La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) ou la base de données unique (BDU), est obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés. Elle permet de partager plus facilement et de façon plus transparente les informations entre les représentants du personnel et les dirigeants.
Elle est un outil précieux pour le CSE car elle lui permet d’accéder à des informations essentielles pour ses missions de consultation et de négociation en matière économique et sociale au sein de l’entreprise.
Que contient la BDESE ? Qui peut y avoir accès ? Comment la mettre en place ? Où trouver un exemple de BDESE ?
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Pour savoir où trouver les informations à indiquer dans la BDESE, n’hésitez pas à regarder notre tutoriel vidéo.
Nous vous donnons plus de détails sur le sujet dans cet article.
Table des matières
Qu’est-ce que la BDESE ?
Document essentiel dans la vie d’une entreprise, la BDESE permet de regrouper l’ensemble des données sociales et économiques de celle-ci. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises comptant au moins 50 salariés, sachant que le décompte des salariés s’effectue au sein de l’entreprise et non pas par établissement.
Les données qui sont présentes dans le document sont définies par le décret du 29 juin 2016. Selon l’organisation de l’entreprise, la BDESE peut être présentée sous la forme numérique ou papier. Le document va servir de base pour diverses analyses et consultations régulières du comité d’entreprise (CE) ou du comité social économique (CSE).
En règle générale, la BDESE porte sur 3 thématiques principales, à savoir : les stratégies de l’entreprise, sa situation financière et économique ainsi que sa politique sociale et économique, en plus de ses conditions de travail.
Que contient la BDESE ?
En l’absence d’accord d’entreprise, l’employeur doit indiquer dans la BDESE les informations suivantes :
- Investissement social :
- Évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté par exemple
- Évolution des effectifs mois par mois, des emplois par catégorie professionnelle
- Évolution de l’emploi des personnes handicapées du nombre de stagiaires de plus de 16 ans
- Formation professionnelle (investissements en formation, publics concernés, notamment), conditions de travail notamment
- Investissement matériel et immatériel :
- Évolution des actifs nets d’amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations)
- Dépenses de recherche et développement
- Mesures pour améliorer les méthodes de production et leurs incidences sur les conditions de travail et l’emploi
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes :
- Analyse de la situation respective des femmes et des hommes par catégorie professionnelle en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de rémunération effective et d’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle
- Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté
- Évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise
- Mesures prises au cours de l’année écoulée en vue d’assurer l’égalité professionnelle, objectifs de progression pour l’année à venir et indicateurs associé
- Fonds propres, endettement et impôts : capitaux propres de l’entreprise, emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières, impôts et taxes
- Rémunération des salariés et dirigeants :
- Évolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum)
- Épargne salariale : intéressement: Dispositif d’épargne salariale lié aux résultats ou aux performances de l’entreprise, participation
- Dans les sociétés anonymes, le montant global des rémunérations versées aux 5 ou 10 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises d’au moins 250 salariés
- Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité social et économique, mécénat
- Rémunération des financeurs : actionnaires (revenus distribués) et actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes : Partie des bénéfices d’une société distribuée aux associés ou actionnaires reçus)
- Flux financiers à destination de l’entreprise : aides publiques, exonérations et réductions de cotisations sociales, réductions d’impôts, crédits d’impôts, mécénat, résultats financiers (chiffre d’affaires, notamment)
- Partenariats : pour produire ou bénéficier des produits ou services d’une autre entreprise
- Transferts commerciaux et financiers entre les entités d’un même groupe : transferts de capitaux, cessions, fusions et acquisitions réalisées
- Environnement :
- Politique générale en matière environnementale : organisation de l’entreprise pour prendre en compte les questions environnementales et les démarches d’évaluation ou de certification en matière d’environnement
- Économie circulaire : prévention et gestion de la production de déchets (évaluation de la quantité de déchets dangereux) ; utilisation durable des ressources (consommation d’eau et d’énergie)
- Changement climatique : identification des postes d’émissions directes de gaz à effet de serre (produites par les sources fixes et mobiles nécessaires aux activités de l’entreprise)
À quoi sert la BDESE ?
La BDESE est fondamentalement destinée à l’information des délégués syndicaux et des élus du personnel. Elle leur permet d’avoir tous les éléments dont ils ont besoin lors du travail du CHSCT et du comité d’entreprise. La BDES sert à préparer les consultations annuelles obligatoires :
- La situation financière et économique de l’entreprise ;
- Les orientations stratégiques prises par l’entreprise et leurs conséquences ;
- Les conditions de travail et l’emploi ainsi que la politique sociale.
Qui peut consulter la BDESE ?
La BDESE doit être accessible, à tout moment, aux membres du comité social économique ou aux membres des instances représentatives du personnel.
Cependant, il y a des exceptions selon la situation, les médecins du travail ou les inspecteurs du travail peuvent aussi y avoir accès. Il est à noter que tous ceux qui auront accès aux données inscrites dans la BDESE seront dans l’obligation d’être discret quant aux informations indiquées comme « confidentielles » par l’employeur.
Comment mettre en place une BDESE ?
Pour mettre en place une BDESE, la priorité est offerte aux accords qui ont été conclus au niveau de l’entreprise. En effet, depuis la date du 23 septembre 2017, la base de données économiques et sociales peut être mise en place par un accord d’entreprise majoritaire, sans passer par un referendum, pour les entreprises qui ont des délégués syndicaux.
Pour que l’accord soit valable, il doit être signé par les organisations syndicales qui ont obtenu plus de la moitié des suffrages exprimés au premier tour des élections professionnelles en faveur des syndicats représentatifs.
Dans le cas où l’entreprise ne disposerait pas de délégué syndical, un accord issu d’une négociation avec la majorité des membres de la délégation du personnel du comité social économique sera nécessaire. Pour les entreprises qui ont moins de 300 salariés, un accord de branche peut instaurer une BDESE (depuis le 23 septembre 2017) s’il n’y a pas d’accord d‘entreprise.
S’il n’y a pas d’accord collectif sur la BDESE, c’est à l’employeur d’assurer sa mise en place.
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Quand doit-on mettre à jour la BDESE ?
La mise à jour de la BDESE doit être réalisée de manière régulière. Dans tous les cas, elle devra être actualisée avant les consultations obligatoires annuelles du CSE.
Actuellement, il est possible de mettre à jour les données qui figurent dans la BDESE avant d’y déposer un rapport rédigé qui analyse et décrypte toutes les informations chiffrées. Il est important que toutes les données qui y sont inscrites soient lisibles et compréhensibles par tout le monde, même par les personnes qui n’ont pas forcément les compétences requises pour ce genre de travail.
Quelles sont les sanctions possibles pour une BDESE incomplète ou non mise à jour ?
Dans le cas d’une absence de BDESE, l’entreprise s’expose à une amende de 7 500 euros pour un délit d’entrave. Du point de vue du droit du travail, cela signifie que l’employeur empêche l’exécution des missions des instances représentatives du personnel et leur fonctionnement normal, par le biais de son comportement, que ce dernier soit volontaire ou non.
D’un autre côté, l’IRP ou le CSE peut saisir le tribunal de grande instance dans le cas où la BDESE serait incomplète ou non mise à jour. Cette démarche contraindrait l’employeur à communiquer les éléments manquants dans les plus brefs délais.
Des changements après la réforme du Code du travail ?
Depuis les ordonnances Macron en 2017, un point a été changé concernant la BDESE.
Il s’agit d’une ouverture du contenu de la BDESE à la négociation. La réforme a renforcé le rôle des accords majoritaires dans le cadre des dialogues sociaux au sein de l’entreprise (article L.2232-12). De nombreux points pourront désormais faire l’objet de négociation par le biais de cet article. Selon le cas, un accord d’entreprise, un accord entre le CSE et l’employeur ou encore en cas d’absence de délégué syndical, les éléments suivants peuvent être négociés :
- Les modalités de fonctionnement ;
- La période sur laquelle les informations sont portées ;
- L’architecture, le contenu et l’organisation de la BDESE ;
- Le support de la BDESE ainsi que les modalités d’utilisation ou de consultation des données ;
- Le contenu de la base de données économiques et sociales, à travers l’ajout de nouvelles rubriques.
- Les négociations ne sont pas obligatoires. Les règles qui sont fixées par décret s’appliquent en l’absence d’accords concernant la BDESE.
Un autre point important à relever réside dans le fait que pour les entreprises qui ont plus de 300 salariés, la base de données économiques et sociales devra obligatoirement être disponible sur un support numérique. Les entreprises plus petites pourront rester sur le support papier. Actuellement, toutes les données du bilan social devront aussi être intégrées dans cette base de données.
La BDESE est un outil central pour le travail des instances représentatives du personnel. Son contenu résume une partie importante de la vie de l’entreprise et permet d’avoir une image précise de celle-ci. Comme nous l’avons vu précédemment, la modification de la loi du Travail n’a pas vraiment affecté la base de données économiques et sociales.
Le nouveau texte vise simplement à inciter les élus et les employeurs à partir sur des négociations pour les accords dans lesquels les différentes parties trouvent leurs intérêts. Parmi les intérêts que l’on retrouve souvent, par exemple, il y a l’intégration des éléments non obligatoires à la BDES ou encore la limitation des accès et des risques de pertes de confidentialités des données cruciales de l’entreprise.
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