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Accord de confidentialité : Comment et pourquoi le rédiger

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Lors des diverses tractations d’une entreprise, il est parfois nécessaire de protéger certaines informations. L’accord de confidentialité fait partie de ces contrats utilisés par de nombreuses sociétés.

Souvent négligé et signé à la va vite, il doit pourtant faire l’objet d’une attention particulière tant il est bien plus complexe qu’il n’y paraît.

Dans cet article, nous revenons sur cet accord et ses multiples spécificités.

Qu’est ce que l’accord de confidentialité ?

L’accord de confidentialité est un contrat dans lequel un tiers s’engage à conserver la confidentialité de certaines informations et à ne pas les divulguer lors d’une collaboration ou d’échanges. 

Dans le monde des affaires, c’est un accord qui est très souvent utilisé et fait partie intégrante de nombreux contrats.

Également appelé accord de non-divulgation, il permet de préserver la teneur d’informations sensibles et confidentielles

On distingue 2 types : l’accord de confidentialité unilatéral qui n’engage qu’une seule partie et l’accord de confidentialité bilatéral qui concerne les deux parties dans un engagement mutuel et réciproque.

A quoi sert l’accord de confidentialité ?

L’accord de confidentialité, aussi appelé NDA en anglais pour Non Disclosure Agreement sert ainsi à protéger des données et des informations que plusieurs parties ne souhaitent pas divulguer. 

Il faut savoir qu’il empêche contractuellement tout partenaire d’utiliser une information transmise pour son propre compte ou celui d’un autre.

En effet, le NDA permet à l’entreprise de se protéger contre les risques de concurrence déloyale mais également d’offrir une protection supplémentaire aux donnés qui ne bénéficient pas d’une couverture légale comme les droits d’auteur.

Qui doit signer accord de confidentialité

Il doit être signé par toutes les parties et ce, sans exception possible. Il sert de preuve et engage ainsi tous les intervenants.

Même dans le cas d’un accord de confidentialité unilatéral, la partie destinataire et celle qui partage les informations confidentielles doivent signer l’accord.

Quand signer un accord de confidentialité ?

Le droit à la sécurité des données touche tout le monde y compris les salariés. La confidentialité au travail est devenue un enjeu important.

Dans le monde des affaires, c’est encore plus vrai. Lors d’échanges commerciaux ou d’une collaboration entre deux entreprises, il est essentiel de signer un accord de confidentialité

Souvent, il se fait au moment des pourparlers, lorsque les parties ne savent pas encore si les négociations vont aboutir, afin de protéger toutes les informations échangées.

Il sera alors inséré au contrat commercial telle une clause de confidentialité. Ce type d’accord engage l’employeur comme ces employés qui devront également respecter le secret professionnel.

D’ailleurs, il n’est pas rare que les entreprises proposent sa signature dans le cadre d’un stage ou d’un contrat de travail, surtout quand l’entreprise manie des données sensibles ou exerce sur une marché concurrentiel.

Parfois, certaines sociétés font signer un tel accord lorsque le salarié quitte ses fonctions.

Il l’engage à ne pas dévoiler des informations concernant son ancien employeur.

Enfin, il est possible de signer un NDA lors de la cession d’une entreprise à un tiers. La partie qui cède la société accepte ainsi de garder secret certaines informations.

Quelle durée pour un accord de confidentialité ?

Il n’existe pas de durée légale ou imposée par quelconque décret. Ce sont les parties elles-mêmes qui définissent librement la durée de l’obligation de confidentialité.

Dans la pratique, il est conseillé de fixer un accord de confidentialité d’une durée de 2 à 10 ans.

Attention, si la durée de l’accord n’est pas spécifié, le contrat devient à durée indéterminée.

Mauvaise idée puisque ce statut autorise l’un des deux parties à le résilier quand bon lui semble, sous réserve de respecter un préavis.

Aussi, pensez à définir clairement la situation de ces informations au terme de l’accord.

Il est préférable d’inclure une clause exigeant la destruction de toutes les informations pour éviter la fuite de données.

Qui est concerné par l’obligation de confidentialité ?

Bien évidemment, les cocontractants sont les principaux concernés par la signature d’un contrat de confidentialité.

Cependant, l’obligation peut s’étendre à d’autres personnes.

En effet, le NDA doit spécifier les personnes habilitées à manipuler, recevoir et communiquer les informations du contrat entre les différentes parties.

L’accord doit également contenir une clause avec obligation de confidentialité pour l’ensemble des collaborateurs.

Dans certains cas, il arrive que certaines sociétés fassent partie de plus grands groupes.

Dans une telle situation, il conviendra d‘indiquer toutes les firmes du groupe qui sont susceptibles de communiquer ou de recevoir les informations.

Comment rédiger un accord de confidentialité 

Il est à noter que la loi n’encadre pas le régime de l’accord de confidentialité. Ainsi, la liberté contractuelle est totale et c’est pour cela qu’il est très important de prêter attention à sa rédaction. 

Certains éléments doivent absolument figurer dans le contenu d’un NDA.

La nature de l’obligation de confidentialité

Pour protéger au mieux les intérêts des parties impliquées dans l’accord de confidentialité, il faut préciser explicitement sa nature.

Comme le RGPD, l’accord de non-divulgation vise à protéger les données sensibles.

Ici, il convient d’indiquer ce que l’autre partie s’engage à « ne pas faire » et non à ce qu’elle « doit faire ».

Il est donc préférable de préférer une clause stipulant que l’entreprise s’engage à ne pas divulguer telle information et non pas qu’elle s’engage à respecter la confidentialité de l’accord.

En cas de litige, le non-respect d’une clause peut être sanctionné sans preuve nécessaire du préjudice.

Le périmètre de la confidentialité

Comme dans tout contrat, le NDA doit être précis. Il est donc crucial de préciser les informations qui ne doivent pas être divulguées et celles qui le peuvent.

Définir le périmètre de l’obligation de confidentialité est un exercice délicat. Il faut être précis sur la nature des informations à ne pas divulguer.

Il ne faut pas non plus trop en dire pour ne pas attirer l’attention de concurrents déloyaux.

Cependant, l’objectif est bien d’énoncer clairement les données concernées par l’accord de confidentialité afin d’éviter tout écart ou erreur de communication.

La durée de l’obligation de ne pas divulguer

Comme nous l’évoquions plus haut, si aucune durée de l’accord n’est fixée, il sera considéré comme à durée indéterminée. Il sera donc possible de le résilier à tout instant, selon un délai de préavis.

Indiquer une durée d’obligation de confidentialité est essentiel, entre 2 ans et 10 ans à compter de la signature de l’accord. Cela devra apparaître précisément sur le contrat.

Les destinataires autorisés

Pour garantir la sécurité des informations utilisées, tout le monde ne peut y avoir accès.

C’est pourquoi il est fondamental de prévoir une liste de personnes autorisées à communiquer les données confidentielles.

Plusieurs entreprises ont besoin de partager ces informations avec d’autres collaborateurs mais elles ne peuvent le faire sans l’accord de l’autre partie.

Et si l’une des deux parties souhaite protéger un peu plus ses données, il est possible d’ajouter une clause sollicitant son accord avant la communication de toute information à un tiers.

La sanction en cas de violation de l’obligation de ne pas divulguer

Le non-respect de l’obligation de confidentialité peut entraîner des sanctions dont le paiement de dommages et intérêts pour la partie défaillante.

Les parties ont ainsi l’opportunité de prévoir une clause définissant le montant du préjudice subi. Il est d’ailleurs fortement conseillé d’inclure une telle clause.

Si ce n’est pas stipulé dans le NDA, la partie flouée pourra toujours agir sur le plan de la responsabilité contractuelle, à condition de prouver la divulgation d’une information et le manquement au contrat.

Si l’accord de confidentialité semble simple à rédiger au premier abord, il doit pourtant être fait avec soin.

Son but est de protéger les informations sensibles mais également les parties qui s’engagent dans un processus commercial ou contractuel.

 

La confiance doit régner. Rien de mieux qu’un contrat dûment signé pour la matérialiser.

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