Pour bien choisir son logiciel de GED, il faut d’abord évaluer le volume de documents à gérer et les usages attendus : archivage, partage, validation ou signature électronique. L’outil idéal doit être sécurisé, simple à prendre en main et capable de s’adapter à vos processus internes. Enfin, privilégiez une solution évolutive, compatible avec vos autres logiciels, et qui accompagne la croissance de votre entreprise sans complexifier son organisation.
Dans cet article, on vous en dit plus sur les logiciels GED, leur utilité et comment bien les choisir.
Un logiciel de GED, c’est quoi ?
Le logiciel GED ou logiciel de Gestion Electronique de Documents est un outil informatique qui permet la gestion de tous les documents électroniques de façon sécurisée et centralisée.
Ainsi, tous les documents rattachés à l’entreprise et salariés sont stockés au sein d’un seul et même logiciel.
À l’heure où la dématérialisation des documents est un enjeu pour de nombreuses structures, le logiciel de GED offre la possibilité d’optimiser la gestion interne tout en gagnant du temps dans les process.
Surtout, ce type de solution permet de sécuriser tous les dossiers archivés tout en octroyant un accès aux différents documents n’importe où et n’importe quand.
Pourquoi utiliser un logiciel GED ?
Aujourd’hui, chaque entreprise gère un nombre conséquent de documents et ce, quelle que soit la taille et le secteur d’activité de la structure.
Contrat de travail, fiche de paie, dossier du personnel, justificatifs divers, documents légaux… il est facile de s’y perdre.
Grâce à un logiciel de GED, de nombreux avantages s’offrent à vous. Il permet notamment de :
- Centraliser un grand nombre de documents : Avec son format dématérialisé, le logiciel GED offre la possibilité de stocker une multitude de documents au sein d’un seul et même espace ;
- Gagner du temps : C’est un outil qui permet de gagner beaucoup de temps car les informations sont accessibles en quelques clics et par une simple recherche. Les documents sont donc facilement et rapidement exploitables ;
- Sécuriser les documents : Le logiciel de GED garantit une sécurité accrue des Informations stockées et vous protège contre le hacking et la fuite de documents. La gestion des accès ou encore le chiffrage des données sont des armes efficaces ;
- Faciliter la collaboration : Formidable outil collaboratif, le logiciel de GED facilite la collaboration entre les employés. Le partage de documents, la possibilité de les modifier et de les commenter ou encore l’intégration d’une messagerie instantanée assurent une collaboration de tous les instants ;
- Augmenter la productivité : Qui dit moins de perte de temps dit meilleure productivité ! Les salariés ne se dispersent plus, gagnent en flexibilité et peuvent se focaliser sur les tâches qu’ils ont à réaliser ;
- Se conformer à la législation : Avec une solution de GED, vous pouvez être en conformité avec la loi en respectant notamment le RGPD ou grâce à l’horodatage des documents ;
- Faire des économies : Faire l’acquisition d’une GED confère également un avantage d’ordre économique puisque vous allez diminuer la consommation de certaines ressources (encre, papier…) et les coûts de stockage. Qui plus est, vous utilisez un seul et même outil aux multiples fonctionnalités ;
- Réduire l’impact environnemental de l’entreprise : En optant pour la dématérialisation, vous réduisez votre empreinte écologique de manière considérable.
Quels critères pour bien choisir un logiciel de GED ?
Pour bien choisir son logiciel de GED, il faut avant tout se baser sur des critères concrets : vos besoins réels, les fonctionnalités proposées, la simplicité d’utilisation, la sécurité des données, le prix et la capacité du logiciel à évoluer avec votre entreprise.
Un bon outil de gestion électronique des documents doit centraliser, protéger et rendre vos fichiers accessibles sans complexifier le travail de vos équipes.
Voici les principaux critères à examiner avant de faire votre choix :
Identifier les besoins de l’entreprise
Avant toute chose, analysez vos besoins internes : nombre d’utilisateurs, types de documents à gérer, volume mensuel à traiter et objectifs recherchés (archivage électronique, validation, diffusion…). Cette étape permet de définir le périmètre fonctionnel de votre future GED.
Privilégier les fonctionnalités indispensables
Toutes les GED ne proposent pas les mêmes outils. Listez les fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer : moteur de recherche, numérisation, signature électronique, gestion des droits d’accès, automatisation des tâches, etc.
Choisir un outil simple d’utilisation
Un outil digital performant doit rester intuitif. Privilégiez une interface claire, accessible à tous les collaborateurs, sans besoin de formation lourde. La facilité d’adoption conditionne directement la réussite du projet.
En matière de GED, il est donc préférable d’opter pour un outil simple d’utilisation, facile et rapide à prendre en main.
Penser sécurité des données
La GED manipule des informations sensibles : contrats, fiches de paie, documents légaux. Assurez-vous que la solution respecte le RGPD et la norme NF Z42-013, propose un chiffrement solide et des accès sécurisés.
Comparatif 2025 : pourquoi Factorial fait partie des meilleurs logiciels GED ?
| Critère | Ce que veulent les utilisateurs | Les avantages de Factorial |
| Centralisation et mise à jour des documents | Un référentiel unique, archivage, accès et partage sécurisés | Factorial permet de créer des dossiers personnalisés, de télécharger en masse et de partager documents publics ou privés. (Factorial) |
| Signature électronique & workflows | Intégration de la signature, validation de documents, gestion des processus | Factorial propose la signature électronique légale, le paramétrage de workflows d’approbation document par document. (Factorial) |
| Sécurité & conformité | Chiffrement, contrôle des accès, conformité RGPD, certifications | Factorial affiche une attention forte à la sécurité des données et à la conformité. (Factorial) |
| Facilité d’usage et adoption par les utilisateurs | Interface intuitive, prise en main simple, adoption rapide | Les retours utilisateurs plébiscitent Factorial pour son interface claire et sa simplicité. (unrubble.com) |
| Évolutivité & intégration avec l’écosystème | Capacité à évoluer avec l’entreprise, à s’intégrer aux autres systèmes | Factorial supporte nombre d’intégrations apps et permet d’évoluer avec les besoins métier. (Factorial) |
Le logiciel GED édité par Factorial vous permet de centraliser la gestion électronique de vos documents au sein d’un même outil.
Cette solution multitâches, vous offre notamment la possibilité d’organiser toutes les données concernant vos salariés et vos clients.
Aussi, vous pourrez accepter ou rejeter les documents soumis par vos employés en un seul clic et même signer numériquement certains fichiers.
En plus de la possibilité de modifier toute sorte de documents, vous pourrez les protéger grâce à une sécurité renforcée des données.
La GED est un pan essentiel de la bonne organisation d’une entreprise. Avec un logiciel dédié et de qualité, vous gagnez en productivité et améliorez les process de votre organisation.
Vos questions fréquentes sur les logiciels GED
Quelle est la différence entre une GED et un ECM ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) se concentre sur le stockage, la recherche et la sécurisation des fichiers. L’ECM (Enterprise Content Management) va plus loin : elle englobe la gestion de tout le cycle de vie des contenus d’entreprise, y compris les flux de validation, les versions, la publication et l’archivage légal. Pour une PME, une GED suffit souvent ; pour une grande structure, un ECM est plus adapté.
Une GED peut-elle être utilisée à distance ?
Oui. La plupart des logiciels de GED modernes sont accessibles en ligne via une interface web sécurisée. Les utilisateurs peuvent consulter, modifier ou valider des documents depuis n’importe quel poste ou appareil connecté. C’est un atout majeur pour le télétravail et les équipes réparties sur plusieurs sites.
Comment migrer vers une solution de GED sans perte de données ?
La migration passe par trois étapes : l’audit des fichiers existants, le tri (pour éliminer les doublons ou les documents obsolètes), puis l’importation dans la nouvelle solution à l’aide d’outils d’intégration ou de scripts fournis par l’éditeur. Une planification rigoureuse et des sauvegardes préalables garantissent une transition fluide sans perte d’informations.
Quel budget prévoir pour un logiciel de GED ?
Les tarifs varient selon la taille de l’entreprise, le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités choisies. Une GED SaaS peut coûter de 10 à 40 € par utilisateur et par mois, tandis qu’une solution sur site implique un investissement initial plus élevé (licence, serveurs, maintenance). Il faut aussi anticiper les coûts de formation et de support technique.
Quels indicateurs suivre pour mesurer l’efficacité d’une GED ?
Les principaux indicateurs sont le temps moyen de recherche d’un document, le taux d’adoption par les utilisateurs, la réduction du volume papier, et le nombre d’erreurs administratives évitées. Une GED performante se traduit par des gains mesurables en productivité, une meilleure conformité réglementaire et une baisse notable des coûts de gestion documentaire.
