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Comment mener un entretien d’embauche en visio ?

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Avec la pandémie que nous avons traversée entre 2020 et 2022, les entreprises ont dû s’adapter et changer leurs habitudes, y compris en termes de recrutement. Très vite, l’entretien d’embauche en visio est devenu un outil privilégié auprès des ressources humaines.

Cette méthodologie de recrutement a montré quelques avantages même si elle ne représente bien souvent qu’une étape dans le processus d’embauche.

À travers cet article, nous vous en disons un peu plus sur l’entretien en visioconférence et comment le préparer pour le mener à bien.

Logiciel de recrutement ATS

L’entretien en visio, comment ça marche ?

Si l’entretien d’embauche en visio se pratiquait que très rarement dans le passé, comme lors d’entrevues à distance et sans autre solution viable, il s’est aujourd’hui démocratisé.

La crise du Covid 19 et le télétravail ont grandement précipité son usage mais le développement des nouvelles technologies a joué son rôle.

Selon une étude réalisée par l’APEC en 2021, 35 % des entreprises ont ainsi réalisé des entretiens d’embauche en visioconférence, notamment les ETI et les grandes entreprises (54 %).

En effet, le nombre d’entretiens en visio a augmenté avec les mesures sanitaires et l’obligation pour les employés de travailler chez eux (confinement + impossibilité d’aller dans les bureaux).

L’entretien d’embauche en visio est assez simple à mettre en place.

Via un outil de visioconférence comme Google Meet, Skype ou encore Zoom, candidat et recruteur peuvent échanger selon un jour et un horaire définis.

Son déroulement est assez classique : on réalise un entretien vidéo comme on le ferait, ou presque, en présentiel.

La grande différence réside dans le format imposé qui permet plus de souplesse et est souvent bien plus expéditif qu’une entrevue IRL.

Mais le principe reste le même. L’objectif pour les RH est d’interviewer le postulant pour en savoir plus sur son parcours, ses compétences et ses soft skills, celui du candidat est de convaincre  

Surtout, l’entretien en visio est également facile à mettre en place puisqu’une webcam et une connexion Internet suffisent.

L’entretien en visio : des avantages et des inconvénients

L’entretien d’embauche en visioconférence est dorénavant un outil très utilisé par les entreprises car elle présente des avantages évidents. Mais les inconvénients qui l’accompagnent sont également à prendre en considération.

Des atouts indéniables…

Dans un premier temps, la visioconférence permet aux recruteurs de rencontrer beaucoup plus de candidats.

En effet, ce type d’entretien en distanciel offre la possibilité de rencontrer plusieurs talents dans la même journée et depuis partout dans le monde. Avec la vidéo, plus de frontières !

Aussi, ce format d’entrevue octroie un gain de temps considérable dans la gestion des entretiens.

Ils sont moins longs, évitent les déplacements et il est bien plus aisé pour le recruteur d’organiser son emploi du temps.

Cette immédiateté rendue possible par la technologie est une véritable aubaine car les contraintes géographiques s’estompent.

L’entretien d’embauche à distance est donc bien moins coûteux puisqu’il limite les frais.

La personne en charge du recrutement n’a plus besoin de se déplacer ou de payer les coûts de déplacement d’un postulant, ce qui peut parfois arriver.

Qui plus est, l’entretien en visioconférence demande beaucoup moins d’organisation logistique.

Une caméra, une connexion Internet, un environnement calme et le tour est joué. Nul besoin de réserver une salle de réunion ou de donner rendez-vous dans les locaux de votre entreprise. 

D’ailleurs, le fait de passer l’entretien depuis chez lui peut-être bénéfique pour le candidat.

Il est dans son environnement et peut se sentir plus à l’aise dans cette configuration que s’il était en terrain inconnu.

C’est aussi un avantage pour les ressources humaines puisqu’elles disposent de toute la documentation nécessaire directement sur leur ordinateur.

CV, justificatifs de diplômes, book, réalisations, informations diverses… tout est à portée de clic.

Enfin, la majorité des logiciels de visioconférence disposent d’une fonction d’enregistrement en direct.

Cela permettra aux recruteurs de (re)visionner l’entretien pour une analyse plus approfondie ou même de le partager avec d’autres membres de l’entreprise.

Et quelques inconvénients…

Si la visioconférence présente des atouts de poids, elle n’est pas exempte de toute reproche. 

Premier point négatif, ce type d’entretien d’embauche en visio est dépendant de la technologie et il n’est pas rare qu’il s’accompagne d’incidents techniques.

Connexion lente, qui coupe régulièrement, batterie en rade, caméra de piètre qualité ; son défaillant… le digital n’est pas toujours fiable. 

Autre aspect qui ne plaide pas en faveur de l’entretien visio est son format “ caméra à caméra “ qui limite la convivialité et modifie le rapport humain.

Rien de mieux qu’un tête-à-tête, en présentiel, pour jauger un candidat et ses valeurs, son comportement, son caractère.

D’ailleurs, le fait de réaliser ce rendez-vous derrière un ordinateur depuis chez vous ou dans un lieu bruyant peut altérer la qualité de l’entretien.

Et il en est de même avec les différents postulants qui ne pourront pas toujours échanger avec vous dans les meilleures conditions, chose qui n’arriverait pas dans une salle de réunion, en présence physique.

Autre problème à soulever, la vidéo influence l’entretien. En plus d’être un exercice peu facile, l’entretien d’embauche en visioconférence modifie les rapports et les façons d’être. Cet échange à distance n’est pas aussi intuitif qu’il le serait IRL.

Enfin, attention aux tricheurs. La technologie permet de jouer avec la réalité.

Une personne peut facilement berner un recruteur grâce aux opportunités qu’offrent la vidéo et le digital.

Aujourd’hui, on recense même des cas de pirates informatiques qui utilisent le deepfake pour usurper l’identité d’individus. Méfiance donc !

Comment préparer et mener un entretien d’embauche en visio ?

Un entretien d’embauche en visio, pour être bien mener, ça se prépare ! 

Que faire avant l’entretien ?

Tout comme un candidat qui doit préparer son entretien d’embauche, vous devez vous aussi, en tant que recruteur, organiser votre entrevue.

Pour que cet événement soit une réussite, il est essentiel de le préparer en amont, encore plus avec ce format atypique.

Dans un premier temps, le recruteur doit clairement détailler les modalités de l’entretien en visio.

Il est primordial de rappeler l’outil utilisé, l’horaire convenu ainsi que l’objectif et le déroulement de l’entretien vidéo. Et le mieux, c’est de faire tout ça à l’écrit via un mail de confirmation.

Ensuite, pensez à effectuer des tests techniques afin d’éviter toute mauvaise surprise.

Testez votre matériel, les outils que vous allez utiliser, votre caméra et assurez-vous de disposer d’une bonne couverture Internet.

Choisissez un endroit calme et propice à une réunion professionnelle.

Faites en sorte de limiter les parasites extérieurs et optez pour un lieu confortable où vous ne serez pas dérangé.

Préparez également toutes les informations dont vous aurez besoin concernant le candidat.

Un travail de recherche devra être fait au préalable car vous devez connaître parfaitement la personne qui postule.

Enfin, en début d’entretien visio, formulez clairement ce que vous attendez de l’entrevue en ligne.

N’hésitez pas à rédiger une trame d’entretien avec les bonnes questions à poser, comme vous le feriez pour un entretien physique.

Que faire pendant l’entretien ?

Mener un entretien d’embauche en visioconférence est un exercice bien plus délicat qu’il n’y paraît.

Le temps dont dispose le recruteur est limité et le format vidéo diffère considérablement de l’entrevue en face-à-face.

En premier lieu, il faudra mettre en confiance le candidat.

Le mettre à l’aise, le rassurer et instaurer un climat de bienveillance, afin qu’il puisse s’exprimer et offrir le meilleur de lui-même. Une nouvelle fois, la caméra peut biaiser son comportement.

C’est à vous en tant que recruteur de mener l’entretien et de veiller à son bon déroulement.

Soyez attentif et accordez toute votre attention au postulant qui se présente à vous. Soyez accueillant et s’il le faut, détendez l’atmosphère pour briser la glace.

Au fur et à mesure de vos questions, écoutez le candidat et observez son comportement en direct.

Si besoin, recadrer la discussion quand ce dernier divague et rebondissez sur ses propos lorsque cela est nécessaire. Vive l’écoute active !

Qui plus est, ne lésinez pas sur les questions pertinentes concernant son parcours professionnel, sa formation, mais aussi sur ses savoir-faire et ses savoir-être.

C’est à vous de conduire l’entretien d’embauche en visio, vous en êtes le chef d’orchestre.

Durant toute l’entrevue, pensez à prendre des notes. Ce type de rendez-vous vidéo peut être très distractif et les informations que vous écrirez vous serviront par la suite.

Vous pourrez même les partager avec d’autres membres de votre équipe.

Aussi, organisez un call vivant et captivant.

Vous pouvez par exemple partager votre écran pour appuyer vos propos ou simplement communiquer des informations importantes.

Les outils d’aujourd’hui offrent de nombreuses fonctionnalités.

Enfin, soignez au maximum l’expérience candidat !

Par votre attitude, le contenu de votre discours et la manière dont vous vous exprimez, vous devez créer une ambiance décontractée, agréable et qui donnera envie au candidat de vous rejoindre.

Que faire à la fin de l’entretien ?

La conclusion d’un entretien d’embauche en visio est cruciale.

Puisqu’il n’est pas possible de raccompagner le candidat comme lors d’un entretien physique, la fin de cette entrevue doit être la meilleure possible.

Par exemple, vous pouvez questionner votre interlocuteur sur ses impressions concernant l’entrevue que vous avez avec lui.

Ce type de feedback est très important et il peut même se faire par mail, via un questionnaire.

Avant de prendre congé, demandez-lui également s’il à d’autres questions et n’hésitez pas à clarifier certains points si nécessaire.

En échangeant avec lui, vous aurez l’opportunité d’améliorer vos entretiens par la suite et de perfectionner ce qui doit l’être.

Relisez vos notes et récapitulez ce que vous avez appris.

Vous pouvez même rédiger un document ou créer un fichier Excel avec les infos concernant les différents candidats que vous avez rencontrés.

L’utilisation d’un logiciel RH est fortement recommandé.

Enfin, partagez le profil et vos remarques à vos collaborateurs. Cela vous permettra de faire le point et de décider si un second entretien, physique cette fois-ci, est utile.

En effet, l’entretien d’embauche en visio est souvent considéré comme un outil de présélection. 

 

À vous de le mener correctement pour en tirer le maximum d’informations afin de trouver la perle rare. 3, 2, 1… ça tourne !

 

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