Dans le cadre de leurs fonctions, les employés sont souvent amenés à engendrer des frais professionnels. Frais de transport, de grand déplacement ou de nourriture, les dépenses d’un salarié peuvent être nombreuses dans l’exercice de sa mission.
Mais quels sont ces frais ? Quels sont ceux à votre charge ? Comment gérer au mieux les notes de frais de vos collaborateurs ?
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Table des matières
Qu’est-ce que les notes de frais professionnels ?
Selon l’URSSAF, les frais professionnels correspondent aux « dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle ». Ces sommes déboursées doivent être, pour la plupart, remboursées par l’employeur.
Dans la majeure partie des cas, ces montants sont avancés par l’employé puis défrayés par l’entreprise sur présentation d’un justificatif. Aussi, ils peuvent être remboursés aux frais réels ou au forfait.
Notons également que les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations de la Sécurité sociale, de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).
Quels types de frais à charge de l’employeur ?
Ainsi, un salarié peut, dans la réalisation de ses tâches quotidiennes, générer des frais professionnels. Si vous êtes tenu, en tant qu’employeur, de réaliser le remboursement de ces dépenses, toutes ne sont pas à votre charge.
Voici la plupart des frais professionnels remboursables :
- Frais de transport : taxi, train, navette et/ou même location de vélo ;
- Frais d’alimentation : tous les repas pris dans l’exercice de la fonction doivent être remboursés (rendez-vous clients, déplacement…) selon des barèmes définis ;
- Frais kilométriques : utilisation du véhicule personnel pour des déplacements pros ;
- Frais de grand déplacement : frais générés par un déplacement à plus de 50 km (transports, nuits d’hôtel, restauration…)
- Frais de déménagement : dépenses engendrées lors d’un déménagement pour raison professionnelle ;
- Frais de télétravail : le travail à la maison se paie ! Fournitures, électricité, chauffage, matériel…
- Frais pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des NTIC : les frais motivés par l’achat de matériel informatique essentiel au travail du salarié ;
- Frais d’habillage : certains métiers requièrent une tenue vestimentaire particulière.
Il existe d’autres frais professionnels qui peuvent surgir en fonction du secteur d’activité de chaque entreprise. Il conviendra d’en connaître les spécificités avec les services RH et juridique.
Comment gérer les frais professionnels de vos collaborateurs ?
La gestion des notes de frais de vos salariés est un enjeu crucial. Surtout, si vous manquez à vos obligations, les sanctions existent.
Remboursement aux frais réels ou forfaitaires ?
Le remboursement des frais professionnels peut prendre deux formes :
- Le remboursement forfaitaire. Le salarié est indemnisé sous formes de primes régulières et bien souvent mensuelles. Elles sont généralement indiquées dans le contrat de travail ou la convention collective et sont actées en amont. Le versement de ces allocations est automatique. Il peut s’agir des frais de repas, des frais kilométriques ou encore d’hébergement. Dans ce cas, le remboursement des frais est dû, et aucun justificatif n’est demandé.
- Le remboursement aux frais réels. Dans ce cas de figure, l’employé doit présenter un justificatif des paiements réalisés dans l’exercice de ses fonctions. Ainsi, l’employeur rembourse le salarié sur la base des dépenses engagées par ce dernier. Ces frais professionnels ne sont pas inclus dans le salaire.
Il conviendra de choisir la solution la plus adaptée au fonctionnement de votre entreprise et votre secteur d’activité. Le remboursement aux frais réels évite bien souvent les abus !
Deux salariés sur trois tricheraient sur leurs notes de frais au travail (Rapport SAP-Concur, 2021)
Encadrez les notes de frais
Afin d’éviter les excès, il conviendra de fixer certaines règles pour gérer les notes de frais. Si la loi vous oblige à rembourser ce type de dépenses, vous disposez cependant d’une certaine marge de manœuvre et pouvez encadrer ce poste budgétaire lourd.
Par exemple, vous avez la possibilité de fixer un plafond par types de frais et ce, dans la limite d’un montant raisonnable. Aussi, vous pouvez imposer certaines bonnes pratiques économiques comme l’usage des transports en commun ou le choix d’hôtels modestes. Enfin, limitez le remboursement dans le temps, cela évitera l’accumulation de notes (salées).
À noter : Il n’est pas permis de refuser un remboursement de frais professionnels justifiés et proportionnés.
Les avances sur note de frais
Certaines entreprises optent pour une solution alternative : celle de l’avance sur frais professionnels. L’objectif ici, est d’anticiper les dépenses du salarié à venir et de lui verser une somme d’argent correspondante.
Ces avances peuvent être :
- Permanentes : l’employé reçoit en amont une somme correspondante au montant approximatif de ses frais mensuels. Ce dernier devra restituer le trop perçu à la fin de son contrat de travail.
- Ponctuelles : les fonds sont versés au salarié avant la réalisation d’une mission ou d’un déplacement. C’est en quelque sorte une “ enveloppe “ qui sera déduite du remboursement de ses notes de frais ultérieures.
Nous ne conseillons pas l’utilisation de ces procédés. En effet, en termes de traçabilité et gestion comptable, les avances sur frais professionnels sont à proscrire.
Frais professionnels et cotisations sociales
Comme nous le précisions plus haut, les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et de la base CSG-CRDS.
Lorsqu’elles sont remboursées au réel, elles ne sont pas exonérées. Cependant, elles peuvent l’être quand elles sont au forfait selon un barème fixé par l’URSSAF.
Les tickets-restaurant ou les frais engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle par exemple peuvent être exonérés de charges sociales s’ils ne dépassent pas un certain montant.
Peut-on refuser de payer une note de frais ?
Dans les faits, il n’est pas possible de refuser le remboursement d’une note de frais. En revanche, l’employeur peut ne pas défrayer le salarié s’il n’a pas respecté certaines règles inhérentes à l’entreprise. Par exemple :
- Le non-respect de la politique des dépenses : le collaborateur a soumis une note de frais ne respectant pas votre politique de frais professionnels ;
- L’absence de justificatif des dépenses : la facture ou le justificatif attestant de la somme dépensée n’a pas été fourni ;
- Le non-respect des délais de soumission : les notes de frais n’ont pas été transmises dans les délais impartis ;
- La note de frais dépasse le montant autorisé : le salarié a généré des frais professionnels plus élevés que ceux autorisés par votre société.
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