Embaucher un salarié est une étape cruciale pour le développement de votre entreprise. Et lorsque vous avez trouvé le bon, vous devez encore remplir un certain nombre de formalités d’embauche et procédures administratives.
Une fois fait, vous pourrez finaliser le processus de recrutement et mettre votre entreprise en conformité avec la législation française.
Quelles sont les procédures d’embauche obligatoires ? Quels sont les documents à fournir ?
SOMMAIRE
- Étape 1 – La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
- Étape 2 – Le registre unique du personnel
- Étape 3 – La visite d’information et de prévention (VIP)
- Étape 4 – Remise des documents au salarié
- Étape 5 – Affiliation aux organismes de protection Sociale
- Étape 6 – La déclaration des mouvements de main d’oeuvre
- Étape 7 – Gestion de la Paie
- Étape 8 – Onboarding du nouveau salarié
Étape 1 – La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est la première formalité à accomplir avant l’arrivée du salarié. Cette déclaration doit être faite auprès de l’URSSAF pour notifier l’embauche d’un salarié. Elle permet de lutter contre le travail dissimulé et de protéger les droits des salariés.
Comment réaliser la DPAE ?
- Préparez les informations nécessaires : raison sociale, numéro SIRET, identité du salarié, date d’embauche, type de contrat.
- Accédez à la plateforme en ligne : Connectez-vous sur le site de l’URSSAF (due.urssaf.fr) ou sur net-entreprises.fr.
- Remplissez le formulaire : Saisissez les informations demandées et envoyez la déclaration.
- Recevez l’accusé de réception : Ce document prouve que vous avez effectué la déclaration dans les délais et doit être conservé en cas de contrôle.
Étape 2 – Le registre unique du personnel
Le registre unique du personnel est un document obligatoire dans lequel vous devez inscrire tous les salariés de votre entreprise pour assurer la transparence et la traçabilité de vos embauches.
Informations à inclure dans le registre :
- Nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe du salarié.
- Emploi, qualification, date d’entrée dans l’entreprise.
- Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre de séjour.
- Mention spécifique pour les contrats particuliers (apprentis, CDD, etc.).
Le registre doit être tenu à jour et peut être sous format papier ou électronique.
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Étape 3 – La visite d’information et de prévention (VIP)
La visite d’information et de prévention (VIP) remplace la visite médicale d’embauche depuis 2017. Elle doit être réalisée dans les trois mois suivant l’embauche et avant la fin de la période d’essai. Elle sert à vérifier l’aptitude du salarié à son poste et à le sensibiliser aux risques professionnels.
Organisation de la VIP :
- Prendre rendez-vous avec le service de santé au travail dont vous dépendez.
- Réalisation de la visite : Le salarié rencontre un professionnel de santé qui évalue son état de santé.
- Suivi des recommandations : Si des aménagements sont nécessaires, l’employeur doit les mettre en place.
Étape 4 – Remise des documents au salarié
Dans votre liste des formalités d’embauche, ne passez pas à côtés des documents obligatoires à remettre à votre employé.
- Contrat de travail : Il doit préciser les conditions d’emploi (CDI, CDD, temps plein, temps partiel), la période d’essai, la rémunération, les horaires, et les éventuelles clauses spécifiques (clause de non-concurrence, de confidentialité). Le contrat doit être signé par les deux parties avant le début du travail.
- Copie de la DPAE : Preuve que la déclaration a été faite.
- Information sur la protection sociale complémentaire : Documents relatifs à la mutuelle et aux caisses de retraite complémentaires.
- Règlement intérieur : Il doit être affiché dans les locaux et peut être complété par une charte informatique.
En plus de ces documents, assurez vous de bien préciser les informations suivantes :
- Le droit à la formation et les dispositifs de l’entreprise,
- la procédure à suivre en cas de rupture de la relation de travail (délais de préavis, etc.),
- l’information et la formation de prévention à la sécurité (les règles de circulation dans l’entreprise, les conditions d’exécution du travail, les dispositions à prendre en cas d’accident ou de sinistre). Vous devez également lui transmettre le DUER.
Étape 5 – Affiliation aux organismes de protection Sociale
Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez adhérer aux caisses de protection sociale comme l’AGIRC-ARRCO pour garantir les droits sociaux du salarié. Cette démarche inclut :
- Déclaration à la caisse de retraite : Utiliser la déclaration sociale nominative (DSN) pour affilier le salarié à la caisse et la transmettre aux organismes de protection sociale concernés.
- Mutuelle santé : Proposition de la mutuelle d’entreprise si obligatoire dans votre secteur d’activité.
Étape 6 – La déclaration des mouvements de main d’oeuvre
Cette déclaration, obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés, consiste à notifier mensuellement à la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques) les mouvements du personnel, incluant les embauches et les départs.
Comment effectuer cette déclaration ?
- Collecte des données : Recueillez les informations sur les mouvements de personnel.
- Transmission des données : Envoyez les informations via la plateforme dédiée (TELEDEC) avant le 10 de chaque mois.
Étape 7 – Gestion de la Paie
La gestion de la paie est une tâche complexe qui implique le calcul des salaires, des cotisations sociales, des avantages et des impôts.
Comment bien gérer la paie ?
- Utilisation d’un logiciel de paie : Simplifie le calcul et la gestion des salaires.
- Respect des échéances : Les bulletins de paie doivent être remis mensuellement.
- Vérification des cotisations sociales : Assurez-vous de payer les cotisations aux organismes concernés (URSSAF, retraite, mutuelle).
Étape 8 – Onboarding du nouveau salarié
L’onboarding est le processus d’intégration du nouveau salarié dans l’entreprise. Un onboarding réussi améliore la rétention des employés et leur productivité.
Étapes d’un bon onboarding :
- Accueil du salarié : Présentation de l’équipe et du lieu de travail.
- Formation initiale : Formation sur les outils et processus de l’entreprise.
- Suivi et accompagnement : Mise en place d’un mentorat ou de sessions régulières pour répondre aux questions et faciliter l’intégration.
En conclusion, remplir les formalités d’embauche peut sembler complexe, mais en suivant ces étapes, vous vous assurez de respecter les obligations légales et de protéger vos salariés.
Utiliser un logiciel RH intégrant un logiciel de recrutement, comme celui proposé par Factorial, peut grandement simplifier ces démarches et garantir une gestion fluide et conforme de vos ressources humaines.
