Le prélèvement à la source en 10 points clés

Depuis le 1er janvier 2019, l’impôt se prélève à la source et s’ajoute à la liste de nombreux prélèvements déjà gérés par les employeurs, comme les cotisations sociales salariales, ou encore la Contribution Sociale Généralisée (CSG).

Le prélèvement à la source met l’entreprise en première ligne de la collecte de l’impôt sur le revenu auprès des contribuables salarié-es. Pour tout savoir sur les obligations qui vous incombent, lisez attentivement notre guide pratique. Nous répondons à dix questions que se posent fréquemment les employeurs sur le prélèvement à la source.

✅ Demandez votre démo gratuite de Factorial pour optimiser votre gestion des prélèvement à la source !

Le prélèvement à la source en bref

Le prélèvement à la source a changé la manière dont l’impôt sur le revenu est collecté. L’objectif est simple : rapprocher le moment où le revenu est perçu de celui où l’impôt est payé. Pour les entreprises, c’est une responsabilité supplémentaire ; pour les salariés, un changement de lecture du bulletin de paie.

Qu’est-ce que le prélèvement à la source et pourquoi est-il obligatoire ?

Entré en vigueur le 1ᵉʳ janvier 2019, le prélèvement à la source consiste à prélever directement l’impôt sur le revenu au moment du versement du salaire. Ce mécanisme évite le décalage d’un an entre perception et paiement de l’impôt.

L’administration fiscale calcule un taux de prélèvement personnalisé pour chaque contribuable, en fonction des revenus déclarés et de la composition du foyer. Ce taux est transmis à l’employeur, qui l’applique automatiquement sur le salaire net imposable. Le dispositif est obligatoire pour toutes les entreprises, peu importe leur taille, et ne dépend pas du choix du salarié : chaque rémunération versée doit faire l’objet d’un prélèvement à la source.

Quels revenus sont concernés ?

Le prélèvement à la source s’applique à la plupart des revenus réguliers versés par un tiers : salaires, traitements, pensions de retraite, allocations chômage et indemnités journalières. Les travailleurs indépendants et les bailleurs ne passent pas par un employeur : la DGFIP prélève directement l’impôt sur leur compte bancaire via des acomptes mensuels ou trimestriels.

En revanche, certains revenus restent imposés selon les modalités classiques, comme les dividendes, intérêts ou plus-values mobilières. Ces montants font l’objet d’un prélèvement forfaitaire séparé, non intégré au dispositif de paie.

Comment se calcule le salaire avant et après prélèvement à la source ?

Désormais, trois niveaux de rémunération apparaissent sur un bulletin de paie :

• Le salaire brut, avant cotisations ;
• Le salaire net imposable, base du calcul du prélèvement à la source ;
• Le salaire net versé, après impôt.

Prenons un exemple : pour un salaire net imposable de 2 500 €, avec un taux de prélèvement de 7,5 %, l’impôt retenu est de 187,50 €. Le salarié percevra donc 2 312,50 € sur son compte. Cette distinction entre net imposable et net versé est essentielle pour suivre correctement sa fiche de paie et anticiper son revenu réel.

Les obligations de l’employeur

Dans le cadre de l’application du prélèvement à la source, il incombe à l’employeur certaines obligations.

Quelles sont les obligations légales ?

L’employeur doit appliquer le prélèvement à la source sur les revenus des salarié-es dans le cadre de la Déclaration Sociale Nominative (DSN). S’il ne le fait pas ou le fait avec du retard, il s’expose à des sanctions de la part de l’administration fiscale.

Une nouvelle ligne fait ainsi son apparition sur le bulletin de paie du salarié-e, qui comporte le taux appliqué par l’entreprise et qui est déduit directement du salaire net versé par l’employeur.

Concrètement, l’employeur a trois obligations :

• appliquer le taux transmis par l’administration fiscale  ;
• retenir le prélèvement à la source sur le salaire net à verser au titre du mois M, en appliquant le taux au salaire net imposable ;
• reverser le mois suivant (M+1) les prélèvements à la source du mois M auprès de l’administration fiscale (DGFIP).

Comment appliquer le prélèvement à la source en pratique ?

La DGFIP calcule et transmet le taux de prélèvement à l’employeur via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Ce taux, basé sur la dernière déclaration de revenus du salarié, est appliqué automatiquement sur le salaire net imposable.

Lorsque le salarié choisit de ne pas communiquer son taux personnalisé, l’entreprise utilise la grille de taux neutre prévue par la loi. Le montant prélevé apparaît clairement sur le bulletin de paie, dans la ligne dédiée au prélèvement à la source.

L’impôt collecté doit être reversé à la DGFIP le mois suivant, ou de manière trimestrielle pour les entreprises de moins de 11 salariés. Ce processus entièrement automatisé via la DSN garantit la fiabilité du calcul et limite les risques d’erreur.

Comment traiter le prélèvement à la source dans le cas d’un nouvel embauché ?

Lorsqu’un salarié rejoint l’entreprise, l’employeur ne dispose pas immédiatement de son taux de prélèvement. Par défaut, c’est le taux non personnalisé, ou taux neutre, qui s’applique sur le premier bulletin de paie. Ce taux est calculé uniquement à partir du salaire versé, sans tenir compte de la situation familiale ni des autres revenus du foyer.

Dès que la DGFIP transmet le taux personnalisé via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), le service paie doit l’appliquer automatiquement. Cette mise à jour intervient généralement le mois suivant l’embauche. Le salarié n’a aucune démarche à effectuer auprès de l’entreprise : toute communication du taux passe exclusivement par l’administration fiscale.

Pour les jeunes actifs ou les personnes venant de l’étranger, le taux neutre peut rester en place plusieurs mois. Il est donc important pour l’employeur de vérifier régulièrement les retours DSN afin d’éviter une erreur de prélèvement et un rattrapage ultérieur.

Gérer les erreurs et corriger un prélèvement à la source

Malgré l’automatisation du processus, des erreurs peuvent survenir : taux mal appliqué, information fiscale incorrecte ou retard de régularisation. Identifier rapidement l’origine du problème est essentiel pour éviter les pénalités et maintenir la confiance entre employeur et salarié.

En cas d’erreur de la DGFIP, contacter directement l’administration fiscale

Lorsqu’un salarié constate que le taux figurant sur sa fiche de paie ne correspond pas à sa situation fiscale, l’employeur ne peut rien modifier lui-même. Le collaborateur doit s’adresser à la DGFIP, via son espace personnel sur impots.gouv.fr ou en appelant le 0 809 401 401.

Un agent des Finances publiques vérifie alors le dossier et peut ajuster le taux de prélèvement. Si l’erreur provient bien de l’administration, le salarié est remboursé directement par la DGFIP, sans intervention de l’entreprise.

En cas d’erreur de l’employeur, la correction se fait sur la paie suivante

Si l’entreprise applique un taux erroné, elle est responsable de la rectification. Le service paie doit ajuster le calcul sur le bulletin du mois suivant en déduisant ou en restituant le montant concerné. Lorsque le salarié a été prélevé à tort, la régularisation se fait directement sur sa rémunération.

Une erreur répétée peut entraîner un contrôle et des sanctions, d’où l’importance de vérifier systématiquement les taux reçus via la DSN avant chaque clôture de paie.

Comment régulariser un prélèvement à la source erroné ?

En cas de désaccord sur l’origine de l’erreur, la DSN rectificative reste la solution officielle. Elle permet de corriger les montants transmis à la DGFIP et d’ajuster le prélèvement sans attendre la prochaine déclaration.

L’entreprise doit conserver toutes les preuves de correction et les échanges avec l’administration. Cette traçabilité protège à la fois l’employeur et le salarié en cas de contrôle fiscal.

Quels sont les salariés concernés par le prélèvement à la source ?

Tous les salarié-es sont concerné-es par le prélèvement à la source, même les salarié-es non imposables, dont le taux de prélèvement à la source est alors de 0%.

Lorsque le collaborateur ou la collaboratrice ne souhaite pas faire appliquer son taux personnalisé par l’entreprise, il ou elle se tourne vers l’administration fiscale pour faire appliquer un taux de prélèvement non personnalisé. Dans ce cas, la grille de taux par défaut est appliquée.

Quels sont les différents types de taux que l’employeur peut appliquer lors du prélèvement à la source ?

Il existe plusieurs types de taux qui peuvent être transmis par l’administration fiscale en fonction des options choisies par le ou la salarié-e :

1. Le taux de prélèvement personnalisé. Il est calculé par l’administration fiscale selon les déclarations de revenus du salarié.
2. Le taux de prélèvement individualisé. Il concerne les couples mariés soumis à une imposition commune.
3. Le taux neutre. Il concerne les salariés qui ne peuvent ou ne veulent pas transmettre leur taux de prélèvement personnalisé. Il est calculé selon une grille prévue par la loi des finances.

➡️ Pour tout savoir sur le calcul du taux de prélèvement à la source, découvrez notre article dédié !

Quel est le barème du taux non personnalisé ?

Lorsque l’employé-e opte pour le taux neutre, la grille qui s’applique est la suivante :

Quelles sanctions en cas de manquement de l’employeur concernant le prélèvement à la source ?

La détermination du taux incombe à la seule administration fiscale: les risques d’erreurs de calcul du prélèvement par l’employeur lors du paiement du salaire sont donc limités puisque le taux est transmis directement par la DGFIP via la DSN.

Si les entreprises se trompent lors du calcul du prélèvement ou lors du reversement du prélèvement à la DGFIP, elles sont responsables au même titre qu’elles le sont déjà pour les cotisations sociales salariales.Si les entreprises sont défaillantes dans le reversement à l’administration fiscale de l’impôt prélevé sur les salaires de leurs employés, les services fiscaux utilisent les prérogatives classiques à leur encontre, comme cela se passe déjà avec les cotisations sociales salariales.

Comment éviter les erreurs sur le prélèvement à la source ?

Le logiciel de paie de Factorial permet de gagner du temps pour créer une fiche de paie pour chaque employé-e, et pour vérifier que tout est correct avant de l’envoyer à votre prestataire de services de paie. Vous aurez une vue d’ensemble, étape par étape, sur l’ensemble du processus de paie, ce qui vous permet de détecter les éventuelles erreurs sur le taux de prélèvement à la source appliqué.

En ayant une vision globale du processus de paie, vous évitez ainsi les erreurs et les risques de sanctions auprès de l’administration fiscale !

Vos questions fréquentes sur le prélèvement à la source

Comment vérifier que le taux de prélèvement appliqué sur la fiche de paie est correct ?

Le taux appliqué doit toujours correspondre à celui transmis par la DGFIP via la DSN. Il figure sur la fiche de paie, dans la ligne dédiée au prélèvement à la source. En cas de doute, le salarié peut consulter son espace personnel sur impots.gouv.fr pour vérifier son taux officiel. Si une différence apparaît, le service paie doit contrôler la dernière DSN reçue. Pour une gestion fiable et automatisée des paies, consultez notre solution de gestion des paies en ligne.

Comment savoir si le taux appliqué est personnalisé, individualisé ou neutre ?

Le taux indiqué sur le bulletin de paie est personnalisé lorsqu’il a été calculé par l’administration selon la situation fiscale du salarié. Il est individualisé lorsqu’un couple choisit d’adapter le taux à chaque conjoint. S’il ne tient compte que du salaire et pas de la situation familiale, c’est un taux neutre. Ces distinctions sont détaillées dans notre article dédié au calcul du prélèvement à la source.

Quand le taux de prélèvement à la source est-il mis à jour ?

Le taux est recalculé chaque année à la suite de la déclaration de revenus du printemps. Il peut aussi être actualisé en cours d’année en cas de changement important de situation : mariage, naissance, variation de salaire. La mise à jour est transmise automatiquement à l’employeur par la DGFIP dans les 60 jours suivant la modification.

Comment régulariser un trop-perçu ou un manque à prélever ?

Si un écart est constaté, l’entreprise peut déposer une DSN rectificative pour ajuster les montants déclarés. Le salarié peut aussi être remboursé ou régularisé lors des prochains bulletins. Pour connaître la marche à suivre selon le type d’erreur, consultez notre guide sur la régularisation du prélèvement à la source en entreprise.

Où trouver un guide complet pour maîtriser le prélèvement à la source dans l’entreprise ?

Pour comprendre le dispositif dans son ensemble, les taux, le calcul, les obligations, les erreurs et les outils RH, consultez le guide complet du prélèvement à la source pour les employeurs. Il regroupe l’ensemble des bonnes pratiques pour sécuriser vos paies et assurer la conformité de vos déclarations fiscales.