Vous accueillez votre premier apprenti dans votre entreprise. C’est une excellente nouvelle, mais vous devez le reconnaître, vous êtes un peu perdue en ce qui concerne sa paie. En effet, la paie de l’apprenti est strictement encadrée et répond à des règles spécifiques.
Cependant, aussi complexe que soit cette paie, il serait dommage de se priver de l’énergie positive et des idées nouvelles que l’embauche d’un apprenti peut apporter à votre entreprise. Notre article complet est là pour vous donner toutes les clés permettant de bien comprendre le fonctionnement de la paie de l’apprenti.
Nous aborderons ensemble les particularités du contrat d’apprentissage ainsi que les règles de paie spécifiques aux apprentis. Pour vous aider au mieux, nous vous dévoilerons nos meilleurs conseils pour éviter les erreurs les plus courantes et réussir parfaitement la paie de votre apprenti.
Table des matières
Comprendre le contrat d’apprentissage
Pour bien comprendre le fonctionnement de la paie de l’apprenti, il est nécessaire de comprendre les particularités du contrat d’apprentissage.
Définition légale du contrat d’apprentissage
Le Ministère du travail donne la définition suivante du contrat d’apprentissage : “Contrat de travail conclu entre un employeur et un salarié. Son objectif : permettre à un jeune de suivre une formation générale, théorique et pratique, en vue d’acquérir un diplôme d’État (CAP, BAC, BTS, Licence, Master, etc.) ou un titre à finalité professionnelle inscrit au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).”
Le contrat d’apprentissage : un contrat à durée limitée
En règle générale, le contrat d’apprentissage est limité dans le temps, en fonction notamment de la durée de la formation suivie dans le cadre de cet apprentissage. Sa durée peut varier de six mois à trois ans.
👉 Le contrat d’apprentissage peut aussi prendre la forme d’un CDI. Dans ce cas, le CDI débute par la période dite d’apprentissage et permet à l’apprenti d’acquérir la qualification requise pour le poste.
Les obligations de l’employeur et de l’apprenti
Le contrat d’apprentissage est un contrat de droit privé. Il doit prendre la forme d’un contrat écrit et comporte des mentions similaires au contrat de travail classique. L’entreprise devra utiliser le formulaire Cerfa n° 10103 qui fait office de déclaration et est l’équivalent du contrat d’apprentissage.
Le contrat d’apprentissage peut être conclu avec un jeune âgé de 16 à 29 ans révolus. Il permet de préparer soit :
- Un diplôme professionnel de l’enseignement secondaire du type CAP,
- Un diplôme de l’enseignement supérieur comme un BTS,
- ou bien encore un titre à finalité professionnelle comme ceux inscrits au RNCP.
👉 L’apprenti bénéficie des mêmes droits que les salariés permanents de l’entreprise. Cela signifie qu’il bénéficie d’une couverture sociale, de droit aux congés payés ou encore du droit de participer aux élections professionnelles.
Les spécificités de la paie des apprentis
Maintenant que vous connaissez les principales particularités du contrat d’apprentissage, voici les trois spécificités à retenir de la paie de l’apprenti.
Les mentions obligatoires du bulletin de paie de l’apprenti
Comme pour tout bulletin de paie, la fiche de paie de l’apprenti devra comporter diverses mentions obligatoires. S’agissant de celles de l’apprenti, ces mentions sont :
- L’identification de l’employeur avec son nom, adresse, SIREN, code APE et la convention collective applicable au sein de l’entreprise ;
- L’identification du salarié : nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale ;
- La rémunération de l’apprenti avec la mention de la période rémunérée et le salaire de base servant d’assiette de cotisations ;
- Le détail des cotisations et contributions sociales ;
- Le montant net à payer avant et après impôts ;
- Le montant net social.
Un salaire minimum légal en fonction de l’âge
La paie de l’apprenti varie en fonction de l’âge de celui-ci ainsi que l’année d’exercice de l’alternance. Il correspond à un pourcentage du SMIC en vigueur.
Au 1er mai 2023, le SMIC atteint 1747,20 € pour 151,67 heures mensuelles. Voici un tableau pour vous aider à y voir plus clair quant à la rémunération à verser à votre apprenti :
| Moins de 18 ans | Entre 18 et 20 ans | Entre 21 et 25 ans | |
| 1re année | 27 % du SMIC soit 471,74 € | 43 % du SMIC soit 751,30 € | 53 % du SMIC soit 926,03 € |
| 2e année | 39 % du SMIC soit 681,41 € | 51 % du SMIC soit 891,07 € | 61 % du SMIC soit 1065,79 € |
| 3e année | 55 % du SMIC soit 960,96 € | 67 % du SMIC soit 1170,62 € | 78 % du SMIC soit 1362,82 € |
Au-delà de 26 ans, les apprentis bénéficient d’une rémunération égale à 100 % du SMIC, indépendamment de l’année de leur contrat d’apprentissage.
👉 Certaines conventions collectives prévoient un niveau de rémunération plus favorable que celui énoncé par la loi. Veillez à vérifier la grille de rémunération prévue par votre convention collective.
Les exonérations dont bénéficie la paie de l’apprenti
L’entreprise qui emploie un apprenti bénéficie d’exonérations de cotisations sociales. S’agissant de la rémunération des apprentis, l’exonération des cotisations salariales est limitée à 79 % du SMIC en vigueur.
Depuis le 1er mai 2023, la limite de rémunération bénéficiant de la réduction générale de cotisations atteint 1380,29 €.
L’apprenti n’est pas soumis au paiement de la CSG-CRDS ainsi que d’une exonération de l’impôt sur le revenu dans la limite d’un SMIC annuel, éventuellement proratisé.
👉 Pour les entreprises de moins de 11 salariés, seules les cotisations accident du travail et maladies professionnelles restent à sa charge.
Les erreurs à éviter pour établir correctement la paie de votre apprenti
Pour réussir au mieux la paie de votre apprenti, voici les trois erreurs à éviter absolument.
#1 — Ne pas respecter la grille de rémunération conventionnelle
De nombreuses conventions collectives prévoient des dispositions particulières en faveur des apprentis. Le réflexe courant consiste à d’abord tenir compte des dispositions législatives pour fixer la rémunération de l’apprenti. Or, il ne s’agit que d’une rémunération minimum. Il faut donc toujours s’assurer que la convention collective ne prévoit pas une rémunération spécifique pour les apprentis. Dans ce cas, il faudra veiller à appliquer cette grille de rémunération conventionnelle, au risque d’être passible de sanctions.
👍 En règle générale, si des dispositions conventionnelles sont applicables pour fixer la rémunération de l’apprenti, le SMIC est remplacé par un “SMIC conventionnel”.
#2 — Ne pas appliquer les diverses exonérations
Les diverses exonérations fiscales et sociales sont très favorables tant pour l’entreprise que pour l’apprenti. Dans le cas où l’entreprise ne les applique pas, cela peut représenter un manque à gagner pour le salarié apprenti. Cela peut être préjudiciable aussi pour l’entreprise dont le coût de revient de son apprenti se trouverait alourdi.
#3 — Ne pas respecter le principe d’égalité de traitement entre les apprentis et les salariés permanents
Le statut d’apprenti ne les exclut pas du bénéfice de certaines primes ou indemnités versées en sus du salaire de base. Le principe veut que si l’ensemble des salariés bénéficie d’une prime ou indemnité, les apprentis doivent également en bénéficier. Par exemple, si votre entreprise verse une indemnité de transport ou bien met à disposition un restaurant d’entreprise, il n’est pas possible d’en refuser le bénéfice à l’apprenti.
Ce qu’il faut retenir sur la paie des apprentis
La paie des apprentis répond à des règles bien spécifiques en écho aux particularités du contrat d’apprentissage. Bien que complexe au premier abord, cette paie peut facilement être abordée à condition de s’équiper d’un logiciel RH performant et flexible. Vous gagnerez ainsi un temps précieux pour accompagner encore mieux votre apprenti et ainsi tirer pleinement profit de son énergie pour passer au stade supérieur.
