Les Services des Ressources Humaines ont longtemps été considérés comme un seul centre de coûts. Ils représentent l’un des principaux postes de dépenses des entreprises, notamment via les salaires et les charges sociales liées aux effectifs salariés.
Depuis l’avènement du concept de HR Business Partner, les responsables de ressources humaines sont de plus en plus impliqués dans la stratégie de l’entreprise. Signe que l’investissement dans les compétences et les talents est désormais reconnu comme créateur de valeur.
Pour autant, les budgets RH ne suivaient pas toujours, il y a quelques années, le rythme des besoins en recrutement et en formation, ni ceux liés aux enjeux de transformation et de digitalisation des RH.
Bonne nouvelle, les choses commencent à évoluer. Nous vous livrons dans cet article les résultats de notre étude qui porte, entre autres, sur les lignes budgétaires RH en France et dans 8 autres pays, ainsi que nos conseils pour bien gérer votre budget RH.
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Table des matières
Les RH ont-elles enfin un budget à la hauteur des enjeux ?
Nous avons réalisé une étude sur l’état des équipes RH et de la digitalisation des process RH en France et dans 8 autres pays.
Il ressort qu’un tiers des entreprises allouent un budget RH compris entre 100 000 et 250 000 euros, démontrant ainsi une volonté d’investir dans la gestion efficace de leurs employés.
Un budget RH en augmentation
De plus, la moitié des entreprises prévoient d’augmenter leur budget RH dans les mois à venir.
Cette évolution montre que les entreprises sont de plus en plus conscientes que l’investissement dans les ressources humaines est un moyen efficace de stimuler la productivité, d’accroître la satisfaction des employés et de favoriser la croissance à long terme de l’entreprise.
Source : Rapport Data RH Factorial 2023
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Un investissement accru dans l’acquisition et la rétention des talents
Les entreprises prévoient aussi dans leur budget prévisionnel l’augmentation des coûts d’acquisition des talents. Ces derniers flambent dans un contexte de compétition accrue sur les recrutements. Selon le cabinet Robert Half, près de sept entreprises sur dix sont prêtes à verser un salaire plus élevé aux nouveaux employés qu’aux collaborateurs occupant des postes similaires.
Enfin, les budgets RH doivent tenir compte de l’inflation et de ses répercussions sur les salaires. Selon une étude menée par WTW auprès de 627 entreprises, en 2023, les entreprises prévoient une augmentation moyenne de 4% des salaires. Cela équivaut à 0,5 point de pourcentage de plus que l’augmentation réelle accordée en 2022.
L’optimisation du budget par la transformation RH
Pour maîtriser les coûts dans ce contexte, les services des ressources humaines misent de plus en plus sur l’adoption de solutions logicielles RH en Saas. Elles permettent de faire baisser les coûts de gestion RH en automatisant un maximum de tâches.
Ce qui permet à la fonction RH :
- de se concentrer sur la stratégie de développement et de fidélisation des talents,
- de minimiser les coûts liés à l’administration du personnel,
- de maximiser le ROI des frais de recrutement et de formation, via un pilotage rapproché.
Les solutions RH avec abonnement mensuel permettent de lisser les coûts d’acquisition d’un logiciel sans investissement de départ, avec la perspective de diminuer rapidement les frais de fonctionnement des services Ressources Humaines.
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Comment établir un budget RH réaliste et ambitieux ?
Maintenant que vous connaissez les enjeux, voyons comment établir et piloter un budget RH réaliste et ambitieux pour accompagner au mieux le changement.
Les différents postes de dépenses en Ressources humaines
Plusieurs postes de dépenses sont à anticiper par le service RH :
- Les frais de personnel ;
- Les frais de recrutement ;
- Le budget formation ;
- Le budget de transformation ;
- Les frais annexes et la gestion du personnel.
Les frais de personnel
La masse salariale est le principal poste budgétaire d’un budget RH. Il intègre les salaires des collaborateurs, les charges sociales et patronales, les taxes versées sur les rémunérations, les variables de paie, ainsi que les participations, intéressements et primes.
Pensez aussi à inclure les avantages en nature dans ce calcul budgétaire, tels que les frais d’entretien des voitures de fonction, les frais de déplacement, les tickets restaurants ou encore les coûts de logement des salariés en déplacement.
Les coûts d’acquisition des talents
Les frais de recrutement incluent les coûts de publication des annonces, les frais liés à la présélection, ou encore les salaires des managers mobilisés pour les entretiens d’embauche.
Au total, un recrutement peut coûter entre 5000 et 8000 euros. Pour savoir comment le décomposer, lisez aussi notre article sur le vrai coût des recrutements.
Le budget formation
Le plan de formation fait l’objet d’une ligne budgétaire spécifique. Le budget formation peut être optimisé avec les aides des OPCO en profitant des actions collectives subventionnées par les branches professionnelles.
Intégrez les frais liés à l’onboarding des nouveaux entrants, le recyclage des formations obligatoires et l’investissement dans le développement des compétences des collaborateurs. Vous pouvez le décomposer en coûts pédagogiques et en frais annexes (logement, restauration, déplacement, etc.)
L’investissement dans la transformation RH
Pour accompagner les transformations, les équipes ont aussi besoin d’investir dans des solutions digitales et innovantes qui correspondent aux nouveaux usages. Le déploiement de logiciels RH dans les petites entreprises est désormais possible grâce aux solutions en Saas qui permettent de baisser les coûts d’acquisition d’un SIRH. Les entreprises peuvent ainsi annualiser les frais de digitalisation des RH, avec des outils accessibles à partir d’une dizaine d’euros par mois et par collaborateur !
Les frais annexes et le frais de gestion et d’administration du personnel
Parmi les coûts indirects des RH, on comptera aussi :
- les pertes liées au turn-over (frais de recrutement);
- les coûts liés à l’absentéisme (frais de remplacement);
- les frais liés à la mobilité interne (amortissement du changement de poste) ;
- le coût du désengagement (pertes de productivité).
Les frais de gestion et d’administration du personnel peuvent exploser lorsque le nombre de tâches administratives (gestion des absences, gestion des remplacement, etc.) augmente.
Aussi, il faut non seulement automatiser certaines tâches pour optimiser son budget administration du personnel, mais surtout, affecter le temps gagné par les équipes RH, sur le développement et la rétention des talents !
Comment construire son budget RH pour gérer la transformation ?
Votre calcul de la masse salariale doit intégrer plusieurs aspects :
- le nombre total estimé de salariés et leurs données salariales ;
- l’écart entre les salaires des entrées et les salaires des sorties ;
- les augmentations de salaire liées à la mobilité ou la politique salariale ;
- le taux d’absentéisme ;
- le budget embauche ;
- etc.
Mais de plus en plus, il est indispensable de tenir compte de certaines variables liées au contexte de l’entreprise et aux tendances actuelles du marché du travail.
Un prévisionnel budgétaire basé sur les tendances RH
Avec les transformations RH actuelles, il est aussi indispensable de rajouter certaines variables, telles que :
- le coût du télétravail ;
- le budget digitalisation RH ;
- les achats de prestations intellectuelles externes ;
- l’investissement dans la formation des nouvelles recrues.
Au vu des difficultés de recrutement et de la dynamique du marché du travail, prévoyez d’investir davantage dans l’onboarding des nouveaux entrants et la formation.
D’abord, pour éviter de perdre de l’argent, car le coût du remplacement d’un employé peut atteindre 50 % du salaire annuel. Mais aussi, car avec l’évolution des technologies, les compétences techniques sont plus rapidement obsolètes. Il faut donc adopter d’urgence une politique de formation continue ambitieuse.
Idem, certaines tendances peuvent impacter la structure de votre budget RH. En 2023, 57% des entreprises travaillent avec des freelance experts faute de ressources internes. Concrètement, les dépenses de personnel seront donc reportées en partie vers les budgets des services achats !
Et sur le pilotage rapproché de vos données internes
Les entreprises ont aussi besoin d’un pilotage plus rapproché des données RH. Les compétences étant de plus en plus évolutives et les organisations de plus en plus agiles, le calcul du budget RH doit être le plus fin possible.
Par exemple, pour intégrer les éléments variables de paie, les coûts liés à la mobilité (externe et interne), ou encore les dépenses générées pour s’adapter rapidement aux mutations des marchés et des techniques. Difficile de ne pas s’embourber dans ces différentes variables très mouvantes !
Avec notre logiciel RH, vous pouvez tirer des conclusions grâce à une vue d’ensemble de tous les nouveaux recrutements et licenciements, des types de contrats et des heures de travail !
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Comprenez les suppléments globaux par concept que votre entreprise paie et vérifiez les types de contrats ou de jours de travail dont bénéficient les différents employés. Vous pouvez aussi télécharger les données sur l’absentéisme et prévoir votre budget formation et développement RH grâce à l’analyse des données des entretiens annuels.
Bref, gagner en agilité tout en anticipant un budget RH réaliste et ambitieux !
