Une bonne gestion des ressources humaines est un levier de croissance essentiel. Pour cela, il convient de déployer des processus RH efficaces afin d’inscrire la réussite de l’entreprise sur le long terme. Néanmoins, face à la multitude de tâches couplée à une législation sociale fluctuante, la gestion des ressources humaines relève d’une véritable gageure.
Ces dernières années, de nombreux outils no-code ont fait leur entrée et permettent de simplifier sa gestion des ressources humaines. L’outil Notion sort clairement du lot et est de plus en plus apprécié pour son côté très polyvalent et intuitif.
Si vous vous interrogez vous aussi sur l’outil Notion et l’intérêt à l’utiliser, on vous dévoile neuf utilisations possibles en RH. Découvrons ensemble comment exploiter tout le potentiel de Notion, mais aussi comment il peut faire passer votre gestion des ressources au stade supérieur.
Table des matières
Notion : c’est quoi ?
Notion s’impose désormais comme étant bien plus qu’un simple outil de gestion collaborative.
Notion n’est pas une simple application de prise de notes
Si aujourd’hui Notion connaît un tel succès, c’est avant tout parce que cette solution peut aller plus loin que sa simple fonctionnalité initiale de prise de notes. En effet, Notion permet de structurer, organiser et partager des informations avec des tiers de façon fluide et efficace. C’est aussi un outil puissant pour centraliser les tâches, les projets ainsi que les documents de votre entreprise et y accéder très simplement depuis l’application dédiée.
Un outil no-code polyvalent, intuitif et personnalisable
Notion est particulièrement polyvalent. En effet, son utilisation flexible lui permet de s’adapter à une grande variété de besoins tels que la gestion de projets, l’attribution de tâches, la création d’un wiki d’entreprises ou encore la collaboration entre les membres d’une équipe, etc. Il est particulièrement intuitif de créer une base de données pour alimenter des tableaux de bord et effectuer le suivi de différents projets, même pour les plus novices.
Par ailleurs, grâce à ces fonctionnalités de personnalisation avancées, il est très facile de personnaliser son espace de travail aux couleurs de son entreprise, mais aussi et surtout en fonction de ses propres besoins RH.
Utiliser Notion dans sa gestion RH : bonne ou mauvaise idée ?
Si au premier abord Notion semble l’outil parfait pour gérer vos ressources humaines, la réalité est parfois plus mitigée. Voici les avantages et inconvénients à utiliser Notion dans sa gestion RH.
Les avantages à utiliser Notion pour sa gestion des ressources humaines
Parmi les nombreux avantages de l’outil, voici les trois principaux qui peuvent grandement vous faciliter la gestion de vos process RH :
- La flexibilité de l’outil : Avec Notion, il est possible de créer des solutions complètement personnalisées en fonction des besoins de son activité et des exigences de son entreprise. De plus, il est très simple de connecter via les automatisations son propre logiciel RH ;
- L’interface conviviale et intuitive : Quel que soit son niveau de connaissance de l’outil, Notion se veut accessible au plus grand nombre. Pour cela, Notion propose de nombreux templates ou modèles, mais aussi des guides pour être immédiatement utilisables pour gérer les RH ;
- L’amélioration permanente de la solution : Les concepteurs de l’outil sont particulièrement attentifs aux retours formulés par les utilisateurs ou encore les dernières évolutions technologiques. C’est dans cet esprit que de plus en plus d’intégrations avec d’autres applications sont possibles ou encore que Notion propose une intelligence artificielle pour mieux rédiger ;
Les limites de l’utilisation de Notion par les RH
Malgré ses nombreux avantages, Notion peut présenter trois inconvénients principaux :
- Une prise en main complexe : Notion se veut être une page blanche que chacun est libre de personnaliser et d’adapter en fonction de ses besoins. Or, la courbe d’apprentissage d’un utilisateur à l’autre peut être plus ou moins lente et nécessiter du temps, voire une formation approfondie pour maitriser pleinement les fonctionnalités de l’outil ;
- La nécessité de penser ses process RH en amont : Il arrive fréquemment que des utilisateurs de Notion se retrouvent avec une structure désordonnée avec à la clé de la perte de temps et bien souvent d’informations importantes. Il faut donc prendre le temps de poser ses process et parfois d’être accompagnés par des experts de l’outil ;
- La sécurité et la confidentialité des données RH : Malgré les fonctionnalités de sécurité offertes par l’application Notion, l’entreprise ne peut faire l’économie de mesures supplémentaires pour protéger les données RH de ses salariés. Il s’agit par exemple de limiter les autorisations d’accès, mais aussi et surtout sauvegarder sur ses propres serveurs les données contenues dans son espace de travail Notion.
9 utilisations possibles de Notion par les professionnels RH
Il existe de multiples possibilités d’utilisation de Notion pour sa gestion des ressources humaines. Nous en avons sélectionné neuf que nous vous détaillons ci-dessous.
#1 — L’intégration des nouveaux salariés
L’intégration ou l’onboarding est une étape clé qui conditionne le succès d’un recrutement. Notion peut être très utile pour centraliser différentes informations comme les processus et documents RH importants. Il est aussi possible de créer une bibliothèque évolutive de documents ou notices d’utilisation de divers outils ou logiciels afin d’harmoniser les pratiques de l’ensemble des salariés.
#2 — L’évaluation des performances
Grâce à Notion, vous pouvez créer des formulaires personnalisés d’évaluation de performances. Avec un accès dédié à chaque salarié, vous pouvez fixer des objectifs individuels, enregistrer les commentaires des managers et ainsi produire le rapport de performances correspondant.
#3 — Le suivi et la gestion des absences
Particulièrement adapté au TPE, le suivi des absences sur Notion est très simple à mettre en place. En effet, le professionnel RH crée un calendrier partage des congés. Il suffit ensuite d’automatiser le calcul du solde de congés puis les demandes d’approbations à envoyer au manager et la notification adressée au salarié ayant effectué la demande.
#4 — Une base de données de documents RH
Lorsque l’entreprise est amenée à grandir et dans un contexte législatif complexe, il est nécessaire de centraliser, mais aussi de mettre à jour régulièrement les documents et processus RH. Notion est parfaitement approprié pour centraliser ces documents et fournir les accès appropriés aux personnes concernées.
#5 — Un espace de formation
Face à la multiplication des outils mis à disposition des salariés, il est parfois utile de créer des guides et tutoriels vidéos pour faciliter la prise en main. Notion sera l’outil parfait, mais il sera aussi très utile pour proposer des formations en ligne et permettre aux salariés de suivre sa progression. Notion permet aussi d’interagir avec d’autres apprenants sur l’espace de travail dédié.
#6 — Des sondages à destination des salariés
Pour prendre des décisions pertinentes ou améliorer des processus existants, il est souvent pertinent de réaliser des sondages. Notion permet de créer et gérer très facilement des enquêtes et sondages directement depuis l’application. Les résultats y sont centralisés, ce qui permet de déployer avec plus de précision les actions correctives.
#7 — Le suivi et la gestion de projets RH
Notion est la solution idéale pour le suivi de vos projets RH. En effet, on peut créer des tableaux de bord dédié à un projet, attribuer des tâches à un ou plusieurs membres de l’équipe, définir des échéances et enfin suivre en temps réel l’avancement des projets. Chacun peut donc avancer plus sereinement en partageant ses fichiers au même endroit et aussi prendre connaissance des dernières mises à jour du projet.
#8 — Un annuaire des salariés
Avec Notion, exit l’annuaire de salariés partagé sur une feuille Excel ou pire, un document au format papier. Les professionnels RH peuvent regrouper et actualiser en seulement quelques clics des informations clés comme les noms, les prénoms, les coordonnées et les responsabilités de chacun des salariés de l’entreprise. À terme, cette base de données renforce la collaboration et fait gagner un temps précieux.
#9 — L’analyse de données RH
Pour les utilisateurs aguerris, il est tout à fait possible avec Notion de créer des tableaux de bord personnalisés permettant d’élaborer divers graphiques pour suivre certains indicateurs RH. Il peut s’agir de suivre le turn-over, les coûts de recrutement, la qualité de la formation ou bien encore le déploiement d’une politique de gestion des emplois et parcours professionnels (anciennement appelée GPEC). En effet, suivre ses indicateurs RH est un moyen efficace de booster la performance de votre entreprise.
Ce qu’il faut retenir
Notion est un outil puissant dont la puissance et le potentiel peuvent véritablement faciliter la vie des professionnels RH. Sa flexibilité et ses nombreuses fonctionnalités personnalisables ont de quoi séduire les plus “geek”.
Cependant, si ce logiciel a tout pour séduire, il conviendra de ne pas négliger l’aspect prise en main de l’outil qui sans une formation préalable ou un accompagnement pertinent risque de devenir une véritable usine à gaz.
Comme le promet Notion, pour “travailler mieux, et plus rapidement”, il convient toujours d’agir en amont pour inscrire la croissance et la réussite de son entreprise sur le long terme.
