L’avènement des technologies dans le monde professionnel a considérablement modifié nos comportements et nos façons de travailler.
Les nombreux outils digitaux pour PME à notre disposition ont amélioré notre quotidien et nos conditions de travail.
Dans les PME de 20 salariés et plus, vous êtes nombreux à utiliser des méthodes souvent archaïques et peu digitalisées. Elles fonctionnent encore peut-être aujourd’hui mais demain ?
Alors, pourquoi la digitalisation est-elle importante ? Quels outils digitaux sont à mettre en place pour rendre l’entreprise plus productive ? Etat des lieux pour trouver les outils de productivité pour être plus efficace !
Table des matières
Se digitaliser, une nécessité pour accélérer vos efforts de croissance !
La digitalisation ou transformation digitale est un processus de transformation d’une entreprise qui consiste à intégrer les technologies digitales afin d’assurer son fonctionnement.
Comme vous le savez déjà, il est dorénavant capital de digitaliser sa structure afin de faciliter le quotidien des employés comme de l’employeur. On peut trouver et utiliser des outils digitaux pour toute sorte de tâche et pour tout secteur d’activité.
Votre entreprise est amenée à grandir et votre effectif pourrait augmenter de façon conséquente dans les mois à venir.
Vous pourriez continuer à travailler de la même manière, enfermé dans vos habitudes et en utilisant les mêmes outils dépassés. Mais que se passera-t-il si vous doublez vos effectifs ?
Pourriez-vous, par exemple, continuer à vérifier manuellement sur une feuille de papier ou dans un document Excel, les heures de chacun de vos salariés ? Ces outils de la digitalisation jouent un rôle essentiel et beaucoup vous permettent d’être plus productifs.
Et contrairement à ce que l’on pense, vous n’avez pas forcément besoin de vous mettre sur la paille ou d’être un geek pour vous équiper correctement. Ce qu’il vous faut, ce sont les bons outils.
Pourquoi faire appel aux outils digitaux ?
En tant que dirigeant de PME, la rentabilité de votre entreprise est une priorité et cela passe par une productivité accrue. Avec la transformation numérique de votre structure, vous optez pour une utilisation généralisée des outils digitaux.
C’est un choix judicieux, presque obligatoire, quand on connaît l’importance de la technologie dans le monde professionnel. Les outils digitaux vous offrent de nombreux avantages.
Amélioration des process
Les différents logiciels à votre disposition permettent d’améliorer et de simplifier l’ensemble de vos process. Faciles à utiliser, fiables, intuitifs, ils sont légion et existent dans des domaines variés ;
Gain de temps considérable
L’un des objectifs premiers des outils digitaux pour les PME et les grandes entreprises est de faire gagner du temps à l’ensemble des collaborateurs. Tout est dématérialisé, automatisé, tracé pour ne plus perdre de temps et être encore plus efficace.
Meilleure productivité
Pour être plus productif, l’usage des outils numériques s’impose comme une évidence. La digitalisation des process permet à vos salariés d’être plus opérationnels et donc plus productifs.
Ils augmentent leur performances, sont plus autonomes et participent à l’amélioration de votre rentabilité.
Collaboration plus efficace
Les outils digitaux axant leur fonctionnement sur la collaboration sont en nombre. Ils facilitent grandement les échanges entre vos salariés grâce à une communication plus efficace et plus rapide.
Certains logiciels offrent la possibilité de centraliser les informations en les mettant à disposition de tous.
Levier économique
Qui dit meilleure productivité, dit meilleure rentabilité ! La transformation digitale est un levier économique incontournable et les outils qu’elle propose visent la réussite économique de l’entreprise.
Quand on est dirigeant de PME, les jalons sont souvent serrés et ce type d’outil aide à la croissance tout en optimisant les process.
Amélioration de l’expérience client
Une amélioration pour vos employés mais également pour vos clients.
Les outils digitaux ont plusieurs fonctions et selon votre secteur d’activité, ils participent à perfectionner l’expérience client en créant un lien privilégié avec la clientèle.
Quels outils digitaux choisir pour plus de productivité ?
Les outils digitaux sur le marché sont très nombreux et surtout, ils proposent tout un ensemble de fonctionnalités pour les PME.
Voici quelques idées d’outils numériques à prendre en considération si vous voulez augmenter la productivité de votre PME.
1. La plateforme collaborative
C’est une incontournable ! La plateforme collaborative est une solution idéale pour permettre aux différents collaborateurs d’échanger dans un seul et même espace.
Messagerie, échanges de documents, drive pour stocker du contenu, appel visio ou encore agenda, cet outil digital est primordial pour coordonner l’ensemble des salariés.
Workplace, Slack ou encore Teams, les alternatives sont en nombre et c’est à vous de choisir celle la mieux adaptée à la taille et à la nature de votre société.
2. La solution de gestion de projet
La gestion de projet est une tâche quotidienne qui peut vite poser des problèmes d’organisation au sein des équipes.
Pour plus d’agilité et de collaboration, les solutions de gestion de projet permettent de planifier, de créer des listes de tâches ou encore de connaître l’état d’avancement et les différentes étapes d’un projet.
Asana, Trello, Notion (que nous utilisons chez Factorial), Jira, Todoist… Les outils ne manquent pas !
3. Le logiciel CRM
Le logiciel de gestion de la relation client est un outil digital quasi vital pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Il permet d’interagir de façon fluide avec le client au même endroit. Aussi, il améliore l’expérience et la satisfaction client. Ce qui contribue à augmenter votre productivité.
De l’organisation des contacts à l’automatisation des tâches clés, cette source de données unifiée et centralisée garantit une communication cohérente avec les clients mais aussi au sein de l’organisation. Un réel avantage quand on sait que le travail à distance concerne un grand nombre de salariés.
Si vous avez des équipes commerciales et marketing, vous ne pourrez plus vous en passer. Un CRM est indispensable pour vous aider à gérer vos contacts et votre relation client.
Vous pouvez facilement améliorer et développer vos processus de vente et également, identifier et convertir vos prospects. Parmi les meilleurs CRM qui conviennent aux PME, on retrouve Hubspot, Sales cloud ou encore Sellsy CRM & Support client (made in France).
4. L’outil de gestion du temps
Les outils de gestion et de suivi du temps sont également à posséder pour améliorer la productivité de votre PME et accélérer la digitalisation RH de votre structure.
En plus de vous faire gagner du temps, ce type de logiciel vous permet de suivre et gérer le temps de travail de vos salariés.
Gestion du temps de travail, des absences, des congés ou encore des plannings, un logiciel RH complet comme celui de Factorial est un allié du quotidien.
5. L’intranet
On l’oublie souvent, mais l’intranet est aussi un bon outil pour doper la productivité de vos équipes. En effet, il facilite l’accès et la transmission des informations en interne au sein d’un réseau commun à l’organisation.
S’il est possible de construire sa propre solution Intranet, de nombreuses alternatives existent sur le marché.
6. La gestion des talents
Pour une PME, il est souvent difficile de mettre en place un service RH avec des ressources conséquentes. Un logiciel de gestion des talents est pratique pour automatiser certains processus qui demandent du temps.
Mais surtout, cet outil digital permet de suivre chaque étape du cycle de vie de vos salariés dès le processus de sélection jusqu’à son départ de l’entreprise.
Vous pouvez plus facilement collecter toutes les données pour identifier les besoins en formation et faciliter le développement de vos équipes.
Un logiciel RH avec un module de gestion des talents est primordial pour mieux gérer votre personnel. Entretiens d’évaluation, acquisition des talents, formations, onboarding et offboarding, avec la solution proposée par Factorial par exemple, vous avez une vision à 360 sur vos effectifs et vos prospects.
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7. L’outil d’automatisation
Productivité rime avec efficacité ! Pour cela, les outils d’automatisation sont indispensables pour automatiser les tâches et flux de travail quotidiens.
Grâce à cette solution, vous pouvez créer des alertes, envoyer des emails automatiques ou encore automatiser certains process. Zapier, Automate.io et Make sont les logiciels d’automation qui ont le vent en poupe.
8. La gestion financière et juridique
Quand on est une PME, il y a des tâches qui requièrent une expertise précise et qui nécessitent le déploiement de services spécialisés comme tout ce qui touche les volets financier et juridique.
Heureusement, il existe des outils digitaux pouvant vous faire gagner en productivité.
Fygr ou Pennylane vous permettent de suivre à l’oeil votre trésorerie.
Gestion de la paie et des notes de frais, signature électronique, coffre-fort numérique… Le logiciel RH de Factorial vous permet d’automatiser certaines tâches et de vous assister dans votre quotidien.
Questions fréquentes sur les outils digitaux pour PME
Quels sont les principaux avantages d’un outil digital pour une PME ?
Les outils digitaux permettent aux PME d’automatiser les tâches répétitives, d’optimiser la productivité, de centraliser les données et de faciliter la collaboration et d’améliorer l’expérience client.
Comment choisir le meilleur outil digital pour mon entreprise ?
Pour choisir l’outil le plus adapté, définissez clairement vos besoins (gestion des ventes, collaboration, gestion des ressources, etc.), comparez les fonctionnalités et lisez les avis des utilisateurs.
Aussi, définissez votre budget et optez pour une solution à un tarif qui convient aux moyens de votre structure. Enfin, donnez la priorité à un logiciel qui est facilement personnalisable.
La digitalisation coûte-t-elle cher pour une PME ?
Les coûts peuvent varier, mais il existe des solutions modulables adaptées aux budgets des PME, souvent sous forme d’abonnements mensuels ou de forfaits.
Comment les outils digitaux améliorent-ils la collaboration au sein d’une PME ?
Les outils digitaux permettent une communication en temps réel, le partage de documents, le suivi des projets et l’accès aux informations partagées, ce qui facilite la coordination et la collaboration des équipes, même en télétravail.
