Vos salarié-e-s sont mobiles et se déplacent parfois sur de grandes distances, ce qui fait qu’ils ou elles ne peuvent pas regagner leur domicile lors d’un chantier ou entre deux rendez-vous clients, voire pour la réalisation d’une mission longue durée sur un autre site de l’entreprise ? Vous pouvez les indemniser à travers l’indemnité grand déplacement.
Mais de quoi parle-t-on, au juste ? Quelles sont les conditions et les modalités de l’indemnité de grand déplacement ? On vous explique tout.
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Table des matières
La définition d’un grand déplacement
Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un ou une salarié-e de regagner chaque jour son domicile du fait de ses conditions de travail.
Pour cela, deux conditions doivent être réunies :
- la distance lieu de résidence / lieu de travail doit être supérieure ou égale à 50 km (trajet aller ou retour) ;
- les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller ou retour).
Dans ce cadre, la prime de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement effectuées par le ou la collaborateur-rice dans le cadre de son voyage d’affaires ou de son déplacement sur un chantier.
Comment calculer les indemnités de grand déplacement ?
Il existe plusieurs manières de rembourser le ou la collaborateur-rice des frais engagés lors d’un grand déplacement. Le remboursement au réel, les indemnités kilométriques et le remboursement forfaitaire sur la base du barème Urssaf. Voici comment calculer les indemnités de grand déplacement selon ces trois méthodes.
Rembourser le ou la salarié-e au réel
Une première méthode de calcul de l’indemnité grand déplacement s’appuie sur le remboursement des frais réellement engagés par le ou la collaborateur-rice. Le ou la salarié-e présente à son employeur des justificatifs conformes et valides des frais engagés et l’employeur rembourse ces dépenses au salarié-e.
Opter pour l’indemnité kilométrique
Concernant les frais de transport, le ou la salarié-e peut être remboursé des dépenses engagées lorsqu’il fait usage de son véhicule personnel.
Le calcul des frais de déplacement devra prendre en compte les frais de carburant, les frais d’assurance et les frais d’entretien du véhicule. Notre article sur le calcul des notes de frais kilométriques vous donne les barèmes actuels.
Si le salarié utilise un transport en commun, les frais seront remboursés au réel sur présentation par l’employé-e d’une note de frais accompagnée des justificatifs de paiement.
Choisir le remboursement forfaitaire
Si les frais occasionnés par un grand déplacement ne sont pas remboursés au réel, le collaborateur ou la collaboratrice bénéficie d’un remboursement sur la base d’allocations forfaitaires : l’indemnité de grand déplacement. Le calcul de cette indemnité se fonde sur les barèmes de l’Urssaf qui varient selon que le déplacement s’effectue en métropole, en outre-mer ou à l’étranger. L’employeur est autorisé à déduire totalement de l’assiette des cotisations sociales, sans production de justificatif pour les trois premiers mois de déplacement, les montants fixés par ce barème.
Le barème de l’indemnité grand déplacement
En métropole
Les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires liées aux grands déplacements en France métropolitaine sont fixées par la documentation fiscale BOI-BAREME-000035.
Le montant des indemnités de grand déplacement varie selon que le déplacement s’effectue à Paris et « petite couronne » (départements 92, 93 et 94) ou bien dans les autres départements métropolitains.
Les montants sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continue ou discontinue. Au-delà, ces montants subissent un abattement.
| Repas | Logement et petit déjeuner | ||
| Paris et petite couronne | Autres départements | ||
| Pour les 3 premiers mois | 20,70 € | 74,30 € | 55,10 € |
| Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois | 17,60 € | 63,20 € | 46,80 € |
| Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois | 14,50 € | 52,00 € | 38,60 € |
En outre-mer
En outre-mer, les montants de l’indemnité grand déplacement varient selon le département concerné.
| Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélémy, Saint-Martin | |
| Hébergement | 120 € |
| Repas | 20 € |
| Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française | |
| Hébergement | 120 € |
| Repas | 24 € |
Bon à savoir : au-delà de 3 mois, un abattement forfaitaire de 15 % est applicable sur ces montants. Il est de 30 % au-delà de 24 mois.
A l’étranger
Les indemnités de grand déplacement pour des salariés en déplacement professionnel à l’étranger sont identiques à celles prévues pour le groupe I des personnels civils de l’État envoyés en mission temporaire à l’étranger. Pour retrouver les barèmes qui s’appliquent par pays, vous pouvez consulter le portail des ministères économiques et financiers.
Quelles spécificités pour la prime de grand déplacement en week-end ?
Si des indemnités de grand déplacement sont versées pour le week-end, l’employeur doit démontrer que les salarié-e-s se trouvent empêchés par l’éloignement du lieu de mission de regagner leur domicile le vendredi (Cass. 2e civ. 16-3-2004 n° 02-30.402). Attention, car à défaut, les sommes peuvent être réintégrées par l’URSSAF dans l’assiette des cotisations.
Comme faire des primes de grand déplacement un levier d’attractivité RH ?
Etant donné que le paiement des primes de déplacement n’est pas obligatoire, il constitue un véritable avantage social pour l’employé-e. Négocié lors de l’embauche ou proposé comme un avantage à l’ensemble des salarié-e-s, la mise en place d’une indemnité grand déplacement incitera vos employé-es à être plus mobiles et accepter plus volontiers les voyages d’affaires, les déplacements sur chantiers, ou les missions longues en dehors du site habituel de l’entreprise. Elle peut être comptabilisée dans le package salarial des salarié-e-s itinérant-e-s, tels que les commerciaux, et jouer un véritable rôle sur l’attractivité de l’entreprise.
En conclusion, l’indemnité de grand déplacement s’avère être un dispositif avantageux tant pour les salarié-e-s que pour l’employeur. En couvrant efficacement les dépenses supplémentaires liées aux déplacements professionnels, cette prime renforce l’attractivité de l’entreprise et encourage la mobilité des collaborateur-trices.
Bien que non obligatoire, sa mise en œuvre, adaptée aux spécificités de chaque mission et conforme aux barèmes en vigueur, témoigne d’une attention particulière portée au bien-être des salarié-e-s en déplacement. Cet avantage social, lorsqu’il est bien négocié et communiqué, peut se transformer en un outil stratégique de gestion des ressources humaines, en améliorant la satisfaction et la fidélité des employé-e-s, tout en soutenant les objectifs opérationnels de l’entreprise. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter également notre guide pour bien gérer les voyages d’affaires !
