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Le flex office : le bureau du futur ?

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6 minutes de lecture
flex office

Le Flex Office, ça vous dit quelque chose ? Avec la mobilité et le statut de plus en plus nomade des travailleurs, les espaces de travail doivent s’adapter.

Dans certaines entreprises, la flexibilité est donc de mise, même en ce qui concerne le poste de travail. Les lieux professionnels sont repensés et imposent moins de restrictions aux collaborateurs.

Mais qu’est-ce que le flex office ? Comment et pourquoi le mettre en place ? Surtout, est-ce vraiment une bonne idée ? Parlons-en !

Le flex office, c’est quoi ?

Le Flex Office, également appelé bureau flexible, désigne l’absence de poste de travail attitré à chaque salarié. Ainsi, l’employé peut opérer d’où bon lui semble pour réaliser ses tâches et n’a plus de place précise imposée.

Les entreprises qui ont opté pour le flex office disposent généralement de différents espaces de travail mis à disposition des collaborateurs. Dans la plupart des cas, leurs locaux se présentent comme des open space mais il est possible de travailler depuis une salle de réunion, la cafétéria ou même depuis un espace de détente.

Chaque jour de travail, le salarié se place donc où il le souhaite, en fonction des places disponibles et des missions qu’il a à accomplir. Généralement, il suffit aux employés concernés d’un ordinateur portable et d’un smartphone pour faire leur job.

À noter : le flex office n’est pas à confondre avec le desk sharing, phénomène qui sous-entend que les salariés n’ont plus de bureaux attribués.

Pourquoi ?

L’apparition du flex office est étroitement liée aux changements de notre société et de ces nouvelles générations désireuses de modifier leur façon de travailler. Moins de contraintes, plus de liberté et surtout, une plus grande flexibilité.

Le flex office répond également aux problèmes de nombreuses entreprises : posséder des bureaux trop grands et bien souvent occupés qu’en partie. Face à un taux de remplissage parfois trop bas, cette solution permet aux sociétés de réduire les coûts et l’espace tout en optimisant l’occupation de ce dernier.

Entre les missions hors des bureaux, les vacances, les RTT, les arrêts maladies… Certains espaces restent inutilisés dans les bureaux, une aberration pour les entreprises où chaque mètre carré a un coût.

Qui plus est, la révolution digitale permet à chacun d’accéder à ses outils de travail partout et à toute heure, il n’est plus primordial d’offrir un poste de travail avec ordinateur et téléphone fixes aux collaborateurs.

Enfin, les salariés sont de plus en plus attachés au confort de travail. Avec le flex office, ils peuvent travailler de n’importe où et rétablir l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Les avantages du flex office

Si le flex office a le vent en poupe, c’est qu’il présente de nombreux avantages, tant pour l’employeur que l’employé.

Une meilleure optimisation de l’espace de travail

Avec le concept de flex office, les entreprises gagnent en agilité en matière de gestion d’espace de travail. En effet, ces open spaces fonctionnent selon un modèle d’auto-gestion où l’employé peut choisir l’endroit qui lui servira de bureau.

Surtout, différents endroits peuvent devenir un espace de travail. Une salle de réunion ou même une table en terrasse, les collaborateurs peuvent effectuer leurs tâches sans contrainte et en fonction de leurs envies.

Une réduction des coûts

La plupart des sociétés qui optent pour le bureau flexible réalisent des économies plutôt importantes. En effet, avec les vacances des uns, les absences des autres ou encore les jours de télétravail, les entreprises peuvent choisir des locaux plus petits avec moins de bureaux.

Cela permet également d’implanter moins de postes de travail que de collaborateurs. Le turn-over facilite l’organisation et offre une réduction des coûts substantielle en termes d’outils et de fournitures.

Une plus grande productivité

La souplesse offerte par le concept de flex office participe grandement à améliorer le bien-être de vos employés. Ils peuvent s’organiser comme ils le souhaitent et cette autonomie leur confère une meilleure productivité.

La possibilité de switcher d’un espace à un autre en fonction de la nature d’une tâche à réaliser permet de mieux organiser son travail et de choisir l’endroit le mieux adapté.

Une plus grande flexibilité

Le flex office, comme son nom l’indique, octroie une flexibilité importante à tous les salariés. En plus de choisir l’espace où ils veulent travailler, ils jouissent également d’un libre-arbitre bienvenu.

Cette liberté de choix casse la routine et les salariés peuvent mieux organiser leur emploi du temps. Une journée en télétravail leur évite les transports en commun et leur donne l’opportunité de concilier leur vie personnelle avec celle professionnelle. 

Une meilleure communication 

En changeant de poste chaque jour, les travailleurs peuvent tisser des liens plus facilement et faire de nouvelles rencontres. C’est un avantage indéniable pour l’émulation de groupe et le renforcement de l’esprit d’équipe.

Cela permet une meilleure communication entre les différents départements. Échanger et comprendre le travail de l’autre peut être d’un grand bénéfice pour augmenter l’efficacité de vos troupes et améliorer le climat social au sein de votre société.

Un management plus souple

Proposer plus de liberté aux salariés pour un management bienveillant et plus souple, c’est aussi l’un des apports du flex office. Cette philosophie de travail offre plus de responsabilités aux employés dans une démarche collaborative.

En fournissant à l’employé un large éventail de services pour son bien-être au travail, le collaborateur se sent apprécié et se sentira animé d’une envie de bien faire, voire même de se surpasser.

Le flex office, une mauvaise idée ?

C’est une évidence, le flex office présente de nombreux atouts mais il s’accompagne malheureusement de quelques inconvénients. D’ailleurs, ce concept est souvent considéré comme un calvaire par de nombreux collaborateurs.

Le bureau flexible implique d’être très organisé. Le turn-over doit être efficace, les espaces de travail assez nombreux pour accueillir les salariés, le wi-fi doit toujours fonctionner et il faut éviter la surcharge des bureaux. Passer 15 minutes à tourner en rond pour trouver une place disponible n’est pas l’idéal…

Aussi, le flex office semble impersonnel puisque que les employés n’ont pas de bureau attitré qu’ils peuvent personnaliser. Cela peut parfois jouer sur la difficulté de s’intégrer au sein d’une entreprise quand on est une nouvelle recrue.

D’ailleurs, certains estiment que ce concept rend plus difficile les interactions puisque chaque jour, vous vous retrouvez face à une nouvelle personne avec qui vous n’avez pas forcément les meilleures affinités. Sans oublier ceux, plus timides ou moins expressifs, qui n’auront pas envie d’entamer le dialogue.

Pour que tout se passe bien, le flex office demande de la rigueur. Tous doivent respecter les règles et ce n’est pas toujours le cas. Par exemple, certains collaborateurs auront tendance à s’approprier un bureau en y laissant leurs affaires, ce qui est contraire à la philosophie du flex office.

Enfin, il faut impérativement éviter la galère du flex desk. Quand les postes de travail sont moins nombreux que les employés, cela peut vite virer au cauchemar. Conflits, problèmes d’organisation, impact sur le moral des équipes… attention aux dérives !

Comment le mettre en place ?

Si vous désirez mettre en place le flex office au sein de vos locaux, voici quelques conseils à suivre pour y parvenir

Aménagez vos locaux 

Le flex office entraîne un changement en profondeur et vos espaces de travail devront être repensés. L’aménagement de vos locaux se fera en fonction de votre activité. Et vos bureaux devront s’adapter à cette nouvelle façon de travailler.

Adaptez les différents espaces de travail et multipliez les types d’ambiance. L’objectif est de proposer un cadre agréable pour une meilleure qualité de vie au travail et de laisser les collaborateurs choisir l’emplacement qui leur convient le mieux.. 

Préparez votre infrastructure informatique

Le flex office requiert des réseaux et des équipements informatiques performants pour assurer la fluidité du travail des salariés où qu’ils soient.

Votre infrastructure informatique devra donc être de qualité pour répondre aux besoins de vos employés. Par exemple, la connexion Internet devra être fiable et assez robuste pour supporter les nombreux connectés

Accompagnez les salariés 

La mise en place du flex office est une transition qui peut parfois être difficile à intégrer, surtout avec les générations plus anciennes. Ce changement perturbe les habitudes de travail de vos salariés.

C’est pour cela qu’il vous faudra accompagner vos collaborateurs dans cette nouvelle façon de fonctionner. Votre management devra lui aussi être adapté. Restez à l’écoute, aidez ceux qui en ont besoin et faites preuve de souplesse.

Choisissez un outil adapté

Aujourd’hui, il existe des outils pour vous assister dans la gestion du flex office. Afin d’assurer des échanges de qualité entre les équipes, il est recommandé de mettre en place des outils collaboratifs et de communication interne. 

Factorial propose une solution intégrée à son logiciel RH nommée Desky. Grâce à cet outil, vous pourrez cartographier vos bureaux et permettre à vos salariés de réserver leur espace de travail. Plus de visibilité, d’organisation et de tranquillité d’esprit, pour vous comme pour vos employés.

En quelques minutes et quelques clics, vous pourrez concevoir facilement le plan de votre bureau, gérer les accès de vos équipes et contrôler les heures de réservation. Un jeu d’enfants !

Béatrice est senior content manager chez Factorial. Sa principale mission : vous inviter à venir, vous donner envie de rester et vous inciter à revenir. Elle a commencé son aventure dans les ressources humaines il y a environ 6 ans et ça continue ! Comme une voiture tout-terrain, elle raffole du hors-piste et n'hésite pas à se frotter à d'autres univers (elle était à une époque une commerciale acharnée qui négociait la vente de formations professionnelles).

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