Le planning de congés est un document clé pour de nombreuses entreprises. Cependant, la gestion des congés du personnel peut vite devenir un casse-tête pour les responsables RH. Entre les chevauchements de congés, la mise à jour des soldes, et la gestion des absences, il y a de quoi perdre son organisation !
Factorial a créé un modèle de tableau de suivi de congés Excel 2025, simple et prêt à l’emploi. Cet article vous propose aussi une solution plus automatisée, plus simple et plus efficace, pour optimiser la gestion des congés au sein de votre entreprise.
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Qu’est-ce qu’un tableau de suivi de congés ?
Le planning de congés est un document important de la gestion des ressources humaines. Il sert à organiser et suivre les heures de travail, ainsi que les absences et les congés des collaborateurs.
C’est un outil de gestion des congés dont l’objectif principal est de vous offrir un récapitulatif de la disponibilité de tous vos collaborateurs.
Avec le planning de congés, vous allez mieux organiser les absences de vos salariés et éviter que les congés payés se “chevauchent”. Vous pouvez aussi permettre à un salarié de prendre ses congés payés en dehors d’une certaine période.
Ces jours de fractionnement viennent en supplément des 30 jours ouvrables de congés payés. Ainsi, vous pourrez maintenir la continuité des différents services de votre entreprise et leur niveau de productivité.
Par ailleurs, le planning de congés vous permet aussi de garder un œil sur les temps de travail effectués par vos collaborateurs. Vous pouvez vous en servir pour veiller au respect de la loi concernant les temps de travail.
À quoi sert un planning de congés ?
Le tableau de suivi de congés est un outil utilisé pour la gestion des vacances du personnel. Il comporte différentes informations telles que les noms des employés, les types de congés (congés maladie, congés d’été, congés sans solde, etc.).
Un planning de congés bien géré contribue à la satisfaction des employés, à la productivité de l’entreprise et à la conformité légale. C’est un outil crucial pour la gestion des ressources humaines et la planification opérationnelle.
Avoir un planning de congés sur Excel détaillé facilite la gestion des absences. Cependant, ce logiciel peut vous limiter au moment de rentrer dans la précision et appliquer des filtres particuliers.
Que doit inclure un tableau de suivi de congés pour les salariés ?
Rassemblez ces éléments et organisez-les pour créer un planning de congés efficace et gérer les absences des employés de manière transparente :
- Liste des salariés : noms, prénoms, numéros d’identification, et éventuellement leurs postes ou services ;
- Calendrier des jours fériés : jours officiels et locaux pour l’année en cours ;
- Politiques de congés : procédures de demande de congé, périodes de préavis, restrictions saisonnières, priorités en cas de chevauchement, etc ;
- Solde de congé actuel : nombre de jours de congé disponibles pour l’année en cours ;
- Demandes de congé : dates de début et de fin, type de congé (congé payé, congé maladie, congé sans solde, etc.) ;
- Dates de pic d’activité de l’entreprise : périodes de l’année où elle a besoin de plus de personnel pour éviter les perturbations majeures.
Pensez à faire des mises à jour régulières de votre tableau de suivi des congés et effectuer une sauvegarde des données pour éviter toute perte d’informations importantes.
Si vous souhaitez éviter ces manipulations manuelles, Factorial met automatiquement à jour les soldes de congés sans aucune intervention.
Comment faire un tableau de suivi des congés sur Excel ?
Vous pouvez faire un planning de congés en utilisant Excel ou avec un logiciel de gestion des congés. La seconde option vous donnera plus de visibilité et plus de flexibilité que la première.
Toutefois, si vous souhaitez utiliser le format Excel, avec un niveau élevé à moyen de compétences Excel, il est possible de créer un modèle utile en suivant les étapes plus bas ou en regardant ce tutoriel 👇
Pour visualiser rapidement les congés et les absences planifiées pour un meilleur contrôle et une meilleure distribution des ressources, nous vous offrons un tableau gratuit et prêt à l’emploi.
Exemple de planning de congés Nº1
Vous pouvez créer un format basique de planning de congés avec :
- Une colonne où indiquer le nom et prénom de chaque salarié
- Une ligne pour chacune des dates du calendrier de l’année
- Des cellules que vous remplirez avec tous congés validés par les managers
Vous pourrez ensuite l’afficher dans un format digital facilement consultable par les salariés sur leur ordinateur. Mais vous pouvez aussi imprimer votre liste que vous mettrez à disposition à différents endroits stratégiques dans les bureaux.
Exemple de planning de congés Nº2
Voici un autre format possible de planning de congés :
- Créez un nouveau fichier Excel et nommez-le de manière à ce qu’il soit facile à retenir. Quelque chose comme les demandes de congé [NomCompagnie] 2025 serait suffisant ;
- Commencez par immobiliser 4 colonnes sur le côté gauche de l’écran ;
- Après cela, fusionnez les cellules de la première ligne. Ici, nous écrirons l’année en cours (2025) ;
- Au deuxième rang, effectuez des divisions de 28/29, 30 et 31 jours pour chaque mois. Janvier, février, mars… Enfin jusqu’en décembre ;
- Sur la troisième ligne, vous pouvez créer une formule qui compte le nombre précédent + 1 afin que le nombre apparaisse automatiquement.
Si vous avez correctement suivi les étapes, vous devriez avoir un calendrier annuel comme cet exemple de planning de congés Excel :
Revenons maintenant à la partie gauche de l’écran, à la section (les colonnes) que nous avons immobilisée au début. Ajoutez toutes les informations qui apparaissent dans cette autre capture d’écran.
Dans chaque cellule, indiquez l’équipe, le nom de l’employé, le nombre total de jours disponibles et les jours restants. Et voilà !
Comment personnaliser la présentation d’un planning de congés Excel ?
Si vous avez téléchargé notre exemple de planning de congés Excel, vous n’avez plus qu’à personnaliser sa présentation comme bon vous semble :
- Ajoutez différentes tailles de polices ;
- Facilitez la lecture du planning de travail en jouant avec les caractères gras, les styles de bordures, la taille des cellules, les couleurs de remplissage.
Mais n’en faites pas trop, vos données doivent être lisibles, compréhensibles et facilement trouvables.
Vous pourrez rajouter une formule pour décompter le nombre de jours ouvrés et ouvrables par exemple. Nous allons spécifier les samedis, dimanches, jours fériés et autres ponts. Le plus important est de rester simple et de maintenir la clarté du tableau pour suivre les congés.
N’oubliez pas que la gestion d’un planning de congés avec Excel peut devenir complexe à mesure que le nombre d’employés et de demandes de congés augmente. Dans ce cas, l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés dédié peut être plus efficace pour automatiser le processus et minimiser les erreurs.
Si vos effectifs augmentent, vous gagnerez en fluidité en passant sur Factorial, qui gère les validations, les notifications et les conflits de dates sans effort.
Comment sécuriser votre fichier Excel ?
Lorsque plusieurs personnes manipulent un planning de congés, la sécurité du fichier devient essentielle. Vous pouvez protéger certaines cellules pour éviter qu’un utilisateur modifie par erreur des formules sensibles ou des données clés. Il est aussi possible de verrouiller une feuille entière tout en laissant quelques zones éditables, par exemple uniquement les colonnes “type de congé” ou “dates”. Si votre planning est stocké sur OneDrive ou Google Drive, activez le versionning : cela permet de revenir en arrière en cas de mauvaise manipulation, de suppression accidentelle ou de conflit entre plusieurs éditions. Enfin, limitez les droits d’accès en lecture/écriture aux seules personnes habilitées, afin de garder un tableau fiable, cohérent et conforme aux données RH de l’entreprise.
Les formules Excel indispensables pour créer un planning de congés fiable
Un planning de congés réellement exploitable repose sur quelques formules simples qui automatisent les calculs et réduisent les erreurs. Pour compter uniquement les jours travaillés, sans les week-ends ni les jours fériés, la fonction NB.JOURS.OUVRES.INTL est la plus fiable : elle calcule instantanément le nombre de jours ouvrés entre une date de début et une date de fin, même si votre entreprise suit un calendrier particulier. Pour un calcul plus classique en jours calendaires, une formule basique du type date de fin – date de début + 1 suffit largement.
Vous pouvez également automatiser le suivi du solde en soustrayant les jours pris aux jours acquis, ce qui met à jour automatiquement chaque ligne du tableau. Enfin, pour limiter les fautes de frappe et harmoniser les données, l’ajout de listes déroulantes pour le type de congé et de règles de mise en forme conditionnelle (validé, refusé, en attente) rend le tableau plus clair et facilite sa lecture. Ces quelques automatisations transforment un simple fichier Excel en outil de gestion fiable, rapide et adapté à une équipe en croissance.
Comment bien gérer un planning de congés ?
Vous pouvez optimiser la planification des congés, minimiser les conflits et assurer une gestion plus efficace du personnel en gardant en tête ces points clés.
- Définir des politiques de congés claires : Établissez des règles précises pour la demande et l’approbation des congés, telles que la période de préavis requise, les restrictions saisonnières et les priorités en cas de chevauchement ;
- Établir un calendrier de planification : créez un calendrier annuel qui indique les périodes de pic d’activité, de vacances obligatoires et les jours fériés pour aider les employés à planifier leurs congés ;
- Encourager la planification à l’avance : incitez les employés à soumettre leurs demandes de congé le plus tôt possible pour mieux anticiper ;
- Gérer les demandes équitablement : En cas de chevauchement, assurez-vous que les politiques de priorité et d’équité sont appliquées de manière transparente ;
- Informer les employés : communiquez les règles et les procédures de gestion des congés à l’ensemble du personnel pour éviter toute confusion ;
- Suivre et mettre à jour : le plus simple est d’utiliser le logiciel de gestion des congés pour suivre les demandes, approuver ou rejeter, et mettre à jour le calendrier en temps réel ;
- Gérer les remplacements : prévoyez des plans de remplacement pour les employés en congé pour maintenir la continuité des services.
Comment communiquer le planning des congés ?
Un planning de congés n’est efficace que s’il est correctement partagé avec l’ensemble des équipes. La première étape consiste à utiliser les canaux internes déjà en place : e-mails professionnels, messagerie interne ou espace partagé. Vous pouvez y diffuser le planning à jour et rappeler les règles à suivre avant chaque période de demande de congés.
Pour éviter les malentendus, il est utile d’organiser un court point d’information en début d’année ou avant la haute saison. Cela permet d’expliquer les procédures, d’anticiper les questions et de s’assurer que tout le monde sait où trouver le planning. Si votre organisation utilise un outil visuel ou un logiciel de gestion des absences, partagez directement le lien ou l’image du calendrier afin que chacun l’ait sous la main.
Pensez également à donner des instructions claires : comment accéder au planning, comment soumettre une demande, quels délais respecter. En cas de nouvel outil, quelques minutes de formation suffisent souvent à lever les doutes et à fluidifier l’adoption. Les notifications automatiques proposées par certains logiciels comme Factorial facilitent aussi la communication en informant les salariés des mises à jour et du statut de leurs demandes.
Les limites d’un tableau Excel pour suivre les congés
À mesure que les ressources humaines se développent, le planning des congés devient plus compliqué. Les négociations avec chaque employé peuvent d’ailleurs ralentir tout le travail des gestionnaires RH.
Toute l’année, et notamment en été, gérer les congés peut vite se transformer en cauchemar. Vous rencontrez des situations toutes aussi problématiques les unes que les autres. En effet, la gestion manuelle des congés entraîne des retards et des confusions qui impactent la productivité et la satisfaction des salarié·e·s. Il n’est ainsi pas rare pour une PME ou une ETI de rencontrer les problèmes de gestion des planning suivants :
- Les allers-retours avec vos salariés n’en finissent pas : vous recevez un e-mail ou une visite pour une demande de congés. Vous devez vérifier les soldes de congés, mais vous manquez de visibilité sur ces données et avez du mal à suivre leur évolution.
- Les types de congés sont nombreux et évolutifs, chacun avec son mode de fonctionnement et ses règles : les dates d’absence et le type de congé sont confirmés, mais vous devez valider la demande de votre employé via différents formulaires papier.
- Les informations relatives aux congés et absences de chaque collaborateur doivent être partagées avec le gestionnaire de paie : vous devez centraliser les données, calculer le nombre de jours acquis et pris pour chacun, le montant de l’indemnité à verser…
- Des erreurs de saisie se sont glissées sur la fiche de paie : votre salarié vient vous voir et vous réclame une modification parce que le solde de congés ne correspond pas ou vous vous rendez compte que vous l’avez sous ou surpayé parce que le décompte des jours de congés payés n’était pas bien calculé. Quel casse-tête pour régulariser manuellement ces anomalies !
- Les dates de congés sont posées au compte-goutte par manque de temps et de procédure pour anticiper : vous vous retrouvez en effectif réduit de personnel et votre service client en pâtit parce que les périodes d’absence se chevauchent.
Logiciel de gestion des congés : une alternative performante à Excel
Afin d’éviter le désordre que la gestion des congés par un tableau Excel génère, il est possible de rendre vos salariés autonomes dans leur gestion des congés payés. En passant à l’automatisation, vous gagnez 30% de temps à faire autre chose que des tâches administratives.
Ainsi, il est possible de :
- Avoir une visibilité instantanée sur les soldes de congés intégrés dans un tableau de bord centralisé ;
- Enregistrer tous vos types de congés et l’automatiser le processus de validation des demandes ;
- Réaliser le calcul automatique des jours acquis, pris et les indemnités à verser, simplifiant la communication avec le gestionnaire de paie. Les mises à jour sont en temps réel et les données liées à la paie sont envoyées automatiquement pour générer vos bulletins de salaire automatiquement ;
- Les employés voient facilement le nombre de jours de congé qui leur restent et font leur demande de congé en un seul clic ;
- Centraliser toutes les demandes de congés. Elles se font de façon instantanée via un ordinateur, un mobile ou tout autre appareil connecté. Vos employés et vous aurez accès à un calendrier d’équipe qui permet de voir en un coup d’œil qui sera absent du bureau et quand, comme les potentiels congés qui se chevauchent.
Questions fréquentes
Comment gérer les congés d’un salarié à temps partiel dans un planning Excel ?
Les salariés à temps partiel nécessitent une configuration spécifique, car leurs jours travaillés ne suivent pas toujours un rythme classique. Vous pouvez ajouter une colonne indiquant les jours habituels de présence et adapter vos formules pour exclure automatiquement les jours non travaillés. Cela permet de calculer un solde plus juste et d’éviter des erreurs au moment de la paie.
Comment intégrer automatiquement les jours fériés dans un planning de congés Excel ?
La manière la plus simple est de créer une liste de jours fériés dans une colonne dédiée, puis d’utiliser la fonction NB.JOURS.OUVRES.INTL pour exclure ces dates automatiquement. Vous pouvez également appliquer une mise en forme conditionnelle pour colorer ces journées, ce qui facilite la lecture du planning et la planification.
Comment éviter les conflits de congés entre collaborateurs sur Excel ?
Un bon réflexe consiste à ajouter une vue “équipe” ou “service” avec des couleurs distinctes pour chacun, afin d’identifier immédiatement les périodes critiques. Vous pouvez aussi utiliser le filtre automatique des dates ou une mise en forme conditionnelle qui met en évidence les chevauchements. Cependant, dès que les effectifs augmentent, un logiciel dédié reste la solution la plus fiable.
Comment suivre l’historique des demandes de congés dans Excel ?
Excel permet de garder un historique en dupliquant les onglets par période (mois ou trimestre) ou en ajoutant une feuille d’archive dans laquelle chaque demande est enregistrée avec sa date de soumission, son statut et son approbateur. Cette méthode aide à reconstituer facilement le parcours d’un salarié si une erreur ou une contestation apparaît.
Comment partager un planning de congés Excel avec des accès différenciés ?
Si le fichier est stocké dans OneDrive, SharePoint ou Google Drive, vous pouvez définir des droits distincts : lecture seule pour les salariés, modification pour les managers ou l’équipe RH. Cela sécurise les données sensibles tout en gardant le planning accessible. Pensez également à activer le suivi de version pour pouvoir revenir en arrière en cas de mauvaise manipulation.
