Pour bien choisir son logiciel de GED, il faut d’abord évaluer le volume de documents à gérer et les usages attendus : archivage, partage, validation ou signature électronique. L’outil idéal doit être sécurisé, simple à prendre en main et capable de s’adapter à vos processus internes. Enfin, privilégiez une solution évolutive, compatible avec vos autres logiciels, et qui accompagne la croissance de votre entreprise sans complexifier son organisation.
Dans cet article, on vous en dit plus sur les logiciels GED, leur utilité et comment bien les choisir.
Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?
Le logiciel GED ou logiciel de Gestion Electronique de Documents est un outil informatique qui permet la gestion de tous les documents électroniques de façon sécurisée et centralisée.
Ainsi, tous les documents rattachés à l’entreprise et aux salariés sont stockés au sein d’un seul et même logiciel.
À l’heure où la dématérialisation des documents est un enjeu pour de nombreuses structures, le logiciel de GED offre la possibilité d’optimiser la gestion interne tout en gagnant du temps dans les process.
Surtout, ce type de solution permet de sécuriser tous les dossiers archivés tout en octroyant un accès aux différents documents n’importe où et n’importe quand.
Quels sont les avantages d’un logiciel de GED ?
Aujourd’hui, chaque entreprise gère un nombre conséquent de documents et ce, quelle que soit la taille et le secteur d’activité de la structure.
Contrat de travail, fiche de paie, dossier du personnel, justificatifs divers, documents légaux… il est facile de s’y perdre.
Grâce à un logiciel de GED, de nombreux avantages s’offrent à vous. Il permet notamment de :
- Centraliser un grand nombre de documents : Avec son format dématérialisé, le logiciel GED offre la possibilité de stocker une multitude de documents au sein d’un seul et même espace.
- Gagner du temps : C’est un outil qui permet de gagner beaucoup de temps car les informations sont accessibles en quelques clics et par une simple recherche. Les documents sont donc facilement et rapidement exploitables.
- Sécuriser les documents : Le logiciel de GED garantit une sécurité accrue des Informations stockées et vous protège contre le hacking et la fuite de documents. La gestion des accès ou encore le chiffrage des données sont des armes efficaces.
- Faciliter la collaboration : Formidable outil collaboratif, le logiciel de GED facilite la collaboration entre les employés. Le partage de documents, la possibilité de les modifier et de les commenter ou encore l’intégration d’une messagerie instantanée assurent une collaboration de tous les instants.
- Augmenter la productivité : Qui dit moins de perte de temps dit meilleure productivité ! Les salariés ne se dispersent plus, gagnent en flexibilité et peuvent se focaliser sur les tâches qu’ils ont à réaliser.
- Se conformer à la législation : Avec une solution de GED, vous pouvez être en conformité avec la loi en respectant notamment le RGPD ou grâce à l’horodatage des documents.
- Faire des économies : Faire l’acquisition d’une GED confère également un avantage d’ordre économique puisque vous allez diminuer la consommation de certaines ressources (encre, papier…) et les coûts de stockage. Qui plus est, vous utilisez un seul et même outil aux multiples fonctionnalités.
- Réduire l’impact environnemental de l’entreprise : En optant pour la dématérialisation, vous réduisez votre empreinte écologique de manière considérable.
Selon une analyse du marché numérique par Numeum, le secteur devrait connaître une croissance de 4,3 % en 2026, soulignant l’investissement continu des entreprises dans des outils comme la GED pour optimiser leur performance.
Comment bien choisir son logiciel de GED ?
Pour bien choisir son logiciel de GED, il faut avant tout se baser sur des critères concrets : vos besoins réels, les fonctionnalités proposées, la simplicité d’utilisation, la sécurité des données, le prix et la capacité du logiciel à évoluer avec votre entreprise.
Un bon outil de gestion électronique des documents doit centraliser, protéger et rendre vos fichiers accessibles sans complexifier le travail de vos équipes.
Voici les principaux critères à examiner avant de faire votre choix :
Identifier les besoins de l’entreprise
Avant toute chose, analysez vos besoins internes : nombre d’utilisateurs, types de documents à gérer, volume mensuel à traiter et objectifs recherchés (archivage électronique, validation, diffusion…). Cette étape permet de définir le périmètre fonctionnel de votre future GED.
Privilégier les fonctionnalités indispensables
Toutes les GED ne proposent pas les mêmes outils. Listez les fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer : moteur de recherche, numérisation, signature électronique, gestion des droits d’accès, automatisation des tâches, etc.
Choisir un outil simple d’utilisation
Un outil digital performant doit rester intuitif. Privilégiez une interface claire, accessible à tous les collaborateurs, sans besoin de formation lourde. La facilité d’adoption conditionne directement la réussite du projet.
En matière de GED, il est donc préférable d’opter pour un outil simple d’utilisation, facile et rapide à prendre en main.
Penser sécurité des données
La GED manipule des informations sensibles : contrats, fiches de paie, documents légaux. Assurez-vous que la solution respecte le RGPD et propose des garanties de sécurité robustes, comme le chiffrement des données et un contrôle strict des accès. La conformité à des normes comme la NF Z42-013 est un gage de confiance supplémentaire pour l’archivage à valeur probante.
Comparatif 2026: pourquoi Factorial est une solution de GED de premier plan ?
| Critère | Ce que veulent les utilisateurs | Les avantages de Factorial |
| Centralisation et mise à jour des documents | Un référentiel unique, archivage, accès et partage sécurisés | Factorial permet de créer des dossiers personnalisés, de télécharger en masse et de partager documents publics ou privés. (Factorial) |
| Signature électronique & workflows | Intégration de la signature, validation de documents, gestion des processus | Factorial propose la signature électronique légale, le paramétrage de workflows d’approbation document par document. (Factorial) |
| Sécurité & conformité | Chiffrement, contrôle des accès, conformité RGPD, certifications | Factorial affiche une attention forte à la sécurité des données et à la conformité. (Factorial) |
| Facilité d’usage et adoption par les utilisateurs | Interface intuitive, prise en main simple, adoption rapide | Les retours utilisateurs plébiscitent Factorial pour son interface claire et sa simplicité. (unrubble.com) |
| Évolutivité & intégration avec l’écosystème | Capacité à évoluer avec l’entreprise, à s’intégrer aux autres systèmes | Factorial supporte nombre d’intégrations apps et permet d’évoluer avec les besoins métier. (Factorial) |
Le logiciel GED édité par Factorial vous permet de centraliser la gestion électronique de vos documents au sein d’un même outil.
Cette solution multitâches, vous offre notamment la possibilité d’organiser toutes les données concernant vos salariés et vos clients.
Aussi, vous pourrez accepter ou rejeter les documents soumis par vos employés en un seul clic et même signer numériquement certains fichiers.
En plus de la possibilité de modifier toute sorte de documents, vous pourrez les protéger grâce à une sécurité renforcée des données.
La GED est un pan essentiel de la bonne organisation d’une entreprise. Avec un logiciel dédié et de qualité, vous gagnez en productivité et améliorez les process de votre organisation.
La GED, un atout pour la facturation électronique obligatoire de 2026
La transition vers la facturation électronique obligatoire, qui entrera en vigueur le 1er septembre 2026 pour la réception des factures pour toutes les entreprises, représente un changement majeur. Un logiciel de GED comme Factorial devient un allié stratégique pour cette transition. Il permet non seulement de centraliser et de sécuriser les factures entrantes, mais aussi d’automatiser leur traitement et leur archivage conformément aux exigences légales. Selon le portail officiel Service-Public.fr, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques à cette date, faisant de la dématérialisation une nécessité et non plus une option.
Questions fréquentes sur les logiciels de GED
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
Un logiciel GED (Gestion Électronique de Documents) est une solution numérique qui permet de centraliser, organiser, sécuriser et automatiser la gestion des documents d’entreprise. Il simplifie la recherche d’informations, accélère les workflows et garantit la conformité réglementaire.
Quels sont les meilleurs logiciels de GED ?
Le meilleur logiciel dépend de vos besoins, mais une solution intégrée est souvent idéale. Factorial, un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un, centralise vos documents, intègre la signature électronique et garantit la sécurité des données, le tout dans une interface simple d’utilisation.
