Un logiciel de gestion des ressources humaines (SIRH) est un système informatique conçu pour aider les professionnels des RH à gérer les opérations de ressources humaines dans une organisation.
Ces logiciels spécialisés ont révolutionné la façon dont les entreprises gèrent leurs employés et leurs processus RH. Dans cet article, nous explorerons les raisons pour lesquelles vous devriez sérieusement envisager d’adopter un SIRH pour votre organisation.
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Table des matières
Logiciel SIRH : définition
SIRH signifie Système d’Information Ressources Humaines.
Vous avez peut-être déjà entendu d’autres acronymes comme HCM – Human Capital Management, ou HRMS – Human Resource Management System.
Bien qu’ils portent des noms différents, ils font référence à la même chose : un logiciel de gestion des ressources humaines pour les employés.
Le SIRH stocke, suit et analyse les informations relatives aux employés, depuis la paie jusqu’à la gestion des performances.
Les professionnels des RH peuvent ainsi consacrer leur temps précieux à d’autres tâches sans doute plus importantes, comme s’occuper de leur personnel.
Le SIRH s’avère particulièrement utile pour les PME, car elles ont moins de temps poiur s’attarder sur des tâches chronophages RH et doivent davantage penser aux ressources utiles à leur développement.
Un SIRH compte sur de nombreuses fonctionnalités pour vous permettre de gérer vos tâches RH de manière simple et rapide.
- Système de suivi du temps
- Organisation des vacances et des congés
- Gestion des fiches de paie via un coffre-fort numérique
- Suivi des dépenses
- Gestion de documents
- Gestion des équipes
- Évaluation des performances
- Gestion de l’Onboarding/Offboarding
- Signature numérique
- Application mobile
Pourquoi utiliser un SIRH ?
Améliorer la productivité
En rationalisant les tâches normalement longues et ardues des RH, le logiciel RH améliore la productivité et l’efficacité des entreprises.
Ainsi, les tâches RH sont accomplies en deux fois moins de temps, ce qui signifie que les responsables peuvent consacrer davantage de temps à des tâches plus productives qui peuvent contribuer au taux de satisfaction des employés et au développement de l’entreprise.
Réduire les erreurs
Les professionnels des RH ont beaucoup de tâches à accomplir et il est inévitable qu’ils commettent des erreurs en cours de route, car ils ne sont que des êtres humains.
En automatisant les processus RH grâce à un logiciel de gestion des ressources humaines, on élimine les erreurs coûteuses, ce qui permet à votre entreprise d’économiser de l’argent et du temps.
Par exemple, si les congés accordés à une entreprise ne sont pas conformes aux lois fédérales ou d’État, elle peut se voir infliger une lourde amende.
Vous pouvez aussi penser à recruter un Responsable SIRH capable de gérer les outils RH.
Toutefois, avec les logiciels de gestion des vacances et des absences, les demandes d’absence sont automatisées et les différents types de demandes d’absence sont classés par catégorie.
Il est également possible d’ajouter des politiques d’entreprise ainsi que des politiques juridiques, ce qui permet de s’assurer que les employeurs se conforment aux deux.
Cette fonctionnalité contribuera donc à réduire l’absentéisme des salariés et à garantir que l’entreprise respecte la loi du travail.
Améliorer la transparence
Grâce à des fonctionnalités telles que le portail des employés, ou le récapitulatif des salaires, pour n’en citer que quelques-unes, les employés peuvent consulter et gérer leurs données quand ils le souhaitent, en ayant ces informations à leur disposition.
Cela permet aux employés de se sentir plus autonomes et donc d’augmenter le taux de satisfaction des employés.
Gagner du temps
Grâce à un logiciel de suivi du temps de travail, les employés peuvent revoir les heures qu’ils ont travaillées et analyser leur propre niveau de productivité, afin de pouvoir s’améliorer à l’avenir.
Les responsables peuvent également recevoir des notifications lorsque leurs employés pointent à l’entrée ou à la sortie d’un lieu.
Le logiciel SIRH fournit des résumés et des rapports téléchargeables afin de mieux équiper les responsables pour qu’ils puissent prendre des décisions éclairées concernant leur équipe.
Ces données fourniront un aperçu des processus qui se déroulent au sein de votre entreprise afin que les responsables puissent prendre de meilleures décisions fondées sur les données.
Le logiciel de gestion des équipes est une autre fonctionnalité qui aide les responsables à planifier les équipes. Ainsi, ils améliorent leur gestion des employés.
Faire des économies
Un logiciel de gestion des ressources humaines est certes un investissement financier. Pourtant, ce que vous économisez sur le coût réel en vaut vraiment la peine, notamment en termes de rétention des employés.
Le coût du recrutement et de l’onboarding serait estimé entre 15 et 25% du salaire brut annuel de la nouvelle recrue.
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Quels sont les différents types de SIRH ?
Les systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) sont des outils informatiques qui aident les entreprises à gérer efficacement leurs processus liés aux ressources humaines.
Il existe plusieurs types de SIRH, chacun adapté à des besoins spécifiques. Voici quelques-uns des principaux types de SIRH :
Les SIRH intégrés
Ces systèmes regroupent toutes les fonctionnalités RH essentielles, telles que la gestion des effectifs, la paie, la gestion du temps et des présences, la formation, etc., au sein d’une seule plateforme intégrée. Ils offrent une vision globale de la gestion des RH.
Les SIRH de gestion de la paie
Ces SIRH se concentrent principalement sur la gestion de la paie, y compris le calcul des salaires, les déductions, les taxes, et la génération de bulletins de paie.
Les SIRH de gestion du temps et des présences
Ils sont axés sur le suivi des heures travaillées par les employés, la gestion des congés, et la conformité avec les réglementations en matière de temps de travail.
Les SIRH de recrutement et de gestion des candidatures
Ces systèmes sont conçus pour faciliter le processus de recrutement, depuis la publication des offres d’emploi jusqu’à la gestion des candidatures et des entretiens.
Les SIRH de gestion des talents
Ils se concentrent sur le développement, la rétention et la gestion des talents au sein de l’entreprise, en identifiant les compétences clés, en évaluant la performance, et en élaborant des plans de développement.
Les SIRH de formation et de développement
Ces SIRH sont dédiés à la gestion des programmes de formation, à l’inscription des employés aux cours, au suivi des progrès et à l’évaluation de l’efficacité de la formation.
Les SIRH de gestion des performances
Ces systèmes facilitent l’évaluation régulière de la performance des employés, la fixation d’objectifs, la rétroaction et la gestion des évaluations.
Les SIRH en Cloud et SaaS
De nombreux SIRH sont désormais basés sur le cloud, ce qui permet un accès en ligne depuis n’importe où, ainsi que des mises à jour régulières sans nécessiter d’installation de logiciel sur site.
Les applications SIRH
Ces applications mobiles permettent aux employés d’accéder à certaines fonctionnalités RH, comme la gestion des congés et la consultation de leur dossier, via des appareils mobiles.
Le choix du type de SIRH dépend des besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion des ressources humaines. Il est important de sélectionner un SIRH qui corresponde à vos processus RH et à la taille de votre organisation pour en tirer le meilleur parti.
Caractéristiques du logiciel SIRH
Le Harvard Business Review a analysé que l’on s’est éloigné des anciens modèles de planification descendante pour se tourner vers des « RH agiles », dont les logiciels de gestion des ressources humaines permettent la mise en œuvre par des décisions prises en équipe, des flux de travail intuitifs et une communication régulière.
La gestion des ressources humaines centralise les processus d’entreprise sur un logiciel facile à utiliser.
Un SIRH facilite la tâche des responsables des ressources humaines en termes de :
- Recrutement et l’intégration
- Suivi du temps et gestion des vacances
- Gestion de la paie
- Examens des performances
- Données et analyses
- Apprentissage et développement
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Comment bien choisir son logiciel RH ?
Le choix d’un logiciel de ressources humaines (RH) est une décision importante pour toute organisation. Un bon logiciel RH peut simplifier la gestion des employés, améliorer l’efficacité des processus RH et contribuer à la réussite de l’entreprise. Voici quelques étapes à suivre pour choisir le logiciel RH qui convient le mieux à vos besoins :
Évaluation des besoins spécifiques
Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de RH. Cela peut inclure la gestion de la paie, le suivi des congés, la gestion des talents, la formation, la gestion du temps, etc. Consultez les responsables RH et les autres parties prenantes pour recueillir leurs besoins.
Budget
Déterminez le budget que vous pouvez allouer à un logiciel RH. Les coûts peuvent varier considérablement en fonction de la taille de l’entreprise et des fonctionnalités requises.
Scalabilité
Assurez-vous que le logiciel peut évoluer avec votre entreprise. Il doit être capable de s’adapter à la croissance de votre effectif et à l’expansion de vos besoins en RH.
Facilité d’utilisation
Choisissez un logiciel convivial qui ne nécessite pas une formation intensive pour être utilisé. Une interface intuitive facilite l’adoption par les utilisateurs.
Intégrations
Vérifiez si le logiciel RH peut s’intégrer facilement à d’autres systèmes que vous utilisez, tels que votre système de comptabilité ou votre ERP.
Personnalisation
Recherchez la possibilité de personnaliser le logiciel en fonction de vos besoins spécifiques, en particulier si vous êtes une entreprise multi-sites. Chaque entreprise a ses propres processus RH, et le logiciel doit pouvoir s’adapter à ceux-ci.
Fonctionnalités essentielles
Assurez-vous que le logiciel propose les fonctionnalités essentielles pour la gestion des RH, telles que la gestion de la paie, le suivi des congés, la gestion des performances, la gestion des avantages sociaux, etc.
Conformité légale
Vérifiez si le logiciel est conforme aux réglementations en vigueur dans votre région en matière de RH, telles que les lois sur la protection des données.
Support technique
Renseignez-vous sur le support technique offert par le fournisseur. Un bon support est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes et obtenir de l’aide en cas de besoin.
Réputation du fournisseur
Faites des recherches sur le fournisseur du logiciel. Lisez des avis, consultez des références, et assurez-vous qu’il a une solide réputation dans le domaine des RH.
Essais et démonstrations
Avant de prendre une décision finale, demandez des démonstrations du logiciel et, si possible, profitez d’une période d’essai pour évaluer son adéquation avec vos besoins.
Plan de mise en œuvre
Élaborez un plan de mise en œuvre pour assurer une transition en douceur vers le nouveau logiciel. Prévoyez la formation de vos employés et la migration des données.
En résumé, choisir un logiciel RH adapté à votre entreprise nécessite une évaluation minutieuse de vos besoins, de votre budget, et une recherche approfondie des options disponibles sur le marché. Prenez le temps de comparer les solutions et de consulter les parties prenantes de votre entreprise pour prendre une décision éclairée.
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Le logiciel d’intégration des RH crée des flux de travail automatisés, qui dirigent les nouveaux employés d’une tâche à l’autre.
Une fois que les employés ont correctement saisi les informations, celles-ci sont envoyées au service qui en a besoin. Cela signifie que le service des ressources humaines passe moins de temps à répondre à des questions inutiles.
