Comment et pourquoi faire un organigramme d’entreprise ?

Créer un organigramme d’entreprise pour votre société permet de mieux visualiser la structure interne de chaque département. Cependant, faire un organigramme demande du temps et des connaissances en graphisme ou un modèle, souvent payant. De plus, les organigrammes peuvent devenir rapidement obsolètes une fois qu’un employé rejoint ou quitte l’entreprise.

C’est un outil essentiel pour organiser les équipes de travail, pour comprendre la hiérarchie et les responsabilités de chacun dans l’entreprise. Vous pouvez concevoir un modèle d’organigramme sur un outil comme Excel ou plutôt opter pour un logiciel d’organigramme.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cet outil RH, son rôle, ses avantages et comment le concevoir ? Continuez à lire.

Qu’est-ce qu’un organigramme ?

Un organigramme est un schéma qui illustre les liens et les relations fonctionnelles, organisationnelles et hiérarchiques qui existent entre tous les agents d’une organisation. Il offre une compréhension rapide des différents départements, équipes et responsabilités au sein de l’entreprise.

Reflet de la structure organisationnelle interne de votre entreprise, il donne un aperçu sur votre communication interne. En effet, grâce à l’organigramme, il devient plus simple de communiquer lorsque tous vos collaborateurs comprennent mieux les rôles de chacun ainsi que la structure de votre organisation.

Les noms et titres de poste des employés sont généralement indiqués dans des rectangles ou des cercles avec des lignes les reliant à d’autres employés et services.

Quelle est l’utilité d’un organigramme d’entreprise ?

L’organigramme d’une entreprise est souvent négligé et pourtant il s’avère utile pour les managers comme les employés. Il offre plusieurs avantages stratégiques et opérationnels considérables. D’ailleurs, l’organigramme joue un rôle important dans l’intégration de vos nouvelles recrues puisqu’il leur permet de se repérer plus facilement et de savoir à qui s’adresser.

Ils peuvent aussi servir d’outil de gestion, de planification ou d’annuaire du personnel. Vos collaborateurs connaissent mieux leurs interlocuteurs, leurs différents rôles dans l’entreprise, leurs positions hiérarchiques… Pour un client ou un partenaire, il leur donne une meilleure compréhension de votre structure. Ils peuvent voir en un coup d’œil à qui s’adresser pour avoir des informations concrètes.

Selon nous, voici ces 5 principaux objectifs.

1. Développer la structure de la société

Le meilleur organigramme pour votre entreprise est celui qui lui convient le mieux pour atteindre ses objectifs. Votre schéma organisationnel doit être dicté par votre stratégie commerciale. En intégrant la structure organisationnelle avec les objectifs commerciaux, l’organigramme permet d’aligner les équipes sur les priorités stratégiques. Chaque membre de l’équipe peut visualiser comment son rôle contribue aux objectifs commerciaux globaux, renforçant ainsi l’engagement envers la stratégie.

2. Visualiser la distribution des charges de travail

L’organigramme d’entreprise offre une vision instantanée de la répartition des charges de travail au sein de l’entreprise. Cela booste la productivité et aide dans la supervision des équipes tout en simplifiant grandement la gestion des charges de travail en permettant de voir qui fait quoi et à quel niveau de responsabilité. C’est comme avoir une carte précise pour naviguer à travers les projets, assurant une distribution équilibrée des tâches et favorisant l’efficacité opérationnelle.

3. Améliorer les lignes de communication

Avec un organigramme d’entreprise efficace, chaque collaborateur peut identifier sa place dans la structure, connaître ses interlocuteurs directs, et ainsi favoriser une communication transversale et verticale plus efficace. Cela réduit les silos organisationnels, encourageant la collaboration et l’efficacité opérationnelle. Les employés comprennent mieux comment leur travail s’intègre dans le schéma global de l’organisation.
Ils peuvent voir que leur rôle contribue directement au bon fonctionnement de l’entreprise. Ce qui influe positivement sur le moral et le rendement du personnel même si cela ne dispense pas de choisir un outil parmi les nombreuses solutions de gestion de projet du marché.

4. Contribuer à la gestion des talents

Il facilite l’identification des compétences et des lacunes au sein de l’équipe, permettant ainsi une planification stratégique des ressources humaines. Cela s’avère particulièrement précieux lors de la prise de décisions liées à la promotion interne, au recrutement ou à la formation continue.

5. S’adapter dans un contexte de croissance ou de changements organisationnels

L’organigramme d’entreprise devient un outil essentiel pour anticiper et gérer les transitions. Il offre une vue d’ensemble des postes clés, des successeurs potentiels (notamment avec la mise en place d’un plan de succession), et facilite la prise de décision éclairée. Une visualisation claire et hiérarchisée de la structure organisationnelle permet de prendre des décisions stratégiques comme la restructuration d’une équipe ou une embauche. Les chefs d’entreprise utilisent l’organigramme dans plusieurs cas, par exemple pour des présentations, pour justifier l’augmentation ou la réduction des effectifs et déterminer si un employé pourrait avoir la possibilité de changer de poste.

Savez-vous que vous pouvez créer un organigramme d’entreprise automatiquement et gratuitement en quelques secondes avec le logiciel de ressources humaines de Factorial ?

Comment créer un organigramme pour votre entreprise ?

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise structure organisationnelle. Le type que vous choisissez dépend entièrement des objectifs de votre entreprise et de sa structure.

Pour réaliser un organigramme en entreprise :

• Visualisez clairement les structures internes au sein de votre entreprise, ses départements ainsi que son personnel.
• Commencez par l’énumération de tous les départements existants dans votre compagnie.
• Listez ensuite les responsables de ces départements et  le rôle de chaque personne. Lors de la création de l’organigramme d’entreprise il vous sera plus facile de le créer à partir de la direction en descendant hiérarchiquement.
• Les données habituellement incluses dans l’organigramme sont : le nom et prénom de la personne, sa fonction et son département. En fonction de la distribution du personnel, il vous sera plus ou moins facile d’identifier la hiérarchie pour créer l’organigramme fonctionnel de l’entreprise.
• Une fois tout cela fait, commencez à rajouter les employés de la plus importante à la plus faible responsabilité.

En règle générale, c’est le DRH ou le responsable RH qui se charge de créer l’organigramme d’entreprise et le met à jour. Et cette tâche prendra du temps car il faudra certainement vérifier plusieurs fois les informations avant d’établir un premier schéma.

Dans la plupart des cas, créer un organigramme à partir de zéro est une charge de travail trop importante pour beaucoup. Vous n’avez pas les ressources nécessaires ou vous ne savez pas comment vous y prendre. Il y a des erreurs que vous faites et que vous pouvez résoudre.

L’organigramme d’entreprise vous aide à prendre des décisions, à définir un budget prévisionnel et à allouer vos ressources. Visualiser et analyser votre structure est essentiel quand on sait que votre personnel est le ciment de votre société.

Vous pouvez créer votre organigramme manuellement et avoir une vue d’ensemble. Ceci étant, pouvez-vous suivre et évaluer l’adéquation entre votre effectif et vos besoins ?

Comment assurer le lien avec votre organigramme d’entreprise et vos RH ?

Pour ne pas perdre de temps avec un organigramme à remplir sous un programme comme Excel qui sera obsolète dès qu’il y aura un changement dans l’équipe, Factorial vous propose un module de création d’organigramme pour le construire sans le moindre effort.

Vous n’aurez besoin que de quelques heures pour configurer le logiciel et commencer à l’utiliser. Votre organigramme en ligne sera bien fait créé de façon optimale, en quelques minutes seulement, grâce à l’automatisation.

Il est mis à jour automatiquement si quelqu’un rejoint, quitte ou change d’équipe. Les informations seront toujours exactes. De plus, vous pourrez identifier les employés qui ne s’intègrent pas dans la structure et les sources de conflit potentielles.

Si un employé ayant des personnes à charge quitte l’organisation, vous pourrez facilement réaffecter ces personnes pour que tout continue à fonctionner normalement. En d’autres termes, pour une gestion des ressources humaines efficace, la digitalisation RH est un atout.

Sur Factorial, rentrez le profil de vos employés et assignez les managers. Votre organigramme d’entreprise est généré en fonction de la structure de votre organisation. Il sera automatiquement modifié lorsqu’il y aura une nouvelle incorporation ou un départ.

Vous pourrez voir en un coup d’œil :

• La photo de vos employés ;
• Leur nom complet ;
• Leur poste ;
• Le service dans lequel il se trouve ;
• Leur responsable hiérarchique et les personnes à leur charge.

Vous pouvez cliquer sur le profil de chaque personne et accéder à tous les détails. Créer un organigramme d’entreprise avec Factorial est aussi simple que d’ouvrir votre téléphone et passer un appel.

1. Aucunes connaissances en design ou en programmation sont nécessaire : tout est simple et intuitif
2. Les rôles, les informations et les responsabilités sont actualisés en temps réel. Une bonne façon de dynamiser la communication interne.
3. Les données sont enregistrées dans le cloud sans risque de perte.
4. Vous accédez à votre organigramme d’entreprise depuis n’importe quel dispositif connecté et n’importe où. Vous avez uniquement besoin d’une connexion Internet et le tour est joué ! ;
5. Les informations sont faciles à trouver. Vous pouvez les partager, les imprimer ou les adapter à d’autres plateformes.

Pour couronner le tout, connectez votre organigramme avec le logiciel SIRH de Factorial. Synchronisez ses données directement avec celles du tableau de bord pour plus de visibilité sur vos indicateurs RH.

Factorial propose également de nombreuses autres fonctionnalités pour que vous gagniez en agilité.

Quels sont les différents types d’organigramme d’entreprise ?

Leurs structures peuvent prendre des formes différentes. Vous pouvez choisir le type de format qui vous convient le mieux, selon les besoins de votre entreprise. Il y a, parmi les plus connus, 4 types d’organigrammes : l’organigramme hiérarchique, matriciel, plat et vertical.

Organigramme hiérarchique

Il s’agit du type d’organigramme d’entreprise le plus courant et prend souvent la forme d’une pyramide. Dans ce type de structure, la communication interne se fait sur une ligne verticale.

En effet, les membres communiquent généralement avec leurs supérieurs hiérarchiques et leurs subordonnées. Au sommet, on retrouve un groupe ou une personne (le PDG ou la direction générale), et on retrouve en dessous les collaborateurs détenant le moins de responsabilités et de pouvoir décisionnel.

L’avantage que présente ce genre d’organigramme se situe dans sa clarté et sa simplicité. Effectivement, chaque collaborateur connaît sa place et où il se situe au sein de l’entreprise. Il sait qui est son supérieur et à qui il doit s’adresser.

Ce type d’organigramme d’entreprise est illustré par plusieurs variantes. Bien évidemment, elles conservent le même principe de la chaîne de commandement. Ainsi, l’organigramme hiérarchique peut être sous forme de/d’ :

• “Arbre”: les collaborateurs du même niveau hiérarchique sont sur la même ligne verticale
• “Replié”: il combine la présentation en pyramide et la présentation en “arbre »

On le nomme aussi organigramme fonctionnel quand les personnes et leur fonction sont spécifiées. Pour agrandir votre organigramme d’entreprise en embauchant du personnel compétent, suivez nos conseils en établissant un vrai processus de recrutement !

Organigramme matriciel

En général, l’organigramme matriciel est utilisé dans les organisations qui fonctionnent par projet. En d’autres termes, c’est une structure où les collaborateurs peuvent avoir plusieurs responsables à la fois :

• Un responsable permanent
• et un chef de projet désigné selon les tâches à accomplir.

Organigramme plat

L’organigramme plat, également appelé organigramme horizontal, est utilisé dans les entreprises ou il y a peu de niveaux de management.

Dans la plupart des cas, il consiste en deux niveaux : celui de la direction et celui du reste des employés. Plutôt que d’avoir à satisfaire un manager, les employés d’une organisation horizontale sont motivés et inspirés par les objectifs de l’entreprise.

Ce qui peut améliorer leur efficacité et influencer positivement leur moral. Et c’est une bonne chose pour votre Employee Value Proposition. Cette structure permet en outre aux collaborateurs de s’impliquer dans la prise de décision et d’avoir plus de responsabilités, et de flexibilité. Ils n’ont pas besoin de l’approbation d’un responsable.

De même, la distribution horizontale peut vous aider à visualiser l’organigramme en ligne sur l’écran de votre ordinateur facilement.

Organigramme vertical

En fonction de la taille de votre entreprise et du format, il est possible qu’il vous soit plus facile de le faire avec un format vertical. Pour rappel, dans une organisation verticale, votre entreprise a une structure pyramidale descendante, avec :

• un PDG,
• un président ou un patron,
• une section intermédiaire avec des managers et superviseurs,et une section inférieure avec des employés.

Le chef d’entreprise prend toutes les décisions importantes concernant les politiques de marketing, de vente et d’attention client. Il communique ensuite ses décisions à son management intermédiaire.

Celui-ci est alors chargé d’informer les employés sur les processus de travail qui permettront d’atteindre les objectifs voulus. Le mot « vertical » fait d’ailleurs référence à la structure hiérarchique qui se fait de haut en bas. Dans ce cadre, les opérationnels ne contribuent pas aux choix de fonctionnement de l’entreprise.

Exemples d’organigrammes d’entreprises

Nous vous présentons quelques exemples d’organigrammes de multinationales et d’une PME française aux activités différentes.

Organigramme de Facebook

Facebook a une structure verticale. On voit les départements clés y compris celui des systèmes d’information, le business development, le marketing, les finances ou encore l’ingénierie.

Toutes ces divisions principales ont un certain nombre de sous-groupes. Par exemple, pour le département Marketing, on a l’équipe de publicité, celle du marketing au niveau mondial, la communication et le marketing, les analystes de marché et les relations publiques.

Organigramme entreprise : exemple Apple

Cet organigramme d’entreprise est circulaire avec des branches réparties dans un souci d’équilibre et de clarté. Un certain nombre de départements sont représentés et les sous-départements qui en dépendent. Il met notamment en évidence les différentes relations entre les services et les niveaux hiérarchiques.

Structure organisationnelle de l’entreprise Netflix

Autre exemple d’organigramme, celui de Netflix a une structure organisationnelle en forme de U. On a une hiérarchie qui donne la priorité au contrôle exécutif depuis le siège social de l’entreprise.

Dans l’organigramme de Netflix, on peut noter que tous les principaux dirigeants reportent directement au PDG. Cette conception structurelle  réduit les niveaux de gestion nécessaires pour aligner les résultats de l’entreprise avec les objectifs du siège social.

Organigramme d’entreprise d’Amazon

La structure organisationnelle d’Amazon peut être considérée comme hiérarchique. L’équipe de direction se compose de trois PDG et trois vice-présidents seniors. Ces derniers sont responsables de divers aspects essentiels de l’entreprise, et reportent directement à leur caricatural PDG.

Elle présente les trois principales caractéristiques suivantes :

1. Structure hiérarchique qui ne cesse de se développer. La société emploie plus de 647 000 personnes dans le monde.
2. Flexibilité de l’entreprise. Malgré sa taille, Amazon reste très flexible pour s’adapter aux changements fréquents du marché externe. Il y a un grand nombre de petites équipes qui s’occupent de divers aspects de l’entreprise. Le fondateur et PDG d’Amazon, Jeff Bezos, a d’ailleurs introduit « l’équipe à deux pizzas». D’après cette règle, pour rester agiles, une réunion efficace devrait rassembler une équipe capable d’être nourrie avec deux pizzas.
3. Stabilité de l’équipe de direction.

Organigramme d’une PME : exemple de Michel et Augustin

Ici, nous avons une structure matricielle. Michel et Augustin a la volonté d’impliquer ses salariés et de générer de la collaboration entre les équipes. Ils veulent réconcilier le bien-être et le travail et mise sur le participatif. Nous avons les deux dirigeants puis les différents managers sur une même ligne et les salariés.

L’un des plus grands avantages de l’utilisation d’un organigramme entreprise à structure matricielle est le partage de ressources qualifiées entre les unités fonctionnelles et les projets. La communication est ouverte et le partage des connaissances circule dans toute l’organisation avec moins de d’obstacles.

Modèle d’organigramme d’entreprise gratuit

Vous n’êtes pas familiarisé avec Excel ou d’autres outils comme Canva, n’avez pas le temps de le faire de zéro ou n’avez toujours pas choisi votre logiciel d’organigramme ?

Il est possible de partir de zéro avec un outil pour créer un organigramme d’entreprise comme Smartart de Microsoft où vous trouverez des schémas préexistants (graphiques smart art).

Ceci dit, pour ceux qui veulent un petit coup de pouce, nous avons créé un modèle éditable et personnalisable pour impression, un document prêt à l’emploi.

📥 Téléchargez votre modèle d’organigramme gratuit au format Word ou PowerPoint !📥

Toutes les données nécessaires sont déjà indiquées. Vous n’avez plus qu’à les modifier pour qu’elles s’adaptent à votre entreprise.

💡 Astuce : Un organigramme avec photo donne vie à votre schéma. C’est plus convivial et vos collaborateurs pourront plus facilement mettre un visage sur un nom.

Les limites de l’organigramme

Bien que l’organigramme d’entreprise soit un outil puissant pour visualiser la structure hiérarchique et les relations au sein de l’entreprise, il présente certaines limites.

Tout d’abord, il ne capture pas toujours la complexité des interactions informelles et des collaborations transversales au sein des équipes, ce qui peut être crucial dans un environnement de travail moderne.

De plus, les organigrammes ont tendance à figer la structure, alors que les entreprises évoluent constamment. Les changements rapides peuvent rendre les organigrammes obsolètes, nécessitant une mise à jour fréquente. Malgré ces limites, il reste un outil essentiel pour avoir une vision rapide de la hiérarchie et faciliter la communication.

Il est simplement important de le compléter par d’autres méthodes et de rester conscient des dynamiques organisationnelles qui peuvent échapper à sa représentation statique.

L’organigramme entreprise reste un outil pertinent pour la planification et la construction des stratégies de l’entreprise. Il devient plus facile de répartir les budgets dans les différentes équipes. Une bonne façon de réduire les dépenses de votre entreprise.

Par conséquent, si vous pouvez optimiser votre temps, vous améliorerez naturellement la productivité de votre entreprise. Imaginez l’impact positif sur votre plan d’affaires actuel !

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