Prudence est mère de sûreté. Si ce proverbe s’applique dans la vie de tous les jours, il l’est aussi dans le monde professionnel. Pour assurer leur développement, les entreprises doivent anticiper et c’est pourquoi il est primordial de réaliser un budget prévisionnel.
Basé sur une estimation des dépenses et des recettes, il permet d’anticiper les futurs résultats et d’offrir de la visibilité financière.
Factorial vous explique ce qu’est un budget prévisionnel, pourquoi il est important et comment l’élaborer.
Table des matières
Le budget prévisionnel : définition
Le budget prévisionnel est un document comptable qui permet de prévoir l’ensemble des dépenses et des recettes d’une entreprise sur une année en cours ou à venir.
Dans la majorité des cas, il correspond à une année civile ou fiscale.
Ce tableau financier va servir de feuille de route afin de planifier les besoins en trésorerie et de redéfinir les objectifs d’une entreprise.
Élément-clé de la stratégie globale d’une société, il offre la possibilité d’avoir une lecture rapide et synthétique des finances et des dépenses à venir.
À NOTER : Il ne faut pas confondre budget prévisionnel et bilan prévisionnel (ou business plan), ce dernier servant à détailler le marché, l’organisation et la stratégie.
Pourquoi faire un bilan prévisionnel ?
À tort, de nombreuses structures font l’impasse sur le bilan prévisionnel. Or, il est un véritable outil qui permet à l’employeur de valider la performance, la viabilité et la rentabilité de son projet.
Surtout, il est très utile pour se projeter et ne pas naviguer à vue.
Les projections financières élaborées par le chef d’entreprise ou le porteur de projet doivent être constamment confrontées à la réalité pour mesurer les écarts et agir en conséquence.
Le budget prévisionnel est un moyen idéal pour éviter les mauvaises surprises et parer aux imprévus.
Il structure le projet et est tout simplement le reflet de la santé financière d’une société.
Faire un budget prévisionnel, c’est valider un plan de trésorerie et le confronter aux dépenses et rentrées d’argent réelles.
Car en cas de manque de recettes ou de charges trop élevées, vous risquez le déficit budgétaire.
Qui peut établir un budget prévisionnel ?
Au sein d’une entreprise, le budget prévisionnel peut-être exécuté par le dirigeant lui-même, par le responsable financier, par l’expert-comptable ou par toute autre personne du service financier.
Il est cependant essentiel que cette tâche soit confiée à un expert des chiffres qui saura apporter son expérience.
En effet, il est impératif de maîtriser les ratios, les taux de marge, les indicateurs clés et les différentes facettes de la comptabilité.
Qui plus est, il est également possible de faire participer d’autres acteurs financiers comme les banques et les investisseurs afin de les impliquer et challenger la stratégie économique de la société.
Quand faut-il réaliser un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel doit être créé lors de la création de l’entreprise afin de vérifier la viabilité du projet.
Étant un outil d’ajustement, vous devez le mettre à jour régulièrement pour réagir aux développements de votre activité.
Il est fortement conseillé de mettre en place un budget prévisionnel tous les ans et en début d’année mais également de le réviser le plus souvent possible afin de faire le point sur la santé financière de votre entreprise.
Comment faire un budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel se compose de 3 grandes catégories :
- Les dépenses : on y recense toutes les dépenses et coûts liés au fonctionnement de l’entreprise ;
- Les recettes : ici, on retrouve les différentes rentrées d’argent prévues ;
- Le résultat : On calcule la différence entre les dépenses et les recettes de façon réaliste pour obtenir un résultat positif.
En fonction des dépenses et des recettes, le résultat sera positif ou négatif.
Les dépenses
La colonne des dépenses est probablement la plus simple à remplir car elle repose bien souvent sur des données fiables et concrètes.
On y retrouve plusieurs types de frais comme :
- Charges d’exploitation : Achat de matières premières et/ou de marchandises, approvisionnements, sous-traitance… ;
- Achats de fournitures : Eau, électricité ; fournitures d’entretien et administratives, fournitures diverses, fournitures de bureau… ;
- Loyers de crédit-bail, loyer et charges locatives, assurances, entretien des locaux et du matériel… ;
- Autres charges externes : Paiement prestataires, téléphone, publicité, frais de déplacement et de transport, voyages et notes de frais, charges diverses… ;
- Impôts et taxes : TVA, contribution économique territoriale (CET), imposition sur les bénéfices… ;
- Frais de personnel : salaires, charges salariales, commissions… ;
- Charges financières : Dotations aux amortissements, remboursements d’emprunts, intérêts, AGIOS… ;
- Charges exceptionnelles : pénalités, dons, rappels d’impôts.
…
En fonction du secteur d’activité et de la taille de votre entreprise, d’autres dépenses pourraient s’ajouter.
C’est pour cela qu’il est essentiel de prendre en compte tous les paramètres et même surestimer vos frais.
Aussi, prévoyez des imprévus et des moments improductifs (baisse d’activité, vacances…), souvent synonymes de perte d’argent.
Les recettes
Cette catégorie du budget prévisionnel est un peu plus compliquée à remplir puisqu’il vous faut réaliser des estimations qui peuvent dans certains cas s’avérer fausses.
Les imprévus, des clients mauvais payeurs ou des contrats qui n’aboutissent pas auront une incidence sur vos revenus.
Ainsi, dans cette rubrique, il vous faudra projeter les recettes de votre entreprise comme :
- La vente de marchandises ou de services ;
- Les Apports en capital, les apports en compte courant d’associé ;
- Les Prêts bancaires, l’affacturage ;
- La production stockée ;
- Les produits financiers ;
- Les subventions et aides diverses ;
- La TVA récupérable (en cas de déduction de TVA) ;
…
Ne l’oubliez pas, un budget prévisionnel reste… prévisionnel ! Pour éviter un résultat négatif, il est souvent recommandé de sous-estimer vos rentrées d’argent pour être certain de posséder une trésorerie suffisante.
Le résultat
C’est l’heure du verdict. Dans cette ultime section de votre budget prévisionnel, le résultat de votre exercice financier va être révélé.
Pour calculer le résultat de vos opérations, rien de plus simple. Il suffit de faire la formule suivante :
Solde des recettes – Solde des dépenses = Résultat prévisionnel
Trois types de résultats s’offrent à vous :
- Positif : Bonne nouvelle, vos recettes sont supérieures à vos dépenses et votre entreprise est saine financièrement ;
- Neutre : Vos finances sont à l’équilibre ;
- Négatif : Vos revenus sont inférieurs à vos décaissements et vous perdez de l’argent.
Si votre solde est négatif, il va falloir rééquilibrer votre budget, ajuster vos dépenses et réduire certains frais.
Mettre à jour son budget prévisionnel
Un budget prévisionnel évolue et évoluera en fonction de vos prévisions et de la réalité. Il est fort possible qu’il y ait des mises à jour à effectuer.
Ainsi, il est essentiel de faire régulièrement le point et d’ajuster en fonction des résultats votre budget prévisionnel.
Un suivi tous les mois des encaissements et décaissements de l’entreprise est primordial pour des comptes à l’équilibre, voire créditeurs..
Pour une mise à jour optimale, augmentez la fréquence des contrôles et adaptez vos prévisions aux enjeux du secteur d’activité de l’entreprise.
En cas de difficultés financières, identifiez les postes de dépenses trop élevés et réduisez-les.
Prenez en compte tous les scénarios, y compris les plus défavorables. Pour cela, il vous faut élaborer un budget prévisionnel avec toutes les informations et données nécessaires.
Enfin, faites-vous accompagner et conseiller. Il existe des logiciels comme le logiciel SIRH paie de Factorial qui vous permet de gérer votre comptabilité.
Pensez-y : le budget prévisionnel est l’une des premières pierres qui construira le succès de votre entreprise !
