Frais kilométriques en association : tout ce que vous devez savoir

Les bénévoles et salariés au sein d’une association sont souvent amenés à utiliser leur véhicule personnel pour leurs missions. Mais, la gestion des frais kilométriques peut vite devenir un casse-tête. Entre barème fiscal, justificatifs et réduction d’impôts, il est essentiel de bien comprendre les règles de remboursement et les obligations à respecter. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir pour optimiser la gestion des frais kilométriques et assurer une transparence financière à votre association.

Qu’est-ce que les frais kilométriques en association ?

En association, les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par les bénévoles et salariés lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel pour les besoins de l’association. En effet, réaliser ces déplacements pour des missions administratives, logistiques ou événementielles engendre des coûts liés au carburant, à l’entretien du véhicule et à son usure. Ainsi, afin de soutenir l’engagement des membres, mais également assurer la gestion transparente, les associations peuvent mettre en place un dispositif de remboursement ou de compensation sous forme d’avantage fiscal.

Dans le milieu associatif, la prise en charge des frais kilométriques est un enjeu clé afin de garantir la motivation et valoriser l’implication des membres tout en respectant les obligations légales. Selon le cadre choisi, les bénéficiaires peuvent être indemnisés sur la base de leurs dépenses réelles, selon un barème kilométrique ou en optant pour une réduction d’impôt en cas d’abandon de leurs frais au profit de l’association.

Afin de garantir la conformité de ces remboursements, il est nécessaire pour les associations de suivre des règles strictes sur :

• la mise en place d’une politique interne claire, dans laquelle est précisées les conditions d’éligibilité, les modalités de remboursement et les justificatifs requis ;
• la tenue d’une comptabilité rigoureuse, avec la conservation des justificatifs et le suivi des dépenses liées aux déplacements ;
• l’application des barèmes en vigueur, mis à jour chaque année par l’administration fiscale pour assurer une indemnisation conforme aux normes en place.

Gérer correctement les frais kilométriques au sein d’une association permet non seulement de respecter les obligations légales, mais aussi de valoriser l’engagement des bénévoles et salariés, en leur offrant une compensation juste et transparente pour leurs déplacements.

Qui peut bénéficier du remboursement des frais kilométriques ?

Pour pouvoir bénéficier du remboursement des frais kilométriques, les membres de l’association doivent remplir certaines conditions, notamment concernant leur statut et l’objet de leurs déplacements. En effet, les règles de remboursement varient selon qu’il s’agit de bénévoles, de salariés ou de dirigeants, chacun devant respecter des critères spécifiques pour être éligible à une indemnisation. Ainsi, au sein d’une association, les remboursements de frais kilométriques peuvent concerner :

• les bénévoles, qui mettent leur véhicule personnel à disposition de l’association sans contrepartie financière ;
• les salariés, lorsqu’ils effectuent des déplacements professionnels dans le cadre de leur mission ;
• les dirigeants, sous certaines conditions, notamment en veillant à la conformité avec les règles de non-lucrativité de l’association.

Pour être éligible, le bénéficiaire doit fournir des justificatifs précis attestant de l’utilisation du véhicule pour des missions associatives, incluant notamment la distance parcourue et l’objet du déplacement. Ces documents sont essentiels pour garantir la transparence des remboursements et éviter tout risque de fraude ou d’abus.

Pour chacune de ces catégories, les modalités de remboursement peuvent varier, notamment en ce qui concerne le barème applicable, les justificatifs à fournir ou les obligations fiscales à respecter. Il est donc essentiel de bien connaître les règles en vigueur pour garantir une gestion transparente et conforme des frais kilométriques en association.

Comment calculer les frais kilométriques en association ?

Afin de compenser les dépenses des bénévoles et salariés utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de l’association, il est nécessaire de calculer les frais kilométriques de manière précise et transparente. Pour cela, deux méthodes principales peuvent être utilisées : le remboursement sur la base du barème kilométrique défini chaque année par l’administration fiscale ou sur la base des frais réels engagés par le bénéficiaire. Le choix entre ces deux options dépend des préférences de l’association, de ses capacités administratives et des besoins de ses collaborateurs.

Le barème kilométrique applicable en 2025

Le barème kilométrique est un outil simplifié permettant de déterminer le montant des frais remboursables en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Pour 2025, les taux appliqués restent conformes aux directives de l’administration fiscale et considèrent les coûts liés à l’amortissement du véhicule, l’assurance, l’entretien et la consommation de carburant. Ainsi, en 2025, les taux du barème kilométrique pour les voitures thermiques sont les suivants :

💡 Bon à savoir : les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % sur les montants calculés.

Si ce barème est particulièrement apprécié des associations pour sa simplicité et sa transparence, il est essentiel de veiller à sa mise à jour régulière pour garantir une indemnisation juste et conforme aux normes en vigueur. En effet, l’administration fiscale révise chaque année les taux du barème kilométrique pour tenir compte de l’évolution des coûts liés à l’utilisation d’un véhicule personnel. De plus, ce modèle permet également de simplifier la gestion des frais kilométriques en évitant d’avoir à justifier chaque dépense individuellement, ce qui facilite le suivi administratif et comptable.

Remboursement selon les frais réels

Les associations peuvent également faire le choix d’effectuer le remboursement des frais kilométriques sur la base des frais réels. En effet, cette option consiste à rembourser les dépenses réalisées par le salarié ou bénévole en tenant compte des frais effectivement engagées. Afin de mettre en place cette méthode, il est alors nécessaire de présenter des justificatifs détaillés tels que les factures de carburant, les tickets de péage, les frais de stationnement ou encore les coûts d’entretien du véhicule.

Cette méthode est ainsi plus précise et offre une transparence maximale en reflétant les dépenses réelles liées aux déplacements professionnels. Néanmoins, elle nécessite une gestion rigoureuse et un suivi administratif précis de la part des responsables RH. En effet, les responsables RH doivent alors vérifier l’authenticité des documents et assurer leur conformité avec la politique interne de l’association afin d’éviter d’éventuelles requalifications en avantage en nature.

Ainsi, opter pour le remboursement aux frais réels peut être pertinent pour les déplacements occasionnels ou spécifiques, impliquant des coûts variables difficilement couverts par un barème forfaitaire. Toutefois, cette approche peut très vite devenir complexe et chronophage dans une association avec un nombre important de salariés ou bénévoles. En effet, cette méthode nécessitera une gestion administrative plus lourde et un suivi plus précis des justificatifs.

Procédures de remboursement des frais kilométriques

Pour que la gestion des frais kilométriques en association soit fluide et conforme, il est essentiel de mettre en place des procédures claires et rigoureuses. En effet, une bonne organisation permet de garantir la transparence financière, le respect de la réglementation en vigueur et l’optimisation du suivi administratif. Ainsi, il est nécessaire que les responsables RH et financiers veillent à ce que chaque demande de remboursement soit traitée rapidement tout en respectant les obligations légales et les règles internes de l’association. Que ce soit pour les salariés ou les bénévoles, les procédures doivent être documentées et facilement accessibles afin de limiter les erreurs et les retards.

Les étapes à suivre pour un remboursement réussi

Afin de pouvoir bénéficier d’un remboursement des frais kilométriques, les membres de l’association doivent respecter plusieurs étapes clés :

1. Déclaration des trajets effectués : chaque salarié ou bénévole doit consigner avec précision les déplacements effectués pour le compte de l’association. Cette déclaration doit inclure la date, le motif du déplacement, le trajet réalisé et le nombre de kilomètres parcourus.
2. Remplissage d’une note de frais : une note de frais standardisée doit être complétée et accompagnée des justificatifs requis (tickets de carburant, péages, stationnement). Ce document doit être soumis selon les délais établis par l’association.
3. Vérification et validation des informations : le service RH ou le trésorier de l’association doit s’assurer de l’exactitude des informations fournies, vérifier la cohérence des trajets et s’assurer de la conformité avec la politique de remboursement en vigueur.
4. Application du barème kilométrique : une fois les données validées, l’indemnisation est calculée selon le barème kilométrique en vigueur ou sur la base des frais réels engagés.
5. Remboursement et suivi comptable : après validation, le remboursement est effectué via virement bancaire ou autre moyen de paiement défini par l’association. Les montants doivent être enregistrés dans la comptabilité de l’association pour assurer une traçabilité complète.

💡 Astuce : Avec un logiciel de gestion des frais, comme Factorial, vous pouvez automatiser ces étapes et ainsi réduire les erreurs humaines tout en gagnant un temps précieux.

Quelles sont les obligations de l’association ?

Dans le cadre de remboursement des frais kilométriques, les associations sont sujettes à plusieurs obligations, notamment :

• Respect des règles fiscales et sociales : les remboursements doivent se conformer aux barèmes fiscaux en vigueur pour éviter toute requalification en avantage en nature par l’administration fiscale. En cas de contrôle, l’association doit être en mesure de fournir tous les justificatifs nécessaires ;
• Conservation des documents : les notes de frais et pièces justificatives doivent être conservées pendant une période minimale de 4 ans afin de répondre aux exigences légales en cas d’audit ou de contrôle de l’URSSAF ;
• Transparence et équité : les procédures de remboursement doivent être appliquées de manière équitable pour tous les bénéficiaires (salariés et bénévoles), en garantissant un traitement juste et conforme aux règles établies par l’association ;
• Déclaration des frais non remboursés : si un bénévole renonce à son remboursement pour bénéficier d’une réduction d’impôt, l’association est tenue de lui fournir un reçu fiscal conforme au modèle CERFA, lui permettant de justifier cette renonciation auprès de l’administration fiscale.

En mettant en place un cadre structuré pour la gestion des remboursements kilométriques, les associations peuvent renforcer la confiance des membres et assurer une bonne gouvernance financière. En effet, en respectant les obligations légales et en garantissant une transparence totale, les responsables RH et financiers contribuent à valoriser l’engagement des bénévoles et salariés tout en assurant une gestion saine et efficace des ressources de l’association.

Réduction d’impôt sur les frais kilométriques pour les bénévoles

Au sein d’une association, les bénévoles qui engagent des frais de déplacement à titre personnel peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt, à condition de renoncer expressément à leur remboursement. Ce dispositif fiscal, encadré par l’administration, permet de valoriser l’engagement associatif tout en optimisant la gestion financière de l’association. Il s’agit d’une solution intéressante pour les organisations souhaitant encourager la mobilité de leurs bénévoles sans alourdir leur budget.

Quelles conditions pour bénéficier de la réduction d’impôt ?

Afin de pouvoir prétendre à une réduction d’impôt sur ses frais kilométriques, un bénévole doit remplir plusieurs critères :

• Association éligible : l’organisation doit être reconnue d’intérêt général ou d’utilité publique et habilitée à délivrer des reçus fiscaux ;
• Déplacement dans l’intérêt de l’association : les trajets doivent être réalisés dans le cadre des activités associatives, sans aucune contrepartie financière ;
• Renonciation écrite au remboursement : le bénévole doit déclarer par écrit qu’il renonce à son droit au remboursement des frais engagés ;
• Tenue d’une comptabilité rigoureuse : l’association doit conserver l’ensemble des justificatifs de déplacement pendant au moins quatre ans en cas de contrôle fiscal.

Comment calculer la réduction d’impôt ?

Afin de calculer la réduction d’impôt, il est possible de s’appuyer sur le barème kilométrique spécifique mis en place par l’administration fiscale. Ce barème permet ainsi d’évaluer les frais engagés en fonction du nombre de kilomètres parcourus et du type de véhicule utilisé :

Ainsi, un bénévole pourra déduire de son impôt sur le revenu 66 % des frais engagés pour les associations reconnues d’utilité publique,
et jusqu’à 75 % pour les organismes d’aide aux personnes en difficulté.

Les démarches administratives pour l’association

Afin que les bénévoles puissent bénéficier de cette déduction fiscale, l’association doit respecter certaines obligations :

1. Délivrance d’un reçu fiscal : l’association doit fournir un document conforme au modèle CERFA 11580*04, attestant des frais engagés ;
2. Comptabilisation en tant que don : les frais non remboursés doivent être inscrits dans les comptes de l’association en tant que dons en nature ;
3. Archivage des justificatifs : il est impératif de conserver toutes les preuves de déplacement et de renonciation pour répondre aux exigences de l’administration fiscale.

En intégrant ces bonnes pratiques, les associations peuvent encourager l’engagement de leurs bénévoles tout en garantissant une gestion transparente et conforme aux exigences fiscales.

Comment Factorial facilite la gestion des frais kilométriques en association ?

Avec Factorial, la gestion des frais kilométriques en association devient simple et efficace. Notre logiciel RH offre une solution complète pour automatiser chaque étape du processus de remboursement, de la collecte des justificatifs à l’édition des notes de frais, en passant par le calcul des indemnités et la conformité fiscale. Grâce à notre plateforme intuitive et sécurisée, les responsables RH et financiers peuvent gérer facilement les frais kilométriques de l’ensemble des membres de l’association, en garantissant une traçabilité complète et une transparence totale.

Centralisation et automatisation des notes de frais

Avec Factorial, les managers et responsables RH des associations peuvent centraliser toutes les demandes de remboursement sur une seule plateforme intuitive. Plus besoin de gérer les justificatifs papier ou de jongler entre différents outils de suivi : toutes les données sont stockées de manière sécurisées et accessibles en quelques clics. Grâce à des fonctionnalités automatisées, Factorial permet de :

• enregistrer facilement les kilomètres parcourus grâce à des formulaires numériques intuitifs ;
• assurer le calcul automatique des indemnités kilométriques en fonction des barèmes fiscaux en vigueur ;
• générer des rapports détaillés pour un suivi transparent et conforme aux exigences de l’administration fiscale.

💡 Astuce : Factorial vous permet de configurer des règles de remboursement personnalisées, en tenant compte des spécificités de votre association et des profils des bénévoles et salariés.

Suivi en temps réel et gestion transparente

Le suivi des frais kilométriques devient plus fluide avec un accès en temps réel aux demandes et approbations. Factorial permet aux responsables RH d’avoir une vision claire des dépenses associatives, tout en permettant aux employés et bénévoles de soumettre leurs demandes directement via une application mobile. Cela facilite :

• la validation rapide des remboursements par les managers ;
• une meilleure anticipation des budgets alloués aux déplacements ;
• une visibilité accrue sur les déplacements réalisés et les remboursements en attente.

Grâce à un portail collaboratif, chaque membre de l’association peut consulter l’état de ses demandes et accéder à un historique détaillé, garantissant ainsi une gestion transparente et sans ambiguïté.

Conformité fiscale et archivage sécurisé

Respecter les obligations légales est un enjeu majeur pour les associations, et Factorial garantit une conformité totale en facilitant l’archivage sécurisé des justificatifs. Toutes les notes de frais sont stockées en ligne et facilement accessibles en cas de contrôle fiscal. Factorial assure :

• l’émission automatique de reçus fiscaux conformes aux normes en vigueur ;
• la conservation sécurisée des documents pendant la durée légale requise (4 ans minimum) ;
• l’intégration avec les logiciels de comptabilité pour un rapprochement simplifié des dépenses.

Optimisation des processus et gain de temps

En automatisant les tâches administratives liées aux frais kilométriques, Factorial permet aux associations de réduire la charge de travail des équipes RH et financières. Cela libère du temps pour se concentrer sur les missions essentielles de l’association, tout en assurant une gestion rigoureuse des déplacements.

• réduction des erreurs humaines grâce à des contrôles automatisés ;
• gain de productivité en supprimant les tâches répétitives ;
• optimisation des ressources, en permettant une meilleure allocation des budgets liés aux déplacements.

En intégrant Factorial dans la gestion des frais kilométriques de votre association, vous simplifiez le suivi, assurez la conformité fiscale et améliorez l’expérience de vos bénévoles et salariés. Centralisation, automatisation et transparence : tout est pensé pour vous aider à gérer vos frais kilométriques avec efficacité et sérénité.

FAQ – Vos questions sur les frais kilométriques en association

Les bénévoles peuvent-ils bénéficier d’un remboursement ?

Oui, les bénévoles peuvent bénéficier d’un remboursement de leurs frais kilométriques sous certaines conditions. Lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel pour les besoins de l’association, ils peuvent demander un remboursement soit sur la base des frais réels engagés, soit selon le barème fiscal en vigueur. Pour être éligibles, ils doivent justifier leurs déplacements en fournissant une note de frais détaillée accompagnée des justificatifs nécessaires (kilométrage, motif du déplacement, trajet effectué, etc.).

Si le bénévole préfère ne pas être remboursé, il peut choisir d’abandonner ses frais au profit de l’association, ce qui lui ouvre droit à une réduction d’impôt équivalente à 66 % ou 75 % du montant engagé, selon la nature de l’association. Dans ce cas, il doit expressément renoncer à son remboursement et conserver les justificatifs pour justifier sa renonciation en cas de contrôle fiscal.

Les frais kilométriques sont-ils soumis à l’impôt ?

Les remboursements de frais kilométriques versés aux bénévoles ne sont pas imposables, à condition qu’ils soient justifiés et correspondent aux dépenses réelles engagées dans le cadre de l’activité associative. L’association doit s’assurer que les remboursements ne constituent pas une rémunération déguisée en respectant scrupuleusement les barèmes fiscaux en vigueur. En cas de doute, il est recommandé de se référer aux directives de l’administration fiscale ou de consulter un expert-comptable.

Toutefois, si un bénévole renonce à son remboursement et opte pour une réduction d’impôt, il devra inclure ce montant dans sa déclaration fiscale en tant que don à l’association.

Comment remplir une note de frais correctement ?

Pour garantir un remboursement rapide et conforme aux exigences fiscales, une note de frais doit inclure plusieurs éléments essentiels :

• Identité du bénévole ou salarié (nom, prénom) ;
• Date du déplacement ;
• Motif du déplacement (ex. réunion, événement, livraison) ;
• Lieu de départ et d’arrivée ;
• Distance parcourue (en kilomètres) ;
• Type de véhicule utilisé et puissance fiscale ;
• Calcul des indemnités selon le barème fiscal applicable ;
• Justificatifs associés (relevés de compteur, tickets de carburant si nécessaire).

L’utilisation d’un modèle de note de frais standardisé ou d’un logiciel RH comme Factorial permet d’éviter les oublis et de faciliter la validation.

Existe-t-il un délai de remboursement à respecter ?

Oui, le remboursement des frais kilométriques doit être effectué dans un délai raisonnable défini par l’association. En général, un délai de 30 à 60 jours est recommandé après la soumission de la note de frais complète et conforme.

L’association doit préciser ce délai dans son règlement intérieur ou sa politique de gestion des frais, afin de garantir une transparence et une anticipation des dépenses.