Lorsqu’un salarié part en déplacement professionnel, il doit avoir en sa possession certains documents. Parmi eux, l’ordre de mission est obligatoire et a pour vocation de protéger le salarié comme l’employeur.
Adaptable à toutes les sociétés ou tous les types de missions, ce document généralement au format PDF ou Word possède donc un statut juridique.
Mais qu’est-ce que l’ordre de mission et à quoi sert-il exactement ? Comment le rédiger ? Quelles sont ses mentions légales ? Réponses dans cet article.
Table des matières
Définition de l’ordre de mission
Un ordre de mission est un document administratif qui est fourni au salarié dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Ce formulaire sous format numérique (document Word ou PDF) ou papier autorise un employé à se déplacer pendant ses heures de travail afin de réaliser ses tâches.
Il permet également à vos équipes de bénéficier des avantages et de la protection de leur statut quand ils opèrent en dehors de vos locaux.
Il confère une sécurité supplémentaire afin que l’employé soit couvert en cas d’accident de travail.
Qui plus est, avec ce document, le salarié peut demander le remboursement des frais professionnels, comme ceux de déplacement, de repas et d’hébergement.
L’ordre de mission est-il obligatoire ?
Certaines entreprises ne le savent pas mais l’ordre de mission est un document obligatoire. Il l’est pour tous les salariés engagés dans un déplacement professionnel, qu’il soit international ou pas.
Pour être en accord avec la loi, il doit respecter un format bien spécifique. En effet, il doit impérativement se présenter sous la forme d’un formulaire, d’une lettre ou d’un document Word ou PDF.
À NOTER : Un email ne peut pas remplacer ce document officiel et ne sera donc pas recevable.
À quoi sert l’ordre de mission ?
Comme nous l’évoquions plus haut, l’ordre de mission est un justificatif obligatoire fourni par l’employeur afin d’attester de la nature d’un voyage.
Tout salarié doit le posséder lors d’un déplacement professionnel.
Il sert ainsi à justifier le caractère professionnel d’un déplacement réalisé par un employé.
Il lui permet également de profiter des avantages et de la protection qui sont liés à son statut. En cas d’imprévu, comme un accident, l’ordre de mission le protège.
Aussi, il offre la possibilité de justifier les dépenses et de se faire rembourser les frais de déplacement.
De son côté, l’employeur bénéficie d’une gestion de note de frais plus optimale, plus claire et plus organisée.
En ce sens, il est plus facile d’appliquer un ordre à une note de frais avec un logiciel de notes de frais.
Toutes les missions sont notifiées, détaillées et aident donc à la comptabilisation des notes de frais.
Enfin, le salarié peut le demander pour réaliser un déplacement professionnel.
Via ce document, il peut solliciter sa hiérarchie et en le signant, cette dernière lui accorde la possibilité de réaliser ce voyage et de bénéficier des droits qui vont avec.
Comment faire un ordre de mission ?
L’ordre de mission est donc un document indispensable. Le remplir correctement et selon les modalités en vigueur vous évitera des imprévus.
Quel format ?
Un déplacement professionnel sans ordre de mission associé pourra être interprété par la Sécurité sociale comme un voyage privé.
Considéré comme un avenant au contrat de travail, il doit donc prendre la forme d’une lettre ou d’un formulaire en tant que document officiel.
Avant tout déplacement, le salarié doit absolument en faire la demande à ses supérieurs, surtout si ces derniers ne le lui ont pas encore fourni.
Il pourra bien évidemment le conserver de façon dématérialisée, sous format PDF ou Word.
Il peut être personnalisé selon les besoins et finalités du déplacement concerné.
Et, il peut être ponctuel ou permanent (12 mois maximum), lié ou non à la conduite d’un véhicule voir même imposer un périmètre géographique.
Les mentions obligatoires
Pour être conforme à la loi, l’ordre de mission doit obligatoirement contenir certaines mentions.
À savoir :
- L’identification du salarié : nom, prénom, adresse… ;
- Le déroulement de la mission : déplacement(s) prévu(s), lieu et date de départ aller et retour, lieu et durée de la mission ;
- Le motif de la mission : conseil, vente, prospection, formation, salon… ;
- Les transports utilisés dans le cadre de la mission : train, avion, taxi, voiture de fonction, de location ou personnelle… ;
- La signature de l’employeur.
Selon le type de missions et de déplacement, d’autres éléments peuvent y figurer comme :
- L’obligation d’un contrôle médical ;
- Les éléments de rémunération et les modalités de règlement.
Pour les missions longues (généralement supérieures à 6 mois), on peut y trouver d’autres clauses comme :
- Le possibilité pour l’employé de se déplacer avec sa famille ;
- Les conditions de rapatriement du salarié et de sa famille.
- Le maintien ou non des régimes de la Sécurité sociale, de retraite et d’autres prestations familiales.
Qui doit signer l’ordre de mission ?
Pour être valable aux yeux de la loi, ce document contractuel doit donc comporter certaines mentions obligatoires mais il requiert également la signature de l’employeur.
En effet, en tant que mandataire, l’entreprise doit absolument apposer sa signature sur le document pour ainsi valider les conditions de la mission.
Dans l’idéal, le salarié doit lui aussi signer le document, acceptant ainsi les détails de la mission qui lui est confiée.
À NOTER : si le salarié est envoyé chez un client, il est bien souvent recommandé de faire signer l’ordre de mission par le prestataire en question.
Un salarié peut-il refuser un ordre de mission ?
En fonction de son poste ou du type de société qui l’emploie, un salarié peut être amené à réaliser des déplacements professionnels.
Dans la majorité des cas, cela est stipulé dans son contrat de travail et en le signant, il accepte ces modalités.
Ainsi, il ne peut pas le refuser. Ce refus pourrait même être un motif de licenciement.
Cependant, il est en droit de dire non à une mission si cette dernière ne respecte pas certaines conditions.
En effet, le travail confié devra correspondre à la fonction du salarié et être en accord avec ses tâches quotidiennes. Aussi, l’ordre de mission devra indiquer clairement la prise en charge des frais de déplacement. S’il n’est pas conforme, l’employé peut le refuser.
L’ordre de mission est un document obligatoire que toute entreprise doit savoir produire. Plutôt simple à réaliser, il est conseillé d’avoir un modèle contenant toutes les informations légales et obligatoires.
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