Dans chaque entreprise, les données transitent en grand nombre. Qu’elles soient sensibles ou non, les données RH doivent bénéficier d’une sécurité et d’une confidentialité à toute épreuve.
En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de protéger les données de vos salariés et de garantir la sécurité de ces informations.
Mais comment faire ? Avec le logiciel SIRH de Factorial, vous avez la solution !
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La sécurité des données, de quoi parle-t-on ?
La sécurité des données consiste à protéger les informations numériques contre tout accès non autorisé, toute utilisation néfaste ou toute usurpation. Pour les entreprises, la protection des données sensibles est un enjeu de taille auquel elles doivent répondre.
Professionnelles ou relevant de la vie privée, ces précieuses informations doivent absolument rester confidentielles. Sauf accord du salarié, ces données ne peuvent être divulguées ou utilisées à des fins contraires au RGPD.
Que vous soyez employeur ou employé(e) d’un service RH, la sécurité des données doit être l’une de vos priorités.
Comment protéger des données RH en entreprise
Les données RH sont vulnérables. C’est pour cela qu’il est indispensable de mettre en place certaines pratiques et actions afin de leur conférer une protection maximum.
Dans un premier temps, digitaliser tous les documents qui circulent au sein des équipes est primordial.
Dossier du personnel, fiche de paie ou contrat de travail, passer au digital et faire abstraction du format papier est incontournable. D’ailleurs, il ne faut pas hésiter à numériser tous les documents.
Aussi, il est important de sécuriser les postes de travail des salariés. Mot de passe, antivirus ou encore interdiction d’accès à certains sites internet et plateformes, la protection des données passe par là.
En ce qui concerne les accès, il convient de les gérer avec minutie pour éviter toute fuite d’informations. Pour cela, il faut définir ceux qui pourront consulter tel ou tel document. Cette confidentialité évitera les mauvaises surprises.
Qui plus est, il est recommandé de sauvegarder régulièrement les données RH ou simplement les stocker dans le cloud. Et pour que ces informations soient le moins visibles possible, il est capital de les chiffrer.
Enfin, pour encore plus de tranquillité et surtout d’efficacité, la meilleure façon de sécuriser les données RH au sein de votre entreprise est le logiciel RH. Ça tombe bien, la solution de Factorial vous offre une protection performante et sans failles !
Le logiciel de Factorial : la solution qu’il vous faut
C’est une évidence, le moyen le plus performant pour que vos données RH soient en sécurité est l’utilisation du logiciel SIRH de Factorial. Pourquoi ? On vous explique !
La dématérialisation
La solution de Factorial vous permet de passer au tout digital et de dématérialiser tous vos documents. Avec la dématérialisation, vous remplacez les documents et supports d’information en version papier par des fichiers numériques.
Cette manipulation vous offre la possibilité de stocker toutes vos données au sein d’un seul et même logiciel, leur conférant une sécurité accrue. Qui plus est, grâce aux différentes fonctionnalités de la solution Factorial, vous assurez la conformité des documents.
La gestion électronique des documents (GED)
En utilisant la gestion électronique des documents (GED), vous pouvez gérer l’ensemble de vos documents de façon numérique. La Ged permet d’offrir une sécurité supplémentaire aux données manipulées.
Tous les documents de vos collaborateurs et votre entreprise sont centralisés sur la même plateforme, améliorant ainsi la traçabilité des données RH.
Vous pourrez partager les documents de votre choix avec les collaborateurs voulus en toute sécurité et ainsi restreindre l’accès numérique à certaines données.
La protection du réseau
Pour que vos données RH soient en sécurité constante, Factorial assure la protection et la surveillance de son réseau. Grâce à l’utilisation d’un cloud privé et sécurisé, tout accès non autorisé à vos données RH est évité.
Et pour encore plus de tranquillité, Factorial a mis en place un pare-feu qui surveille et contrôle le trafic réseau entrant et sortant.
Le chiffrement des données
Le logiciel SIRH de Factorial offre un haut niveau de sécurité grâce au chiffrement des données. Par l’application d’un système efficace de cryptage et un accès unique pour chaque utilisateur, les données RH sont protégées.
Surtout, Factorial a mis en place un système de gestion de la sécurité de l’information conforme aux exigences de la norme ISO/IEC 27001.
La conformité avec le RGPD
Si le RGPD est aujourd’hui connu de toutes les entreprises (ou presque), il n’est pas pour autant suivi à la lettre. Avec le logiciel de Factorial, vos données RH sont en conformité avec le RGPD.
Grâce aux dates d’ajouts, de consultations et de modifications d’un document, avec la conservation limitée des données et leur suppression quand leur date d’usage arrive à échéance ou encore la possibilité de tracer toute information, vous respecterez toujours la loi du RGPD.
La gestion des accès
La mauvaise utilisation des données RH ou la communication de ces dernières aux mauvaises personnes peut entraîner de graves conséquences. Divulgation d’informations confidentielles, fuite des données ou suppression accidentelle d’éléments importants, les risques sont bien présents.
Avec la solution RH de Factorial, vous pouvez gérer les accès aux documents et adapter les autorisations des employés.
Définissez les autorisations, personnalisez-les et administrez les accès aux données comme bon vous semble.
La signature électronique
Avec la signature électronique, il est simple et rapide de protéger des données. Cet outil, qui permet de signer numériquement un document, garantit l’intégrité d’un document électronique et en authentifie l’auteur.
Le logiciel de Factorial utilise la signature électronique et répond aux exigences de sécurité les plus strictes (eIDAS). Envoyez les documents que vous voulez faire signer à vos employés et protégez encore un peu plus les données sensibles de votre entreprise.
Le coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique permet de stocker et archiver de manière sécurisée toutes les données, RH ou non. Factorial a mis en place une d’un espace de stockage en ligne pour distribuer et archiver tout type de document au format électronique.
En plus d’offrir une plus grande autonomie à vos salariés, le coffre-fort numérique propose une sécurité renforcée des données.
Les données stockées ne peuvent être perdues ou piratées et vos documents ne seront accessibles que par vous via une clé numérique unique.
Vous l’aurez compris, vos données RH sont en sécurité avec Factorial. Convaincu ?
