La gestion des frais des salariés est une tâche contraignante pour les entreprises. L’utilisation d’une application de notes de frais est bien souvent l’option choisie par les employeurs.
Ce type de solution permet de gagner en efficacité et de traiter plus rapidement les notes de frais grâce à l’automatisation.
Mais comment bien choisir son application de notes de frais ? On vous donne quelques réponses.
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Table des matières
Qu’est-ce qu’une application de note de frais ?
Afin d’éviter la saisie manuelle longue et laborieuse des frais professionnels, l’application de notes de frais est un outil de premier choix. Il permet de saisir les notes de frais de chaque salarié grâce aux justificatifs comptables au fur et à mesure des dépenses de façon dématérialisée et automatisée.
L’intérêt de ce type d’application réside dans la flexibilité qui permet à tous les employés d’enregistrer les notes de frais directement dans le logiciel. Auparavant, seuls les managers ou l’employeur pouvaient réaliser cette tâche.
Une application de notes de frais propose de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la gestion des frais des employés. Souvent intuitifs, ils assistent l’entreprise dans la gestion comptable au quotidien.
Pourquoi utiliser une application notes de frais ?
L’utilisation d’une application de notes de frais présente de nombreux avantages :
- Un gain de temps considérable : Grâce à ce type de logiciel, vous gagnez du temps dans le traitement des notes de frais. Flexible, cet outil de gestion permet de limiter au maximum les processus de traitement tout en raccourcissant les délais des procédures ;
- Une facilité d’utilisation : Par à une simplification des démarches, comme les demandes de remboursement et de validation, c’est une solution facile à utiliser. Intuitif, un logiciel de gestion de notes de frais peut être utilisé par tous et offre de nombreuses fonctionnalités ;
- Une digitalisation des process : Avec l’avènement des nouvelles technologies, la digitalisation des entreprises est essentielle. Avec une telle application, la société bénéficie d’une dématérialisation des process accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone en tout temps ;
- Une meilleure organisation : Pratique et performant, simple et rapide, cet outil est un avantage pour l’entreprise dans sa gestion des frais des employés. Les salariés peuvent directement envoyer les justificatifs et les factures, permettant notamment à l’entreprise d’optimiser le remboursement de notes frais ;
- Une limitation des erreurs : Qui dit meilleure gestion, dit moins d’erreurs dans le traitement des notes de frais. C’est également un outil efficace pour limiter les fraudes et tracer tous les frais professionnels ;
- Un moyen de réaliser des économies : Flexible, le logiciel de notes de frais permet donc de gagner du temps dans les tâches comptables et ainsi réaliser des économies. Il limite les dépenses, économise vos ressources en interne et repère aisément les abus et autres incohérences !
7 conseils pour bien choisir une application de notes de frais
S’il est évident qu’une application de gestion de notes de frais est un plus pour votre entreprise, encore faut-il choisir la bonne. Voici quelques conseils pour ne pas vous tromper.
Identifiez vos besoins
Avant de vous lancer dans l’achat de l’outil qui vous aidera à saisir les notes de frais de vos employés, il est indispensable d’identifier et d’analyser vos besoins. En fonction de votre secteur d’activité, de la taille de votre entreprise et de vos problématiques, le choix du logiciel sera déterminant.
Pour ce faire, il est fortement conseillé de réaliser un audit en interne afin de recueillir l’avis de vos équipes et opter ainsi pour la meilleure solution. L’objectif est de faciliter leur travail et d’identifier les fonctionnalités que devra posséder votre outil de gestion de notes de frais.
Privilégiez les fonctionnalités
Le choix d’une bonne application passe avant tout par celui des fonctionnalités. En effet, il vous faut trouver un outil qui saura régler vos problèmes et faciliter vos exercices comptables.
Il doit être en mesure de réaliser un certain nombre de tâches que vous allez lui déléguer afin de faciliter la comptabilisation des notes de frais. Prise en photo de factures, système de validation des notes de frais, classification des dépenses, mise en place de remboursement, automatisation des process… Privilégiez les bonnes fonctionnalités !
Optez pour la mobilité
Pour être redoutable d’efficacité, une application de gestion de notes de frais doit favoriser la mobilité. Il est impératif d’opter pour un système connecté et mobile afin de pouvoir l’utiliser peu importe la localisation.
Ainsi, la gestion des notes de frais peut se faire en temps réel et encore plus avec une déclinaison pour les smartphones. Vos collaborateurs en déplacement pourront ajouter simplement leurs notes de frais et simplifier le processus de remboursement tout comme votre comptabilité.
Sélectionnez une application paramétrable
La meilleure façon d’optimiser la gestion des frais de vos employés est de choisir une application flexible et paramétrable. Son interface doit être évolutive et doit pouvoir s’adapter à vous, à votre entreprise et vos besoins.
Un logiciel de notes de frais efficace est un outil qui vous permet de le customiser et d’utiliser uniquement les fonctionnalités qui vous intéressent. Chaque utilisateur doit pouvoir s’y retrouver et agir rapidement dans le traitement de ses tâches.
Choisissez un outil ergonomique
Afin de gagner du temps, l’outil de gestion que vous choisirez doit être le plus ergonomique possible. Une interface simple à utiliser, une prise en main rapide, une lisibilité immédiate… La solution retenue doit faciliter votre quotidien.
En effet, les informations recueillies doivent être présentées de la meilleure des façons pour que vous puissiez identifier et analyser celles qui sont importantes en un coup d’œil.
Utilisez une application conforme à la législation
Cela peut paraître une évidence mais il est primordial d’opter pour une application de notes de frais en conformité avec la législation. Il faut absolument que cette dernière vous permette d’être en règle, surtout si un contrôle de l’URSSAF survient.
🚀 Factorial est certifié par l’URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n’ont plus besoin de conserver leurs reçus/factures en version papier.
Un tel logiciel doit donc être conforme à la loi et au RGPD. Il doit vous permettre de stocker les factures de manière informatisée afin de les présenter en cas de contrôle URSSAF et doit pouvoir être paramétré selon les règles en vigueur.
Faites attention au prix
Logiciel gratuit ou payant ? Certains outils vous proposent des versions réduites avec moins de fonctionnalités, ce qui peut parfois être suffisant si votre entreprise est de petite taille ou si vos employés ne génèrent pas beaucoup de notes de frais.
Mais ces logiciels offrent des fonctionnalités assez limitées. S’il est recommandé de faire attention au prix de la solution que vous allez choisir, il faut absolument opter pour celui qui offre le meilleur rapport qualité / prix.
Les 5 meilleures applications de gestion des notes de frais selon Factorial
Factorial
✅ Si vous désirez utiliser une application de notes de frais efficace, choisissez celle de Factorial pour gérer et suivre vos dépenses en toute tranquillité.
Spendesk
Spendesk se présente comme une plateforme de gestion des dépenses qui regroupe au sein d’une interface unique les cartes de paiement, les rapports de frais, les factures des fournisseurs ainsi que les tâches pré-comptables.
Expensify
En plus de la gestion des justificatifs de dépense, Expensify offre une gamme étendue de caractéristiques, telles que les alertes de vol, les retards lors de l’embarquement et le suivi automatique des frais kilométriques via GPS (cette fonction doit cependant être activée pour préserver la confidentialité des collaborateurs).
De plus, elle propose une organisation personnalisée des services en accord avec votre domaine d’activité, mettant en évidence les informations qui vous sont réellement essentielles.
Jenji
Jenji représente un logiciel dédié à la gestion des notes de frais, offrant la flexibilité de superviser vos dépenses professionnelles à partir d’un ordinateur ou d’un smartphone (compatible avec Android et iOS). Cette solution facilite non seulement la saisie des dépenses encourues, mais également la réalisation d’audits et d’analyses des origines des dépenses.
N2F
N2F représente une application spécialement élaborée pour les voyages internationaux, offrant une fonction hors ligne et une conversion automatique dans 170 monnaies en accord avec le taux de change de référence. Cette application est disponible en 11 langues différentes. En vue d’assurer une protection accrue, N2F synchronise de manière automatique les images des reçus sur le portail en ligne du client.
Par ailleurs, N2F propose une option « ultra-pressé » permettant d’enregistrer une dépense sans avoir à remplir le formulaire correspondant. Dans ce cas, l’application se charge ultérieurement de vous rappeler afin de conclure le processus.
