Adoptez un coffre-fort électronique pour sécuriser vos fiches de paie

Selon l’article L3243-4 du Code du travail, l’employeur a pour obligation de conserver un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant au moins 5 ans.

Pour répondre à cette obligation, le coffre-fort électronique pour bulletin de paie (ou coffre-fort numérique) est l’outil idéal pour pouvoir garder ces documents aussi longtemps et surtout en toute sécurité. Vous pouvez stocker, consulter et partager un bulletin de salaire en ligne de façon totalement sûre et simplifiée.

Retrouver dans cet article toutes les informations pour vous aider à faire bon usage d’un coffre-fort numérique pour conserver les bulletins de paie de vos collaborateurs.

Qu’est-ce qu’un coffre électronique pour bulletin de paie ?

Un coffre fort électronique pour bulletin de paie (ou coffre-fort numérique) permet de stocker, consulter et partager une fiche de salaire en ligne de façon totalement sûre et simplifiée. Cet outil permet ainsi de garantir la protection des données personnelles des salariés. En effet, une fiche de paie contient plusieurs informations personnelles du salarié telles que les nom et prénom, le numéro de sécurité sociale ou encore l’adresse du domicile du salarié. À travers cet espace personnel numérique, l’employeur peut ainsi transmettre, en toute sécurité, les fiches de paie aux salariés. En parallèle, les salariés ont la possibilité d’accéder à tout moment à leur coffre-fort numérique pour consulter leurs bulletins de paie. Cet espace numérique personnel est donc accessible aussi bien pour le salarié que l’employeur en temps réel et à tout moment pour une meilleure gestion de la paie.

À quoi sert un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?

Un coffre fort électronique pour bulletin de paie permet de garantir la protection et la confidentialité d’une fiche de paie dématérialisée et réduit l’accès à des données personnelles sensibles. Il préserve ainsi des risques comme :

• la falsification ;
• le vol ;
• la perte de documents ;
• la destruction ;
• l’absence de valeur juridique.

Si recourir à un coffre-fort numérique pour bulletin de paie n’est pas une obligation, cela est vivement recommandé afin de garantir une meilleure protection des données personnelles des salariés. En effet, selon l’article L3243-4 du Code du travail, vous devez garder une copie de ces documents pendant au moins 5 ans, que ce soit au format papier ou numérique. Ainsi, afin de respecter cette obligation légale, l’utilisation d’un coffre-fort électronique est préconisée. C’est pourquoi un nombre grandissant d’entreprises ont recours à un coffre-fort électronique pour bulletin de paie pour apporter la meilleure protection des données possibles et faciliter la gestion de la paie.

Protéger les données personnelles des salariés

Un des principaux enjeux d’un CFN est la confidentialité et l’intégrité des données qu’il contient. Si aujourd’hui, vous souhaitez protéger les données personnelles de vos salariés alors, placez-les au plus vite dans un coffre-fort électronique pour bulletin de paie. En effet, sur une fiche de paie figure un certain nombre d’informations personnelles des salariés qui ne peuvent être divulguées :

• Nom et prénom ;
• Date de naissance ;
• Numéro de sécurité sociale ;
• Adresse ;
• Rémunération…

De plus, dans un coffre fort virtuel, leur valeur juridique sera continuellement garantie. Il répond à un souci de protection dans le cadre du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). De plus, un e-coffre-fort contient des techniques de cryptographie efficaces qui protégeront les bulletins de paye de vos employés. Grâce à ces procédés, ils seront chiffrés et personne ne pourra les consulter à moins d’avoir obtenu une autorisation.

Simplifier le processus de paie

Vous savez que dans votre service RH, réaliser certaines tâches administratives peut prendre énormément de temps. Parmi ces tâches, il y a entre autres l’étude, la gestion, l’impression et la distribution des feuilles de paie. En utilisant un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous déchargerez votre service RH de ces missions chronophages.

Effectivement, vos RH n’auront qu’à éditer et à placer les fiches de salaire de vos salariés dans leur coffre-fort numérique pour bulletin de paie. Cela ne leur prendra que quelques minutes. Avec un coffre fort numérique, vous pourrez donc accélérer et faciliter le processus de paie. Ainsi, vos RH pourront plus rapidement passer à autre chose, ce qui accroîtra leur productivité.

💡 BON À SAVOIR : Depuis 2017, vous pouvez émettre des bulletins de paie au format électronique sans demander l’accord de vos salariés. Notez toutefois que ceux-ci pourront toujours refuser de recevoir leur fiche de paie en version numérique.

Favoriser l’accès rapide aux fiches de paie

Si la mise en place d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie est recommandée pour l’employeur, elle l’est tout autant pour le salarié. En effet, lorsque vous utiliserez un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vos collaborateurs bénéficieront également de ses nombreux avantages. Les employés pourront ainsi accéder à leurs fiches de paie lorsqu’ils en auront besoin en seulement quelques clics. Outre le fait qu’ils pourront réaliser cette opération rapidement, ils pourront le faire de n’importe où. En conséquence, ils n’auront plus besoin de venir dans vos locaux pour consulter leurs documents.

Aujourd’hui, c’est cette vitesse et cette facilité d’accès aux bulletins de paie qui font que les employés d’une entreprise apprécient de plus en plus que leurs employeurs utilisent des coffres-forts. Par ailleurs, si vous mettez un coffre-fort virtuel à disposition de vos salariés, ils n’auront plus à se soucier de trouver un endroit sûr pour ranger leurs bulletins de paie chez eux.

Enfin, un autre avantage du coffre-fort électronique pour bulletin de paie est qu’ils pourront retrouver facilement leurs documents. Ils n’auront plus besoin de les chercher dans leurs tiroirs et en plus, ils auront moins de risques de les perdre.

Améliorer votre marque employeur

En utilisant un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous améliorerez l’image de votre société et donc votre marque employeur. En effet, une fois que vous en ferez usage, votre entreprise sera considérée comme innovante. De même, votre établissement sera perçu comme un établissement soucieux de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), désireux de participer à la transition écologique et au développement durable. En choisissant une alternative comme le bulletin de paie dématérialisée, vous réduisez votre empreinte écologique.

En effet, un coffre-fort électronique pour bulletin de paie vous permettra d’utiliser moins d’encre et de papier. Sachant que les entreprises peuvent être à l’origine de milliers de tonnes de déchets en papier par an, vous comprendrez que votre choix d’utiliser un CFN sera vu comme une très bonne initiative de votre part. En outre, n’oubliez pas que « respect de l’environnement » et « innovation » seront toujours des atouts de taille qui joueront en votre faveur. S’ils font partie des valeurs mises en avant par votre société alors, vous aurez plus de chance d’attirer des clients et des collaborateurs qui se reconnaîtront dans vos idéaux.

Répondre aux obligations légales sur la dématérialisation des bulletins de paie

Opter pour cette solution de dématérialisation RH c’est également être en parfaite conformité avec la loi.

Grâce à votre coffre-fort numérique pour bulletin de paie, vous aurez la possibilité de mettre les bulletins de salaire de vos collaborateurs à leur disposition chaque fois que cela sera nécessaire. Vous pourrez les leur transmettre même après 50 ans.

Faire des économies

Disposer d’un coffre-fort pour bulletin de paie permet de réaliser des économies. Effectivement, avec un e-coffre-fort, vous n’aurez plus besoin d’acheter des rames de papiers et de l’encre pour vos imprimantes.

💡 BON À SAVOIR : En moyenne, vous économiserez de 10 à 30 centimes par document que vous n’imprimerez pas.

Vous réduirez donc vos dépenses, non seulement en matière de coûts d’impressions, mais aussi d’affranchissements et de manutentions. Vous savez sûrement que chaque mois, l’émission des fiches de paie au format papier peut coûter cher à une entreprise. En fonction du nombre de salariés, l’impression, l’envoi et le stockage de ces documents peuvent tous engendrer des dépenses importantes. L’optimisation des dépenses est aujourd’hui un enjeu majeur au sein des entreprises.

L’amélioration des processus d’édition et de distribution de vos fiches de paie devrait, de ce fait, être l’une de vos priorités. Quel que soit le nombre de personnes que vous employez, en décidant d’utiliser un coffre-fort électronique bulletin de paie, vous dépenserez indéniablement moins.

💡 BON À SAVOIR : Rappelons qu’en moyenne, une fiche de paie peut coûter de 20 à 50 euros en fonction des entreprises de comptables. Si une société a recours à un comptable qui édite tous les mois ses fiches de paie pour 50 personnes et à 50 euros la fiche, elle déboursera par conséquent 2500 euros par mois.

Quelles sont les conditions à respecter pour utiliser un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ?

Si le coffre-fort numérique pour bulletin de paie est l’outil par excellence pour un employeur qui souhaite changer de mode de transmission des bulletins de paie et recourir à la numérisation des fiches de paie, les conditions d’utilisation de celui-ci sont bien encadrées.

Informer le salarié sur l’implémentation d’un coffre fort en ligne

Choisir un coffre fort numérique pour l’entreprise est une décision que l’employeur peut prendre sans accord préalable du salarié. Néanmoins, tous les collaborateurs sans exception doivent en être informés. En effet, depuis 2016, l’employeur qui souhaite recourir à la transmission de bulletins de paie dématérialisés n’a pas besoin de demander l’accord du collaborateur. La loi considère que l’accord de l’employé pour la dématérialisation des fiches de paie est présumé.

Toutefois, l’employeur est tenu d’informer le salarié de son droit de s’opposer à la transmission électronique de ses fiches de paie. En effet, si un employé ne peut pas s’opposer à la mise en place du bulletin de salaire dématérialisé, il peut refuser sa remise dans ce format. Il devra alors notifier son refus au gestionnaire de paie et demander à recevoir son bulletin de salaire au format papier.

💡 Bon à savoir : en cas d’erreur sur la fiche de paie, l’employeur doit rapidement informer le salarié avant toute modification de la fiche de paie.

Se conformer au RGPD

Afin d’utiliser un coffre-fort numérique, un employeur doit répondre aux normes fixées par le RGPD (Règlement général sur la protection des données) afin de transmettre les fiches de salaire. Il a ainsi pour obligation d’assurer en permanence la confidentialité des données personnelles qui y sont mentionnées et d’empêcher leur divulgation.

Choisir une solution coffre fort numérique adaptée

Si un grand nombre d’offres existe, il est nécessaire de vérifier différents aspects avant de choisir le meilleur coffre-fort électronique pour bulletin de paie selon vos besoins. Lorsque vous avez une grande quantité de documents à traiter, un espace de stockage important et adapté à votre volume fait la différence.

Par ailleurs, assurez-vous de bien vous renseigner sur les conditions d’utilisation. La sécurité de l’accès et la traçabilité doivent être confirmées. Voyez par exemple si la signature électronique est disponible. D’un point de vue légal, votre coffre-fort numérique pour bulletin de paie doit répondre aux normes AFNOR NF Z42 -103 sur l’archivage électronique et NF Z42-200.

Enfin, vérifiez que votre coffre-fort est compatible avec votre logiciel SIRH et paie. La distribution automatique des bulletins de paie sera bien plus simple.

Quels sont les avantages du coffre-fort électronique dématérialisé de Factorial ?

Le coffre fort en ligne de Factorial permet non seulement de distribuer et d’archiver les bulletins de paie mais il sert aussi à stocker tous autres documents importants, comme les contrats de travail. Tous vos documents dématérialisés sont centralisés au même endroit, de manière sécurisés et facilement téléchargeables dès que vos collègues en ont besoin.

Notre solution d’archivage Desk RH permet à chaque collaborateur d’opter pour la réception de leurs fiches de paie en version papier. Après son départ de l’entreprise, le salarié pourra télécharger tous ses bulletins de paie en un seul clic.

Comment fonctionne le coffre fort électronique de bulletin de paie Factorial ?

Activez l’intégration du coffre-fort numérique de Factorial pour envoyer, automatiquement et sans coût, les bulletins de salaire de vos employés à Desk RH.

Il récupère les documents enregistrés dans le dossier Paies des employés de notre logiciel RH et envoie une copie à DeskRH. Après l’activation, Factorial contrôlera les entités légales françaises de votre société comme de vos employés. Ceci dans le but de trouver les mises à jour nécessaires.

Les coffres sont créés de manière automatique dans Desk RH grâce à deux indications :

• Numéro de SIRET de l’entité légale ;
• Email personnel des employés.

Vous l’aurez compris. En décidant d’utiliser un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, vous et vos salariés jouirez de nombreux avantages. Alors, pourquoi vous en priver ? De plus, avec un coffre-fort numérique RH, vous pouvez partager tous autres types de documents RH importants avec tous vos salariés. Passez d’une paie papier à un bulletin de paie électronique ! Vos ressources humaines seront plus efficaces si elles peuvent effectuer leurs tâches sous forme électronique grâce à la digitalisation du bulletin de paie numérique.

➡️ Demandez une démo de notre logiciel de coffre fort numérique

FAQ : Vos questions sur le coffre-fort électronique

Est-il obligatoire d’utiliser un coffre-fort électronique ?

Non, l’utilisation d’un coffre-fort électronique bulletin de paie n’est pas une obligation légale. Cependant, il est fortement recommandé pour répondre aux normes de protection des données et simplifier la gestion des fiches de paie, surtout dans le cadre de la dématérialisation.

Quels sont les avantages du coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique pour bulletin de paie permet de garantir la protection des données personnelles des salariés, de simplifier le processus de paie, de favoriser l’accès rapide aux fiches de paie, d’améliorer votre marque employeur, de répondre aux obligations légales sur la dématérialisation des bulletins de paie et de réaliser des économies.

Comment fonctionne un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?

Une fois les fiches de paie générées via votre logiciel de gestion RH, elles sont automatiquement envoyées et archivées dans le coffre-fort numérique. Les salariés peuvent y accéder via un espace personnel sécurisé et télécharger leurs documents en quelques clics

Quels documents peuvent être stockés dans un coffre-fort numérique ?

En plus des bulletins de paie, un coffre-fort numérique peut contenir divers documents RH tels que :

• Contrats de travail ;
• Attestations d’emploi ;
• Relevés d’heures ;
• Certificats médicaux.