La grande majorité des PME ne dispose pas d’un service RH à part entière. C’est souvent le dirigeant qui joue également le rôle de directeur des ressources humaines. Disposant de moyens limités, les PME ont pourtant besoin de la fonction RH pour attirer et fidéliser leurs collaborateurs et collaboratrices, et pour gérer les tâches RH du quotidien. C’est pourquoi il est souvent tentant de se poser la question de l’externalisation RH. Est-ce une bonne idée ? On vous répond.
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Table des matières
Qu’est-ce que l’externalisation des Ressources Humaines ?
L’externalisation des ressources humaines (RH) est le processus par lequel une entreprise délègue une partie ou la totalité de ses fonctions RH à un prestataire externe spécialisé. Ce prestataire peut être un cabinet de conseil en RH, une société de services en gestion de personnel, ou un fournisseur de services RH.
Elle peut s’incarner à travers l’externalisation d’un seul processus RH comme par exemple l’externalisation de la paie, ou bien de l’ensemble des process de gestion des ressources humaines. On parle alors d’outsourcing, qui désigne le transfert d’une fonction entière de l’entreprise vers un prestataire externe.
Pour les petites et moyennes entreprises, l’externalisation des ressources humaines est devenue une option stratégique. Elle permet de mieux piloter les coûts associés à la fonction RH. Face à une absence de DRH ou à une équipe RH limitée en interne, la décision d’externaliser certaines missions peut s’avérer cruciale.
Ce choix repose sur des raisons variées, allant de la réduction des coûts à l’optimisation de services spécialisés. Mais est-ce toujours une bonne idée ? Tour d’horizon des avantages et des inconvénients de l’externalisation RH.
Les avantages de l’externalisation RH pour les entreprises
L’externalisation offre plusieurs bénéfices, notamment pour les PME. En déléguant des tâches chronophages comme la gestion de la paie ou les processus administratifs, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Les avantages de l’externalisation RH sont nombreux.
Parmi eux :
- Les PME peuvent économiser sur les coûts liés à l’emploi de personnel RH à temps plein ;
- Elles ont accès à une expertise spécialisée qu’elles ne pourraient pas se permettre en interne ;
- Les prestataires d’externalisation RH sont généralement à jour sur les lois et réglementations en vigueur, réduisant ainsi le risque de non-conformité légale pour l’entreprise ;
- Les prestataires d’externalisation RH gèrent souvent les risques liés aux ressources humaines, réduisant ainsi le fardeau pour les PME.
Cependant, le choix de l’externalisation RH n’est pas sans inconvénients. Voyons lesquels.
Les défis et risques de l’externalisation RH
L’externalisation RH n’est pas sans risques. La perte de contrôle sur certaines fonctions essentielles et la dépendance vis-à-vis des prestataires externes sont des défis majeurs. Il existe également d’autres risques à opter pour une gestion externalisée des ressources humaines.
Parmi eux :
- les risques liés à la confidentialité des données ;
- le manque de cohérence dans la gestion des employé-es ;
- un potentiel d’erreurs dues à une compréhension insuffisante des spécificités de l’entreprise.
Par ailleurs, le prestataire peut ne pas être pleinement aligné avec la culture et les valeurs de l’entreprise, ce qui peut entraîner des conflits ou des incompréhensions dans la gestion des ressources humaines.
Les impacts de l’externalisation RH sur la culture d’entreprise
L’externalisation des ressources humaines (RH) peut avoir un impact significatif sur la culture d’entreprise et sur l’expérience collaborateur. Or, cet aspect est souvent sous-estimé dans le processus de prise de décision quant au choix ou non d’externaliser les RH.
La culture d’entreprise, qui englobe les valeurs, les normes et les pratiques partagées au sein d’une organisation, joue un rôle crucial dans l’engagement et la satisfaction des employé-es. Lorsque les fonctions RH sont gérées en interne, il existe une cohérence naturelle entre les pratiques RH et la culture de l’entreprise. Les employé-es bénéficient d’une communication directe et personnalisée, et les politiques RH sont souvent conçues en harmonie avec la culture de l’entreprise.
Cependant, lors de l’externalisation, en particulier l’outsourcing RH, cette cohérence d’ensemble peut être perturbée. Les prestataires externes, bien que compétents dans les aspects techniques des RH, peuvent ne pas être entièrement alignés avec les valeurs de l’entreprise cliente. Cette dissonance peut se manifester dans la gestion quotidienne des ressources humaines, affectant toute l’organisation, de la gestion des performances à la formation et au développement des compétences.
Par exemple, un prestataire externe peut appliquer des approches standardisées dans la gestion des talents, qui ne correspondent pas à la culture de l’entreprise. Cela peut entraîner un sentiment de déconnexion parmi les employé-es, affectant leur engagement vis-à-vis de l’entreprise.
De plus, la culture d’entreprise et l’expérience collaborateur se nourrissent de la proximité et de l’interaction régulière entre les employé-es et le département RH. L’externalisation peut réduire ces interactions, laissant les collaborateurs et collaboratrices se sentir moins soutenus. Cela peut avoir des implications à long terme sur la rétention des talents, l’ambiance de travail, et même sur l’attractivité de l’entreprise.
Les alternatives à l’externalisation RH : le rôle du SIRH
Face à ces défis, une alternative se dessine : la mise en place d’un Système d’Informations des Ressources Humaines (SIRH). Ce logiciel permet de gérer efficacement les tâches administratives et les processus RH en interne, réduisant ainsi la nécessité de l’externalisation. Le SIRH offre une solution informatique intégrée qui aide à maintenir le contrôle, tout en automatisant les tâches de faible valeur ajoutée.
En utilisant Factorial, vous gagnez 30 heures par mois en éliminant les tâches manuelles et répétitives sans valeur ajoutée. Ce qui permet à la fonction RH de se concentrer sur son cœur de métier, sans passer par l’externalisation. C’est idéal quand on dispose de peu de moyens pour avoir une fonction RH étoffée au sein de l’entreprise.
De plus, en utilisant un SIRH, vous conservez le contrôle total de vos processus RH et les données sensibles sur les employé-es restent au sein de l’organisation.
Le choix d’un SIRH offre ainsi une alternative intéressante à l’externalisation des services ressources humaines : il permet de gagner du temps et d’économiser des ressources sans perte de contrôle sur la fonction RH qui demeure stratégique pour les entreprises.
En fin de compte, choisir entre internaliser ou externaliser les services RH dépend des besoins spécifiques, de la taille de l’entreprise et de sa stratégie globale. Il est essentiel d’évaluer les avantages et les inconvénients de chaque approche, en tenant compte de l’impact sur les employés et l’organisation dans son ensemble.
Une approche équilibrée, où certaines activités, comme la paie, sont externalisées tandis que d’autres restent en interne, pourrait être la meilleure stratégie pour de nombreuses entreprises. Enfin, le SIRH offre une alternative majeure à l’externalisation RH, qui s’avère moins coûteuse sur le long terme et plus efficiente pour l’amélioration de l’expérience collaborateur !
