Le cycle de vie du collaborateur ne se termine pas une fois son départ acté. En effet, si le recrutement est bien une étape cruciale, il n’en demeure pas moins que la gestion de la fin de la relation de travail l’est tout autant.
Ainsi, l’entretien de départ peut s’avérer une véritable opportunité de renforcer votre marque employeur.
En effet, veiller à assurer un départ serein, professionnel et efficace démontre votre souhait de prendre soin de vos salariés même lorsqu’ils ne font plus partie de vos effectifs.
Comment agir concrètement pour s’assurer que l’entretien de départ lors de l’offboarding se passe sans le moindre accroc ?
On vous dévoile nos 9 meilleures astuces pour assurer un entretien de sortie réussi et qui vous permette d’améliorer l’image de votre entreprise tout en facilitant la transition pour le salarié sortant et les équipes encore en place.
Table des matières
L’entretien de départ, qu’est-ce que c’est ?
L’entretien de départ est avant tout un moment d’échange
L’entretien de départ est une étape du processus de sortie du salarié des effectifs de l’entreprise.
Lors de cet entretien individuel entre le salarié et son manager, les deux parties discutent des raisons ayant motivé le départ. C’est aussi une excellente opportunité de comprendre quels sont les points qui devraient être améliorés.
Les objectifs de l’entretien de départ
L’entretien de départ sert avant tout à gérer correctement le départ du salarié. Il peut s’agir aussi de :
- Veiller à ce que les modalités de départ et obligations légales soient bien respectées. Par si le salarié est soumis à une clause de non-concurrence, cet entretien doit permettre de clarifier certains points de son application ;
- Maintenir une bonne relation avec le salarié sortant. En effet, un salarié sortant peut le redevenir un jour ou bien devenir un partenaire ou encore un client s’il recommande son ex-entreprise à son nouvel employeur ;
- S’assurer que la transmission de ses dossiers a bien eu lieu.
Quels sont les enjeux derrière l’offboarding ou l’outboarding réussi d’un salarié ?
Les entreprises sont de plus en plus conscientes de la nécessité de soigner la relation avec les salariés sur le départ. C’est dans cet esprit que nombre d’entre elles optent pour la création d’un véritable parcours d’offboarding dans lequel s’inscrit justement l’entretien de départ.
De nombreux enjeux se cachent derrière cette phase d’offboarding. Voici ceux qui nous paraissent les plus importants :
- Éviter toute ambiguïté entre l’ex-salarié et l’entreprise ;
- Préserver les connaissances et compétences acquises par l’ancien salarié ;
- Identifier ses lacunes et comprendre comment les combler.
Éviter toute ambiguïté entre l’ex-salarié et l’entreprise
Dans un contexte de recrutement de plus en plus tendu, les entreprises ont besoin de maintenir de bonnes relations avec leurs salariés sortants.
Il s’agit donc de s’assurer qu’ils parleront d’elles en des termes positifs et mieux encore qu’ils recommanderaient leur ex-entreprise à d’autres candidats potentiels. Ainsi, un offboarding réussi peut avoir un impact positif fort sur la marque employeur de l’entreprise.
Préserver les connaissances et compétences acquises par l’ancien salarié
La pénurie de main d’œuvre dans certains secteurs d’activité se traduit aussi par la nécessité de préserver les connaissances et compétences dont un salarié sur le départ dispose.
En effet, plus un collaborateur est hautement qualifié et plus son départ peut s’avérer coûteux. Pour contrebalancer cela, il est nécessaire de prévoir en amont la passation de dossier.
Si besoin, il faudra aussi prévoir un temps de formation pour s’assurer que les connaissances et compétences sont bien transmises à la nouvelle recrue.
Identifier les lacunes et mieux comprendre comment les combler
Le départ de tout salarié doit être l’occasion d’interroger les pratiques RH, les pratiques managériales ou encore les conditions de travail.
Ce doit être le cas qu’il s’agisse d’un départ volontaire comme d’un départ voulu par l’entreprise.
Les retours et suggestions des salariés sur le départ sont donc précieux pour améliorer les pratiques et optimiser l’environnement de travail pour que chacun se sente mieux et soit donc plus performant.
Nos 10 meilleures astuces pour bien assurer l’entretien de départ d’un salarié
Pour réussir l’entretien de départ d’un salarié, il vous faudra savoir doser intelligemment pragmatisme, proactivité et créativité. Et pour vous aider à y parvenir aisément, voici nos 9 meilleures astuces pour bien assurer l’entretien de départ de votre salarié sortant.
#Astuce n° 1 : Préparer l’entretien en amont
Un entretien de sortie ne s’improvise pas. Au contraire, veillez à préparer une liste de questions indispensables à poser en tenant compte des particularités du poste occupé, du type de contrat et des raisons de la rupture du contrat.
#Astuce n° 2 : Créer un environnement propice à un échange apaisé
L’entretien de départ est en quelque sorte le moment où les langues se délient. Par conséquent, il vous faudra veiller à ce que l’environnement soit propice à la discussion. Choisissez donc un endroit calme et instaurez une atmosphère sereine et détendue.
#Astuce n° 3 : Pratiquer l’écoute active durant l’entretien
Les retours de votre futur ex-salarié sont précieux. C’est pourquoi vous avez tout intérêt à écouter attentivement ce qu’il a à vous dire. En parallèle, posez régulièrement des questions afin d’éclaircir certaines réponses et en tirer vraiment profit.
#Astuce n° 4 : Faire preuve d’empathie
Il peut arriver que le départ de l’entreprise soit vécu difficilement. C’est pourquoi faire preuve d’empathie à l’égard du salarié sortant est indispensable pour lui permettre de partir plus apaisé vers de nouveaux horizons professionnels.
#Astuce n° 5 : Revenir sur les modalités de la séparation
Il s’agit avant tout de répondre à toutes les questions tant administratives et financières que matérielles que pourrait avoir le salarié sur le départ.
#Astuce n° 6 : Comprendre en détail les motifs du départ
Dans le cadre d’un départ souhaité par le salarié, il est important de comprendre les détails ayant motivé ce choix. Cela permettra de mieux comprendre certains dysfonctionnements éventuels et d’être plus en mesure d’en venir à bout.
#Astuce n° 7 : Expliquer le volet administratif de sortie des effectifs
Lors de cet entretien, il peut être nécessaire de clarifier certains aspects administratifs tels que la remise du solde de tout compte qui s’accompagne de la délivrance de certains documents, mais aussi parfois de la portabilité de la mutuelle.
#Astuce n° 8 : Respecter la confidentialité des éléments échangés
Lors de cet entretien, le salarié sortant peut parfois évoquer certains éléments concernant ses collègues qui ont pu lui déplaire et qui peuvent être des points de vigilance à terme pour l’entreprise.
Les éléments échangés de part et d’autre doivent demeurer confidentiels et ne pas être divulgués à des tiers.
#Astuce n° 9 : Maintenir le contact avec le salarié sortant
Même une fois sorti des effectifs, il demeure important de conserver de bonnes relations avec son ex-salarié. Cette démarche permettra de renforcer l’image de l’entreprise et bien sûr son attractivité.
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Ce qu’il faut retenir
L’entretien de départ constitue une étape importante du processus d’offboarding d’un salarié.
On peut même dire qu’il clôt en beauté le parcours collaborateur de celui-ci. Cependant, à l’heure où la réputation de l’entreprise se joue aussi en dehors de ses murs, l’entretien de départ ne doit être ni improvisé ni sous-estimé.
En suivant nos 9 meilleures astuces pour bien gérer l’entretien de sortie et en choisissant un logiciel vous permettant d’automatiser cette étape vous aurez toutes les cartes en main pour améliorer l’image de votre entreprise tout en assurant une transition efficace pour le salarié sortant et les équipes encore en place.
