La gestion administrative du personnel est un domaine important et particulièrement vaste. Pour mener à bien toutes les opérations qui s’y réfèrent, il faudra avoir et maîtriser les bons outils.
Table des matières
Qu’est-ce que la gestion du personnel ?
Il s’agit d’un poste assez complexe et qui regroupe plusieurs fonctions, indispensables à la vie d’une entreprise.
La gestion administrative du personnel couvre divers aspects :
- La gestion des absences (arrêt maladie, congés, RTT…)
- Le contrôle et le suivi de la législation comme le Code du travail, les réglementations en vigueur, la convention collective…
- La mise en place de contrats pour les nouveaux employés et la gestion de ceux en fin de contrat
- Les calculs et les analyses des coûts dus à la maladie ou à l’absentéisme
- La mise en place d’une vision stratégique
- Le suivi des formations
- La gestion des cotisations
- Le calcul et la gestion des salaires
Cette gestion requiert un suivi constant des éventuelles évolutions qui peuvent avoir un impact sur le quotidien de l’entreprise, comme un changement de politique interne ou la réforme d’une loi de travail, par exemple.
Pouvoir mener à bien toutes les tâches requises pour ce poste nécessite une maîtrise parfaite des ressources humaines, mais aussi de la législation qui régit l’entreprise et sa politique interne.
C’est une fonction très riche qui ne peut être occupée que par des experts qui ont été formés sur le plan technique et qui possèdent des compétences particulières.
Face aux grands nombres de détails administratifs et à la charge de travail assez conséquente dans l’univers de la gestion administrative du personnel, il est primordial de s’armer d’outils performants et fiables pour faciliter le travail et mieux s’organiser.
Quelle est l’importance de la gestion administrative du personnel ?
La gestion administrative du personnel affiche une importance manifeste aussi bien pour le salarié que pour l’employeur.
Elle permet à l’employeur de suivre les bonnes pistes pour atteindre ses objectifs en suivant et en respectant à la lettre les textes de droit qui régissent les relations de travail.
D’un autre côté, elle crée de bonnes conditions de productivité pour l’employé.
Grâce à elle, le contrat qui a été signé entre les deux parties pourra être respecté ligne par ligne.
Une parfaite gestion permet d’avoir de meilleurs résultats, car la mise en place des différents paramètres indispensables à la satisfaction de chacun est rendue plus facile, tout comme leur contrôle.
L’exactitude de toutes les données saisies par la branche de gestion administrative de personnel doit être exemplaire pour éviter des conséquences désastreuses au sein de l’entreprise.
Parmi les erreurs à éviter pour ce poste, on citera, notamment, les erreurs de calcul ainsi que les erreurs de saisie sur les rémunérations ou sur les bulletins de salaire.
C’est un travail qui nécessite énormément de temps et d’attention, c’est la raison pour laquelle tous les processus administratifs ont été digitalisés.
Quels sont les enjeux de la gestion du personnel ?
Des enjeux légaux
En tant que RH, vous devez garantir la conformité de votre entreprise au droit du travail. Respecter vos obligations (conditions de travail, horaires…), vous évite des sanctions pouvant vous coûter très chères.
Des organismes comme l’URSSAF rappelle d’ailleurs à l’ordre quand nécessaire sur les plans administratif, juridique et fiscal.
Vous devez être au fait des évolutions légales comme des nouvelles politiques internes et la convention collective.
Des enjeux économiques
Cela passe par l’optimisation des coûts de l’entreprise. La masse salariale est l’un des indicateurs clés importants à mesurer pour les TPE et PME pusiqu’il s’agit de leur coût principal.
Le responsable de l’administration du personnel doit notamment gérer les analyses fiscales (coût de l’absentéisme, de la maladie, du travail…)
Des enjeux sociétaux
De bonnes relations sociales au sein de l’entreprise permet de maintenir sa stabilité et ses performances.
Les processus d’embauche, de formation, de promotion et de rémunération sont au coeur des enjeux sociétaux pour motiver les employés, répondre à leurs attentes et favoriser leur montée en compétences.
Vous devez vous assurer qu’il y ait de bonnes conditions de travail.
Et développer votre marque employeur prend tout son sens pour maintenir et attirer vos talents.
Quelles sont les missions de la gestion du personnel ?
Dès l’embauche des premiers salariés, la gestion administrative du personnel est indispensable pour assurer le succès de l’organisation.
Si vous gérez bien vos employés, vous aurez un meilleur impact sur leur performance.
La gestion du personnel peut être divisée en 3 grandes missions.
1. Gestion stratégique
Ici, rentrent en compte les besoins en personnel à court et long terme en considérant :
- Votre politique de recrutement,
- le taux de rotation,
- les niveaux de satisfaction de vos employés.
2. Gestion tactique
Elle concerne développement et la planification de toutes les ressources en personnel de votre structure :
- Planification des effectifs et temps de travail
- Mise à jour d’un plan de sélection et de formation du personnel
- Structuration fonctionnelles (conditions d’emploi, système de rémunération…) et techniques (outils RH)
3. Gestion opérationnelle
Il s’agit des fonctions support ou des processus liés à l’arrivée de collaborateurs comme :
- Création et mise à jour des dossiers du personnel
- Formation
- Évaluation des performances et entretiens d’évaluation
- régimes de maladie et de congés
- traitement des salaires…
Quelle est la différence avec la gestion RH ?
Dans le langage courant, on confond souvent la gestion administrative du personnel avec la GRH ou gestion des ressources humaines. Il s’agit de deux notions bien distinctes qui renvoient à des champs d’action différents.
La gestion administrative concerne la gestion courante du personnel, basée sur un corpus juridique. Elle concerne donc l’ensemble des tâches administratives nécessaires à la GRH.
Parmi ces tâches, il y a le lancement, le traitement ainsi que la formalisation du recrutement.
Le traitement et le suivi des mouvements du personnel (permission, congé, retard…), le paiement des salaires, la rupture de contrat ainsi que l’application du règlement intérieur et des lois en vigueur font également partie des missions dans ce domaine.
La gestion des ressources humaines, quant à elle, concerne la mise en œuvre de différentes méthodes, plus « relationnelles », permettant de favoriser la communication et l’écoute, sans oublier la prise en compte des aspirations du personnel.
Cela concerne également l’application des stratégies de GRH comme la politique de recrutement, la politique de motivation, la politique de formation ou encore la politique salariale.
Améliorer le bien-être des salariés et la productivité de l’entreprise fait donc partie des objectifs principaux de ce processus.
On peut alors affirmer que l’administration du personnel est un moyen qui participe à la bonne gestion des ressources humaines.
Que dit la législation en terme de gestion du personnel ?
En tant que professionnel RH, vous avez des obligations légales. Ne pas les respecter, ce serait faire face à :
- Des sanctions financières
- Une mauvaise réputation et une image de marque dévalorisée
- Des salariés moins impliqués et en baisse de productivité.
Faites une veille sociale permanente pour être au fait des modifications légales et réglementaires.
Quels sont les outils de la gestion administrative du personnel ?
Une approche logistique et une approche humaine sont les bases d’une bonne gestion administrative du personnel. D’où l’intérêt d’adopter un outil parfaitement adapté au fonctionnement d’une entreprise.
Pour les personnes travaillant dans le domaine de l’administration du personnel, réaliser manuellement les tâches mentionnées précédemment constitue un lourd travail.
Tenir la gestion administrative du personnel à l’aide d’un tableur comme Excel est possible. Toutefois, cela demande beaucoup de temps, d’énergie et de patience.
Aujourd’hui, il existe plusieurs outils modulables et plus performants pour optimiser les tâches dans ce service. Plusieurs logiciels de gestion administrative du personnel sont à votre disposition.
Pour ne pas risquer de ralentir ou d’entraver l’évolution de votre entreprise, ces logiciels doivent pouvoir se développer au même rythme que celle-ci.
Ils doivent donc offrir à leurs utilisateurs des fonctionnalités souples et simples à la fois.
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion du personnel ?
Les missions du gestionnaire du personnel requiert du temps.
En les automatisant grâce à la mise en place d’un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines), vous digitalisez et dématérialisez tous vos documents dès le début de la relation contractuelle avec votre collaborateur (contrat de travail, promesse d’embauche, DPAE).
Il permet notamment :
- Gain de temps
- Augmentation de la productivité
- Accès simplifié aux informations n’importe où et n’importe quand
- Visibilité et transparence pour tous les acteurs de l’entreprise
- Collaboration avec les employés facilitée
- Autonomie du personnel (les employés peuvent gérer leurs demandes de congés, de remboursement de notes de frais, de formation par exemple)
Avec la dématérialisation des informations et des données (bulletins de paie, contrats de travail, signature électronique, coffre-fort numérique…), vous pourrez :
- Anticiper
- Réduire les risques de pertes de documents et d’information,d’oublis d’envois dans les délais.
- Limiter les échanges administratifs qui peuvent durer,
- Améliorer la traçabilité
- Le gain de temps est criant en termes de recrutement, de formation, de gestion des temps et des congés, de gestion de la paie.
Avec un logiciel de gestion du personnel vous pourrez gérer les contrats de travail, vérifier la validité des habilitations ou encore le respect des temps de travail légaux…
Vous pourrez envoyer votre Déclaration Sociale et Nominative (DSN) en quelques clics tout en respectant vos obligations légales.
Enfin, pour une plus grande agilité du système d’information de l’entreprise, le cloud via un logiciel SIRH permet la mise à jour automatique des évolutions de la législation et de demeurer à la pointe de la technologie.
Pourquoi choisir Factorial pour gérer la gestion administrative de votre personnel ?
Factorial fait partie des logiciels les plus complets, avec une interface très simple d’utilisation pour tous les collaborateurs.
Il est facilement accessible à partir d’un ordinateur, mais propose également une version mobile, ce qui permet aux responsables RH de bénéficier d’un gain de temps considérable en se concentrant sur l’essentiel.
Notre logiciel RH est développé pour répondre aux obligations légales en France. Il s’adapte dans des langues différentes et à des pays différents pour les entreprises multisites.
La flexibilité de paramétrage de notre solution permet de mieux répondre aux spécificités françaises.
Les fonctionnalités principales de l’outil sont les suivantes :
- La gestion des congés et absences
- Le suivi des heures de travail
- La gestion des documents
- La gestion des variables de paie
- Les signatures électroniques
- L’évaluation des performances
- La personnalisation des rapports et indicateurs de performance
- Le système de suivi des candidatures ou ATS
- Les paramètres d’autorisation utilisateur
- La création automatique de l’organigramme de l’entreprise
- Onboarding et accueil des nouveaux employés
- Événements et communiqués…
