Pour un grand nombre d’entreprises, l’objectif de mise en place d’un logiciel SIRH vise à améliorer les gains et la productivité.
Grâce à ce système qui repose sur un ensemble de logiciels, les décisions prises par les managers RH gagnent en qualité et, par conséquent, les employés deviennent plus efficaces.
Mais avant de développer ce type de projet, il est important de comprendre ce que l’on appelle système d’information de gestion des ressources humaines.
Quel bénéfice peut apporter cet outil à vos collaborateurs ? Quelles sont les répercussions sur les performances de l’entreprise ? Quels impacts sur la gestion des ressources humaines ? Comment mettre en place un SIRH?
Allez, on fait le point sur le sujet !
Sommaire
- Préparation du projet de mise en place du SIRH en amont
- Pourquoi mettre en place un logiciel SIRH ?
- Qui met en place le SIRH ?
- 6 étapes pour réussir la mise en place d’un logiciel SIRH
- La solution SIRH de Factorial : un logiciel de gestion RH complet et simple d’utilisation
- Tout ce que vous devez savoir avant de demander une démonstration de notre SIRH
- Logiciel SIRH : ce que vous devez retenir !
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Préparation du projet de mise en place du SIRH en amont
Quels sont les objectifs que l’entreprise doit atteindre ? Quelles sont les nouvelles directions à suivre ? Quelle est la nature de l’organisation de travail déjà en place ?
Toutes ces questions doivent être analysées en profondeur avant d’implanter le SIRH dans l’entreprise. Il est également crucial que le/la DRH développe le projet avec le soutien et les conseils du service informatique.
En effet, le projet s’appuie sur des compétences techniques et des technologies du Web, ce qui impliquera par ailleurs d’informer et de former les acteurs sur les outils digitaux à manipuler.
Développer un projet SIRH : quelle méthodologie choisir ?
La mise en place d’un SIRH requiert à la fois d’être réactif et d’être rigoureux. Ces outils informatiques impliquent l’ensemble du personnel et ne concernent pas seulement les ressources humaines.
Même si les besoins et les enjeux doivent être explicitement clarifiés dès le début projet, il est toutefois possible de les faire évoluer pendant la phase de développement.
La première chose à faire est de dresser une liste complète des processus RH que le système d’information devra intégrer. À noter que chaque module du logiciel SIRH peut se baser sur une pré-configuration conseillée par l’éditeur. Ils pourront ainsi être utilisés et testés rapidement par les salariés.
L’élaboration d’un système SIRH se fait progressivement étape par étape avec des mises au point afin que les managers s’assurent que les équipes suivent bien les objectifs fixés.
Pourquoi mettre en place un logiciel SIRH ?
La mise en place d’un projet SIRH est une opération complexe et toujours très délicate, tant les répercussions de ce type de logiciel sont importantes sur l’entreprise.
Il est obligatoire de bien identifier les nécessités du service RH afin d’obtenir un cahier des charges de qualité avec un maximum de précision.
Il constituera d’ailleurs le socle de travail pour l’équipe responsable du projet. Mais avant même de penser à mettre en œuvre un SIRH, l’entreprise devra établir la liste des process en relation avec le système d’information RH.
Pour ce faire, il est donc indispensable de rencontrer tous les membres de l’entreprise qui ont un rapport avec le projet SIRH, puis de réaliser un compte rendu écrit et précis.
C’est seulement à partir de ce bilan qu’il sera envisageable de notifier les besoins principaux du système SIRH.
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Qui met en place le SIRH ?
La mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une initiative qui nécessite généralement la coordination de plusieurs acteurs, y compris :
- L’équipe RH de l’entreprise : ils jouent un rôle clé dans la définition des objectifs, la sélection du logiciel SIRH et la personnalisation de la solution en fonction des besoins de l’entreprise.
- L’équipe informatique : elle est responsable de la mise en place du SIRH. Elle doit s’assurer que le logiciel est correctement installé, configuré, intégré avec d’autres systèmes, et qu’il répond aux normes de sécurité de l’entreprise.
- Les collaborateurs clés : les gestionnaires des ressources humaines, les employés RH et les employés en libre-service utiliseront le SIRH au quotidien. Leurs retours d’expérience et leur formation sont cruciaux pour garantir l’adoption réussie du SIRH.
- Le fournisseur du logiciel SIRH : il propose des services de conseil, d’assistance technique et de formation pour accompagner l’entreprise tout au long du processus de mise en place du logiciel RH.
- La direction : elle doit approuver le projet SIRH, allouer les ressources nécessaires et soutenir le succès du projet.
- Des consultants RH ou informatiques externes : Dans certains cas, les entreprises leur font appel pour les conseiller sur le choix du logiciel SIRH, la planification de la mise en place et l’optimisation des processus.
C’est un vrai travail d’équipe qui nécessite une planification minutieuse et une communication efficace. Une fois en place, le SIRH peut vite améliorer la gestion des ressources humaines de l’entreprise en automatisant les processus, en centralisant les données et en offrant des outils de reporting et d’analyse.
6 étapes pour réussir la mise en place d’un logiciel SIRH
La mise en œuvre d’un système d’information des ressources humaines est un projet ambitieux et décisif pour le futur de l’entreprise.
Voici 5 étapes à suivre pour réussir la mise en place d’un logiciel SIRH.
1. Préparer le projet
Quels sont les objectifs que l’entreprise doit atteindre ? Quelles sont les nouvelles directions à suivre ? Quelle est la nature de l’organisation de travail déjà en place ?
Toutes ces questions doivent être analysées en profondeur avant d’implanter le SIRH dans l’entreprise. Il est également crucial que le/la DRH développe le projet avec le soutien et les conseils du service informatique.
En effet, le projet s’appuie sur des compétences techniques et des technologies du Web, ce qui impliquera par ailleurs d’informer et de former les acteurs sur les outils digitaux à manipuler.
2. Définir le cadre du projet
Plus que pour la mise en œuvre d’un projet informatique et digital classique, il est vital de définir avec minutie le périmètre de la solution du système d’information des ressources humaines.
Sans oublier également que ce domaine doit gérer de multiples règles légales qui évoluent rapidement.
Le responsable du projet SIRH doit s’appuyer sur un cahier des charges SIRH complet qui permettra de connaître les besoins pour chaque service impliqué dans le projet.
Enfin, il faudra faire le choix de la solution logicielle SIRH en rencontrant plusieurs éditeurs.
3. Établir un budget
Avant de choisir le logiciel SIRH qui vous conviendrait le mieux, il est évident que la question budgétaire doit se poser.
En fonction de vos besoins et de vos ressources, essayez d’établir le budget que vous voulez allouer pour mettre en place un SIRH.
Le marché est plutôt vaste et il existe des solutions pour toutes les bourses. Cependant, n’essayez pas de réaliser des économies à tout prix (c’est le cas de le dire) au détriment de la qualité.
Coûts d’un outil, hébergement informatique, coût des ressources humaines nécessaires au projet, fonctionnalités à prioriser… réalisez une étude approfondie et fixez un budget réaliste mais surtout en adéquation avec les nécessités de votre structure.
4. Choisir le bon logiciel SIRH
Tout d’abord, vous devez savoir qu’il y a autant de configurations pour un projet SIRH qu’il existe d’entreprise. Le développement de ce type de logiciel est en forte hausse, et faire son choix n’est pas toujours simple.
Deux sous-étapes sont à respecter pour faire le choix du meilleur logiciel SIRH pour votre PME ou ETI :
- Dresser un bilan de votre structure professionnelle
La première chose est déjà de faire le point sur l’état actuel de l’organisation de votre entreprise. Quelle est l’interaction entre vos services ? Quel est le modèle hiérarchique de la structure ? Quelle est la taille de l’entreprise ?
Toutes ces questions pour vous permettre de mieux comprendre les points forts et les faiblesses de votre entreprise.
L’enjeu ici est aussi d’évaluer les connaissances du personnel vis-à-vis des logiciels SIRH et d’identifier les points bloquants pour mettre en œuvre le nouveau projet RH.
- Faire une comparaison des différents logiciels SIRH
Vous allez devoir être en mesure de connaître les différentes fonctions et les différents modules proposés pour chaque solution digitale. N’hésitez pas à demander conseil au service informatique.
Avant de sélectionner un logiciel SIRH, vous devrez également vérifier quelques points :
- Comment est gérée l’importation et l’exportation des données ressources humaines ?
- Le logiciel est-il compatible avec les outils informatiques que vous utilisez déjà ?
- La maintenance du système SIRH est-elle comprise ?
- Comment se passent les mises à jour ? Sont-elles payantes ou gratuites ?
- Quel est le budget alloué au déploiement du logiciel SIRH ?
La mise en place d’un SIRH est souvent stressante car les offres sont nombreuses et c’est donc autant de possibilités de faire un mauvais choix.
Choisir les modules qui correspondent le mieux aux besoins de l’entreprise est souvent difficile. Vous pouvez participer à des groupes de discussion sur internet ou à des forums spécialement consacrés aux logiciels SIRH.
En définitive, la sélection d’un logiciel SIRH est réalisée à partir de l’identité de chaque structure et des nécessités analysées comme prioritaires.
Chaque service RH d’entreprise devra donc respecter l’ensemble des étapes pour trouver le logiciel SIRH le plus adapté et le plus compatible avec ses finances.
5. Élaborer un planning de mise en place du SIRH
Une fois le logiciel choisi, le développement de ce dernier est une phase importante qui doit surtout être encadrée et rigoureuse.
Mettre en place un SIRH peut être un process un peu long voire fastidieux et c’est pour cela qu’il est essentiel de définir un planning de déploiement avec des jalons les plus précis possibles.
Imposer des dates est indispensable pour l’avancement du projet. Cela permet de faire le point régulièrement avec les équipes en charge de l’implémentation du logiciel tout en réalisant les ajustements à prévoir.
6. Impliquer les collaborateurs
La mise en place d’un SIRH ne se limite pas seulement à choisir le logiciel adéquat. Il se prolonge aussi bien après son développement dans l’entreprise, c’est d’ailleurs la partie la plus importante du processus.
En fait, il faut comprendre ici qu’investir dans une solution performante ne peut malheureusement pas vous garantir qu’elle sera correctement utilisée par vos collaborateurs.
C’est pourquoi vous devez faire en sorte que vos équipes ne soient pas réfractaires à utiliser ce type d’outil et comprennent les avantages de son utilisation.
Vous pouvez proposer des formations pour apprendre à intégrer correctement le logiciel SIRH pour les tâches quotidiennes tout en accordant un maximum d’autonomie sur la solution.
Dans l’entreprise, le SIRH a une place à part et concerne absolument tous les services et tous les domaines. Les applications du logiciel concernent aussi bien les congés, la fiche de paye, la formation professionnelle, etc et bien entendu tous les salariés sont concernés par ces sujets.
La solution SIRH de Factorial : un logiciel de gestion RH complet et simple d’utilisation
Factorial est un logiciel RH complet qui offre plusieurs fonctionnalités afin d’optimiser la gestion des ressources humaines et de permettre aux managers RH de se concentrer sur l’essentiel : leurs employés.
Il offre une plateforme simple d’utilisation, complètement dans le cloud qui favorise une gestion facile et efficace, il est aussi disponible sur application mobile afin d’offrir plus de flexibilité aux gestionnaires et aux collaborateurs. Parmi les fonctionnalités de Factorial vous avez :
- La gestion des congés et absences
- Le suivi du temps de travail avec pointeuse digitale
- La gestion électronique des documents avec e-signature
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Tout ce que vous devez savoir avant de demander une démonstration de notre SIRH
Avant d’acheter, il est toujours mieux d’essayer. C’est pour cela que chez Factorial, nous proposons une démo gratuite de nos produits. Une fois votre demande de démonstration de logiciel RH effectuée, nous vous présenterons notre solution dans un échange sur-mesure.
Pour ne pas être pris au dépourvu, voici quelques conseils pour préparer une démo SIRH :
- Définissez vos besoins spécifiques : Comme pour le choix du bon logiciel, il est primordial de connaître vos besoins et les fonctionnalités que vous désirez absolument ;
- Identifiez vos parties prenantes : Incluez et invitez les bonnes personnes lors de la démonstration de SIRH. Les responsables RH, les membres de l’équipe IT et même des managers opérationnels peuvent tous apporter des perspectives utiles ;
- Renseignez-vous sur ce qu’est un SIRH : Faites un petit travail de recherche pour savoir ce qu’est un logiciel RH et les fonctionnalités qui l’accompagnent. Lors de la démo vous en apprendrez beaucoup, mais rien de mieux que de connaître les bases ;
- Insistez sur les fonctionnalités les plus importantes : En fonction de votre secteur d’activité et vos besoins, n’hésitez pas à vous focaliser sur les fonctionnalités et aspects qui vous importent le plus ;
- Renseignez-vous sur le support et l’accompagnement : La mise en place d’un SIRH peut nécessiter un accompagnement initial. Lors de la démonstration, informez-vous sur le support proposé et le service client ;
- Pensez sur le long terme : Votre entreprise est en constante évolution et le logiciel doit évoluer avec elle. Focalisez-vous sur les mises à jour et les divers coûts qui pourraient survenir ;
- Testez pour mieux décider : Une démo SIRH est l’occasion idéale de tester le produit en conditions réelles. N’hésitez pas à demander une période d’essai ou une version démo si cela est possible.
Enfin, pour préparer une démonstration de logiciel RH, rédigez tout un ensemble de questions afin de ne rien oublier. Voici une liste de questions à poser :
- Quelles fonctionnalités principales propose votre SIRH ?
- L’interface est-elle adaptée à tous les niveaux d’utilisateurs ?
- Votre logiciel est-il intuitif et facile à prendre en main ?
- La mise en place de votre SIRH est-elle simple et rapide ?
- Combien coûte votre solution et existe-t-il des frais annexes ?
- Votre solution existe-t-elle en version mobile ?
- Est-il facile à intégrer avec les outils existants ?
- Quels types de données peuvent être analysés et comment ?
- Quelles sont les options de personnalisation ?
- Votre SIRH propose-t-il des mises à jour fréquentes ?
- Votre SIRH garantit-il la sécurité des données et est-il conforme aux réglementations en vigueur (RGPD) ?
- Quelles sont les options de support disponibles (téléphone, chat, e-mail) ?
- Proposez-vous des formations pour nos équipes lors de la mise en place du SIRH ?
Logiciel SIRH : ce que vous devez retenir !
La gestion des tâches administratives comme les notes de frais, l’organisation des plannings, la gestion des salaires ou des congés occupent la plus grande partie du temps des acteurs RH.
Un logiciel SIRH est une solution sûre qui permet d’automatiser toutes les tâches concernant la gestion administrative des employés d’une entreprise.
Le SIRH gère, traite, stock et sauvegarde toutes les données des salariés tels que les numéros sécurité sociale, les adresses, les informations personnelles les permis de travail ou encore les numéros d’identification de carte d’identité.
La centralisation de toutes ces informations permet à l’entreprise d’être plus performante et également de mieux archiver les informations administratives et RH.
Un logiciel SIRH permet aux employés responsables du service des ressources humaines de gagner en productivité, de mieux organiser l’information tout en garantissant la plus grande précision des données des salariés.
Les solutions SIRH modernes offrent aussi des tableaux de bord visuels afin que les employés prennent connaissance des informations qui les concernent ( comme les congés payés, les congés maladie, les formations ou les bulletins de salaire).
En conclusion, un logiciel SIRH propose différents gestionnaires et modules informatiques qui rendent les processus RH plus rapide et nettement moins contraignants qu’en utilisant du papier.
