Entre remboursements d’indemnités et déclarations fiscales, les frais kilométriques soulèvent chaque année les mêmes questions : comment les justifier en cas de contrôle ? Quels documents faut-il conserver ? Et comment s’assurer que les montants déclarés par les salarié(e)s respectent bien le barème fiscal en vigueur ?
Que vous utilisiez un SIRH, un tableau Excel ou une note de frais papier, une chose est sûre : une mauvaise gestion des frais kilométriques peut entraîner des redressements, voire des sanctions. Voici comment justifier les frais kilométriques aux impôts, côté employeur comme côté salarié, avec des exemples concrets et des conseils pour sécuriser votre process.
Frais kilométriques : dans quels cas peut-on les déduire ?
La déduction des frais kilométriques repose sur cette règle simple : les frais engagés pour l’usage d’un véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle peuvent, sous conditions, être pris en compte pour réduire le revenu imposable. C’est ce qu’on appelle l’option pour les frais réels déductibles.
Qu’entend-on par « frais kilométriques » ?
Les frais kilométriques couvrent l’ensemble des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles : carburant, entretien, assurance, dépréciation, pneumatiques, etc. Ces frais ne sont pas déclarés poste par poste, mais via l’application d’un barème kilométrique officiel publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème varie selon :
- le type de véhicule (voiture, deux-roues, etc.) ;
- la puissance administrative (chevaux fiscaux) ;
- la distance parcourue à titre professionnel.
Ces frais sont considérés comme des frais professionnels déductibles au sens de l’article 83, 3° du Code général des impôts (CGI).
Dans quels cas un(e) salarié(e) peut-il les déduire ?
Pour qu’un(e) salarié(e) puisse déduire ses frais kilométriques de ses revenus imposables, deux conditions doivent être réunies :
- Avoir opté pour la déduction des frais réels lors de la déclaration annuelle de revenus (en cochant la case dédiée) ;
- Utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, non remboursés intégralement par l’employeur.
Sont notamment concernés :
- Les trajets entre le domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 km aller simple (sauf justification particulière, comme une contrainte familiale ou un emploi spécifique, art. 83, 3° du CGI) ;
- Les déplacements professionnels ponctuels : rendez-vous clients, visites de sites, formations, missions temporaires…
- Les salarié(e)s en télétravail contraints à des déplacements spécifiques dans l’intérêt de l’entreprise.
Comment calculer et déclarer ses frais kilométriques aux impôts ?
L’application du barème kilométrique , publié annuellement par l’administration fiscale, permet d’évaluer forfaitairement les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Il tient compte de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.
Barème kilométrique 2025
Le barème kilométrique applicable pour l’imposition des revenus de l’année 2024 (déclaration 2025) reste identique à celui de l’année précédente.
Voici les taux applicables pour les voitures thermiques :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Pour les véhicules électriques, une majoration de 20 % s’applique sur les montants calculés selon ce barème.
Calcul des frais kilométriques
Le calcul s’effectue en multipliant la distance parcourue à titre professionnel (en kilomètres) par le taux correspondant à la puissance fiscale du véhicule et à la tranche de distance parcourue.
Exemple : Un(e) salarié(e) utilise une voiture de 5 CV pour parcourir 6 000 km à des fins professionnelles en 2024. Le calcul est le suivant :
6 000 km × 0,357 = 2 142 €
2 142 € + 1 395 € = 3 537 €
Le montant des frais kilométriques déductibles est donc de 3 537 €.
Déclaration des frais kilométriques
Pour déclarer ces frais, le(la) salarié(e) doit opter pour la déduction des frais réels dans sa déclaration de revenus (formulaire 2042).
Ensuite, il doit indiquer le montant total des frais professionnels engagés, y compris les frais kilométriques calculés selon le barème. Il n’est pas nécessaire de joindre les justificatifs à la déclaration, mais il est impératif de les conserver, car l’administration fiscale peut les réclamer en cas de contrôle.
Il peut aussi être intéressant d’utiliser le simulateur officiel des frais kilométriques disponible sur le site impots.gouv.fr pour faciliter le calcul et la déclaration des frais réels.
Quels justificatifs fournir pour les frais kilométriques ?
L’administration fiscale n’exige pas la transmission des justificatifs au moment de la déclaration, mais impose leur conservation en cas de contrôle. L’article L. 13 du Livre des procédures fiscales autorise en effet l’administration à demander tout document utile pour vérifier l’exactitude des frais professionnels déduits.
Dès lors, que vous soyez employeur ou salarié, la prudence impose de constituer un dossier solide. Les justificatifs à conserver incluent :
- La carte grise du véhicule (pour justifier de la puissance fiscale) ;
- Un relevé détaillé des trajets effectués (dates, distances, motifs professionnels) ;
- Les attestations de l’employeur, le cas échéant.
Côté salarié : les preuves à produire en cas de contrôle
Le(la) salarié(e) qui déduit ses frais kilométriques au titre des frais réels doit être en mesure de justifier :
- L’identité du véhicule utilisé : la carte grise permet d’attester la possession (ou l’usage) d’un véhicule personnel et d’en vérifier la puissance fiscale, déterminante pour l’application du barème ;
- Le caractère professionnel des trajets : une liste détaillée des dates, trajets, distances, accompagnée si possible des motifs de déplacement (missions, réunions, sites clients, etc.) ;
- Le nombre de jours travaillés : une attestation de l’employeur, un planning validé ou des fiches de paie peuvent permettre de justifier la fréquence des déplacements domicile-travail ;
- L’absence de remboursement intégral par l’employeur : le cas échéant, les notes de frais ou bulletins de paie doivent permettre de démontrer que le salarié ne cumule pas déduction fiscale et remboursement pour les mêmes trajets.
En cas de contrôle, l’administration vérifie principalement :
- la cohérence globale entre les distances déclarées ;
- le nombre de jours travaillés ;
- et les déplacements réellement effectués.
Côté employeur : un rôle de vigilance et de traçabilité
Si la déclaration des frais kilométriques reste une démarche individuelle, l’entreprise engage également sa responsabilité lorsqu’elle procède à un remboursement d’indemnités kilométriques. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, elle doit pouvoir justifier :
- La nécessité professionnelle du déplacement ;
- Le véhicule personnel utilisé par le salarié ;
- Le mode de calcul des indemnités (application du barème fiscal ou autre barème, par exemple, celui de l’entreprise) ;
- La non-suralimentation du remboursement : le montant versé ne doit pas dépasser les plafonds admis par l’administration, sans quoi l’excédent peut être requalifié en avantage en nature.
Le recours à un outil de gestion des notes de frais ou à un SIRH peut sécuriser ce processus :
- en standardisant les données saisies (trajets, distances, véhicules) ;
- en facilitant les contrôles internes ;
- et en assurant une traçabilité complète des remboursements effectués.
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Une justification rigoureuse des frais kilométriques suppose la combinaison de trois éléments :
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Conclusion
Déduire ou rembourser des frais kilométriques n’est pas une tâche simple, mais surtout cela ne s’improvise pas. D’ailleurs, pour rester en conformité, il ne suffit pas de connaître le barème fiscal : encore faut-il être capable de justifier précisément chaque trajet. En structurant votre process, côté salarié comme côté employeur, vous sécurisez vos déclarations, limitez les risques de redressement et gagnez un temps précieux. Et si vous souhaitez aller plus loin, la meilleure solution, c’est un logiciel RH tout-en-un qui simplifie vraiment la gestion de votre entreprise. D’ailleurs, on nous souffle dans l’oreillette que Factorial coche toutes les cases !
FAQ – Frais kilométriques et déclaration d’impôt
Quelles sont les conditions pour déduire les frais kilométriques aux impôts ?
Pour bénéficier de la déduction, le(la) salarié(e) doit :
- Utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels non remboursés ;
- Opter pour les frais réels dans sa déclaration d’impôt ;
- Justifier ses trajets (nombre de kilomètres, fréquence, destination) en cas de contrôle fiscal.
Quels justificatifs faut-il conserver pour les frais kilométriques ?
L’administration peut demander à voir :
- La carte grise du véhicule (pour vérifier la puissance fiscale) ;
- Un tableau récapitulatif des trajets (dates, distances, motifs professionnels) ;
- Une attestation de l’employeur ou les fiches de paie (pour les jours travaillés) ;
- Les notes de frais, si des remboursements partiels ont été versés.
Peut-on déclarer les frais kilométriques sans justificatif ?
Non. Même si les justificatifs ne sont pas à transmettre au moment de la déclaration, ils doivent être conservés pendant 3 ans minimum. En cas de contrôle, l’administration exigera des preuves précises pour valider la déduction.
Comment fonctionne le barème kilométrique ?
Le barème kilométrique, publié chaque année par l’administration, permet d’évaluer forfaitairement les frais selon :
- Le nombre de kilomètres parcourus ;
- La puissance fiscale du véhicule ;
- Le type de véhicule (voiture, deux-roues, électrique…).
Le trajet domicile-travail est-il déductible ?
Oui, dans la limite de 80 km aller simple (soit 160 km aller-retour), sauf situation exceptionnelle justifiée (emploi spécifique, contrainte familiale, etc.). Seuls les jours effectivement travaillés sont pris en compte.
