La gestion de l’offboarding d’un employé est cruciale pour maintenir une bonne ambiance de travail et protéger la réputation de l’entreprise. Que ce départ soit suite à une démission, un licenciement ou une fin de contrat, une rupture est toujours délicate.
Un processus de sortie bien planifié permet non seulement de faciliter la transition, mais aussi d’assurer que le collaborateur qui part reste un ambassadeur positif pour l’entreprise.
Table des matières
Qu’est-ce que l’offboarding en RH ?
L’offboarding, aussi appelé « employee exit management » en anglais, désigne l’ensemble des processus et des démarches qu’une entreprise met en place pour gérer de manière structurée et humaine le départ d’un collaborateur. Il peut s’agir d’une rupture du contrat de travail suite à une démission, un licenciement ou un départ à la retraite.
Il ne se limite pas à des formalités administratives comme la restitution du matériel ou la résiliation des accès informatiques. Un bon offboarding va au-delà, en tenant compte des obligations légales, tout en favorisant une transition fluide des responsabilités, le transfert de savoir-faire et le maintien d’une relation positive avec l’ex-collaborateur.
Attention, l’offboarding d’un employé ne peut pas seulement être une check-list de départ et ce, pour le bénéfice réel du salarié, de l’entreprise et du futur collaborateur « repreneur ».
Le processus d’offboarding s’accompagne de démarches qui comprennent :
- Assurer la transition du poste de travail, en formant un nouvel arrivant quelques jours avant le départ d’un salarié
- S’assurer que l’employé rende bien tous les objets sensibles à l’entreprise le jour de son départ (pass, clefs, carte bancaire d’entreprise)
- Garantir la désactivation et la protection des données sensibles, que ce soit du point de vue de l’employé (sécurisation des données personnelles) ou de l’entreprise (désactivation des privilèges d’accès, documentation stratégique)
- Permettre la transition des autres soucis de gestion (réattribution des places de parking ou encore du nombre de collaborateurs à la cafétéria)
Pourquoi l’offboarding est important ?
L’entreprise a une responsabilité sociale qui se traduit notamment par :
- Le bien-être de ses salariés, y compris dans ces moments difficiles.
- La nécessité d’offrir la meilleure sécurité des données à ses employés, y compris une fois qu’ils sont partis.
- D’assurer la continuité et la pérennité de l’activité, pour offrir du travail à ses autres salariés.
Si le processus de sortie est bien exécuté et respectueux, le salarié parlera positivement de son expérience dans l’entreprise.
L’onboarding pour les RH a de nombreux avantages.
Renforcer la marque employeur
Un départ bien géré contribue à renforcer l’image de l’employeur. Un collaborateur qui quitte l’entreprise dans de bonnes conditions est plus susceptible de laisser des commentaires positifs sur son expérience, que ce soit par le bouche-à-oreille ou sur des plateformes comme Glassdoor.
Améliorer la qualité de vie au travail
Un offboarding soigné impacte positivement ceux qui restent dans l’entreprise, en leur donnant une bonne image de l’organisation et en renforçant leur confiance envers elle. Il est donc essentiel qu’un salarié, même après son départ, reste un ambassadeur positif auprès des éventuels clients ou salariés.
Faciliter le recrutement Boomerang
De plus en plus d’anciens employés reviennent dans l’entreprise après avoir acquis de nouvelles compétences. Un bon offboarding augmente les chances que ces talents reviennent avec de nouvelles expériences dont peut profiter l’entreprise.
15% des salariés qui quittent une entreprise reviennent
Favoriser la cooptation
Ce mode de recrutement de parrainage ou participatif constitue un véritable gage de confiance. Il consiste concrètement à recommander un talent de son réseau pour un poste au sein de l’entreprise. Les collaborateurs ayant quitté l’entreprise dans de bonnes conditions pourront alors recommander des collègues ou des membres de leur famille.
Rendre la transition rapide et facile
Un offboarding bien préparé permet de rendre plus simple et plus fluide la passation de poste entre le salarié qui part et le nouveau ou futur collaborateur. L’employé qui quitte son poste pourra alors donner des conseils au nouveau salarié. Ce dernier bénéficiera ainsi d’un accueil et d’un accompagnement de qualité lors de sa prise de poste. Cette phase de transition facilitera également l’intégration de la nouvelle recrue au sein de toute l’équipe.
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Quelles sont les étapes clés d’un bon offboarding ?
Les étapes d’un offboarding peuvent être légèrement différentes selon l’entreprise et son organisation interne. Mais de manière générale, voici une checklist de départ en 5 étapes.
- Communiquer le départ en informant de manière transparente les personnes concernées par le départ du collaborateur. Faites-le en interne auprès de l’équipe, mais aussi, si nécessaire, vis-à-vis des clients.
- Organiser la passation entre l’employé sortant et son remplaçant ou l’équipe restante est cruciale pour éviter les interruptions dans le travail. Cette étape permet de transférer les connaissances et d’assurer une continuité.Avec un logiciel SIRH, comme Factorial, vous pouvez répertorier les compétences d’un collaborateur, et les retrouver sur son profil. Vous pourrez identifier les compétences qu’il faudra pallier en priorité.
- Récupérer les clés d’accès et du matériel avant que le collaborateur parte. Il doit restituer tout le matériel de l’entreprise (ordinateurs, téléphones, badges d’accès, etc.) et ses accès doivent être révoqués (changement de mots de passe, désactivation des comptes internes)Prévenez-le à l’avance de ce qu’il doit s’assurer de ramener le jour-J.
- Clôturer les procédures administratives est important. Finalisez toutes les démarches administratives, comme le solde de tout compte, la remise du certificat de travail et les autres documents légaux. L’employé peut quitter l’entreprise en toute conformité. Vous pouvez, par exemple, prévoir en amont, avec l’équipe en charge des offboardings, un petit dépliant qui contient les démarches administratives que le collaborateur devra faire (la CAF, Pôle emploi, mutuelle…).
- Réaliser une « exit interview » ou entretien de départ est un moment clé pour obtenir des retours constructifs sur l’expérience de l’employé au sein de l’entreprise. L’organisation peut ainsi identifier les points à améliorer et ajuster ses stratégies.
Ces étapes se préparent en amont et doivent être bien évidemment adaptées à l’entreprise et aux conditions dans lesquelles le salarié part.
Dans tous les cas, il est impossible de réussir cette transition efficacement, sans avoir un moyen de gérer l’évolution et le reporting de tout le processus d’offboarding. Cela est d’autant plus vrai si vous avez un grand nombre de collaborateurs à gérer.
Les enjeux financiers et juridiques de l’offboarding
D’après une étude de Jobexit, pour les entreprises de moins de 1000 salariés, une rupture de contrat coûte environ 30 000 euros à l’employeur (évidemment, ce chiffre est variable). Ce qui est complexe, c’est de prévoir et d’envisager cette dépense pour les petites entreprises.
Anticiper les coûts
Pour la rupture de contrat, il est important de comprendre d’où viennent ces 30 000 euros. Premièrement, cette somme s’explique par l’indemnité de licenciement, mais cela peut aussi s’expliquer par l’indemnité des congés payés, ce qui correspond à la somme que va toucher le salarié à son départ soit la valeur de ses congés qu’il n’a pas pris.
Cela peut également être une indemnité supplémentaire négociée, c’est ce que l’employeur va parfois ajouter à l’indemnité conventionnelle.
Eviter les risques
On sait qu’aujourd’hui, 20-25 % des licenciements sont contestés aux prud’hommes ( important de noter qu’aujourd’hui, la rupture conventionnelle à pour but d’éviter cela). Dans les 2/3 des cas, de ces 20 à 25 %, le salarié obtient gain de cause.
Outre le risque financier, ces procédures peuvent parfois durer dans le temps, et donc créer un contentieux qui peut durer et être un réel problème pour l’entreprise.
Vidéo sur l’art de dire au revoir : 5 étapes pour simplifier l’offboarding
Quels sont les points à éviter au départ d’un collaborateur ?
Parmi les erreurs que les entreprises commettent souvent lors d’un offboarding, nous vous en citerons quelques-unes :
- Fermer la porte au collaborateur qui part : bien souvent, les entreprises décident de mettre un ancien collaborateur dans une liste noire des futures embauches. L’erreur ici, c’est qu’il est parfaitement possible que ce salarié dispose d’un réseau potentiellement intéressant. Mettre ce type de barrage est donc à éviter le plus possible, à la place, il faudra favoriser les échanges et comprendre ce qui n’a pas fonctionné pour mieux trouver des solutions par la suite.
- Prendre une lettre de démission de manière personnelle : si un collaborateur décide de partir, ce n’est généralement pas à cause de problèmes personnels concernant les dirigeants ou l’entreprise, il peut avoir ses propres raisons (qui sont certainement bonnes).
- Minimiser l’importance de « l’exit interview » : il s’agit de l’interview finale entre l’entreprise et le collaborateur. En choisissant la solution de facilité, comme le remplissage d’un formulaire impersonnel et court, le salarié pourrait le prendre mal et il ne se sentira pas valorisé, surtout s’il a plusieurs années de bons et loyaux services à son actif.
- Oublier que l’avis du collaborateur sur son offboarding est capital : un salarié quittant une entreprise reste avant tout un de ses plus importants ambassadeurs. S’il a un avis négatif sur l’entreprise, cela influera tôt ou tard sur les futurs salariés, clients ou consommateurs.
Départ d’un salarié : ce qu’il faut retenir
L’offboarding est un processus incontournable à implémenter dans une entreprise, d’autant qu’il est assez facile à mettre en place avec un bon logiciel RH.
Elle permet de nombreux points positifs :
- Donne une image positive de votre entreprise
- Garantit la sécurité de vos données et de celles de l’ex-collaborateur
- Optimise le processus de départ, en évitant les allers-retours entre les acteurs et de réorganiser l’entreprise rapidement
Enfin, l’offboarding est essentiel pour améliorer la qualité de vie au travail (QVT), un enjeu de plus en plus important pour fidéliser ses salariés.
Vos collaborateurs encore présents savent ainsi qu’ils seront bien traités, même le jour ou leur contrat prendra fin !
Alors n’attendez plus pour mettre en place un processus d’offboarding dès maintenant. Vous avez toutes les clefs en main !
FAQ
Pourquoi miser sur une bonne stratégie d’offboarding ?
Accompagner un collaborateur dès son arrivée dans l’entreprise jusqu’à son départ est important et représente un réel avantage. Il faut savoir que les changements peuvent être rapides dans l’univers professionnel.
Un collaborateur peut décider de quitter son emploi pour se lancer dans un autre projet à tout moment. Tout comme une entreprise peut avoir besoin d’ajuster ou de réduire ses effectifs pour X raisons.
Peu importe le cas, il est primordial de mettre en place toutes les mesures nécessaires pour que la séparation entre les deux parties soit la plus constructive et la plus sereine possible.
Entretenir et sauvegarder une bonne relation avec les collaborateurs permettent d’éviter des désagréments sur le moyen et le long terme.
Comment envoyer un message positif à un collaborateur qui part ?
Pour garder une image irréprochable auprès des collaborateurs, une entreprise doit faire tout ce qu’il faut pour reconnaître les efforts et le travail que le salarié partant a accompli.
Afin d’augmenter la culture d’entreprise et la satisfaction des employés, il vaut mieux démontrer l’impact positif qu’un salarié a apporté en étant à son poste.
Afin qu’il se sente valorisé, adressez-lui des félicitations et invitez ses collaborateurs à son pot de départ.
Quel est l’intérêt d’un offboarding pour les salariés qui restent dans l’entreprise ?
Les salariés qui restent jugeront forcément la manière dont l’entreprise traite l’employé qui part.
Ils se diront qu’ils seront traités de la même manière lorsqu’ils partiront ou s’ils partent à leur tour.
C’est un point important pour la marque employeur. Si le ressenti des salariés est négatif, cela aura un impact direct sur eux par le biais d’une mise en situation.
Ils s’identifieront tout de suite à la situation. À ce niveau-là, les collaborateurs pourront être freinés dans leur productivité et dans leur motivation.
Toutefois, si le ressenti est positif, les collaborateurs resteront en accord avec les valeurs de l’entreprise tout en accordant à celle-ci une certaine reconnaissance.
Quel peut être l’impact d’un mauvais offboarding ?
Un mauvais offboarding est surtout mauvais pour l’entreprise. Les salariés auront une mauvaise image de l’entreprise et ne la recommanderont pas, dans la majorité des cas.
Par ailleurs, chaque salarié pourra se plaindre de ce genre d’incident auprès de leurs réseaux. Ce qui peut être très néfaste pour l’avenir commercial de la boîte si elle est en constante recherche de nouveaux clients, par exemple.
D’ailleurs, il est aujourd’hui possible de noter les entreprises sur diverses plateformes. En résumé, un mauvais offboarding peut coûter très cher à une marque ou à une entreprise.
Ceci est plus vrai si le collaborateur mécontent décide de le signaler sur les plateformes adéquates.
Est-ce qu’il y a des logiciels spécialisés pour l’offboarding ?
Il existe actuellement des outils qui permettent de faciliter le processus d’offboarding.
Un logiciel d’onboarding et d’offboarding permet de préparer et d’organiser le départ d’un salarié avec des tâches précises à sélectionner.
Ce type d’outil sera d’une grande aide aux responsables RH pour accélérer le processus et minimiser les erreurs ou les oublis en tout genre, de manière presque automatique.
✅ Le départ d’un collaborateur peut être difficile à gérer, facilitez-vous la tâche avec Factorial et améliorez l’expérience de vos collaborateurs
