Comment réussir un projet SIRH en 6 étapes clés ?

L’implémentation d’un projet SIRH ne doit pas être une tâche intimidante. Son succès repose essentiellement sur une préparation adéquate.

Un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) optimise la gestion administrative, améliore la communication interne et automatise les processus RH. Imaginez réduire 40% à 60% de temps sur des tâches administratives répétitives. Suivez ces étapes cruciales pour réussir votre projet SIRH et révolutionner la gestion RH de votre entreprise.

Pour un projet SIRH réussi, il existe tout un ensemble de bonnes pratiques à appliquer. Voici 6 étapes à suivre pour vous rendre la tâche plus facile.

SOMMAIRE

Les étapes clés d’un projet SIRH :

• Étape 1 – Impliquer l’ensemble des parties prenantes
• Étape 2 – Définir les objectifs et les besoins du projet SIRH
• Étape 3 – Choisir la solution SIRH
• Étape 4 – Planifier et mettre en oeuvre le projet SIRH
• Étape 5 – Former et apporter un support
• Étape 6 – Évaluer le projet SIRH et faire une amélioration continue
• Faire une démo gratuite du SIRH pour mieux choisir 🔎

Étape 1 – Impliquer l’ensemble des parties prenantes

On aurait tendance à croire que seule l’équipe RH est concernée par le déploiement d’un SIRH. Ce n’est bien sûr pas le cas. La réussite d’un projet SIRH repose sur l’implication des parties prenantes dès le départ. Formez une équipe de projet incluant des responsables RH, des managers et des employés représentatifs.

💡 Dans les grandes entreprises, on peut retrouver un chef de projet SIRH qui se charge d’animer les réunions, de gérer les budgets, de suivre la livraison du projet, de former les utilisateurs et de réoudre les problèmes techniques.

Assurez une communication transparente et continue. Organisez des entretiens, des ateliers ou des sondages pour recueillir les points de vue et attentes de vos employés. Par exemple, vous pouvez mettre en place des réunions hebdomadaires pour aligner les attentes et les progrès du projet SIRH.

Faire appel à l’expertise du DAF et du DSI

Impliquer le directeur financier (DAF) et le directeur des systèmes d’information (DSI) est crucial. Le DAF peut apporter une perspective sur le budget et le retour sur investissement, tandis que le DSI peut aider à évaluer les exigences techniques et les intégrations possibles avec d’autres systèmes.

💡 Par exemple, chez Factorial, nous collaborons avec des entreprise où le DAF et le DSI ont joué un rôle clé dans la validation et la mise en œuvre du projet SIRH.

Nous apprécions les fonctionnalités de Factorial parce que c’est un outil qui est très fluide, très simple d’utilisation et tout est centralisé sur une seule et même application.

– Mathilde MARCEROU, Responsable administrative et financière

Étape 2 – Définir les objectifs et les besoins du projet SIRH

Évaluez vos processus RH actuels pour identifier les lacunes et les goulots d’étranglement. Il peut s’agir d’un processus de recrutement long et coûteux ou bien encore de la difficulté à accéder rapidement aux données RH, notamment dans le cadre d’organisations multi-sites.

Par exemple, NovaŜancO a pu cibler l’automatisation des demandes de congés.

Factorial nous a considérablement fait gagner du temps dans la gestion des ressources humaines. Avant son intégration, les processus manuels de suivi des absences et des congés étaient fastidieux, nécessitant une saisie minutieuse des demandes et une communication constante avec les employés. Désormais, grâce à l’automatisation offerte par Factorial, les demandes sont soumises en ligne, les soldes de congés sont mis à jour automatiquement, et les notifications sont envoyées pour approbation. Cela réduit drastiquement le temps passé sur ces tâches administratives.

– Johan Amar, Président chez NovaŜancO
Pour guider votre projet SIRH, faire une analyse approfondie et identifier les besoins spécifiques de votre organisation passent par deux méthodes.

Analyser les processus actuels et interroger vos collaborateurs

Un audit interne peut révéler des domaines d’inefficacité ou des tâches redondantes qui pourraient être automatisées grâce à un SIRH.

Interroger vos collègues peut fournir des perspectives précieuses sur les défis quotidiens et les opportunités d’amélioration. Posez des questions telles que :

• Quelles sont les tâches administratives les plus chronophages ?
• Quels processus manquent de transparence ou de suivi ?
• Quelles intégrations pourraient simplifier votre travail ?

Faire une cartographie des processus

Une cartographie des processus RH permet de visualiser et d’analyser les flux de travail actuels pour mieux identifier les tâches administratives RH les plus problématiques. Prenons l’exemple d’un processus de gestion des absences impliquant plusieurs tiers :

💡 Avec un SIRH, ce processus peut être centralisé et automatisé, réduisant le temps total à moins de 10 minutes.

Avant je faisais des allers-retours entre les différents outils que nous utilisions, des versions papiers, des Google Sheets ou tableurs Excel, alors qu’aujourd’hui, je retrouve toutes les informations et toutes les données réunies au sein d’un même outil, ce qui me fait gagner du temps au quotidien. Le fait de professionnaliser notre gestion des ressources humaines et de mettre en place ce genre d’outils, nous a permis d’avoir des données fiables, utiles et pertinentes pour notre gestion au quotidien.

– Sara Djemaï, chargée de développement et missions RH au sein des Ateliers Jouffre.

Étape 3 – Choisir la solution SIRH

Pour un projet SIRH réussi, il faut choisir la bonne solution. Analysez les différentes options disponibles en fonction de critères comme les fonctionnalités, l’intégration, et le coût. Organisez des démonstrations et des essais pour évaluer leur adéquation avec vos besoins.

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Rédiger une note de cadrage

Une note de cadrage est un document synthétique qui définit les principaux objectifs, les attentes, et les contraintes du projet. Elle sert de référence tout au long de la mise en œuvre avec votre éditeur de logiciel. Incluez-y des détails sur les fonctionnalités requises, les échéances, le budget, et les responsabilités.

Mais elle n’est qu’un résumé qui sert de préambule au cahier des charges qui est beaucoup plus complet.

✅Nous vous aidons à le rédiger ?  Téléchargez notre modèle gratuit de cahier des charges SIRH👇

Considérer la culture et les valeurs de l’entreprise

La réalisation d’un projet SIRH implique de tenir compte de la culture d’entreprise et de ses aspects organisationnels. Le SIRH qui vous convient le mieux n’est pas nécessairement celui qui est le plus en vogue.

À vous d’identifier les valeurs qui façonnent votre entreprise. Par exemple, si la flexibilité est une valeur clé, votre SIRH doit être agile et adaptable avec notamment la gestion des horaires flexibles ou le suivi de projets à distance. Si la transparence a tout aussi son importance, le SIRH doit offrir des fonctionnalités de suivi et de reporting permettant une vision claire des indicateurs de performance.

🎯 Le SIRH doit contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Étape 4 – Planifier et mettre en oeuvre le projet SIRH

Après avoir choisi votre solution SIRH, planifiez son déploiement. Créez un plan de projet détaillé avec des jalons clairs et des responsabilités définies. Par exemple, vous pouvez déployer votre solution en phases pour minimiser les perturbations et prévoir des sessions de formation pour tous les utilisateurs.

La planification rigoureuse est essentielle pour la mise en place d’un SIRH réussie. Cela inclut la définition d’un calendrier de déploiement, la gestion des ressources et la préparation d’un plan de gestion des risques. Par exemple, une grande entreprise a mis en place une phase pilote avant le déploiement complet pour identifier et résoudre les problèmes potentiels.

Étape 5 – Former et apporter un support

La formation et le support sont essentiels pour garantir le succès d’un projet SIRH. Proposez des sessions de formation initiale et continue pour tous les utilisateurs. Par exemple, proposez des webinaires mensuels et un support technique dédié pour vous assurer que vos employés utilisent efficacement le nouveau système.

La formation doit être adaptée aux différents niveaux de compétence des utilisateurs. Des manuels d’utilisation, des vidéos tutoriels et des sessions de Q&A peuvent être très utiles.

💡 Factorial offre un support client dédié et des ressources en ligne pour aider ses clients à chaque étape via son centre d’aide entre autres.

Étape 6 – Évaluer le projet SIRH et faire une amélioration continue

Un projet SIRH doit être pensé dans la durée. Une fois le système en place, il est important de surveiller ses performances et d’apporter des améliorations continues.

Collectez des retours d’expérience des utilisateurs, mesurez les indicateurs clés de performance et ajustez le système selon les besoins pour maximiser son efficacité.

Lancer un projet SIRH demande un peu de patience mais l’investissement en vaut la chandelle au regard de ce qu’en disent nos témoignages clients.

💡 Factorial évolue avec vous et adapte ses fonctionnalités en fonction de vos propres besoins. Demandez une démo gratuitement ci-dessous👇

TPE/PME : Les erreurs à éviter lors d’un projet SIRH

Pour que votre projet SIRH pour entreprise moyenne soit une réussite, il y quelques faux pas à éviter.

Voici les principales erreurs de déploiement SIRH à proscrire :

1. Ne pas cibler clairement ses besoins : Sans une analyse précise des besoins, le risque est de choisir une solution inadaptée.
2. Réaliser un projet RH uniquement pour les RH : Un SIRH ne doit pas être réservé à la seule gestion des ressources humaines, tous les départements de la structure doivent pouvoir l’utiliser.
3. Être guidé uniquement par le prix : Choisir une solution uniquement sur la base de son coût peut mener à des fonctionnalités insuffisantes ou à des problèmes de scalabilité.
4. Ne pas impliquer toutes les parties prenantes : L’absence de collaboration entre les équipes RH, IT, et financières peut mener à un choix de mauvaise qualité.
5. Ne pas demander de démo ou d’essai gratuit  : Tester le logiciel permet de s’assurer qu’il répond aux besoins et qu’il est facile à utiliser avant de s’engager financièrement.
6. Ne pas accorder d’importance à l’expérience utilisateur : Un SIRH doit être intuitif, facile à prendre en main et proposer des fonctionnalités variés.
7. Ne pas prendre en compte la compatibilité avec les outils internes de l’entreprise : Ignorer l’intégration avec les outils existants (ERP, logiciels comptables, etc.) peut créer des silos et des problèmes techniques.
8. Sous-estimer l’implémentation du projet SIRH : Le déploiement d’un projet RH est un processus long, fastidieux et souvent lourd qui doit être rigoureux et suivre un planning précis.