La comptabilité occupe une place très importante dans la gestion quotidienne d’une entreprise. Les opérations diverses de paie ou OD font partie de ces éléments à maîtriser pour une organisation comptable sans faille.
La saisie et l’enregistrement de ces mouvements financiers doit surtout être rigoureuse afin d’éviter toute erreur de comptabilité.
Mais qu’est-ce que la gestion de la paie ? Et les OD ? Pourquoi est-ce important et surtout, comment bien gérer leur enregistrement ? Factorial vous aide à y voir plus clair.
Table des matières
La gestion de la paie en entreprise
En entreprise, la gestion de la paie consiste à rémunérer un employé en échange du travail réalisé.
Située au cœur de la gestion administrative de toute société, elle est généralement administrée par les services de comptabilité et/ou les ressources humaines.
Calculer la rémunération et les cotisations, produire les déclarations obligatoires comme la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) ou la Déclaration Sociale Nominative (DSN), collecter les données liées à l’activité du salarié (absences, planning, congés…) sont autant de tâches rattachées à la gestion de la paie.
Une bonne gestion comptable offre de nombreux avantages comme optimiser la performance d’une entreprise, motiver les salariés, garantir la santé financière de la structure et même maintenir un bon climat social.
Mais attention aux erreurs ! Une mauvaise gestion de la paie peut mener à une perte de temps considérable dans les process et même à des sanctions de la part de l’URSSAF en cas de contrôle.
Les OD de paie c’est quoi ?
Les opérations diverses de paie ou OD de paie correspondent aux mouvements financiers de l’entreprise qui ne concernent pas les opérations commerciales et celles liées à la trésorerie.
En d’autres termes, ce sont les opérations qui ne sont pas en rapport avec les achats, les ventes et autres mouvements de trésorerie internes à l’entreprise.
On considère qu’il existe deux types d’opérations diverses de paie :
- Les OD centralisatrices soit les opérations concernant le paiement des salaires, le règlement de la TVA, l’acquittement des charges sociales… ;
- Les OD réparatrices soit tout ce qui concerne les mouvements liés à la réparation d’une erreur de comptabilité liée aux comptes clients ou fournisseurs par exemple.
Les opérations comptables peuvent être consignées dans deux documents RH que sont le livre de paie et le journal de paie.
Si le premier n’est plus obligatoire depuis 1998, le second est également un document comptable auxiliaire utilisé pour notifier l’ensemble des mouvements financiers relatifs à la paie.
Qu’est-ce que le journal des OD de paie ?
L’ensemble des opérations diverses de paie doivent être comptabilisées dans le journal des OD de paie, ce document comptable annexe au journal général de comptabilité. Ici, l’enregistrement de toutes les OD de paie doit y être fait.
On y comptabilise toutes ces opérations qui ne concernent ni les achats, ni les ventes, ni la trésorerie et donc tous ces mouvements qui ne figurent dans aucun autre journal annexe.
Comme nous l’avons vu plus haut, les écritures comme la paie, la TVA, les provisions, les amortissements des différentes immobilisations de l’entreprise doivent y figurer.
À NOTER : Le journal des OD de paie ne doit pas être confondu avec le journal général ou encore le journal de paie.
Comment enregistrer les OD de paie en comptabilité ?
L’enregistrement des opérations diverses de paie dans le journal des OD de paie n’a rien de compliqué en soit.
Surtout, il est assez similaire à l’enregistrement des autres opérations comptables et il faut procéder de la même manière que pour les opérations traditionnelles.
Ainsi, chaque OD de paie doit posséder sa ligne comptable et être inscrite au début ou au crédit du compte de l’entreprise.
Certaines informations comme la date et le montant de l’opération doivent obligatoirement apparaître, tout comme le numéro du compte et son intitulé.
En résumé, les informations qui doivent figurer sont les suivantes :
- Date de l’opération ;
- Intitulé de l’opération comptable
- Montant de l’opération hors taxes ;
- Numéro de compte et intitulé ;
- Nom et référence de la pièce comptable servant de justificatif (en cas de contrôle).
Les OD de paie ne sont pas toutes les mêmes.
Celles qui concernent le salaire sont parfois source d’anxiété au vu des informations manipulées et les enjeux qui les accompagnent.
Pour ne pas se tromper, le plus simple est de commencer par les OD liées au salaire en tant que tel et de s’occuper ensuite des différentes charges.
Les OD de paie du salaire net
C’est une opération fondamentale puisque c’est celle-ci qui va déterminer ce que vous allez verser à vos employés.
Pour les OD de paie concernant le salaire net, vous allez devoir utiliser la rémunération brute totale et débiter plusieurs écritures comptables sur les comptes de charges.
Dans votre journal, ces OD relèvent du compte 641 – Rémunération du personnel et du compte 421 – Personnel – Rémunération due.
Commencez par comptabiliser les acomptes sur salaire et entrez dans le détail de chaque catégorie d’éléments variables de la paie.
Congés payés, primes, gratifications, frais professionnels : passez une OD par sous-catégorie afin d’obtenir celle concernant le salaire net.
Les OD des charges salariales
Pour ces opérations diverses de paie, il vous suffit de débiter le compte 641 – rémunération du personnel et de créditer chaque charge due.
Ici, il convient également de répartir les OD en fonction des caisses concernées à savoir Sécurité Sociale, Mutuelle ou Prévoyance.
Vous devez aussi passer l’OD de prélèvement à la Source.
Les OD des charges patronales
Pour cette étape, il vous faut réaliser deux groupes d’écritures.
Dans un premier temps, les charges employeur à verser à l’URSSAF doivent se faire par un débit du compte 6451 – Cotisations URSSAF et un crédit pour le compte 431 – Sécurité Sociale.
Dans un second temps, il vous faut passer les autres charges patronales qui concernent notamment les ASSEDIC, l’aide au logement ou encore les charges liées à la formation.
En respectant l’ordre de ces opérations, vous devriez parvenir à enregistrer les OD de paie avec succès. Mais pour encore plus de facilité, il existe des solutions…
Comment mieux gérer les OD de paie ?
La comptabilité est souvent un casse-tête pour les employeurs. Sans un service dédié et aguerri, il est aisé de réaliser des erreurs et possiblement s’exposer à des sanctions et à une mauvaise gestion financière. Une catastrophe pour les entreprises.
Alors, deux options s’offrent aux entreprises pour mieux gérer les OD de paie : la gestion en interne ou l’externalisation.
La gestion en interne : le logiciel de paie
Avec la digitalisation RH, les entreprises ont entrepris d’automatiser de nombreuses tâches, notamment par l’utilisation d’outils digitaux afin d’être plus productives et efficaces.
Le logiciel de gestion de paie fait partie de ces outils devenus indispensables.
Ce type de solution permet de gérer et d’automatiser la production d’une fiche de paie conforme.
Avec un logiciel comme celui-ci, vous pourrez administrer toutes vos opérations diverses de paie de façon simple et intuitive.
Optimisation du temps de travail, automatisation des tâches, sécurité et fiabilité, transfert des écritures comptables, calcul des opérations financières…
Un logiciel de paie est le meilleur moyen de gagner en productivité et rentabilité !
L’externalisation de la paie
Certaines entreprises préfèrent faire appel à des prestataires externes pour s’occuper de leur gestion comptable.
Cette externalisation de la paie est souvent utilisée par les petites entreprises en manque de ressources internes ou par les grands groupes qui préfèrent s’en remettre à de vrais spécialistes du domaine.
Le problème avec ce type de solution est la difficulté pour les entreprises “ d’avoir la main “ sur leur comptabilité.
Les temps de traitement ou de réponse des prestataires externes peuvent également perturber la bonne gestion comptable.
Logiciel de paie : LA solution Factorial
La gestion de la paie en entreprise est plus particulièrement celle des opérations diverses de paie est donc plus facile grâce à un logiciel dédié.
Le logiciel SIRH paie de Factorial est la solution qu’il vous faut pour améliorer votre productivité et automatiser les tâches relatives à la paie.
Grâce au logiciel de Factorial, vous pourrez gérer les variables de la paie, générer des bulletins de paie automatiquement, enregistrer vos OD de paie ou bien même créer des rapports personnalisés sur l’évolution des variables de la paie.
Avec le logiciel de paie de Factorial, offrez-vous la tranquillité !
