Quand le volume d’activité baisse, vous pouvez avoir intérêt à fermer votre entreprise.
À moins d’avoir une activité saisonnière en station balnéaire, la fermeture estivale est une pratique courante. Mais attention !
La loi fixe certaines règles, à respecter dans l’intérêt légitime de vos salariés.
Table des matières
Pouvez-vous fermer votre entreprise en été ?
Vous pouvez tout à fait fermer votre entreprise pour congés annuels, en été comme à toute autre période de l’année.
Mais cela implique d’imposer des congés à vos salariés aux dates que vous définissez. Or leurs dates de vacances ne correspondent pas nécessairement aux vôtres…
Pour préserver les intérêts respectifs, la loi encadre les conditions de fermeture estivale des entreprises. Depuis la loi Travail de 2016, les formalités néanmoins sont très allégées.
1) Fixer les dates de fermeture estivale selon les règles en vigueur
Les règles pour fixer les dates de fermeture estivale diffèrent selon l’envergure de votre entreprise.
- Dans la majorité des grandes entreprises, les employeurs sont soumis à une convention collective ou à un accord d’entreprise. La convention ou l’accord fixe, entre autres règles, la date des départs en congés de vos salariés, pendant et en dehors de l’été.
- Dans les entreprises de plus de 11 salariés, la loi impose de mettre en place un comité social et économique (CSE). Cette institution représentative du personnel est consultée sur diverses questions liées aux droits des salariés. Le CSE donne notamment son avis sur les dates de fermeture estivale de l’entreprise.
- Dans les TPE de moins de 11 salariés, l’employeur use de son pouvoir unilatéral de direction pour fixer les dates de départ en congés. L’employeur peut ainsi imposer une fermeture estivale, à condition toutefois de prévenir ses salariés suffisamment à l’avance.
2) Respecter un délai de prévenance raisonnable
Le Code du travail impose des délais minimums de :
- 2 mois(1) avant la fermeture estivale pour informer les salariés des dates de congés.
- 1 mois(2) avant la fermeture estivale pour modifier les dates, si besoin.
Aucun formalisme n’est imposé : vous pouvez prévenir vos salariés par voie d’affichage dans les locaux ou par e-mail, par exemple : « Veillez à annoncer les dates de fermeture estivale par écrit, sur support durable. Vous constituez ainsi une preuve valable du respect du délai de prévenance ».
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En pratique, le délai de prévenance est supérieur à 2 mois.
Dans une entreprise pérenne, en effet, vous fonctionnez de manière similaire d’année en année : vous savez quand vous allez fermer, vous pouvez prévenir les nouveaux collaborateurs dès leur arrivée dans l’entreprise.
3) Fermer pour une durée limitée
La durée des congés, lorsque les jours de congés sont consécutifs, ne peut pas être supérieure à 24 jours ouvrables. Par conséquent, la fermeture annuelle de votre entreprise ne peut pas durer plus de 24 jours.
Sachez en outre que chaque salarié a droit à un congé continu de 12 jours consécutifs minimum. Si vous avez moins d’activité en été, c’est l’occasion de fermer pendant au moins 12 jours : vous respectez ainsi les droits des salariés, sans impacter la pérennité de l’activité.
Vous fermez entre 12 et 24 jours pendant l’été ? Vous pouvez fractionner le congé principal de vos salariés. Depuis la loi Travail du 08 août 2016, vous n’avez plus besoin de l’accord des salariés(3) : si le congé principal se déroule pendant la fermeture estivale, vous pouvez imposer le fractionnement des congés.
Quelles indemnités de congés payés pendant la fermeture estivale ?
Le calcul des indemnités de congés payés pendant la fermeture estivale varie selon le nombre de jours de congés acquis par le salarié.
Notez que si la durée de la fermeture estivale dépasse la durée légale des congés annuels, vous devez indemniser vos salariés pour chaque jour supplémentaire(4). Cette indemnité est distincte de l’indemnité de congés payés.
Le salarié a acquis un nombre suffisant de jours de congés payés
Dans cette hypothèse, qui concerne la majorité des salariés dans l’entreprise, le montant de l’indemnité de congés payés est calculé dans les conditions classiques.
Le salarié n’a pas acquis un nombre suffisant de jours de congés payés :
Si le nombre de jours de fermeture estivale est supérieur au nombre de jours de congés payés acquis par le salarié, il ne peut pas être indemnisé pour toute la période. Dans ce cas :
- Vous pouvez suggérer au salarié de solliciter une aide auprès de Pôle Emploi. Sous conditions, le salarié peut obtenir l’ARE ou l’ASS. Le montant de l’aide financière est calculé au prorata de l’indemnité de congés payés.
- Si le salarié n’est pas éligible à l’ARE ou l’ASS, vous pouvez lui suggérer de prendre des congés anticipés, indemnisés comme les congés payés. Sachez que le salarié est libre de refuser : il est alors contraint de prendre un congé sans solde
Au-delà de la loi : comment bien préparer la fermeture estivale de votre entreprise ?
Quand l’entreprise est fermée, et tous les collaborateurs en vacances, vos clients exigent un « service minimum ». 4 bonnes pratiques sont essentielles pour maintenir la satisfaction de votre clientèle.
- Publier les dates de fermeture estivale sur vos réseaux sociaux, pour informer massivement vos prospects et clients. Vous pouvez également actualiser vos jours d’ouverture sur votre fiche Google My Business.
- Paramétrer un message d’absence automatique, sur les boîtes e-mail et sur le répondeur téléphonique, en précisant les dates de réouverture.
- Utiliser un logiciel de prise de rendez-vous, pour permettre à vos clients de programmer un rendez-vous à la rentrée, sans solliciter vos collaborateurs.
- Programmer des campagnes marketing, sur les réseaux sociaux et via une newsletter, pour garder le contact pendant les congés estivaux. Des outils de marketing automation vous permettent de publier automatiquement vos contenus à des dates définies, sans intervention humaine.
