discipline sur le lieu de travail.
On y retrouve également l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur en cas de manquement de la part d’un employé.
Il est propre à chaque entreprise et s’il doit contenir certaines clauses obligatoires, peut être modulable en fonction du secteur d’activités de la société.
Cependant, ses dispositions doivent toujours être conformes à celles des lois, règlements et conventions collectives.
Les règles qu’il stipulent sont légalement applicables à tout salarié intégrant l’organisation concernée.
Est-ce obligatoire ?
Depuis le 1er janvier 2020, l’élaboration d’un règlement intérieur est obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 salariés.
Pour celles qui possèdent un effectif en-deçà de 50 personnes, il n’est pas une obligation mais il est cependant fortement conseillé.
Les sociétés concernées doivent le rédiger si elles atteignent le seuil de 50 salariés et restent à hauteur de ce plafond durant 12 mois consécutifs.
Elles bénéficieront de 12 mois supplémentaires pour l’implanter.
Un règlement intérieur : Pour quoi faire ?
Le règlement intérieur est un élément clé pour organiser la vie en entreprise et surtout fixer des règles.
S’il existe des obligations de l’employeur envers ses salariés, ces derniers doivent aussi respecter certaines mesures.
Il est donc un document qui détermine les règles au sein de l’entreprise mais également les droits et obligations des employés.
Il sert ainsi de support afin d’informer vos équipes.
Aussi, en cas de litiges, il est un document légal faisant foi. D’ailleurs, on y retrouve les sanctions applicables en cas de manquement.
Il est conseillé de le faire signer par vos salariés afin d’éviter tout quiproquo.
Ensuite, le règlement intérieur est très utile si vous désirez mettre de la rigueur dans vos process.
S’il est obligatoire pour les sociétés de plus de 50 salariés, les autres entreprises peuvent l’instaurer sans problème.
Enfin, ce document permet de renseigner vos employés sur les conséquences en cas de non-respect des règles qui y sont stipulées.
Un moyen efficace pour renforcer votre culture d’entreprise.
Que doit contenir le règlement intérieur ?
Pour être valide, le règlement intérieur d’une entreprise doit contenir obligatoirement :
- Les règles en matière d’hygiène : Cela concerne les mesures à respecter sur le lieu de travail comme l’interdiction de fumer, l’encadrement de la consommation de boissons alcoolisées ou encore les règles d’introduction de nourriture périssable ;
- Les règles en matière de santé et sécurité : Il s’agit des mesures pour préserver la santé et sécurité dans l’entreprise comme les règles d’accès, de circulation ou les consignes de prévention des incendies et d’évacuation ;
- La liste des mesures en matière de discipline : Il est primordial d’évoquer la nature et l’échelle des sanctions mais aussi de préciser les différentes règles en termes de discipline (retard, absence, utilisation du matériel…) ;
- La participation des salariés au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité (port d’un masque en cas d’épidémie par exemple) ;
- Les dispositions concernant le respect des procédures disciplinaires ;
- Les dispositions concernant les droits de la défense des salariés ;
- Le réglement concernant l’interdiction, la prévention et la répression du harcèlement moral, sexuel et les agissements sexistes.
Comment rédiger un règlement intérieur ?
Pour rédiger un règlement intérieur, il existe plusieurs étapes à respecter.
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Rédaction par l’employeur
La première étape et non des moindres est la rédaction du règlement intérieur par l’employeur.
Cette procédure peut se faire avec la collaboration du service RH et/ou juridique.
Il convient d’y indiquer toutes les règles à respecter et les différentes mesures disciplinaires.
On pourra y stipuler les dispositions communes à tous les salariés ou celles spécifiques à chaque catégorie de personnel.
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Consultation des représentants du personnel
Avant d’être soumis aux autorités compétentes, vous devez dans un premier temps le transmettre au comité d’entreprise si vous en possédez un.
Si ce n’est pas le cas, il faudra l’envoyer aux Délégués du Personnel, ainsi qu’au CSE (comité social économique).
Comité d’entreprise comme CSE pourront donner leur avis et émettre des réserves, remarques ou demandes de modifications.
Mais le règlement intérieur s’applique même si le CSE ne l’a pas approuvé.
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Communication du règlement intérieur à l’inspecteur du travail
Il vous faut maintenant envoyer votre règlement intérieur à l’inspection du travail pour contrôle et approbation.
Ce dernier pourra exiger certaines modifications surtout par manque de conformité.
Il sera à envoyer en 2 exemplaires accompagné de l’avis du CSE à l’inspecteur du travail qui en contrôlera la légalité et sa conformité.
Il justifie sa décision et la notifie à l’employeur dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande.
À tout moment, un inspecteur du travail peut contrôler le règlement et exiger le retrait ou la modification des clauses qu’il juge contraires aux dispositions du code du travail.
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Dépôt et diffusion du règlement intérieur
Une fois que le RI est approuvé par l’inspection du travail, il est déposé au greffe du conseil des prud’hommes.
Cette étape permet de valider définitivement la diffusion et la conformité du règlement intérieur qui pourra donc être communiqué aux salariés et entrer en vigueur.
Cependant, pour être opposable aux employés, il doit être soumis aux formalités de dépôt et de diffusion. En cas de litiges, l’employeur devra en prouver la légalité.
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Affichage du règlement intérieur
Voilà, votre règlement intérieur est approuvé et prêt à diffusion auprès de vos salariés.
Vous avez pour obligation d’afficher le règlement intérieur sur les différents lieux de travail afin que tous puissent en prendre connaissance.
Aussi, le règlement intérieur doit indiquer la date à partir de laquelle il entre en vigueur.
Cette date intervient au moins 1 mois après l’accomplissement des formalités de dépôt et de diffusion.
Qui doit respecter le règlement intérieur ?
Le règlement intérieur s’impose à tous les salariés de l’entreprise, et ce peu importe leur date d’embauche, que ce soit avant ou après la mise en application du RI.
Même les stagiaires présents dans l’organisation doivent le respecter et sont soumis aux mêmes règles.
Tout comme les intérimaires ou intervenants extérieurs, surtout en ce qui concerne les mesures d’hygiène, de sécurité et de discipline générale.
En revanche, l’employeur ne peut pas appliquer à ces personnes les dispositions concernant la nature et l’échelle des sanctions.
Les clauses interdites
S’il existe des clauses obligatoires, on note également des clauses interdites qui ne peuvent figurer dans le règlement intérieur.
À savoir :
- Clauses contraire aux lois, aux règlements, aux dispositions des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l’entreprise ou l’établissement;
- Clause restreignant les libertés individuelles ou collectives ;
- Clause de sanction discriminatoire ou financière.
Si toutes les entreprises ne sont pas dans l’obligation d’imposer un règlement intérieur, ce document apparaît comme une nécessité.
Garant du respect de certaines mesures, il permet d’implanter des règles de vie utiles et même vitales à l’entreprise.
