Dématérialisation des fiches de paie : avantages et régulation

La dématérialisation des fiches de paie fais partie d’un processus global de numérisation des documents administratifs.

Offrant de nombreux avantages, que ce soit en terme d’accès et de gain de place, cette dématérialisation est encadrée strictement par un cadre juridique précis.

Découvrons ensemble comment comment tout cela fonctionne, pour que vous puissiez mettre en place ce système dans votre entreprise.

Table des matières :

Définition de la dématérialisation des fiches de paie

Le bulletin de paie, aussi appelée fiche de paie, est un document juridique produit par l’employeur qui récapitule tout un nombre d’éléments :

  • Salaire brut
  • Cotisations patronales
  • Cotisations salariales (dont chômage, vieillesse, santé)
  • Salaire net
  • Salaire imposable

C’est donc un document très important puisqu’il permet de déclarer ses impôts ou de suivre l’ensemble de ses cotisations.

Par exemple, c’est en présentant la fiche de paie à Pôle emploi que le salarié à droit à l’ARE (Allocation retour à l’emploi).

Afin de le rendre plus accessible à l’ensemble des acteurs (administration, salarié, employeur), il a été décidé en 2009 de permettre la dématérialisation du bulletin de paie en créant le BPE (bulletin de paie électronique).

Le principe est simple :

  1. le document est crée sous format papier et scanné,
  2. ou bien le document est crée directement sur un logiciel de gestion.

Ensuite, ce document est stocké dans un coffre fort, donc seul le salarié peut avoir accès. Ce stockage en ligne (dit cloud) simplifie grandement la distribution du document.

Logiciel gestion electronique documents

Les régulations en la matière

Si les bulletins de paie on pu être dématérialisés, c’est que la législation en la matière a évoluée.

Ainsi :

  1. Une première loi en 2009 met en oeuvre la simplification administrative, en autorisant la mise à disposition électronique des documents obligatoires, dont la fiche de paie dématérialisée
  2. La loi El Khomri de 2016 rend encore plus facile ce processus.

En effet, avant la loi de 2016, le salarié devait donner son accord pour que le document lui soit remis de manière électronique. Désormais, c’est l’employeur qui décide de manière unilatérale !

Cependant, un nombre précis de dispositions sont prévues pour permettre la protection des données du salarié.

L’employeur à l’obligation, s’il souhaite mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, de :

  • Utiliser des formats lisibles standards (type PDF)
  • Stocker le fichier dans un endroit dédié, sécurisé. Interdit par exemple l’envoi par mail.
  • Créer un système d’identification du salarié pour éviter la fraude. Celui-ci peut passer par une signature électronique ou en donnant des accès privilégiés à un logiciel de gestion.
  • Il faut également que l’employeur soit alerté de la bonne réception du bulletin de paie par le salarié.

Ce cadre législatif est très strict et il faut absolument le respecter.

Afin de simplifier le déploiement d’un tel système, je vous conseille d’utiliser des outils dédiés, facile à configurer et à prendre en main, tant pour vous que pour les salariés.

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dématerialisation bulletin de paie

Factorial est un logiciel SIRH qui vous permet de dématerialiser tous les documents dans votre entreprise. Vous pourrez facilement enovyez à tous vos collaborateurs leurs bulletins de paie à travers le logiciel :

  • Téléchargez un seul document avec toutes les fiches de paie de vos collaborateurs
  • Le logiciel s’occupe de diviser le document en différentes fiches de paie selon le code d’identification des collaborateurs
  • Factorial s’occupe aussi d’envoyer le document vers le compte de l’employé et de l’informer automatiquement grâce à un email

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Les avantages d’un tel système de dématérialisation des fiches de paie

Les avantages de mettre en place la dématérialisation des fiches de paie sont nombreux.

Tout d’abord, en tant que RH, vous allez utiliser un logiciel de gestion prêt à l’emploi, qui saura tout à la fois mettre en forme une fiche de paie, la diffuser aux salariés concernés en garantissant la sécurité de leur données personnelles.

Cela vous fera gagner beaucoup de temps et vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches beaucoup plus importantes, comme la prévention du harcèlement au travail (article que vous pouvez retrouver ici) par exemple.

Outre le gain de temps, cela donne une bonne image de votre entreprise : modernité, rapidité et liberté aux salariés de consulter et d’accéder à leur données en toute transparence.

N’oubliez pas cependant de les former sur le sujet. Pour éviter tout problème, utiliser un outil simple de prise en main est sans doute la meilleure solution.

Votre entreprise pourra également réaliser de substantielles économies financières : jusqu’à 80% sur l’édition de vos fiches de paie. Plus besoin de cabinet de comptable, d’envoi postaux, de temps pour traiter et trier toutes les données !

Enfin, avec la digitalisation des fiches de paie, vous allez faire un geste pour la planète. En effet, des fiches de paies dans un serveur sont moins polluantes que des feuilles volantes imprimées par centaines !

logiciel de gestion fiches de paie

En conclusion

Les avantages à opter pour la dématérialisation des fichés de paies est bien réelle, tant pour vous que pour vos salariés.

Pour éviter tout problème de conformité avec la loi, il est important d’utiliser le bon outil de gestion RH.

De même, pour faciliter la prise en main et l’utilisation généralisée de la part des salariés, il faut que celui-ci soit performant et compréhensible rapidement, comme Factorial.

Enfin, en adoptant la dématérialisation des fiches de paies, en tant que RH, vous allez gagner du temps et de l’argent. Grâce à ce gain, vous allez pouvoir mettre en place d’autres projets beaucoup plus importants !

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