Rédiger un ordre de mission : Modèles, exemples et conseils pratiques

Lors d’un déplacement professionnel, un collaborateur doit être muni d’un ordre de mission, un document souvent au format PDF ou Word qui protège juridiquement le salarié comme l’employeur. Obligatoire dans de nombreuses situations, ce document adaptable à tout type de mission est essentiel pour clarifier les responsabilités et garantir la conformité légale.

Vous cherchez un modèle d’ordre de mission à télécharger gratuitement ? Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir : utilité, rédaction, mentions légales et exemple à télécharger.

Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?

Un ordre de mission est un document administratif, indispensable dans le cadre d’un déplacement professionnel. Pouvant être délivré sous format numérique (PDF, Word) ou papier, il autorise un salarié à se déplacer pendant ses heures de travail pour réaliser des tâches spécifiques.

Ce document offre plusieurs avantages essentiels. Il garantit que le salarié bénéficie de la protection juridique de son statut, y compris en cas d’accident de travail. De plus, il permet à vos équipes de demander le remboursement des frais professionnels, tels que les déplacements, repas et hébergements.

Un ordre de mission clair et conforme améliore également la gestion administrative, tout en renforçant la sécurité et la transparence entre l’employeur et le salarié.

L’ordre de mission est-il obligatoire ?

Bien que certaines entreprises l’ignorent, l’ordre de mission est un document obligatoire. Ce document est ainsi indispensable pour tous les collaborateurs engagés dans un déplacement professionnel aussi bien national qu’international.

Afin de respecter la loi, l’ordre de mission doit respecter un format bien spécifique. Ainsi, il est impératif de le présenter sous la forme d’un formulaire, d’une lettre ou d’un document Word ou PDF.

💡 BON À SAVOIR : un email ne peut pas remplacer ce document officiel et ne sera donc pas recevable.

À quoi sert l’ordre de mission ?

Comme mentionné précédemment, l’ordre de mission est un justificatif essentiel pour tout déplacement professionnel. Il a pour objectif de contractualiser les déplacements que doivent réaliser les salariés au sein d’une entreprise. Il est ainsi particulièrement utile dans les services commerciaux où les déplacements professionnels sont fréquents afin de rendre visite aux clients ou de se rendre à des salons professionnels. Cependant, l’ordre de mission s’adresse également aux autres équipes amenées à travailler en dehors des locaux de l’entreprise.

Voici pourquoi ce document est indispensable et comment il facilite la vie des employeurs et des collaborateurs.

Assurer la protection juridique

Un ordre de mission permet à l’employeur d’autoriser clairement le salarié à se déplacer pour des raisons professionnelles. Il précise ainsi le délai et l’objectif de la mission protégeant ainsi le collaborateur contre toute accusation pour « absence injustifiée » ou « abandon de poste ».

De plus, en cas d’accident de travail, l’ordre de mission prouve que le salarié était bien en mission professionnelle. En effet, l’article L411-2 du Code de la Sécurité sociale indique que de nombreux cas de figure peuvent exclure la reconnaissance d’un accident du travail. Avec un ordre de mission en main, un collaborateur est protégé et il peut ainsi profiter des avantages et de la protection qui sont liés à son statut.

Par conséquent, il est indispensable pour tout salarié de posséder un ordre de mission lors d’un déplacement professionnel.

Clarifier les responsabilités de l’employé et de l’employeur

L’ordre de mission permet de définir clairement les responsabilités de l’employé et de l’employeur. En effet, ce document précise :

• les conditions de la mission ;
• les objectifs de la mission ;
• les moyens de transport autorisés ;
• les horaires de travail à respecter ;
• les frais pris en charge, comme les déplacements ou les repas.

Par ailleurs, en cas de litige, l’ordre de mission permet également de prouver que le salarié était bien en mission professionnelle et que l’employeur a bien autorisé ce déplacement. Cela permet de clarifier les responsabilités de chacun et de faciliter la résolution du litige.

Faciliter la gestion des déplacements professionnels

Un ordre de mission contient également les informations concernant les frais de déplacement. Il permet ainsi de justifier les dépenses et de se faire rembourser les frais de déplacement. En effet, en présentant un ordre de mission, le salarié peut demander le remboursement des frais de déplacement, de repas et d’hébergement.

De son côté, l’employeur bénéficie d’une gestion de note de frais plus optimale, plus claire et plus organisée. En ce sens, il est plus facile d’appliquer un ordre à une note de frais avec un logiciel de notes de frais. Toutes les missions y sont notifiées et détaillées. Elles aident donc à la comptabilisation des notes de frais.

Avec un modèle d’ordre de mission bien conçu, vous réduisez les erreurs administratives et améliorez la transparence dans vos processus.

Comment rédiger un ordre de mission ?

L’ordre de mission est donc un document indispensable. Le remplir correctement et selon les modalités en vigueur vous évitera des imprévus.

Quel format utiliser ?

L’ordre de mission doit être rédigé sous la forme d’un formulaire, d’une lettre ou d’un document Word ou PDF. Il est important de respecter ce format pour que le document soit recevable. En effet, un ordre de mission est considéré comme un avenant au contrat de travail. Il doit donc être rédigé de manière formelle et respecter les règles en vigueur. Par ailleurs, il peut être personnalisé selon les besoins et finalités du déplacement concerné.

En effet, un déplacement professionnel sans ordre de mission associé pourra être interprété par la Sécurité sociale comme un voyage privé. C’est pourquoi, avant tout déplacement, le salarié doit absolument en faire la demande à ses supérieurs, surtout si ces derniers ne le lui ont pas encore fourni. Il est donc essentiel de fournir un ordre de mission à chaque salarié qui effectue un déplacement professionnel.

Qui rédige et signe l’ordre de mission ?

L’employeur est celui qui établit l’ordre de mission pour le salarié qui va réaliser un déplacement professionnel. En effet, en tant que mandataire, l’entreprise doit absolument apposer sa signature sur le document pour ainsi valider les conditions de la mission. Dans l’idéal, le salarié doit lui aussi signer le document, acceptant ainsi les détails de la mission qui lui est confiée.

Cet employeur peut être le responsable hiérarchique direct, N+1, ou le service des Ressources Humaines. Dans de nombreuses grandes entreprises où les déplacements professionnels sont fréquents, le service RH met à disposition un formulaire d’ordre de mission que le responsable pourra alors facilement remplir. Cette démarche est importante car l’ordre de mission est considéré comme étant un avenant au contrat du salarié. Les informations mentionnées doivent donc être précises d’un point de vue légal.

💡 BON À SAVOIR : si le salarié est envoyé chez un client, il est bien souvent recommandé de faire signer l’ordre de mission par le prestataire en question.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Pour être conforme à la loi, l’ordre de mission doit obligatoirement contenir certaines mentions. Voici les informations qui doivent figurer sur le document :

• l’identification du salarié : prénom, nom, adresse, fonction et, éventuellement, numéro d’identification interne ;
• le déroulement de la mission : déplacement(s) prévu(s), lieu et date de départ aller et retour, lieu et durée de la mission ;
• le motif de la mission : conseil, vente, prospection, formation, salon… ;
• le mode de transport utilisé : train, avion, taxi, voiture de fonction, de location ou personnelle… ;
• les conditions d’hébergement : lorsque nécessaire, le lieu d’hébergement sera précisé ;
• les modalités de remboursement des frais : au réel, sur présentation de factures, ou au forfait et alors le montant doit être précisé ;
• la signature de l’employeur.

Selon le type de missions et de déplacement, d’autres éléments peuvent y figurer comme :

• l’obligation d’un contrôle médical ;
• les éléments de rémunération et les modalités de règlement.

Pour les missions longues (généralement supérieures à 6 mois), on peut y trouver d’autres clauses comme :

• la possibilité pour l’employé de se déplacer avec sa famille ;
• les conditions de rapatriement du salarié et de sa famille ;
• le maintien ou non des régimes de la Sécurité sociale, de retraite et d’autres prestations familiales.

Quand établir un ordre de mission ?

L’ordre de mission doit être établi avant le départ du salarié et doit être signé par l’employeur. Il est donc important de prévoir un délai suffisant pour rédiger et signer l’ordre avant le départ du salarié.

L’ordre de mission est nécessaire pour chaque déplacement professionnel d’un collaborateur hors de son lieu de travail habituel. Que cela soit ponctuel ou régulier, le déplacement doit être encadré par ce document afin de protéger les deux parties.

Comment gérer ses ordres de mission ?

La gestion des ordres de mission peut rapidement devenir complexe, en particulier pour les entreprises employant de nombreux collaborateurs. Afin d’assurer une gestion fluide et efficace, il est essentiel de mettre en place des processus adaptés et des outils performants. Pour ce faire, il est possible de choisir un SIRH tel que Factorial afin de mettre en place des bonnes pratiques pour optimiser cette gestion.

Centraliser les ordres de mission

Centralisez tous les ordres de mission dans une seule base de données sécurisée avec le coffre-fort numérique Factorial. Cette fonctionnalité dédiée permet ainsi de faciliter leur suivi et leur consultation de manière sécurisée. À l’aide de Factorial, il est ainsi possible d’avoir une meilleure visibilité sur les déplacements, les coûts associés et les approbations nécessaires.

Automatiser la création et la validation

L’utilisation de Factorial comme logiciel de gestion des ressources humaines spécialisé permet d’automatiser certaines étapes, comme la génération des ordres de mission à partir de modèles prédéfinis ou l’approbation en ligne par les managers. Cela réduit les erreurs humaines et accélère le processus. En effet, avec le module développé par Factorial, il est possible de produire un workflow dans lequel des modèles d’ordre de mission personnalisés sont créés et envoyés pour validation en quelques clics.

Assurer une traçabilité complète

Avec Factorial, vous conservez un historique détaillé des ordres de mission émis, validés et archivés. Cela permet de répondre rapidement à toute demande interne ou légale et d’analyser les données pour optimiser la gestion des déplacements professionnels.

Intégrer les ordres de mission aux outils de gestion des notes de frais

Associer les ordres de mission aux notes de frais permet de suivre les dépenses en temps réel et de simplifier leur validation. Cette intégration aide à éviter les incohérences entre les missions planifiées et les frais engagés par les collaborateurs.

Exemple d’ordre de mission

Un ordre de mission bien rédigé est essentiel pour garantir la conformité juridique et faciliter la gestion des déplacements professionnels. Pour vous aider, nous avons préparé un exemple d’ordre de mission.

Simple à comprendre et à remplir, cette exemple est idéal pour les déplacements professionnels classiques.

Modèle d’ordre de mission Word à télécharger gratuitement

Pour simplifier votre gestion administrative, nous mettons à votre disposition un modèle d’ordre de mission au format Word, personnalisable selon vos besoins. Ce modèle inclut tous les éléments requis pour garantir la conformité et peut être adapté à différents types de missions.

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Avec ce modèle, vous pouvez désormais créer des ordres de mission clairs, complets et adaptés aux besoins de votre entreprise. Cet outil contribue à une meilleure organisation des déplacements et à une relation employeur-employé renforcée.

FAQ : vos questions sur l’ordre de mission

Est-il obligatoire pour tous les déplacements professionnels ?

Non, l’ordre de mission n’est pas obligatoire pour tous les déplacements professionnels. Il est principalement requis lorsque le salarié doit quitter son lieu de travail habituel pour accomplir une mission ou se déplacer temporairement dans un cadre professionnel. Ce document devient indispensable lorsqu’il s’agit de clarifier les modalités du déplacement, de justifier l’absence du salarié et d’assurer sa couverture juridique, notamment en cas d’accident du travail ou de litige. Toutefois, pour des déplacements réguliers ou de courte durée, certaines entreprises peuvent opter pour des arrangements différents, comme un contrat de travail incluant ces modalités.

Quelle est la durée de validité d’un ordre de mission ?

Un ordre de mission est valide pour la durée précisée dans le document. Il doit clairement indiquer les dates de début et de fin de la mission. Une fois cette période écoulée, le document n’est plus applicable. Pour des missions régulières ou récurrentes, un ordre de mission permanent peut être établi, mais il est recommandé de revoir régulièrement les termes afin qu’ils reflètent les changements éventuels dans les conditions de travail ou les responsabilités du salarié.

Un salarié peut-il refuser un ordre de mission ?

Dans la majorité des cas, un salarié ne peut pas refuser un ordre de mission si cela est stipulé dans son contrat de travail. En signant ce dernier, il accepte les déplacements professionnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Ainsi, un refus peut être considéré comme une faute, pouvant aller jusqu’à un licenciement.

Cependant, certaines exceptions existent. Le salarié peut refuser une mission si celle-ci ne respecte pas les conditions suivantes :

• la mission doit correspondre à ses fonctions et à ses tâches habituelles ;
• l’ordre de mission doit indiquer clairement la prise en charge des frais de déplacement (transport, hébergement, repas, etc.).

Si ces critères ne sont pas respectés, l’employé est en droit de refuser la mission. Cela souligne l’importance de rédiger un ordre de mission précis et conforme.

Qu’est ce qu’un ordre de mission permanent ?

Un ordre de mission permanent (OMP) est un document écrit qui autorise un salarié à effectuer des déplacements professionnels réguliers sur une période définie, souvent d’un an. Contrairement à l’ordre de mission ponctuel, l’OMP dispense de demander une autorisation pour chaque déplacement, simplifiant ainsi les démarches administratives. Il fixe les droits et obligations du salarié et de l’employeur en matière de déplacements, conformément au Code du travail ou aux conventions collectives applicables.