Pour toute entreprise, la gestion des notes de frais constitue un enjeu majeur. C’est un élément clé de la comptabilité, notamment quand les effectifs des collaborateurs et les déplacements augmentent.
Lorsque le processus est mal géré par l’établissement, tout peut très vite virer au cauchemar. Certaines actions doivent être mises en place au sein de l’entreprise pour que tout se passe dans les meilleures conditions possibles.
C’est la raison pour laquelle notre équipe de rédaction a concocté pour vous cet article pour une gestion optimale des notes de frais.
Table des matières
Qu’est ce que la gestion des notes de frais ?
Les employé(e)s peuvent être amené(e)s à réaliser certaines dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle, générant ainsi des notes de frais. L’entreprise a pour obligation de rembourser les frais professionnels.
La gestion des notes de frais comprend les tâches relatives à la comptabilisation et au remboursement des frais professionnels des salarié(e)s. Généralement, chaque structure possède sa politique de remboursement en termes de plafonds et de justificatifs acceptés.
La gestion des notes de frais doit être scrupuleuse, rigoureuse pour éviter tout manquement et erreur. Dans la majorité des cas, ce sont les services RH et/ou comptables qui doivent assurer la bonne tenue comptable des notes de frais.
Qui gère les notes de frais ?
Dans la majorité des entreprises, c’est le service comptabilité qui s’occupe de la gestion des notes de frais avec la participation des managers qui sont généralement la première étape de validation d’une note de frais.
La note de frais est tout d’abord émise par le salarié qui devra donc la transmettre à son manager ou au service dédié pour validation et donc remboursement, si cette dernière est justifiée.
Les notes de frais concernent tout le monde au sein d’une entreprise, qu’il s’agisse d’un cadre ou non, de bénévoles ou de dirigeants.
Avec la dématérialisation et les avancées technologiques, la gestion de notes de frais est simplifiée, notamment grâce aux logiciels SIRH qui permettent une automatisation des tâches et des processus de validation.
Gestion des notes de frais : quels justificatifs ?
Pour obtenir un remboursement des notes de frais, l’employé doit fournir les justificatifs de chaque dépense.
Une pièce comptable, comme une facture, un reçu ou un ticket de caisse, est un justificatif. Il permet de vérifier l’exactitude de la dépense et de bénéficier d’une exonération fiscale pendant le remboursement de la note de frais. En cas de contrôle de l’URSSAF, la présentation du justificatif permet d’éviter les sanctions.
Le justificatif de la note de frais doit inclure des éléments spécifiques pour être validé. La date, le nom du fournisseur, le type et les détails de la dépense, ainsi que la TVA s’il y a lieu, sont inclus.
Un justificatif de note de frais est présenté sous forme de document numérique ou papier. Il peut s’agir d’une facture, d’un ticket de carte bancaire ou d’un reçu. Pour être accepté dans le cadre d’une note de frais, il doit être validé par les entités compétentes de l’entreprise.
🚀 Factorial est certifié par l’URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n’ont plus besoin de conserver leurs reçus/factures en version papier.
Le traitement comptable des notes de frais
La gestion des notes de frais passe indéniablement par son traitement comptable. 4 étapes clés sont à respecter :
- Enregistrement et saisie : une fois la note de frais émise par le salarié, il convient de l’enregistrer dans le logiciel dédié pour une meilleure traçabilité ;
- Vérification : La note de frais doit être étudiée afin de vérifier sa conformité. Nature, montant et date de la dépense devront être scrupuleusement analysés ;
- Remboursement : Une fois la note de frais approuvé, le remboursement pourra être effectué de la manière la plus rapide possible, surtout si l’employé a avancé les frais ;
- Traitement comptable : La note de frais doit être traitée comptablement et intégrée dans les flux financiers de l’entreprise.
Comment optimiser la gestion de notes de frais ?
Voici 6 bonnes pratiques pour une meilleure gestion des notes de frais.
Encadrez la procédure de remboursement des notes de frais
Pour éviter tout abus, il est crucial de définir une politique de remboursement claire et précise. L’ensemble des employés devront être formés aux procédures de remboursement de notre de frais au sein de l’entreprise.
Vous pouvez par exemple mettre en place un document interne permettant de réguler les dépenses des salariés. L’objectif est de cadrer au maximum les process autour des frais professionnels.
Fixez des plafonds pour les dépenses des salariés
Certains salariés pourraient être tentés d’engager des dépenses trop élevées et mener un train de vie exorbitant. Hötel 5 étoiles, restaurant Michelin, voyage en classe business… Les abus sont légion !
Pour éviter des dépenses disproportionnées, établissez des montants maximum et réalistes pour des dépenses récurrentes. Fixez des plafonds en fonction de chaque type de frais tout en respectant la loi en vigueur.
Centralisez les justificatifs au même endroit
Une bonne gestion des notes de frais, c’est avant tout de l’organisation ! Chaque dépense professionnelle doit s’accompagner d’un justificatif que doit produire le collaborateur.
Il est ainsi important de centraliser toutes les notes de frais au même endroit. Vous pouvez par exemple utiliser un modèle Excel de gestion de note de frais personnalisable mais le mieux reste d’utiliser un outil numérique. Il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de gagner en temps et efficacité. en moyenne 10 minutes par note de frais et d’éviter toute erreur.
Automatisez les process
Gérer des notes de frais est une tâche qui peut très vite s’avérer chronophage. Pour plus de performance, il est important d’automatiser au maximum toutes les process qui y sont liés. Centralisation des notes de frais, comptabilisation, calcul des frais, versements des remboursements… en automatisant toutes ces tâches, vous gagnez en productivité et évitez les erreurs.
Pour cela, un logiciel RH est idéal. Il vous permettra d’optimiser la gestion des notes de frais.
Luttez contre la fraude
Même si cela ne touche qu’une infime partie des salariés, la fraude aux notes de frais existe bel et bien. Il est crucial de lutter contre les mauvaises pratiques et de décourager les éventuels fraudeurs.
Les cartes de frais professionnels, permettant à chaque collaborateur de gérer ses propres dépenses, peuvent être une solution efficace. Pas d’avance de frais, les dépenses sont automatiquement enregistrées puis approuvées ou non par un manager.
Utilisez un logiciel dédié
La gestion des notes de frais sur Excel est une solution, mais n’est pas la meilleure. Un logiciel de notes de frais est la meilleure alternative pour gérer les frais professionnels de vos équipes.
Cette solution est plus rapide et plus efficace. Les salariés peuvent facilement saisir leurs notes de frais et leurs justificatifs au sein d’un seul et même outil. L’employeur est donc libéré de cette tâche et devra juste vérifier l’exactitude des données saisies et procéder au remboursement.
Le logiciel de gestion de notes de frais : la solution qu’il vous faut !
Le suivi manuel des notes de frais est aujourd’hui clairement obsolète et surtout inefficace. Il est facile de se retrouver débordé avec un nombre conséquent de dépenses à suivre et à archiver ce qui peut entraîner des erreurs et des retards dans les processus d’approbation et de remboursement.
Qui plus, la gestion des notes de frais avec une solution comme celle d’Excel est chronophage et fastidieuse. C’est pour cela que l’utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais comme celui de Factorial est la solution idoine. Rapide, simple, efficace, c’est un outil qui améliorera considérablement votre quotidien.
Suivi en temps réel des dépenses et des remboursements, automatisation des process, groupement des notes de frais par types de dépenses, dématérialisation, facilité d’accès et d’approbation… c’est un logiciel indispensable pour la gestion des notes de frais.
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