Le portail RH et le self service RH sont des notions très en vogue actuellement. Le portail RH solucionne la gestion du dossier du personnel.
Les logiciels de gestion RH sont toujours plus perfectionnés et proposent presque tous ces fonctionnalités. Si autant de logiciels se focalisent dessus, c’est parce qu’ils sont centraux dans l’accompagnement vers la transformation digitale de l’entreprise !
Voyons dans cet article pourquoi le portail RH et le self service RH sont si importants.
Table des matières
- Qu’est-ce qu’un portail RH ?
- Quelle est la relation entre le self service RH et le portail RH ?
- Fonctionnement du portail RH
- Les avantages du portail RH
- Bien choisir son logiciel de gestion RH
- Portail RH et logiciel de gestion RH
- Voyez ce qu’un portail RH peut faire pour vous ✅
Qu’est-ce qu’un portail RH ?
Le portail RH est un outil collaboratif qui compose le SIRH. Cette plateforme web de gestion du personnel permet aux collaborateurs, aux managers et à l’équipe RH d’accéder de façon sécurisée à leurs informations personnelles et professionnelles.
Il facilite la collaboration entre les différents services. Ceci dit, chacun a seulement accès aux données RH qui le concerne. La communication entre les ressources humaines communiquent et les collaborateurs est beaucoup plus fluide et rapide.
Il améliore des processus comme la gestion des congés et des absences, le temps de travail, etc., grâce à l’automatisation. En bref, il simplifie la gestion du cycle de vie du salarié.
Quelle est la relation entre le self service RH et le portail RH ?
Sachez que le portail RH et le self service RH sont deux notions imbriquées :
- Le portail RH, c’est tout simplement la partie du logiciel de gestion RH, aussi appelé SIRH, qui permet aux salariés d’accéder à leurs informations personnelles.
- Le self service RH est un concept, qui permet à différentes personnes de consulter ou modifier des informations présentes sur le portail RH.
Les deux notions sont liées, puisque c’est via le portail RH que l’on peut mettre en place le self service RH dans une entreprise !
Le but du self service RH est de diluer la gestion administrative entre les différents acteurs.
Ainsi, ce n’est plus uniquement le RH qui a la main sur le logiciel et les informations, mais également le manager ou le salarié.
Cela permet de les responsabiliser, de leur donner accès à des informations clefs et de décharger le RH d’une grosse charge de travail.
Fonctionnement du portail RH
Comme vous l’avez compris, le SIRH est le logiciel global, qui intègre une fonction portail RH et permet de faire du self service RH. Il est donc très important de choisir le bon logiciel de gestion RH, simple, facile à prendre en main et à diffuser dans les différents pôles de l’entreprise.
Il doit en outre proposer un portail RH, qui offre à minima ces fonctionnalités :
- Page de connexion à l’espace personnel du salarié
- Stockage des documents (arrêt maladie, notes de frais, RIB)
- Possibilité d’effectuer des demandes (de congés, de RTT ou de formation)
- Accès aux fiches de paie que les salariés pourront recevoir et consulter via un coffre-fort numérique
Le fonctionnement repose donc sur l’accès à un espace personnel dédié. C’est ce qui permet d’assurer une confidentialité et une sécurité totale pour chaque collaborateur :
- Ainsi, impossible pour votre collègue de consulter votre fiche de paie !
- En revanche, votre manager peut avoir accès à certains informations, comme les demandes de remboursement de notes de frais ou les arrêts maladie.
Par exemple, le manager pourra avoir accès aux demandes de remboursement de notes de frais pour les valider, mais pas aux autres parties du portail RH.
Chaque logiciel de gestion RH offre un portail des employés avec des fonctionnalités différentes plus ou moins poussées.
Les avantages du portail RH
Ce qui fait la force d’un bon portail RH, c’est donc à la fois :
- Sa prise en main facile,
- le bon paramétrage pour conserver la confidentialité des informations sensibles
Voyons maintenant cinq avantages concrets à utiliser un bon portail RH dans votre entreprise.
Premièrement, comme nous l’avons évoqué précédemment, il permet de faciliter la circulation de l’information au sein de l’entreprise.
Grâce à cela, il possible de faire fonctionner le processus administratif rapidement et de manière dématérialisée.
Deuxièmement, les collaborateurs auront tous accès à des données globales sur l’entreprise et ne rateront plus les opportunités.
Ils pourront par exemple avoir accès aux offres d’emploi interne et y postuler, ou encore aux différentes sessions de formation interne et demander à y participer.
Troisièmement, les managers pourront soumettre régulièrement des plannings personnalisés aux différents collaborateurs ou proposer des réunions de suivi.
Cela permet à la fois d’améliorer la gestion des employés, de leur accorder une attention particulière et ainsi de les valoriser.
Quatrièmement, les RH gagnent à la fois en efficacité et en tranquillité d’esprit.
Par exemple, plus besoin de courir après les salariés pour obtenir leur factures de notes de frais. Ils le feront eux-mêmes quand ils souhaiteront être remboursés !
Cinquièmement, la gestion administrative peut fonctionner à distance, à toute heure, de manière dématérialisée, même en cas d’épidémie, de pandémie ou d’arrêt maladie.
Cependant, les avantages d’une solution digitale pour les RH n’est pas toujours évidente pour les CEO et les managers, mais vous pouvez les convaincre avec les bons arguments.
Le portail RH de Factorial : une solution complète de gestion RH
Factorial est un logiciel de gestion RH qui permet aux collaborateurs d’avoir plus d’autonomie. À travers leur profil, ils pourront facilement demander des absences ou des jours de congé ainsi que visualiser le nombre de jours de congés qu’il leurs restent.
Ils ont aussi accès à leurs documents et peuvent même les signer en ligne ou télécharger des documents tels que des justificatifs d’absence. Ils peuvent visualiser leurs bulletins de paie, voir les événements à venir et bien plus encore !
Vous pourrez gérer facilement toutes les requêtes de vos collaborateurs tout en économisant du temps et en réduissant les erreurs. Non seulement vous améliorez la communication interne mais vous réduisez la paperasse.
Bien choisir son logiciel de gestion RH
On l’a vu par exemple lors de la crise du coronavirus. Les entreprises les plus résilientes ont été celles qui avaient mis en place des processus administratifs simplifiés et dématérialisés.
Cette tendance à la dématérialisation de l’information et des communications risque d’ailleurs de se généraliser, et ce, pour deux raisons :
- Les entreprises cherchent toujours à diminuer leurs coûts pour augmenter leur marges.
Le télétravail partiel est une solution envisagée par les entreprises pour diminuer les surfaces des bureaux. - Les salariés sont en demande de pouvoir concilier davantage leur vie professionnelle et leur vie personnelle.
Leur permettre de gérer l’administratif depuis chez eux est un bon moyen de leur offrir plus de temps loin du bureau.
Il est donc important d’accompagner la transformation digitale de l’entreprise.
Comment ?
En y implémentant, dès maintenant, un logiciel de gestion RH puissant et facile à prendre en main, proposant un portail des employés sécurisé. Et c’est le dernier point sur lequel je souhaite insister : bien choisir son logiciel est crucial.
Outre les questions de sécurité, de fonctionnalité et de paramétrage dont nous avons parlé dans cet article, il y a une dernière donnée à considérer : la facilité de prise en main.
Le portail RH doit permettre de faciliter les échanges. Il est donc important qu’en seulement quelques heures de formation, tout le monde puisse prendre en main le logiciel.
C’est d’autant plus important que :
- de nouveaux collaborateurs vont rejoindre l’entreprise et qu’il faudra les former,
- certaines personnes sont très peu à l’aise avec les nouvelles technologies
La digitalisation des RH : la solution de demain
La communication interne est un élément central au bon fonctionnement d’une organisation. Cette communication est en train de muter, avec la généralisation des outils digitaux et du télétravail.
Le portail RH et le self service RH sont de bons moyens de faire face à cette mutation. Ils permettent également de responsabiliser les salariés et de libérer du temps pour le RH.
Cependant, il est fondamentale de choisir un outil :
- Facile à prendre en main
- Entièrement sécurisé
- Paramétrable à souhait
Factorial saura répondre à tous ces critères pour accompagner au mieux la transformation digitale de votre entreprise.
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