Gérer les dépenses des salariés sans logiciel de notes de frais peut très vite devenir un calvaire pour la comptabilité d’une entreprise et ce, quelle que soit sa taille.
Notes de frais en grand nombre, tickets perdus, calculs imprécis, remboursements retardés : autant de problèmes qui peuvent ralentir l’activité, freiner les process et par la même occasion, frustrer vos équipes. Avec l’outil adéquat, tous ces désagréments peuvent être évités.
Dans cet article, nous vous présentons les 8 meilleurs logiciels de notes de frais, ainsi que des conseils pour choisir la solution qui vous convient.
Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais
Un logiciel de notes de frais est un outil numérique permettant aux entreprises de gérer efficacement les dépenses professionnelles engagées par leurs collaborateurs.
Cet outil est redoutablement efficace pour automatiser et simplifier les processus liés aux notes de frais, de la vérification au remboursement.
C’est une solution idéale pour remplacer les tableaux Excel et/ou les justificatifs papier. Avec un logiciel de gestion de notes de frais, la traçabilité est améliorée et il est plus simple de gérer les dépenses professionnelles des employés, tout en évitant les erreurs.
Top 8 des meilleurs logiciels de notes de frais
Les structures ont à leur disposition de nombreux outils pour optimiser la gestion des coûts engagés par leurs salariés. Voici les 8 meilleurs logiciels de notes de frais.
Factorial
Factorial n’est pas qu’un simple outil pour gérer les frais professionnels, c’est surtout une solution RH complète qui séduit de nombreuses PME grâce à son approche tout-en-un.
Avec son module de gestion des notes de frais, ce SIRH permet aux collaborateurs de scanner et de soumettre leurs justificatifs en quelques secondes, au sein d’une seule et même plateforme.
Automatisation, suivi des remboursements, archivage, homologation URSSAF, conformité RGPD avec sécurisation des données… Son interface intuitive et ses nombreuses fonctionnalités RH conviennent à toutes les entreprises et en font l’un des meilleurs logiciels de notes de frais du marché.
Spendesk
Spendesk est une véritable plateforme de pilotage des dépenses professionnelles. Elle permet aux entreprises de gérer en un seul endroit les cartes bancaires virtuelles et physiques, les paiements fournisseurs ainsi que les autorisations et versements des remboursements des frais.
La solution propose également une automatisation poussée de la saisie comptable, réduisant la charge de travail des équipes finance.
Très performant, Spendesk peut toutefois représenter un investissement important pour les petites structures avec peu de dépenses.
Jenji
Jenji se distingue sur le marché par sa technologie basée sur l’intelligence artificielle. Ce logiciel permet d’automatiser l’analyse, la classification et la gestion des frais professionnels avec une grande précision et en temps réel.
Il offre une visibilité avancée sur les dépenses de l’entreprise, permettant aux dirigeants d’identifier des leviers d’optimisation budgétaire et de mettre en place une politique budgétaire claire.
Jenji revendique également une approche écologique et éco-responsable. Cependant, l’interface, bien que complète, demande une phase d’adaptation pour les utilisateurs peu habitués aux outils de gestion avancés.
N2F
N2F est un éditeur français de logiciel de notes de frais, utilisé par près de 800 000 personnes en Europe.
Cette solution connectée facilite une gestion 100 % dématérialisée des dépenses grâce à une application mobile intuitive, un scan intelligent limitant les saisies manuelles, et un archivage sécurisé des justificatifs.
N2F propose aussi des reportings précis et vous assure la conformité. Adapté à toutes les tailles d’entreprises, il permet aussi la création de notes de frais hors connexion.
ONexpense
Autre candidat sérieux à notre liste des meilleurs logiciels de notes de frais : ONexpense.
Cette solution simple et sécurisée pour digitaliser la gestion des notes de frais offre un gain de temps considérable dans le traitement et le remboursement des dépenses professionnelles.
La promesse de ONexpense : diviser par 3 le temps passé sur la gestion de notes de frais. Avec sa technologie de reconnaissance optique et l’IA, les justificatifs sont automatiquement lus et classés, réduisant ainsi les erreurs de saisie.
Mooncard
Mooncard propose une approche innovante en couplant une carte bancaire professionnelle à un logiciel de gestion automatisée des dépenses.
Chaque dépense réalisée avec la carte est automatiquement enregistrée, catégorisée, et intégrée dans le logiciel comptable, réduisant ainsi à zéro la saisie manuelle et les erreurs.
L’outil garantit un archivage fiscal conforme à la législation française et offre des fonctionnalités avancées de contrôle et de reporting. Cependant, pour des structures avec peu de transactions ou un faible volume de dépenses, c’est un logiciel qui peut entraîner un trop gros investissement.
Izyfrais
Izyfrais est un outil de gestion des notes de frais en ligne pensé pour les petites structures et les entrepreneurs à la recherche d’un service simple et économique.
Il permet de gérer simplement les remboursements de frais, de scanner les justificatifs, de suivre les montants engagés mais également d’éditer des exports comptables.
Si Izyfrais fait partie des meilleurs logiciels de notes de frais, c’est parce qu’il, comme son nom l’indique, facilite la gestion des dépenses au quotidien. Cette simplicité pourrait refroidir les grandes organisations à la recherche d’une solution plus complète.
Expensya
Expensya facilite la gestion des notes de frais tout en éliminant les contraintes et les erreurs. L’objectif est de rendre la vie plus simple aux équipes financières et aux différents collaborateurs.
La solution automatise la saisie des frais, permet de configurer des circuits de validation personnalisés, offre des tableaux de bord interactifs et paramètre les remboursements forfaitaires.
Expensya permet aussi de commander des cartes de paiement physiques ou virtuelles, évitant aux salariés l’avance de frais professionnels.
Pourquoi utiliser un logiciel de notes de frais ?
Si certaines entreprises font encore le choix de ne pas utiliser de logiciel de notes de frais, c’est plus souvent par manque de connaissances des nombreux bénéfices que peuvent apporter ce type de solution.
Un logiciel de notes de frais offre notamment :
- Gain de temps : Fini les tableaux manuels et les relances interminables, l’automatisation des tâches et l’enregistrement facile des notes de frais permet un gain de temps considérable en termes de gestion ;
- Réduction des erreurs : Les justificatifs sont automatiquement associés aux dépenses, évitant ainsi les erreurs de saisie, de calcul et de remboursement ;
- Visibilité accrue : Grâce au suivi en temps réel des dépenses par service ou collaborateur, une traçabilité est mise en place permettant un aperçu des frais engagés en temps réel et sur de longues périodes ;
- Conformité : Les logiciels de notes de frais permettent aux structures d’être en conformité avec la loi et les exigences du RGPD ;
- Mobilité : Il n’est plus nécessaire de fournir les preuves physiques de dépenses. Avec la dématérialisation des notes de frais, les collaborateurs peuvent saisir leurs frais où qu’ils soient et les enregistrer directement dans le logiciel ;
- Amélioration de l’expérience collaborateur : Ce type d’outil accélère la digitalisation de l’entreprise et améliore considérablement l’expérience collaborateur, facilitant ainsi leur quotidien dans l’application des process.
Comment bien choisir un logiciel de notes de frais ?
Les meilleurs logiciels de notes de frais du marché se targuent tous d’être la solution idéale. Cependant, choisir le bon outil, c’est avant tout opter pour celui qui sera le plus adapté à vos besoins.
Contrairement aux idées reçues et autres fables, un logiciel de notes de frais n’est pas nécessairement hors de prix. Certes, certaines solutions sont plus chères que d’autres mais beaucoup d’entre elles, comme celle de Factorial, proposent des tarifs sur-mesure.
Bien évidemment, la taille de votre entreprise et vos besoins réels guideront votre choix du bon logiciel. Mais il faudra aussi être attentif aux fonctionnalités de chaque plateforme.
Aussi, pensez à la facilité d’utilisation de l’outil retenu. Il doit être intuitif, simple à prendre en main et ergonomique.
Opter pour le meilleur logiciel de notes de frais, c’est trouver le software qui permettra à votre structure d’améliorer la gestion des dépenses de vos collaborateurs, au quotidien.
FAQ – Logiciel de notes de frais
Pourquoi changer de logiciel de notes de frais ?
Changer de logiciel peut s’imposer si votre solution actuelle est trop complexe, trop chère ou ne répond plus à vos besoins en termes d’intégration, d’ergonomie ou de reporting.
Peut-on essayer gratuitement un logiciel de gestion de notes de frais ?
Oui, la plupart des logiciels de notes de frais proposent une période d’essai gratuite, généralement de 7 à 30 jours.
Cela permet de tester les fonctionnalités clés avant de s’engager.
Pourquoi digitaliser les notes de frais avec un logiciel ?
La digitalisation permet d’automatiser les processus, d’éviter les pertes de justificatifs, de réduire les délais de traitement et de mieux contrôler les dépenses.
Qui plus est, cela offre la possibilité de réduire l’empreinte écologique des entreprises.
Peut-on gérer les indemnités kilométriques dans un logiciel de notes de frais ?
Oui, la plupart des logiciels intègrent le calcul automatique des indemnités kilométriques.
Un logiciel de notes de frais peut-il s’intégrer à mon logiciel de comptabilité ?
Absolument. La majorité des applications peuvent fonctionner avec d’autres. Le mieux est d’opter pour un logiciel tout-en-un comme celui de Factorial pour gérer votre comptabilité, vos notes de frais, mais également tous vos processus RH.
