Le matricule RH sert à sécuriser l’identité du salarié dans l’entreprise. Avec les fiches de paie en ligne, les entreprises, et surtout le service RH, gagne un temps considérable et un accès permanent aux informations.
Toutefois, cela impose une amélioration au niveau de la sécurité des données des salariés. Désormais, l’identité de chaque salarié est associée à différents numéros sur les fiches de paie. On parle de numéro de matricule du salarié.
De quoi s’agit-il exactement ? Où est-ce que le salarié peut trouver ce numéro ? Comment le trouver si l’on ne dispose pas d’une fiche de paie ?
Dans cet article, nous faisons le point sur le sujet pour vous puissiez comprendre tous les détails importants sur le matricule RH.
SOMMAIRE
- C’est quoi le numéro de matricule ?
- Où trouver son matricule RH ?
- Matricule RH : où le trouver sans fiche de paie ?
- Matricule, fiche de paie et fonctionnaire
- Qu’est-ce que le code EK ?
- Dématérialisation RH et matricule
- ✅ Logiciel SIRH et paie
C’est quoi le numéro de matricule RH ?
Plusieurs codes sont attribués aux salariés dans l’objectif de sécuriser leur identité dans l’entreprise. Le matricule RH fait partie de ces codes.
Il s’agit plus précisément d’un numéro ou identifiant unique qui est attribué à chaque salarié afin de l’identifier au sein de l’entreprise.
Le numéro de matricule salarié, également appelé code RH, est généralement créé au moment de son inscription sur les registres de l’employeur. L’attribution du matricule salarié est automatisée par un SIRH paie utilisé par l’équipe RH.
Le numéro de matricule permet également aux salariés d’accéder à leur compte personnel via le coffre numérique pour bulletin de paie. Ils pourront consulter leurs bulletins de paie en ligne en toute sécurité, à tout moment.
NB : Il est important de souligner que le numéro de matricule salarié doit être conforme au RGPD. C’est la raison pour laquelle on ne doit pas utiliser le numéro de sécurité sociale comme un numéro de matricule unique. Il ne sert pas à identifier les salariés dans les fichiers de gestion RH d’une entreprise.
À titre de rappel, le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données est un texte de référence européen adopté en avril 2016. Ce texte est relatif à la protection des données à caractère personnel. Son objectif principal est de simplifier l’environnement réglementaire des entreprises et permettre aux citoyens de contrôler leurs données personnelles.
Où trouver le matricule RH ?
Le matricule se trouve principalement sur la fiche de paie, qu’elle soit dématérialisée ou non. Il est indiqué en haut à gauche du bulletin de salaire où se trouvent toutes les informations personnelles concernant le salarié :
- Son identité (nom, prénom, numéro de sécurité sociale)
- Son adresse
- Les données de l’entreprise (raison sociale, numéro de SIRET, code NAF, adresse…)
Matricule RH : où le trouver sans fiche de paie ?
Un nouvel employé peut avoir besoin de son matricule avant de recevoir sa première fiche de paie. Ce peut être pour diverses raisons. Il est donc en droit de se demander où est-ce qu’il peut le trouver.
Quoi qu’il en soit, il n’y a aucun moyen de connaître son numéro matricule en dehors de l’entreprise. Il serait dangereux et inutile pour un salarié de chercher à avoir accès à cette information par un autre moyen.
Pour connaître son matricule sans fiche de paie, le salarié doit alors se rapprocher de son service RH.
Matricule, fiche de paie et fonctionnaire
Aucun texte dans le Code du travail ne définit les mentions obligatoires sur la fiche de paie des agents de la fonction publique.
Cependant, l’établissement de fiches de paie complètes est recommandé. Qu’il s’agisse de bulletins de paie pour les salariés dans le privé ou dans le public, les règles au niveau de la présentation du document doivent rester les mêmes.
Les informations administratives qui doivent figurer sur le bulletin de paie des fonctionnaires sont donc :
-
- Nom de l’établissement – employeur et numéro de SIRET
- Identité du salarié
- Numéro d’assuré social du salarié
- Lieu de travail du salarié (ou son service d’affectation)
- Numéro de matricule du salarié au sein de la fonction publique
- Coordonnées bancaires du salarié
- Mois de paie
Qu’est-ce que le code EK ?
Le code EK fait partie des éléments de sécurité indispensables pour l’adhésion à certains organismes employeurs. Comme le numéro de matricule RH, il se trouve sur le bulletin de paie et permet d’identifier le salarié. Mais contrairement au code RH, le code EK peut être modifié régulièrement.
Dématérialisation RH et matricule
La solution de dématérialisation RH est de plus en plus courante dans l’univers RH. Elle consiste à fluidifier et surtout à simplifier tous les processus administratifs ainsi que la gestion des documents en rapport avec les activités des ressources humaines dans une entreprise.
On remarque généralement deux approches pour une dématérialisation, à savoir :
- La dématérialisation des documents : tous les documents en version papier sont transformés en version numérique (contrat de travail, bulletins de salaire, demandes de congé, règlement intérieur…) ;
- La dématérialisation des processus : à travers la mise en place d’une plateforme spécialisée (collaborative), le service pourra digitaliser les traitements et la gestion des échanges et des tâches entre les différents collaborateurs concernés.
En misant sur la dématérialisation RH, l’entreprise sera en mesure d’automatiser la distribution des bulletins de paie. Elle profitera aussi d’une optimisation optimale de la gestion documentaire de tous les dossiers des salariés et de l’entreprise.
Par ailleurs, la dématérialisation permet aussi de faciliter le stockage des données et la signature à travers une plateforme collaborative et sécurisée.
La signature électronique
C’est un système très intéressant qui permet d’éviter une validation impérative sous un format papier. La volonté d’accélération et d’automatisation des processus ne va pourtant pas dans le sens d’une éventuelle impression pour une signature sur document papier.
Il faut savoir que la signature électronique est un point crucial dans la dématérialisation RH puisqu’elle permet de sécuriser juridiquement n’importe quel document sans pour autant ralentir son parcours au sein des différents services.
Par ailleurs, grâce à la signature électronique, un salarié pourra conserver ses documents légaux sous format numérique. Il est à préciser que la signature électronique n’est pas une variante numérique de la version manuscrite. où la personne appose un « gribouillage » ou ses initiales, il s’agit d’une suite de nombres qui est sécurisée par la cryptologie.
Les avantages de la dématérialisation RH
La dématérialisation RH présente de nombreux avantages pour l’entreprise, nous citerons, entre autres :
- Diminution de l’impact écologique par rapport au gaspillage du papier ;
- Fluidité de tous les processus désormais accessibles en quelques clics ;
- Gain de temps offert aux collaborateurs et au service RH ;
- Valorisation de l’entreprise et de la branche RH par rapport aux concurrents, etc.
Aujourd’hui, les dirigeants d’entreprise ont bien compris que la digitalisation des processus RH représente un levier de performance non négligeable.
Avec sa mise en place, l’entreprise peut se concentrer sur la gestion prévisionnelle des compétences de tous les collaborateurs.
Ceci est pour mieux s’adapter aux changements perpétuels dans le milieu RH. Elle va donc rester compétitive face à un marché de plus en plus rude.
Importance du matricule dans la dématérialisation RH
Avec la dématérialisation RH, le matricule devient encore plus important. En effet, il permettra au salarié d’avoir accès à son coffre numérique.
Il pourra consulter toutes les informations dont il a besoin en ligne, notamment ses bulletins de paie, et ce, en toute sécurité.
💡 Bon à savoir : Depuis 2017, les entreprises ne sont plus dans l’obligation de demander l’accord du salarié pour lui remettre une fiche de paie dématérialisée.
Toutefois, l’employeur est tenu de laisser la possibilité à ses collaborateurs de refuser ce nouveau format, peu importe la raison.
Comme le confirme le Code du travail, dans l’article L3243-2, « sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique… ».
L’obligation légale met également l’employeur dans l’obligation de fournir le bulletin dématérialisé d’un salarié jusqu’à ce que celui-ci ait 75 ans ou pendant une durée de 50 ans.
Les freins de la dématérialisation RH
Les limites de la numérisation sont assez minces, et elles dépendent du secteur d’activité. Certaines entreprises n’ont pas forcément accès à l’informatique et ne pourront pas profiter des avantages de la dématérialisation RH.
