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La gestion des temps et des activités = un outil SIRH

La gestion des temps et des activités peut être un moyen très efficace d’améliorer le bien-être des employés.

Le bien-être est devenu un enjeu majeur pour développer une bonne marque employeur.

La responsabilité sociétale des organisations, principalement en ce qui concerne la qualité de vie au travail (QVT), est devenu un des sujet les plus scrutés par les collaborateurs et les consommateurs.

Voyons ensemble comment concilier ces enjeux, à travers un logiciel performant comme celui proposé par Factorial.

Sommaire

gestion des temps de travail

Qu’est ce que la gestion des temps et des activités ?

La Gestion des Temps et Activités, également appelée GTA, est une des fonctionnalités proposées par les logiciels RH pour gérer le temps de travail, les présences, les absences et les activités de chaque salarié dans l’entreprise.

Toutes les entreprises publiques ou privées, indépendamment de leurs secteurs d’activités et leurs effectifs sont concernés.

Les systèmes de GTA sont adaptés dans leur forme et leur format à la taille de l’entreprise et à ses besoins.

Vous pourrez ainsi :

  • Obtenir des statistiques sur les absences et les retards
  • Calculer automatiquement les paies, en tenant compte des heures supplémentaires
  • Gérer des chaînes de production sans être physiquement sur place

Cette fonctionnalité est donc particulièrement importante pour les RH, puisqu’elle permet d’avoir une visibilité sur l’activité quotidienne de l’entreprise.

Outre cette visibilité, la gestion des temps et des activités permet au RH de se focaliser sur l’amélioration continue des processus. Il  peut aussi déceler les problèmes particuliers et apporter des solutions pour assurer la bonne qualité de vie au travail des collaborateurs.

👉🏻 Si vous souhaitez en savoir plus sur la QVT, je vous invite à consulter cet article

La Gestion des Temps et des Activités en France

Le temps de travail est réglementé. Avec les 35h et la législation sur les heures supplémentaires, les entreprises ont tout intérêt à bien choisir leur sytème de gestion du temps.

D’autant plus que les lois du travail sont constamment en train de changer. Les entreprises doivent être à jour et en règle. Si les feuilles de pointage papier faisaient l’affaire des dizaines d’années en arrière, elles vous limitent aujourd’hui.

Avec l’automatisation, les entreprises peuvent réduire le temps passé à exécuter ces tâches chronophages. Les technologies évoluent, les entreprises grandissent et l’environnement est internationnal. L’entreprise doit non seulement s’adapter mais aussi prendre les bonnes mesures pour simplifier la vie de ses salariés au quotidien.

Quels sont les avantages de la gestion du temps ?

Elle a deux principaux intérêts :

  1. Avoir accès à l’information, savoir ce qui se passe sur le terrain
  2. Se focaliser sur des sujets essentiels permettant l’amélioration des conditions de travail des salariés

Par exemple, si on constate qu’à un certain moment d’un processus, il y a une hausse anormale des absences pour motifs de maladie, alors il sera judicieux de comprendre et d’agir spécifiquement sur ce point.

En plus de fournir les clefs de compréhension de la situation au RH, la gestion des temps et des activités permet :

  • De valoriser le travail des collaborateurs quand il est bien exécuté
  • D’analyser et optimiser le nombre de collaborateurs à chaque étape du processus, pour mieux répartir la charge de travail
  • De déplacer les compétences d’un bout à l’autre du processus, en fonction des besoins et des problèmes du moment, afin de faire face plus efficacement aux situations imprévues.

La gestion des temps et des activités est donc particulièrement utile pour faciliter le travail de gestion du RH.

Mais pas seulement, puisque les salariés en tireront également de nombreux avantages !

👉🏻 À lire également : Le suivi des activités pour mieux distribuer les tâches des employés et des équipes

Comment la gestion du temps de travail est liée au bien être des employés ?

la QVT et la gestion des temps

La gestion des temps permet également d’améliorer le bien être des employés dans l’entreprise.

De nombreuses études ont montré que les salariés sont demandeurs de : 

La gestion des temps de travail permet de répondre à ces trois problématiques de manière différente.

Tout d’abord, le logiciel permet de moduler très facilement les horaires et d’adapter la charge de travail du salarié aux besoins réels du moment.

Ainsi, il n’est pas rare de demander à un collaborateur une forte présence lors d’un pic d’activité et de lui laisser du temps pour souffler lors de phases de creux.

Ensuite, le logiciel RH permet au collaborateur d’avoir accès instantanément aux informations. Il connaît ainsi le nombre d’heures effectuées, ses horaires de la semaine ou encore les jours de congés encore disponibles. De cette manière, il pourra mieux s’organiser dans sa vie privée.

On appelle ce système le self-service RH ou encore le portail RH.

Enfin, faire travailler le salarié lors d’un pic ou d’un besoin spécifique donne un vrai sens à son travail, une mission claire et précise et des responsabilités. 

Cela le valorise également, car il comprend qu’on a besoin de lui et qu’on compte sur lui aux moments critiques !

Pourquoi mettre en place un logiciel RH avec un module GTA  ?

Vous avez de bonnes raisons de vous lancer.

Simplifier la gestion des RH

Oubliez les feuilles Excel ou même papier. Vous vous mélangez parfois les pinceaux et perdez des informations importantes. Vous perdez du temps à les mettre à jour et des erreurs sont vite arrivées.

Avec un logiciel GTA, vous évitez tout ça et en plus, vous gagnez un temps précieux et vous êtes sûr d’être à jour. Il vous simplifie la paie quel que soit le type de contrat et calcule les éléments variables de paie (absences, rtt, heures supp…) de façon automatique.

Vous pouvez compter sur des informations fiables et conformes aux lois en vigueur.

Être conforme avec le droit du travail

Les réglementations du droit du travail sont complexes et évolutives. Ce qui vaut aujourd’hui peut changer demain.

Vous devez être en permanence au fait des évolutions législatives pour calculer le temps de travail et établir la paie correctement.

Un logiciel vous aide en ce sens. Les services RH et paie en profitent puisqu’à partir du logiciel GTA, les données peuvent être directement transmises à la paie.

Il s’adapte aux nouvelles lois mais aussi aux accords et conventions collectives des entreprises.

Il y a un changement sur les heures supplémentaires ? Le logiciel s’en charge. Il y a de nouvelles mesures concernant le droit à la formation ? Toutes ces nouveautés, ils les intégrent car il est mis à jour en temps réel.

Optimiser le capital humain

Un logiciel de gestion des temps et activités vous aide à mieux piloter vos équipes et, d’une pierre deux coups, améliorer votre management. Il facilite la collaboration entre les différents services et les RH. Par la même occasion, la communication et le partage d’informations se fluidifient. Les RH peuvent se consacrer à des tàches à plus forte valeur ajoutée et augmentent leur productivité.

Améliorer la performance de l’entreprise

Un logiciel de GTA facilite le suivi des activités des salariés. Dans le cas d’un pic d’activité, vous pouvez facilement voir para exemple s’il y a un besoin en recrutement.

Comment améliorer la QVT grâce à un logiciel de gestion RH ?

Logiciel de gestion des temps de travail

Beaucoup de services RH travaillent encore avec des fichiers Excel qui permettent de faire un tableau pour calculer les heures de travail.

En plus d’être peu pratiques, l’information est rarement à jour et difficilement accessible aux collaborateurs.

63% des professionnels des RH pense que la digitalisation favorise la simplification du travail et la diminution de l’utilisation du papier

– Selon l’enquête « Les RH au quotidien » menée par les Éditions Tissot en 2020

Quelques avantages d’un logiciel de gestion des temps et des activités ?

Il permet d’apporter de la transparence dans l’entreprise, gage d’une bonne QVT au sein de l’entreprise.

Un bon logiciel permet en outre de : 

  • Garantir la sécurité des données personnelles des collaborateurs,
  • Respecter le cadre imposé par le code du travail (suivi des heures et des congés, paiements des heures supplémentaires, formation),
  • Procéder à des processus d’intégration et de départ de l’entreprise facilités et respectueux du salarié.

Il est donc très important d’opter pour un logiciel complet, facile à prendre en main et personnalisable, afin de piloter tous les éléments essentiels à votre organisation.

Préférez un logiciel :

  • Multi support (ordinateur, smartphones et tablettes) par exemple est un plus.
  • Proposant un espace de connexion individualisé et sécurisé est un gage supplémentaire du sérieux accordé au collaborateur. 

L’intérêt d’utiliser Factorial

Factorial regroupe de nombreuses fonctionnalités pour la gestion du personnel, telles que la gestion des congés et absences, la gestion des documents et une fonction de signature électronique, l’Onboarding et l’Offboarding des collaborateurs et bien plus.

Il offre un module complet de gestion des temps de travail qui inclut :

  • Une pointeuse digitale disponible sur de nombreux support (Desktop, app mobile …). Elle peut aussi être accompagnée de l’utilisation de la géolocalisation ou d’un code QR afin de s’adapter à vos besoins.
  • Des feuilles de temps en ligne qui peuvent être accompagnées d’observations des collaborateurs ou/et d’une signature électronique et être approuvées par les managers à la fin de chaque mois.
  • Un planning des shifts et du roulement des équipes
  • Des rapports complets sur les volumes horaires des collaborateurs par équipe ou par individu
  • Et bien d’autres possibilités.

Comment choisir un outil de gestion des temps et des activités ?

Il y a un grand choix de logiciels et s’y retrouver n’est pas toujours évident.

Voici quelques critères dont vous devez tenir compte.

  • Facile à utiliser par tous, intuitif et convivial (profitez de la période d’essai pour tester les outils)
  • Personnalisable pour vous permettre d’adapter les paramétrages en fonction de votre situation : des corps de métiers variés, différents types de contrats, des organisations de travail particulières (annualisation du temps de travail par exemple), calcul des éléments variables, multiplicité des sites…
  • Accessible et mobile via différents dispositifs : PC, smartphone ou tablette… Les collaborateurs doivent pouvoir accéder à leurs information à tout moment et n’importe où. Une application peut être très utile pour les salariés en déplacement.
  • Flexible. Vous voudrez certainement mesurer le temps dédiés aux différents projets et les coûts. Un logiciel qui vous permet de personnaliser votre tableau de bord RH et suivre vos KPIs est d’une grande aide.
  • Collaboratif. Vous devez pouvoir facilement interagir avec vos collaborateurs et échanger sur des projets particuliers. Vérifiez les outils et applications avec lesquels il est intégré.

La QVT et la gestion des temps de travail, en résumé : 

La gestion des temps

La gestion des temps et des activités revêt un intérêt, à la fois : 

  1. Pour les RH. Elle leur permet d’être plus performant, de gagner du temps et de se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
  2. Pour les salariés. En les valorisant, en leur offrant plus de liberté et de transparence.

Implémenter ce genre de dispositif dans votre organisation sera donc bénéfique pour tout le monde.

Mais si vous souhaitez améliorer encore davantage la QVT au sein de votre entreprise, je vous conseille d’écouter les avis de vos salariés. Il vous diront ce dont ils ont besoin au quotidien.

Il sera alors temps d’implémenter ces nouvelles options au sein du logiciel de gestion du temps de travail

Mais pour ce faire, encore faut-il avoir un logiciel de gestion du temps souple et facile à personnaliser pour booster votre QVT !

C’est donc à la fois en mettant en place une communication bienveillante et en adoptant le bon outil SIRH que vous allez pouvoir améliorer la vie au travail dans votre entreprise.

 

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