Un événement d’entreprise interne a souvent pour vocation de renforcer l’engagement des collaborateurs et la cohésion d’équipe.
Mais encore faut-il motiver les employés à participer.
Que vous optiez pour un team building en petit groupe ou pour un séminaire d’entreprise élargi, une bonne communication interne est essentielle pour fédérer les participants.
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Table des matières
Trouvez des idées d’événements d’entreprises avec vos salariés
L’organisation d’un événement d’entreprise doit respecter plusieurs étapes logiques : l’idéation, la préparation et la communication.
Il est cependant possible d’inverser un peu les choses. Vous pouvez associer vos collaborateurs pour trouver des idées d’évènement.
Cela permet d’impliquer les participants en amont du projet.
Cette démarche participative peut être formalisée via un questionnaire interne.
Vous pouvez demander à vos équipes de :
- Classer ou prioriser des idées d’événements ou de thématiques de rencontres ;
- Choisir entre plusieurs lieux de séminaire ;
- Voter entre différents choix d’activité en équipe ;
- Suggérer une idée pour l’animation des échanges ;
- Confirmer une intention de participation si l’événement se tient en soirée.
Attention, il faudra être vigilant à bien cadrer les contributions, pour ne pas compliquer l’organisation.
Ne perdez pas de vue ce qui est réalisable (ou pas) pour les équipes chargées de la logistique ou l’agence événementielle qui vous accompagne.
Et n’oubliez pas les aspects budgétaires : vous n’êtes pas à l’abri qu’on vous suggère la location d’un yacht pour votre séminaire de juillet.
Adaptez votre communication au type d’événement interne
Le BA-ba d’une bonne communication, c’est d’adapter son message au type d’événement d’entreprise.
Vous n’allez pas rédiger un mail corporate pour organiser le pot de départ en retraite d’un salarié ou un afterwork.
Inversement, si vous devez organiser un incentive pour le top management ou les commerciaux, il faudra bien choisir vos éléments de langage pour réussir à conjuguer convivialité et objectifs de performance.
Parmi les types d’événements professionnels les plus courants, on distingue :
- Les temps pour rythmer la vie des équipes et apporter de la convivialité (petit-déjeuner d’équipe, afterwork, soirée, repas de Noël) ;
- Les séminaires pour motiver les troupes (team building, incentives, conférences);
- Les événements d’entreprise marquants de l’expérience collaborateur (pot d’arrivée, pot de départ, départ en congé maternité, etc.)
- Les rencontres pour partager les succès et les célébrations (séminaires clients, soirée gala, lancement d’une offre, etc.)
- Les temps dédiés à partager la stratégie d’entreprise et aligner les équipes (séminaires annuels, bilans de fin d’année)
Chaque type de rencontre a ses objectifs.
Annoncez vos objectifs pour motiver vos équipes
Les enjeux d’un team building en plein été ne sont pas les mêmes que ceux d’un séminaire corporate de début d’année.
Dans le premier cas, l’objectif est de profiter d’un temps creux pour renforcer la cohésion et la communication d’équipe.
Dans le second, l’événement vise à plutôt à communiquer le bilan et à donner les orientations stratégiques de l’année à venir.
Comme dans de nombreux process RH, la transparence est garante d’une bonne expérience collaborateur.
Prenez soin d’expliciter les objectifs et la thématique de votre événement professionnel.
S’il s’agit d’un cycle de conférences ou de workshop, essayez de donner à voir la programmation à l’avance, pour engager vos équipes dans des rituels de rencontres régulières.
Pensez aussi à présenter les modalités pratiques de vos événements.. Vos salariés ont besoin de savoir à quoi s’attendre.
Il y aura-t-il des présentations ? Des activités et ateliers en groupe ? Des animations ludiques de team building ?
Évitez les irritants et les déceptions en étant clairs sur les attentes et le déroulé de la journée.
Pitchez l’animation et l’organisation de votre évènementiel
En matière de communication interne, la transparence n’empêche pas la créativité.
Oubliez la lettre d’invitation à un événement professionnel ultra-classique, sauf si les usages de votre secteur le réclament.
Pour motiver vos équipes, utilisez plutôt les techniques de storytelling et de copywriting RH pour rédiger vos posts et annonces internes.
Voici quelques exemples pour pitcher votre évènement.
Le modèle AIDA pour rédiger votre lettre d’invitation
Le modèle AIDA est l’un des plus connus en copywriting. Il est souvent utilisé en inbound recruiting pour attirer les candidats. La rédaction s’appuie sur quatre étapes :
- Attirez l’attention de vos collaborateurs (Attention) ;
- Suscitez l’intérêt avec des informations inédites (Intérêt);
- Créez le désir de participer à votre événement d’entreprise (Désir);
- Incitez vos équipes à s’inscrire, à réserver une place ou à réagir (Action).
Concrètement, voici un exemple de mail d’invitation pour un évènement dédié au middle management.
« Comment évaluer le travail sans tomber dans le micromanagement ?
50 % des départs seraient liés à des problèmes de management, et notamment, à un contrôle du travail trop rapproché.
Les collaborateurs sont de plus en plus demandeurs d’autonomie et de flexibilité, et répondre à ces attentes est incontournable pour favoriser l’engagement au travail et la rétention des talents.
Pour autant, la performance de vos équipes implique aussi d’évaluer et d’accompagner les collaborateurs dans la conduite de leurs objectifs individuels.
- Comment réussir cet équilibre ?
- Comment gérer la performance sans tomber dans le contrôle ?
Lors de notre team building national dédié au middle management, nous allons vous apprendre à vous renforcer votre posture de “manager coach” et à lâcher-prise, tout en développant de nouvelles pratiques de suivi de la performance, plus agiles mais tout aussi efficientes.
Vous aurez l’occasion d’échanger avec vos pairs sur les difficultés rencontrées et d’imaginer ensemble des modes de management innovants et adaptés à vos réalités de terrain.
Le team building aura lieu à Paris le 15 février.
Inscrivez-vous dès maintenant et partagez vos réactions sur notre chaîne interne dédiée aux managers.”
La formule BAB appliquée à une invitation en séminaire
Parmi les autres techniques de copywriting RH pertinentes pour annoncer vos événements professionnels internes, la formule BAB (Before-After-Bridge) invite le lecteur à imaginer un autre possible.
Elle s’appuie sur les étapes suivantes :
- Évoquez la situation actuelle de l’entreprise (before : l’avant) ;
- Incitez vos salariés à imaginer un futur meilleur (after : l’après) ;
- Indiquer comment vous allez aider vos invités dans ce chemin (bridge : le pont)
Voici notre exemple pour un séminaire d’entreprise dédié au recrutement et à la marque employeur.
“L’an dernier, la croissance du groupe a généré de nombreux recrutements, notamment sur des profils IT très qualifiés.
Les équipes de recrutement ont été très investies sur ce sujet, mais la rareté des compétences sur le marché du travail génère un travail de sourcing très conséquent.
Cette année, la refonte de notre marque employeur nous donne l’opportunité de développer une véritable stratégie d’inbound recruiting pour attirer les candidats qualifiés, et faire gagner du temps aux recruteurs.
Imaginez, si vous pouviez recevoir directement des CV qualifiés, en vous appuyant sur le centre de ressources Marketing et Communication du groupe ?
C’est tout l’objet de ce séminaire dédié à la rencontre entre les équipes recrutement et les équipes communication.
Il permettra de jeter les bases d’une collaboration efficiente pour renforcer la présence de notre marque sur les réseaux sociaux et mieux aligner nos contenus avec les besoins en compétences recherchées.
L’événement se tiendra le 6 Mars à Lyon. Réservez vite votre place avant le 25 février !
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Animez vos communautés RH pour créer le buzz en amont de l’événement
Pour vous assurer un bon taux de participation, l’idéal est de faire le “buzz” en amont de l’évènement.
En effet, n’oubliez pas que l’être humain fonctionne par mimétisme. Les employés seront plus motivés s’ils constatent que leurs collègues ont prévu de participer.
Pour cela, n’hésitez pas à utiliser pleinement toutes les fonctionnalités de vos outils RH internes.
Par exemple, le logiciel de Factorial offre la possibilité de créer et animer des communautés RH internes via un module dédié.
Vous pouvez créer et personnaliser différents types d’événements. Lorsque vous publiez, il sera visible dans le calendrier de l’entreprise et la page d’accueil de chaque salarié.
Vous avez également la possibilité d‘envoyer une notification par e-mail et d’autoriser les commentaires et les réactions.
Quel que soit le canal de diffusion utilisé, incitez les collaborateurs à partager et commenter votre programmation événementielle.
Cela renforce le taux d’inscription, mais c’est aussi un facteur d’engagement des participants le jour J.
Maintenant que vous avez fait salle comble, et que tout le monde ne parle plus que de votre événement d’entreprise, il ne vous reste plus qu’à orchestrer parfaitement l’animation de la rencontre !
