Les descriptions de poste ou fiches de postes sont à l’image de l’entreprise.
Elles sont amenées à évoluer régulièrement en lien avec l’environnement de travail, les attentes et objectifs de l’entreprise mais aussi les exigences légales.
En effet, si l’on s’accorde généralement sur la nécessité de rédiger une bonne description de poste, on s’accorde beaucoup moins sur l’importance de mettre à jour celle-ci.
Pourtant, la description de poste mérite toute votre attention même une fois rédigée pour refléter aussi précisément que possible les exigences du poste.
Qu’est-ce qu’une description de poste ? Pourquoi les descriptions de poste nécessitent-elles des mises à jour régulières ? Quels sont les véritables enjeux ? Quels sont les bénéfices concrets d’avoir des descriptions de poste à jour ?
Enfin, comment mettre à jour efficacement ces dernières ? Toutes les réponses détaillées vous attendent dans cet article.
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Table des matières
Qu’est-ce qu’une description de poste ?
Eléments de définition
La description de poste est un document qui répertorie les tâches, le niveau de responsabilités mais aussi les compétences et qualifications requises pour occuper un poste au sein de l’entreprise.
L’objectif de la fiche de poste
La fiche de poste a pour vocation de clarifier les attentes d’une entreprise vis-à-vis du titulaire d’un poste de travail.
Cela permet de faciliter la sélection des candidats et leur intégration réussie au sein d’une équipe de travail.
💡 A terme, la description de poste est le support idéal pour déterminer les critères d’évaluation des performances lors de l’entretien professionnel ou bien lors de l’évaluation annuelle.
Le contenu de la description de poste
Il n’existe pas d’obligation légale régissant le contenu de la description de poste. En règle générale, on y trouve les éléments suivants :
- Les conditions de travail ;
- Les horaires ;
- Les avantages sociaux ;
- Les relations hiérarchiques ;
- Le niveau ou le type de diplôme requis ;
- Enfin, les indicateurs de performances.
3 enjeux derrière la mise à jour régulière de vos descriptions de poste
La mise à jour régulière des descriptions est guidée par trois enjeux principaux :
- Refléter les changements dans les exigences de l’emploi ;
- Etre clair et transparent sur les attentes de l’entreprise et des salariés ;
- Améliorer la performance et la satisfaction au travail.
Refléter les changements dans les exigences de l’emploi
Le contexte économique et organisationnel ainsi que les évolutions technologiques impactent certains postes.
La description de ces derniers doit permettre de refléter ces changements et servir d’outil pour mieux piloter l’action des RH.
Ainsi, l’entreprise en mettant à jour ses fiches de poste s’assure que les changements ou évolutions de tâches et responsabilités sont alignés sur les exigences actuelles de secteur et du marché.
Etre clair et transparent sur les attentes de l’entreprise et des salariés
Qu’il s’agisse des salariés comme des entreprises, chacun doit pouvoir comprendre les tenants et les aboutissants de son poste de travail.
Pour le salarié, la description de poste doit lui permettre de prendre ses responsabilités et de savoir précisément ce qui est attendu de lui.
Enfin, pour l’entreprise il s’agit de s’assurer que la communication soit efficace mais aussi transparente pour gagner en fluidité.
Améliorer la performance et la satisfaction au travail
En sachant avec plus de précision quelles sont les attentes vis-à-vis du poste de travail, le salarié et son manager peuvent se mettre plus facilement d’accord sur les objectifs de performance.
Ainsi, chacun peut se projeter, mieux comprendre son rôle et ses responsabilités.
La satisfaction au travail, la performance globale et de manière générale la qualité de vie au travail s’en trouvent améliorées.
Les bénéfices concrets pour l’entreprise et le salarié à avoir des descriptions de poste à jour
Du côté de l’entreprise
La mise à jour régulière de ses descriptions de poste permet de :
- Avoir des salariés plus engagés car ils ont une définition claire de leurs rôles et responsabilités ;
- Recruter de façon plus fluide. En se basant sur la fiche de poste, l’entreprise a une base fiable pour évaluer les compétences et qualifications des candidats ;
- Évaluer plus simplement les performances des salariés en poste ;
- Être mieux préparé au départ d’un salarié ;
- De garder une cohérence dans la répartition des compétences métiers et transversales, ou soft-skills, au sein des différents pôles de l’entreprise.
Du côté du salarié
Des descriptions de poste actualisées permettent au salarié de :
- Comprendre les attendus de son poste tout en ayant une vision d’ensemble de celui-ci ;
- Progresser dans sa carrière en ayant une meilleure compréhension des opportunités de développement professionnel qui se présentent à lui ;
- Mieux négocier sa rémunération grâce à une meilleure information sur la composition de celle-ci et les avantages associés à leur poste de travail
3 bonnes pratiques à adopter pour réussir la mise à jour régulière de ces descriptions de poste
La mise à jour de ses descriptions implique de suivre trois pratiques indispensables :
- Veiller à l’implication de tous dans le processus de mise à jour ;
- S’assurer de la pertinence des descriptions de poste ;
- Établir un calendrier prévisionnel du processus de révision.
Veiller à l’implication de tous dans le processus de mise à jour
On aurait tendance à l’oublier mais les salariés sont souvent les mieux placés pour fournir des indications précieuses sur leur poste de travail.
En effet, ils ont une compréhension fine et pratique des responsabilités et tâches liées à leur travail.
En outre, l’implication de tous dans le processus de mise à jour permet d’enclencher une communication profitable à tous.
L’entreprise apparaît comme plus transparente et soucieuse du bien-être au travail de ses collaborateurs.
S’assurer de la pertinence des descriptions de poste en les évaluant
La fiche de poste n’est pas un document figé. Elle est amenée à évoluer régulièrement en fonction des remontées du terrain.
Pour bien cerner les compétences requises pour un poste de travail, il faudra donc évaluer régulièrement ces compétences afin de mettre à jour efficacement les descriptions de poste.
Qu’il s’agisse des salariés comme du management, chaque partie aura ainsi les cartes en main pour réussir dans ses fonctions ou bien atteindre les objectifs de l’entreprise.
Établir un calendrier prévisionnel du processus de révision
L’adage dit “ce qui n’est pas planifié n’existe pas”. En d’autres termes, la mise à jour de la description de poste devra être inscrite sur le calendrier de vos différentes actions RH.
À titre indicatif, une révision de ses fiches de poste tous les six mois voire tous les ans apparaît comme la meilleure solution.
Par ailleurs, en cas de réorganisation de l’entreprise, de rachat ou de transfert de celle-ci, il peut être pertinent de remettre à jour les descriptions de poste de chacun pour gagner en clarté et mieux saisir le rôle de chacun, voire éviter les doublons.
Ce qu’il faut retenir
La description de poste est un outil précieux pour optimiser sa gestion RH. Elle permet de clarifier les attentes vis-à-vis de son salarié en poste mais aussi envers les nouvelles recrues.
C’est également un support très pertinent pour échanger lors de l’entretien annuel.
Par conséquent, sa mise à jour régulière doit refléter les changements dans les exigences de l’emploi afin d’être clair et transparent sur les attentes de l’entreprise.
En outre, en s’appropriant la description de leur poste de travail, les collaborateurs peuvent plus facilement améliorer leur performance tout en étant plus satisfaits et engagés.
En bref, vous n’avez plus aucune raison de procrastiner sur la mise à jour de vos descriptions de poste !
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