La digitalisation des RH est devenue une nécessité pour les entreprises qui veulent rester compétitives grâce au capital humain. Le bouleversement provoqué par la pandémie de Covid-19 a accéléré la transformation digitale des pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
Pour comprendre les enjeux de cette révolution digitale et son impact sur les directions des Ressources Humaines de demain, Factorial a mené une étude dans huit pays d’Europe et d’Amérique du Sud et publié le rapport la Data au cœur des RH de demain.
595 PDG et responsables RH français ont répondu présents, parmi les 2900 professionnels interrogés dans le monde.
Ce rapport souligne les avancées en matière de transformation digitale des organisations, mais nous enseigne aussi qu’il demeure certains freins à la digitalisation des RH. Décryptage.
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Table des matières
Frein n°1 : un manque de données RH structurées
Près de 3/4 des entreprises interrogées admettent ne pas disposer des outils RH nécessaires pour collecter, analyser et interpréter les données sur les collaborateurs, les absences, ou encore la gestion des compétences.
Trop d’entreprises manquent encore de données structurées, notamment les petites et moyennes entreprises qui collectent de manière manuelle des données RH non standardisées, provenant de différentes sources.
Le tableur Excel est encore trop souvent utilisé !
Parmi les organisations qui ne s’intéressent absolument pas à la collecte de données RH, 85% sont des entreprises de moins de 250 salariés.
En revanche, lorsqu’elles s’y intéressent, les petites entreprises adoptent davantage des rapports et tableaux de bords RH standardisés afin de faciliter la prise de décision grâce à la digitalisation des RH.
En effet, 35 % des entreprises qui utilisent des rapports standardisés sur des plateformes de data visualisation sont des organisations de moins de 50 salariés.
Dans ces entreprises, la ressource est rare, aussi elles ont besoin de solutions qui leur permettent d’améliorer leur processus de gestion en disposant d’une vision plus objective des données RH. Les tableaux de bord leur permettent de mieux piloter les effectifs et les talents. Par exemple, en ayant une lecture fine de la réalité des absences, du poids de la masse salariale, des taux d’absentéisme ou encore des compétences présentes dans l’entreprise.
Les petites entreprises occupent la deuxième position en termes d’intérêt pour la digitalisation des ressources humaines. Malgré leurs ressources limitées, les décideurs comprennent l’importance de l’utilisation des données pour prendre des mesures RH éclairées. Pour les plus petites structures, le premier frein est donc d’abord celui de la collecte de données structurées et de la mise en place des processus liés.
Quant aux PME et aux entreprises de tailles intermédiaires, elles manquent de confiance dans la digitalisation des données RH. Le frein est sans doute ici lié au manque de compétences internes pour gérer l’analytique RH et la protection des données du personnel. Dans ces entreprises, la crainte est aussi de devoir porter un projet de transformation RH de grande ampleur qui remanie l’ensemble des processus existants.
Frein n°2 : des craintes autour de la protection des données
10% des professionnels interrogés déclarent leur entreprise méfiante ou indifférente à l’égard des données. Parmi eux, plus de 38 % travaillent dans des PME et ETI. Cette réticence ou indifférence des décideurs peut freiner l’adoption de nouvelles solutions RH et empêcher les entreprises de bénéficier pleinement des avantages offerts par l’analyse des données collaborateurs.
Les entreprises de taille moyenne utilisent souvent déjà des outils RH, mais craignent davantage la fuite de données en s’orientant vers des solutions dématérialisées. Ce qui se comprend. Aujourd’hui, 60% des victimes de cyberattaque sont des PME. Pour autant, il demeure essentiel que ces entreprises reconnaissent la valeur des données et investissent dans des outils appropriés pour capitaliser et protéger ces données.
Le changement vers le numérique peut aussi bouleverser les professionnels liés aux ressources humaines car cela modifie considérablement les habitudes de fonctionnement, dans des entreprises déjà structurées. D’une part, car les documents ne sont plus palpables mais traitables via l’ordinateur et d’autre part, car l’archivage et la recherche sont complètement différents.
Ce qui implique de former les collaborateurs qui interviennent dans la saisie des dossiers du personnel, la gestion de la paie et plus globalement, l’administration des RH !
Frein n°3 : un déficit de compétences en gestion des SIRH
Le manque de compétences informatiques constitue un autre défi majeur pour de nombreuses entreprises interrogées par Factorial. L’analytique RH requiert des compétences spécifiques en matière de collecte, de traitement et d’interprétation des données, ce qui nécessite une expertise informatique avancée.
40 % des Directeurs des Ressources Humaines interrogés soulignent pourtant un manque de connaissances technologiques pour exploiter et gérer la donnée RH !
La pénurie de compétences IT n’y est pas pour rien : 77 % des entreprises peinent à capter des talents en informatique et le manque d’expertise dans des technologies numériques d’avenir telles que l’apprentissage automatique (machine learning) ou la science des données est le plus redouté.
Dans les PME, la DSI peine souvent à se structurer et à s’étoffer ce qui conduit à un recours plus fréquent à la DSI externalisée. Résultat : les organisations ne développent pas les expertises IT internes nécessaires et ne capitalisent pas les compétences d’un responsable SIRH pour assurer leur transformation RH.
Frein n°4 : l’organisation en silo freine la digitalisation des RH
L’organisation en silos, rigide, est souvent citée comme premier frein à la transformation digitale. Une transition réussie implique souvent une réorganisation interne et donc un effort de la part de chacune des équipes.
Selon Socialy, 39% des entreprises rencontreraient des résistances à la transformation digitale en interne. Cette rigidité organisationnelle est également le principal frein à la digitalisation des entreprises selon le rapport Mc Kinsey.
Dans notre étude, il ressort que les entreprises déjà structurées sont plus réticentes à transformer leurs processus RH via la digitalisation. Car cela implique de réviser les organisations et de former les équipes RH. Au contraire, les start-up intègrent souvent d’emblée la digitalisation comme un levier de la structuration de leurs pratiques de gestion des ressources humaines !
Frein n°5 : le coût de la digitalisation des RH
Ensuite, les coûts de maintenance d’un logiciel RH et d’infrastructure peuvent également représenter un frein à la mise en place d’outils efficaces de veille stratégique.
Les entreprises peuvent être confrontées à des investissements initiaux importants ainsi qu’à des frais continus liés à la maintenance et à la gestion des systèmes et des logiciels nécessaires à l’exploitation des données RH. Ces obstacles financiers peuvent dissuader certaines entreprises de s’engager pleinement dans l’analyse des données et d’adopter une approche data-driven.
Pourtant, des solutions existent. Les logiciels RH par abonnement tels que Factorial permettent d’éviter d’étaler le ROI du SIRH dans le temps, et d’obtenir une solution clé en main, rapidement.
Les solutions RH en Saas continuent de répondre efficacement aux préoccupations des petites et moyennes entreprises qui doivent assurer leur digitalisation RH sans aucune crainte pour la protection de leurs données collaborateurs et avec un investissement de départ très faible.
Le véritable frein, in fine, réside dans l’organisation. Oui, la digitalisation des RH va vous permettre d’améliorer vos pratiques de gestion des Ressources Humaines. Former vos équipes et faire évoluer vos processus est un investissement plus que nécessaire pour continuer à être compétitif en 2023. N’attendez pas !
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