Le livret d’accueil occupe une place centrale dans le processus d’intégration d’un nouveau salarié. Longtemps perçu comme un simple document de présentation, il est aujourd’hui confronté à des attentes bien plus élevées, dans un contexte où les parcours d’onboarding se complexifient et où le temps des équipes RH est de plus en plus contraint.
Entre télétravail, organisations hybrides, diversité des profils recrutés et exigences accrues en matière d’expérience collaborateur, les repères ne s’acquièrent plus de manière informelle. Le livret d’accueil devient alors un outil structurant, capable de poser un cadre clair, homogène et rassurant dès les premiers jours, sans se substituer à l’accompagnement humain.
Peu importe la taille ou le secteur de l’entreprise, un collaborateur qui vient de signer son contrat s’attend à disposer rapidement des informations essentielles pour comprendre son environnement de travail et gagner en autonomie. Dans cet article, découvrez comment concevoir un livret d’accueil réellement utile, adapté aux pratiques actuelles et intégré dans une démarche d’onboarding efficace.
Avec Factorial, le livret d’accueil s’intègre directement au parcours d’intégration.
Qu’est-ce qu’un livret d’accueil ?
Le livret d’accueil est un document remis à un nouveau salarié, dès son arrivée dans l’entreprise. Cette sorte de guide permet de lui souhaiter la bienvenue et lui fournit toutes les informations dont il a besoin sur son nouvel environnement de travail : règlement intérieur, outils à adopter, formations, gestion de l’entreprise, sécurité…
Il fait partie des différents outils RH, comme le rapport d’étonnement, qui permettent de faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur.
C’est un peu comme un carnet de bord qui sert à faciliter son accompagnement dès son premier jour au sein de l’entreprise, donc au moment de sa prise de poste.
En format papier ou numérique, le livret d’accueil présente l’organisation dans son contexte et son environnement. Il met en évidence les différentes méthodes de fonctionnement qui sont propres à chaque entreprise.
Il doit donc contenir tous les éléments pratiques ainsi que toutes les informations nécessaires qui permettent de faciliter l’acquisition de repères.
Pour n’importe quelle entreprise, l’intégration d’un nouveau salarié constitue une étape majeure et un enjeu stratégique.
Il est alors primordial d’inclure le livret d’accueil d’entreprise dans un onboarding réussi. C’est un repère, aussi bien pour les nouvelles recrues que pour le personnel déjà intégré au sein de l’entreprise.
Rappel : Même s’il est complet et pertinent, le livret d’accueil ne peut, en aucun cas, remplacer l’accompagnement personnalisé des nouveaux collaborateurs, surtout dans les premiers mois de son intégration dans l’entreprise.
Le livret d’accueil est-il obligatoire ? Cadre légal et responsabilités de l’employeur
Contrairement à certaines idées reçues, le livret d’accueil n’est pas un document légalement obligatoire dans la majorité des entreprises. En dehors de secteurs spécifiques comme les établissements de santé, aucun texte n’impose formellement sa remise aux nouveaux salariés. Pour autant, son absence n’est pas neutre sur le plan juridique.
Le livret d’accueil joue en pratique un rôle clé de support d’information. Il permet à l’employeur de démontrer que le salarié a bien été informé des règles essentielles de fonctionnement de l’entreprise : horaires, sécurité, procédures internes, outils, interlocuteurs. En cas de contrôle de l’inspection du travail ou de litige prud’homal, il peut constituer un élément de preuve utile, à condition que son contenu soit à jour et conforme aux pratiques réelles.
Il est également important de distinguer le livret d’accueil des autres documents obligatoires, comme le règlement intérieur ou les notes de service. Le livret n’a pas de valeur normative à proprement parler, mais il centralise et explicite des règles qui, elles, peuvent être juridiquement opposables lorsqu’elles sont prévues par ailleurs.
Ainsi, même facultatif, le livret d’accueil s’inscrit dans une logique de sécurisation des pratiques RH et de clarification de la relation de travail dès l’arrivée du salarié.
Comment se présente un livret d’accueil ?
Le livret d’accueil contient environ six parties :
- La lettre d’accueil du responsable de l’entreprise ;
- Le mémento personnel ;
- La présentation de l’entreprise ;
- Les engagements du salarié ;
- Les droits du salarié ;
- La sécurité.
Quel est le contenu d’un livret d’accueil ?
Le contenu d‘un livret d’accueil est généralement propre à chaque entreprise, s’il n’y a pas de réglementation qui le prévoit (mis à part le secteur de la santé), cela dépend des spécificités et des domaines d’activité. Les rubriques présentes dans le livret peuvent aussi varier selon le contrat de travail des salariés.
À titre d’exemple, un livret destiné à un stagiaire ou à un salarié en CDD pourra se concentrer sur les règles essentielles et l’organisation quotidienne, tandis qu’un collaborateur en CDI aura besoin d’informations plus détaillées sur les outils internes, les perspectives d’évolution, les dispositifs de formation et les avantages à long terme.
Il est, par exemple, possible qu’il contienne des informations factuelles et concises qui seront destinées aux salariés en CDD et aux stagiaires, d’une part, et d’autre part, des renseignements plus détaillés et plus complets pour les collaborateurs ayant signé un CDI.
Il n’existe donc pas de plan imposé, mais il devra contenir tous les éléments qui peuvent être indispensables à la bonne intégration des nouvelles recrues. De manière générale, on retrouve les rubriques suivantes dans un livret d’accueil « classique ».
Introduction, mot du dirigeant et mémento
Le message de bienvenue de la part de la direction de l’entreprise marque souvent la première page du livret d’accueil.
En s’adressant directement aux collaborateurs, les dirigeants prouveront qu’ils mettent un point d’honneur à valoriser le personnel et pourront développer une sorte de sentiment d’appartenance auprès des salariés.
Le mémento personnel permettra à chacun d’avoir tous les éléments indispensables pour pouvoir se repérer dans la structure de l’entreprise.
Présentation de l’entreprise et de ses valeurs
L’objectif de cette partie est de permettre aux nouveaux salariés de mieux connaître l’entreprise et de valoriser cette dernière pour que le salarié puisse accentuer son sentiment d’appartenance.
La présentation du livret d’accueil en entreprise devra contenir toutes les informations concrètes sur l’entreprise, ses ambitions et son organisation. Il faudra y présenter les axes stratégiques d’évolution, les activités de l’entreprise et les métiers proposés.
Un organigramme est également à prévoir, il faudra y identifier les différents interlocuteurs et services ainsi que les éventuelles implantations au niveau national ou international.
Il est conseillé d’intégrer dans cette partie du livret d’accueil les éléments fédérateurs qui sont nécessaires à l’acquisition de la culture d’entreprise.
Présentation de l’entreprise, règles de fonctionnement et obligations légales
Cette partie du livret d’accueil a pour objectif de poser un cadre clair et partagé dès l’arrivée du salarié. En formalisant les règles de fonctionnement, les obligations légales et les procédures internes, elle permet d’éviter les incompréhensions, de sécuriser les pratiques quotidiennes et de garantir une application cohérente des règles au sein de l’entreprise.
Parmi les informations pratiques qui doivent être listées dans cette partie, on retrouvera :
- Horaires de travail ;
- Règles d’hygiène et de sécurité ;
- Charte informatique ;
- Modalités relatives au télétravail ;
- Processus administratifs (justification des absences, demande de congés, gestion des documents, remboursement des notes de frais…) ;
- Organisation du temps de travail ;
- Etc.
Avantages et droits du salarié
Cette rubrique du livret d’accueil est très importante. Si l’entreprise dispose d’IRP (instances représentatives du personnel), il faudra le préciser dans cette partie, en y mentionnant les noms, les coordonnées et le rôle des représentants.
Une liste des avantages auxquels un salarié peut prétendre peut aussi être placée dans cette rubrique :
- Prise en charge des frais professionnels (notes de frais, déplacements, transports…) ;
- Complémentaire santé et prévoyance ;
- Compléments de rémunération (plan d’épargne retraite, compte épargne-temps, tickets restaurants…) ;
- Les divers engagements de l’entreprise concernant les formations professionnelles (offres et conditions d’accès) ;
- Etc.
Informations pratiques
Dans ce chapitre, il faudra énumérer tous les éléments qui sont essentiels au quotidien, et qui permettront au salarié de s’orienter facilement dans son nouvel environnement de travail :
- Codes d’accès au parking ou au bâtiment ;
- Plan du site ;
- Contacts administratifs ;
- Contacts d’urgence ;
- Etc.
Pour être certain que les collaborateurs soient opérationnels et productifs dans les meilleurs délais, surtout en cas de recours au télétravail, il est toujours utile de proposer des tutoriels en informatique (création d’identifiant pour les logiciels en interne, présentation de l’écosystème web au sein de l’établissement, mise à jour des profils sur les réseaux sociaux…).
Cas spécifiques : télétravail, équipes hybrides et travail à distance
Avec le télétravail ou les organisations hybrides, le livret d’accueil doit être adapté. Les repères ne sont plus physiques et certaines informations, implicites en présentiel, doivent être formalisées.
Pour les collaborateurs à distance, le livret doit préciser les outils numériques, les règles de communication, les horaires de disponibilité et les rituels d’équipe. Ces éléments structurent l’intégration et limitent les incompréhensions en l’absence d’échanges informels.
Il doit aussi intégrer les consignes de sécurité informatique et de protection des données, essentielles hors des locaux. Bien ajusté à ces contraintes, le livret d’accueil reste un outil d’alignement clair et opérationnel, quel que soit le lieu de travail.
Où trouver un exemple de livret d’accueil ?
De nombreux modèles et exemples de livret d’accueil sont téléchargeables sur internet, il vous suffira d’adapter les informations qui y sont inscrites en fonction de votre entreprise. Mais dans la majorité des cas, le plan à suivre reste le même, identique à celui présenté plus haut.
Qui rédige le livret d’accueil ?
Souvent, c‘est le service RH qui s’occupe de la rédaction du livret d’accueil. Une fois terminé, il devra passer par la validation de la direction de l’entreprise.
Dans la pratique, la qualité du livret d’accueil repose souvent sur une collaboration entre les équipes RH, les managers et certains services supports, afin de garantir un contenu à la fois conforme, opérationnel et aligné avec les usages réels de l’entreprise.
Comment rédiger un livret ?
La rédaction d’un livret d’accueil peut se faire de différentes manières, en utilisant divers outils : Word, PowerPoint ou un logiciel adapté.
Le mieux est d’opter pour une mise en forme simple, mais efficace, afin que le tout reste lisible et compréhensible pour tous. Il ne faut pas hésiter à utiliser des schémas et des images pour rendre le livret attractif et plus vivant.
Il ne faut pas oublier qu’un livret d’accueil bien réalisé est un outil de ressources humaines déterminant pour l’intégration des collaborateurs dans les meilleures conditions.
Quel logiciel utiliser pour faire un livret d’accueil ?
Les solutions les plus connues pour la création d’un livret d’accueil sont Flipsnack, Edrawsoft, Canva, Microsoft Publisher, Flipbuilder.
Le choix du logiciel doit avant tout se faire en fonction de sa facilité de mise à jour, de son accessibilité pour les collaborateurs et des modes de diffusion proposés, afin que le livret d’accueil reste simple à maintenir et réellement utilisé dans la durée.
D’ailleurs, vous pourrez le créer de zéro ou vous servir d’un modèle pour aller un peu plus vite. Vous le partagerez ensuite avec facilité via email ou même les réseaux sociaux.
Quels sont les avantages de digitaliser un livret d’accueil ?
Proposer un livret d’accueil numérique à ses nouveaux collaborateurs présente un certain nombre d’avantages. En optant pour la digitalisation du livret, l’outil est accessible à tout moment et les salariés peuvent le consulter où qu’ils se trouvent.
Toutes les informations peuvent également être mises à jour de façon régulière et en temps réel. Pour que le livret d’accueil d’entreprise soit agréable et facile à lire, il doit être exhaustif. Il ne doit pas être trop long.
L’entreprise doit appliquer sa charte graphique. Cela permet de renforcer la cohérence entre les différents documents que les nouveaux salariés reçoivent à leur arrivée, tout en valorisant l’image employeur.
Pour aller plus loin dans la dématérialisation en entreprise, n’hésitez pas à proposer un livret d’accueil digital sous forme vidéo.
Ce format est à la fois ludique et original. Avec une vidéo bien réalisée, les informations sont transmises plus rapidement. Miser sur la digitalisation, c’est faire le choix d’une application qui permet à l’entreprise d’optimiser sa marque employeur.
C’est aussi une manière de travailler sa présentation, en intégrant des liens et des images qui reflètent ses valeurs. L’un des plus grands avantages de la digitalisation des outils en entreprise est qu’ils peuvent se présenter sous différents formats (ordinateur, smartphone, tablette, application spécialisée…).
Ce qui permet de gagner du temps, que ce soit pour les RH ou pour les nouveaux collaborateurs.
Livret d’accueil : un levier souvent sous-estimé pour la marque employeur
Le livret d’accueil ne se limite pas à un simple document informatif. Il constitue l’un des premiers supports concrets à travers lesquels un nouveau collaborateur perçoit la culture, les valeurs et le positionnement de l’entreprise. Dès les premiers jours, il contribue à façonner une image plus ou moins engageante de l’employeur.
Le ton employé, le choix des mots, la clarté des messages et la cohérence graphique jouent un rôle déterminant. Un livret trop institutionnel ou impersonnel peut créer une distance immédiate, là où un contenu clair, accessible et aligné avec le discours de recrutement renforce le sentiment de cohérence et de crédibilité. Le salarié retrouve alors, noir sur blanc, ce qui lui a été présenté lors des entretiens.
En ce sens, le livret d’accueil devient un véritable prolongement de la promesse employeur. Il traduit concrètement les engagements affichés par l’entreprise, qu’il s’agisse de conditions de travail, de modes de collaboration, de management ou d’équilibre vie professionnelle et personnelle.
Travailler le livret d’accueil sous l’angle de la marque employeur permet ainsi de sécuriser l’expérience d’intégration, mais aussi de renforcer l’attachement des collaborateurs dès leur arrivée, en posant des repères clairs et cohérents avec l’identité de l’entreprise.
Comment mesurer l’efficacité d’un livret d’accueil ?
Un livret d’accueil, aussi complet soit-il, n’a d’intérêt que s’il est réellement consulté et compris par les nouveaux collaborateurs. Mesurer son efficacité permet de vérifier qu’il remplit bien son rôle d’outil d’intégration et qu’il facilite concrètement la prise de poste.
Dans le cas d’un livret digitalisé, certains indicateurs simples peuvent être suivis, comme le taux de consultation des pages, le temps passé sur le document ou les sections les plus lues. Ces données donnent une première indication sur l’accessibilité et la lisibilité du contenu proposé.
L’efficacité du livret peut également être évaluée à travers des retours qualitatifs. Les échanges avec les nouveaux arrivants, notamment lors des points de suivi d’onboarding ou à l’aide de questionnaires courts, permettent de mesurer leur niveau de compréhension des règles internes, des outils et de l’organisation de l’entreprise. Une diminution des questions récurrentes adressées aux équipes RH constitue aussi un signal positif.
Enfin, le livret d’accueil doit s’inscrire dans une logique d’amélioration continue. Les retours terrain, les évolutions de l’entreprise et les changements réglementaires doivent conduire à des mises à jour régulières, afin que le document reste un repère fiable et opérationnel pour chaque nouvelle recrue.
Formats de modèle livret d’accueil
Modèle livret d’accueil Word
Pour créer un livret d’accueil sur Word, sélectionnez l’icône de lancement dans le coin inférieur droit dans l’onglet « mise en page » et entrer dans « marges ».
Modifiez ensuite le paramétrage de pliage « livre » sur plusieurs pages. L’orientation changera alors automatiquement en « Paysage ».
Puis, sélectionnez et augmentez la valeur de reliure pour avoir assez d’espace à l’intérieur. Dans l’onglet « Papier », sélectionnez le format papier. Il faut savoir que le format définitif de la brochure est égal à une demi-largeur du format papier.
Enfin, cliquez sur « OK ». S’il y a déjà du texte dans le document, il sera mis en forme automatiquement. Les images et les tableaux devront être ajustés manuellement.
Modèle livret d’accueil PowerPoint
Pour mettre en page un livret d’accueil sur PowerPoint, il faudra d’abord ouvrir la composition que vous souhaitez imprimer en tant que « livret plié ».
Dans l’onglet « Création de page », cliquez sur la boîte de dialogue « mise en page », puis dans « disposition », et « livret ».
Il est important de s’assurer que la hauteur est bien égale à 11 et la largeur à 8,5. Les marges peuvent être modifiées sous « Repères de marge ». Cliquez sur « OK » pour terminer la mise en page.
Exemple de livret d’accueil
Découvrez ci-dessous notre exemple de livret d’accueil :
- Nom de l’entreprise (livret d’accueil, année)
- Le mot de [dirigeant ou DRH] : insérez ici le petit mot d’accueil pour les nouveaux arrivants
Sommaire :
1. Les grandes étapes de votre onboarding
2. La carte d’identité de l’entreprise
3. Votre quotidien professionnel
4. Les outils de l’entreprise
5. Les moments forts RH
6. Votre environnement de travail
7. Vos avantages
8. La gestion de votre temps de travail
9. Les représentants du personnel
1. Les grandes étapes de votre onboarding : insérez ici les dates clés et les moments forts de votre intégration
La carte d’identité de l’entreprise :
Insérez ici :
– L’histoire de la création de l’entreprise
– L’organigramme de la société
– Les données sur les salariés (nombre, répartition hommes/femmes, chiffre d’affaires réalisé, moyenne d’âge…)
– Les différentes marques du groupe ou les différents produits proposés
– Toutes autres informations utiles pour mieux connaître l’entreprise : ses valeurs par exemple
2. Votre quotidien professionnel :
Insérez ici :
– Les horaires d’ouverture de l’entreprise/accueil
– Le fonctionnement du badge
– Les informations sur l’envoi et la réception du courrier
– Les informations sur le service IT et le matériel informatique
– Les fournitures de bureau
– Les contacts utiles
– Les coursiers…
3. Les outils de l’entreprise :
Insérez ici :
– Le lien de l’intranet de l’entreprise
– Le lien vers les outils de prise de congés, de demande de déplacement, de remboursement des notes de frais…
– Le lien vers l’outil permettant de signaler un problème (téléphonie, informatique, matériel, bug…)
– Les identifiants de connexion
4. Les moments forts RH :
Insérez ici :
– Les explications sur l’entretien annuel d’évaluation
– Les explications sur l’entretien professionnel
– Le plan de formation des salariés
– Le CPF
– Les éventuels événements rythmant la vie de l’entreprise : fêtes, kick-offs, goûter de Noël, braderies, arbres de Noël, journées des enfants…
5. Votre environnement de travail :
Insérez ici :
– Les bonnes adresses pour déjeuner ou inviter des clients
– Les titres-restaurants ou la cantine d’entreprise
– Le fonctionnement des machines à café
– Les salles de réunion et comment les réserver
– Le local vélo et le parking pour scooter et voiture
– Les bureaux : clean desk, flex office ou bureau attitré
– Casier personnel…
6. Vos avantages :
Insérez ici :
– Le fonctionnement de la salle de sport, de la bibliothèque
– Le CE et ses avantages, et comment se connecter à sa plateforme
– Les différentes primes, leur montant et quand vous les toucherez : vacances, 13e mois, cooptation
– L’intéressement et la participation
– Le parrainage
– Les aides au logement…
– La mutuelle d’entreprise
7. La gestion de votre temps de travail :
Insérez ici :
– Les horaires pratiqués dans l’entreprise
– L’outil pour saisir les congés payés et les RTT
– Les congés spéciaux : mariage, naissance, adoption, déménagement…
– Les jours offerts
– Le processus à suivre en cas d’absence : qui prévenir et comment
8. Les représentants du personnel :
Insérez ici les noms et coordonnées des représentants, leurs rôles respectifs et domaines d’intervention au sein de l’entreprise.
Le livret d’accueil et après ? Il ne s’agit là que d’un seul des nombreux outils d’onboarding qui peuvent vous être vraiment utiles. Pour améliorer le processus d’intégration dans son ensemble, pensez à vous doter d’un logiciel adapté à votre onboarding RH.
FAQ sur le livret d’accueil
Pourquoi mettre à jour le livret d’accueil ?
Votre entreprise évolue, au fil de ses recrutements, de ses nouveaux produits/services, de son fonctionnement… En mettant à jour votre livret d’accueil, vous êtes sûr de transmettre les bonnes informations à votre nouveau collaborateur.
Le livret d’accueil doit-il être personnalisé par service ou par poste ?
Un livret d’accueil peut rester commun dans sa structure tout en intégrant des ajustements selon les services ou les fonctions. Certaines informations, comme les outils utilisés, les interlocuteurs clés ou les modes de fonctionnement, varient fortement d’une équipe à l’autre. Une personnalisation partielle permet d’éviter un document trop générique et d’améliorer la compréhension opérationnelle dès la prise de poste, sans multiplier inutilement les supports.
Faut-il faire signer le livret d’accueil au salarié ?
La signature du livret d’accueil n’est pas obligatoire, mais elle peut présenter un intérêt dans certaines situations. Elle permet notamment d’attester que le salarié a bien reçu les informations essentielles relatives au fonctionnement de l’entreprise. En pratique, cette validation peut être intégrée à un processus d’onboarding plus large, sans donner au livret une valeur contractuelle qu’il n’a pas juridiquement.
Le livret d’accueil peut-il servir de preuve en cas de litige ?
Le livret d’accueil n’a pas de valeur normative, mais il peut constituer un élément de contexte utile en cas de litige. Lorsqu’il reprend des règles déjà prévues par des documents opposables, comme le règlement intérieur ou la convention collective, il peut contribuer à démontrer que le salarié a été informé. Cette valeur probante dépend toutefois de la cohérence entre le contenu du livret et les pratiques réellement appliquées dans l’entreprise.
À quelle fréquence faut-il revoir le contenu du livret d’accueil ?
Il est recommandé de revoir le livret d’accueil dès qu’une évolution significative intervient dans l’entreprise. Un changement d’organisation, de politique RH, d’outils ou de cadre réglementaire justifie une mise à jour. À défaut, une relecture annuelle permet de s’assurer que les informations diffusées restent exactes et alignées avec la réalité du terrain.
Le livret d’accueil est-il utile pour les salariés déjà en poste ?
Même s’il est conçu en priorité pour les nouveaux arrivants, le livret d’accueil peut également servir de document de référence pour les salariés en poste. Il permet de rappeler certaines règles, de centraliser des informations pratiques et de faciliter l’intégration lors de changements internes, comme une mobilité ou une évolution de l’organisation. Utilisé de cette manière, il devient un support RH transversal et durable.
