La gestion de documents électroniques peut vite s’avérer chronophage lorsque l’on est à la tête d’une entreprise. Fort heureusement, certains outils comme le logiciel de GED vous permettent de gagner du temps et de mieux gérer vos documents.
S’il existe plusieurs solutions sur le marché, il est souvent compliqué de s’y retrouver et de faire le bon choix.
Dans cet article, on vous en dit plus sur les logiciels GED, leur utilité et comment bien les choisir.
Table des matières
Logiciel de GED : définition
Le logiciel GED ou logiciel de Gestion Electronique de Documents est un outil informatique qui permet la gestion de tous les documents électroniques de façon sécurisée et centralisée.
Ainsi, tous les documents rattachés à l’entreprise et salariés sont stockés au sein d’un seul et même logiciel.
À l’heure où la dématérialisation des documents est un enjeu pour de nombreuses structures, le logiciel de GED offre la possibilité d’optimiser la gestion interne tout en gagnant du temps dans les process.
Surtout, ce type de solution permet de sécuriser tous les dossiers archivés tout en octroyant un accès aux différents documents n’importe où et n’importe quand.
Pourquoi utiliser un logiciel GED ?
Aujourd’hui, chaque entreprise gère un nombre conséquent de documents et ce, quelle que soit la taille et le secteur d’activité de la structure.
Contrat de travail, fiche de paie, dossier du personnel, justificatifs divers, documents légaux… il est facile de s’y perdre.
Grâce à un logiciel de GED, de nombreux avantages s’offrent à vous. Il permet notamment de :
- Centraliser un grand nombre de documents : Avec son format dématérialisé, le logiciel GED offre la possibilité de stocker une multitude de documents au sein d’un seul et même espace ;
- Gagner du temps : C’est un outil qui permet de gagner beaucoup de temps car les informations sont accessibles en quelques clics et par une simple recherche. Les documents sont donc facilement et rapidement exploitables ;
- Sécuriser les documents : Le logiciel de GED garantit une sécurité accrue des Informations stockées et vous protège contre le hacking et la fuite de documents. La gestion des accès ou encore le chiffrage des données sont des armes efficaces ;
- Faciliter la collaboration : Formidable outil collaboratif, le logiciel de GED facilite la collaboration entre les employés. Le partage de documents, la possibilité de les modifier et de les commenter ou encore l’intégration d’une messagerie instantanée assurent une collaboration de tous les instants ;
- Augmenter la productivité : Qui dit moins de perte de temps dit meilleure productivité ! Les salariés ne se dispersent plus, gagnent en flexibilité et peuvent se focaliser sur les tâches qu’ils ont à réaliser ;
- Se conformer à la législation : Avec une solution de GED, vous pouvez être en conformité avec la loi en respectant notamment le RGPD ou grâce à l’horodatage des documents ;
- Faire des économies : Faire l’acquisition d’une GED confère également un avantage d’ordre économique puisque vous allez diminuer la consommation de certaines ressources (encre, papier…) et les coûts de stockage. Qui plus est, vous utilisez un seul et même outil aux multiples fonctionnalités ;
- Réduire l’impact environnemental de l’entreprise : En optant pour la dématérialisation, vous réduisez votre empreinte écologique de manière considérable.
Comment bien choisir son logiciel de GED ?
C’est une évidence, le choix d’un logiciel de gestion électronique des documents n’est pas une mince affaire.
Certains critères sont à prendre en considération et il faut mener une véritable réflexion pour ne pas se tromper. On vous aide à y voir plus clair.
Identifier les besoins de l’entreprise
Avant toute chose et avant de vous lancer dans la quête du logiciel GED parfait, il est primordial d’identifier les besoins de votre entreprise en matière de gestion électronnique de documents.
Il convient alors de vous poser les bonnes questions.
Votre GED doit-elle uniquement vous permettre d’archiver vos documents ? Souhaitez-vous l’utiliser pour la validation et la diffusion des fichiers ?
Quels outils utilisez-vous à l’heure actuelle et que souhaitez-vous améliorer ? Pourquoi avez-vous besoin d’un tel logiciel ? Faites le point pour être au point.
Définir les fonctionnalités indispensables
Une fois vos besoins clairement identifiés, vous devez déterminer quelles seront les fonctionnalités indispensables de votre logiciel GED.
En effet, certaines fonctions seront primordiales et dépendront des usages à privilégier.
Numérisation des fichiers papier, archivage des documents, moteur de recherche, contrôle des accès aux documents, partage de fichiers, intégration de la signature électronique, présence d’une messagerie instantanée ou encore automatisation de certaines tâches, à vous d’identifier les fonctionnalités essentielles.
Faire un comparatif
Comme nous vous l’expliquions en préambule, il existe aujourd’hui beaucoup de solutions pour la GED.
Les logiciels présents sur le marché sont si nombreux qu’il est difficile de dénicher le meilleur outil.
Ainsi, pour vous y retrouver plus facilement, créer un tableau comparatif des différents logiciels de GED avec les principaux critères de comparaison : tarif, avantages, adaptabilité, fonctionnalités, sécurité, service client, inconvénients…
Ce type de comparatif vous aidera à orienter votre choix et à identifier les forces et faiblesses des principaux acteurs du marché.
Choisir un outil simple d’utilisation
Bien souvent, productivité rime avec simplicité. Certains outils digitaux peuvent être complexes à manipuler et ne sont pas forcément intuitifs.
En matière de GED, il est donc préférable d’opter pour un outil simple d’utilisation, facile et rapide à prendre en main.
En effet, ceci permettra à l’ensemble de vos salariés de l’utiliser sans trop de formation et d’hésitations.
Pour qu’il soit efficace, un logiciel de GED doit être accessible à tous et offrir un véritable gain de temps.
Surtout, s’il est trop difficile à employer, vos collaborateurs pourraient le fuir et éviter de s’en servir au maximum.
Penser sécurité des données
En entreprise, la sécurité des données est primordiale. D’amples données sensibles sont entre les mains des différents services, informations qui concernent clients, salariés et l’organisation en elle-même.
C’est pour cela qu’il faut absolument protéger ces données et assurer leur sécurité.
Il est donc indispensable d’opter pour une solution GED orientée sécurité des informations qui permettra de garantir la confidentialités des documents tout en contrôlant l’accès à ces derniers.
Analyser les tarifs
Comme les offres de logiciels GED pullulent, il est important d’étudier le rapport qualité-prix.
Vous trouverez de tout sur le marché, de la solution gratuite à celle extrêmement chère. L’objectif est donc de trouver le bon équilibre entre tarif et fonctionnalités proposées.
Pour éviter les mauvaises surprises, nous vous conseillons de choisir un outil avec essai gratuit.
Cela vous permettra de vous faire la main et de tester le logiciel en question.
S’il faut accorder de l’importance au prix du logiciel, attention à ne pas en faire le critère principal et de se diriger vers l’option la moins onéreuse et souvent de moins bonne qualité.
Disposer de mises à jour régulières
Pour qu’un logiciel de gestion électronique des documents soit viable, il doit proposer des mises à jour régulières.
Nouvelles fonctionnalités, corrections, mises en conformité ou encore adaptabilité aux nouvelles directives, votre solution GED devra impérativement être à jour.
Comme tout outil digital, ce type de plateforme ne doit pas être figé dans le temps et faire preuve d’adaptation.
Des mises à jour récurrentes prolongent la durée de vie d’un logiciel GED et par extension, son utilité.
Choisir un logiciel flexible
Enfin, il est crucial de préférer un logiciel flexible qui peut facilement être modifié et qui peut s’adapter aux nouveautés de la gestion électronique des documents.
Il doit être évolutif et donc évoluer avec les modifications de votre environnement métier.
Aussi, faites attention de ne pas choisir un logiciel “ fermé “ qui ne vous laissera que très peu de marge de manœuvre.
Le but est de privilégier un outil qui saura s’adapter à votre secteur d’activité, aux tâches de vos employés et aux besoins de votre entreprise.
Choisir un logiciel de GED : La solution Factorial
Le logiciel GED édité par Factorial vous permet de centraliser la gestion électronique de vos documents au sein d’un même outil.
Cette solution multitâches, vous offre notamment la possibilité d’organiser toutes les données concernant vos salariés et vos clients.
Aussi, vous pourrez accepter ou rejeter les documents soumis par vos employés en un seu clic et même signer numériquement certains fichiers.
En plus de la possibilité de modifier toute sorte de documents, vous pourrez les protéger grâce à une sécurité renforcée des données.
La GED est un pan essentiel de la bonne organisation d’une entreprise. Avec un logiciel dédié et de qualité, vous gagnez en productivité et améliorez les process de votre organisation.
