Après une période de bons et loyaux services (dans la majorité des cas, j’en suis sûre), votre employé s’en va de l’entreprise. Pour tout faire dans les règles de l’art, vous devez lui remettre un certificat de travail.
Ce document stipule la fin de son contrat de travail et certifie que le salarié a bien fait partie de votre entreprise à un moment donné et à un poste précis.
Sommaire
- Comment établir un certificat de travail ?
- Pourquoi un certificat est-il utile ?
- Est-ce que le certificat de travail est obligatoire ?
- Quand le remettre au salarié ?
- Quelle est la différence entre un certificat de travail et une attestation de travail ?
Comment établir un certificat de travail ?
Créer un certificat de travail n’est vraiment pas compliqué. Et tant mieux, car les professionnels des RH en ont déjà bien à faire.
Et c’est pas notre RRH qui vous dira le contraire. Elle doit gérer de nombreuses arrivées mais parfois aussi des départs. Avoir des documents déjà prêts à utiliser simplifie drôlement le quotidien.
Comme elle, gagnez du temps et utilisez le modèle de certificat de travail du service public.
Le certificat de travail contient des informations obligatoires et facultatives.
Mentions obligatoires
- Identité de l’employeur (nom, adresse, raison sociale et siège social)
- Identité de l’employé (nom, prénom, adresse)
- Dates d’entrée et de sortie de l’employé
- Poste occupé dans l’entreprise (ou dans d’autres cas, les emplois successivement occupés)
- Nombre d’heures acquises au titre du CPF (Compte Professionnel de Formation)
- Maintien gratuit des couvertures santé et prévoyance
- Date à laquelle le certificat de travail a été remis
- Lieu où il a été rédigé
- Signature de l’employeur
Mentions facultatives
Le cas échéant, vous pouvez ajouter une appréciation positive du travail effectué par votre collaborateur, ou la formule « libre de tout engagement » ou encore une recommandation.
Quelles que soient les mentions que vous souhaitez rajouter, faites-le avec son accord avant de vous lancer.
💡 Bon à savoir : Attention certaines mentions sont interdites. Notamment si celles-ci peuvent nuire au salarié (ex : des avis négatifs sur son travail ou sa personne, des mentions diffamatoires ou autres).
Étapes suivantes
L’employeur doit renseigner toutes les informations nécessaires pour compléter le document. Une fois fait, il faut imprimer au moins deux copies du document.
Après avoir vérifié que toutes les informations sont correctes, il doit être signé par l’employeur puis remis à l’employé. Pour avoir des dossiers clairs et en règle, il est important d’en conserver une copie.
Pour cela, rien de mieux que d’avoir accès au dossier du personnel via un logiciel SIRH pour un maximum de sécurité et de facilité. Et en plus, la mise à jour est automatique.
💡 Bon à savoir : Depuis le 1er juin 2014, le certificat doit obligatoirement stipuler que la couverture santé est maintenue gratuitement durant toute la période de chômage. Au 1er juin 2015, une nouvelle mention obligatoire a été rajoutée, la couverture prévoyance est maintenue durant un an.
Pourquoi un certificat est-il utile ?
Il permet au salarié de justifier qu’il est libre pour occuper un nouvel emploi et bénéficier des aides et allocations de Pôle emploi.
Il est aussi utile pour le calcul de sa retraite. D’où l’importance pour lui de le mettre précieusement de côté.
Pour les autres entreprises, il confirme que le candidat n’a plus d’engagement ailleurs et qu’elles peuvent entreprendre une nouvelle relation de travail avec lui en toute légalité.
💡 Bon à savoir : Selon l’article L-122-16, le solde de tout compte est un autre document remis au salarié à la fin de son contrat de travail.
👉🏽 Lisez notre article sur le calcul du solde de tout compte
Est-ce que le certificat de travail est obligatoire ?
Quel que soit le motif de rupture du contrat (licenciement, démission, rupture conventionnelle…), il est obligatoire.
Votre salarié est en CDI, en CDD, en contrat de chantier ou saisonnier, ou tout autre type de contrat, vous devez remplir votre obligation de lui donner un certificat en bonne et due forme.
💡 Bon à savoir : Depuis le 1er mai 2008, l’article L1234-19 stipule : « A l’expiration du contrat de travail, l’employeur délivre au salarié un certificat dont le contenu est déterminé par voie réglementaire ».
Quand le remettre au salarié ?
Ça y est c’est le jour j, le contrat du salarié prend fin.
C’est à la date de son dernier jour de travail que vous devez le lui remettre, qu’il ait effectué son préavis ou qu’il ait été dispensé de préavis.
Si la date de fin de son contrat est le 30 avril alors vous devrez lui remettre son certificat à cette même date.
Ne prenez donc pas le risque de vous faire sanctionner par le Code du travail.
💡 Bon à savoir : Si vous ne remettez pas de certificat de travail à votre salarié le jour de son départ, préparez-vous à payer une amende de 750€. Et ce n’est pas tout ! Votre salarié peut se retourner contre vous en saisissant le juge et demander des dommages-intérêts.
Quelle est la différence entre un certificat de travail et une attestation de travail ?
La première chose à retenir est que le certificat de travail est obligatoire et réglementé par la loi tandis que l’attestation de travail n’a aucune obligation légale.
Qu’est-ce qu’une attestation d’emploi et pourquoi en avoir besoin ?
L’attestation de travail ou encore l’attestation employeur est un document rédigé par l’employeur lorsqu’un collaborateur en fait la demande et que son contrat de travail est toujours en vigueur.
À certaines occasions, le salarié en a besoin.
Ce peut être pour des formalités de la vie courante comme par exemple :
- Une demande de prêt
- L’inscription d’un enfant en crèche
Que contient-il ?
Son contenu n’est pas encadré par la loi mais il y a tout de même un minimum d’informations qu’on vous conseille de mentionner :
- La raison sociale de l’entreprise
- Le nom et la qualité de celui qui rédige l’attestation
- Les nom et prénom du salarié qui a fait la demande
- La date d’embauche
- Le poste du salarié
💡 Bon à savoir : Rédigez ce document sur le papier en tête de votre entreprise où apparaît votre logo. Car même s’il n’est pas obligatoire, il doit refléter votre professionnalisme.
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