Les registres du personnel obligatoires : des documents indispensables !

En tant qu’entreprise qui emploie des salariés, vous devez détenir certains documents juridiques. Parmi ceux-ci, les registres du personnel obligatoires sont essentiels à toute société respectueuse du code du travail.

Selon une étude du Conseil d’orientation pour l’emploi parue en 2019, 2,5 millions de Français pratiquaient du travail non déclaré.

Ces registres sont nombreux et peuvent être réclamés par les instances légales. Ne pas les posséder peut mener à des sanctions pénales dépassant souvent les milliers d’euros.

Dans notre article, découvrez quels sont ces registres du personnel obligatoires et ce qu’ils doivent contenir.

Les registres du personnel, c’est quoi exactement ?

Les registres obligatoires en entreprise sont des documents relatifs au personnel de votre entreprise.

Ils contiennent les données et informations des personnes travaillant au sein de votre organisation. Ils doivent être constamment mis à jour et être conformes au Code du travail.

Outre leur fonction de recensement, les registres du personnel obligatoires permettent une meilleure gestion en matière de personnel, d’hygiène de santé et de sécurité.

Surtout, ces documents peuvent être réclamés lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf.

En effet, ces registres sont une obligation légale. Ainsi, en cas de manquements, vous allez au-devant de sanctions et d’amendes parfois salées.

Quels sont les registres du personnel obligatoires ?

Il existe plusieurs registres obligatoires en entreprise. Chacun d’entre eux possède ses propres caractéristiques et modalités.

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel recense l’ensemble des employeurs d’une même entreprise.

C’est un document ou fichier numérique qui doit être tenu et mis à jour par l’employeur dès l’embauche du 1er salarié.

Il doit contenir les informations suivantes, toujours dans l’ordre chronologique des embauches :

• Identité de l’employé : nom, prénom(s), date de naissance, sexe, nationalité.
• Poste occupé : emploi, qualification, date d’entrée et de sortie de l’entreprise.
• Type de contrat : CDI, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle, CDD, Intérim…

Il existe également certaines spécificités à indiquer dans le registre unique du personnel selon le type de collaborateur :

• Travailleurs étrangers avec titre de travail : indiquez le type et le numéro d’ordre du titre.
• Travailleurs à temps partiel : inscrivez “ salarié à temps partiel “ dans le registre.
• Intérimaires : indiquez les détails de l’entreprise de travail temporaire et ajoutez la mention “ salarié temporaire “.
• Travailleurs avec contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : renseignez “ contrat à durée déterminée “.
• Stagiaires : détaillez nom et prénom(s) du stagiaire, dates de début et de fin du stage, nom du tuteur, lieu de présence du stagiaire.
• Travailleurs dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : Spécifiez la date de cette autorisation ou la date de la demande d’autorisation.

À noter : si un collaborateur est embauché avec plusieurs contrats successifs, il conviendra d’indiquer sur une nouvelle ligne du registre la date d’entrée et de sortie correspondantes à chaque contrat. Aussi, les informations sur le registre unique du personnel seront conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

Quelles sanctions ? Si vous n’avez pas de registre unique du personnel ou si ce dernier n’est pas à jour ou incomplet, vous pouvez encourir jusqu’à 750 € d’amende par salarié concerné.

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Le registre du comité social et économique (CSE)

Le registre des délégués du personnel fait partie des registres du personnel obligatoire et concerne notamment les entreprises de 11 à moins de 50 salariés qui ont mis en place un comité social et économique.

Un registre CSE est un document légal qui consigne l’ensemble des réclamations et des plaintes des salariés via les délégués du personnel ainsi que les réponses de l’employeur.

Tenu à la disposition de tous les employés comme à celle des inspecteurs du travail, vous ne pouvez pas interdire sa consultation.

Quelles sanctions ? L’absence de registre est considérée comme un délit d’entrave et peut donc entraîner des sanctions financières allant jusqu’à 7 500 €.

Si vous refusez de le présenter à l’URSSAF ou à un inspecteur du travail, vous encourez une amende de 450 €.

Document unique d’évaluation des risques (DUER)

Le Document unique d’évaluation des risques communément appelé DUER est un registre obligatoire en entreprise dès l’embauche du premier salarié.

Il doit lister les risques auxquels s’exposent les employés sur leur lieu de travail. Toutes les actions de prévention et de protection mises en place pour les protéger doivent y figurer.

Il est utile tant pour l’employeur que pour le travailleur. Ce document a clairement la vocation d’assurer la sécurité et de protéger la santé de tous.

Accessible à l’ensemble des employés d’une même entreprise, il doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Celles-ci sont liées aux résultats de l’évaluation des risques et aux mesures déployées pour les prévenir.

Ce registre doit être mis à jour au moins 1 fois par an. Vous devez aussi l’actualiser en cas de modification des conditions de travail pouvant impacter la santé ou la sécurité des salariés.

D’ailleurs, l’épidémie de Covid-19 a motivé certains ajustements du DUER avec l’émergence de nouvelles consignes sanitaires.

Quelles sanctions ? L’absence de mise à jour du DUER peut générer une contravention de 1 500 €. Elle peut atteindre 3 000 € en cas de récidive. Si vous refusez de le présenter à l’inspection du travail, vous serez puni d’une amende de 450 €.

Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Ce registre concernant les conditions de travail est aussi obligatoire pour toutes les entreprises.

Il doit permettre à un salarié ou un membre du CSE de donner l’alerte s‘il estime que la société qui l’emploie utilise des produits ou des procédés présentant un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.

L’alerte devra ainsi être consignée par écrit, datée, signée et ajoutée au registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement.

Le salarié ou représentant du comité social et économique sera dans l’obligation de préciser les produits ou procédés de fabrication utilisés, les conséquences potentielles et toute autre information utile.

Dès lors qu’il est de bonne foi, le travailleur qui lance une alerte bénéficie d’une protection pénale telle que la loi Sapin II ou plus récemment, la Whistleblower Protection Act.

Le but est de protéger les lanceurs d’alerte contre les représailles, notamment d’un point de vue juridique.

Quelles sanctions ? Ici, c’est le salarié qui encourt une sanction lourde s’il est coupable de dénonciation calomnieuse. En effet, il peut être puni de 5 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

Registres spécifiques à la durée du travail

Il existe deux registres distincts concernant la durée du travail :

• Registre spécial du repos hebdomadaire : il s’adresse aux salariés soumis à un régime particulier de repos comme cela peut être le cas dans l’hôtellerie. Ce registre obligatoire indique le nom des salariés concernés et leur jour de repos hebdomadaire. Tout changement du repos hebdomadaire doit y être spécifié et peut être consulté par les salariés et l’inspection du travail.
• Registre ou tableau organisant le travail en équipe : si le poste occupé requiert du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, ce registre devra répertorier la composition nominative de chaque équipe. Ce registre ou tableau devra être constamment à jour et mis à la disposition des employés, des membres du CSE et des inspecteurs du travail.

Les registres de sécurité

Là aussi, on recense deux types de registres de sécurité obligatoires :

• Registre de sécurité incendie : d’une importance capitale, ce registre indique la conduite à tenir pour votre personnel ou le public s’y trouvant en cas d’incendie ou d’évacuation. Il doit énoncer les règles de sécurité à suivre et l’ensemble du matériel de lutte contre l’incendie présent dans l’établissement.
• Registre des vérifications électriques : ce document reprend les résultats des vérifications électriques ainsi que les travaux et modifications réalisées en cas de défauts constatés. Il est important de préciser que les vérifications doivent impérativement être réalisées par un organisme accrédité.

Rédigez vos registres du personnel facilement !

Les registres du personnel obligatoires sont légion et il est aisé de se perdre dans la jungle administrative française.

Ne pas être conforme aux lois du travail pourrait vous causer des ennuis, qu’ils soient financiers ou juridiques.

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