En 2026, le travail hybride s’est imposé comme la norme en France : 49 % des salariés l’ont adopté, et 88 % affirment être aussi efficaces qu’en présentiel. Pourtant, de grandes entreprises comme Société Générale ou Amazon imposent un retour renforcé au bureau. Un paradoxe qui place les RH face à un défi de taille : comment rendre le présentiel attractif ?
Aujourd’hui, les collaborateurs ne voient plus l’intérêt de se déplacer au bureau si c’est pour vivre exactement la même expérience qu’à domicile.
À quoi bon venir au bureau pour s’enfermer entre 4 murs ? L’espace de travail collaboratif est une nouvelle manière de penser le présentiel et de construire du collectif. Et ça tombe bien : 62 % des salariés privilégient justement le bureau pour les tâches collaboratives.
Suivez nos conseils pour aménager votre coworking d’entreprise et motiver vos salariés à renouer avec les plaisirs de l’échange entre pairs.
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Espace de travail collaboratif : définition et avantages
L’espace collaboratif est un lieu (physique ou virtuel) qui organise l’échange et la collaboration entre les collaborateurs de l’entreprise.
C’est un environnement de travail qui joue sur la proximité, la convivialité et l’horizontalité. Mais son rôle va plus loin.
L’enjeu est de faire converger les objectifs individuels vers un objectif commun, en facilitant les échanges informels et formels, en créant de l’émulation collective et en limitant les attributs visibles de la hiérarchie.
Les principes du travail collaboratif
Henri Ford disait : « se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. ».
Voilà comment résumer dans les grandes lignes les fondamentaux du travail collaboratif.
Loin d’être une simple manière d’être ensemble, le travail collaboratif suppose la mise en commun de compétences en vue de réaliser une action collective.
Ce qui suppose trois fondamentaux :
- le partage des connaissances, des ressources et des outils ;
- une communication permanente sur les objectifs à atteindre et l’avancement ;
- une organisation agile et horizontale qui permet de partager la responsabilité.
Quand ces trois principes du travail collaboratif sont incarnés et organisés dans un environnement, on parle d’espace de travail collaboratif. C’est cette dynamique qui permet de renforcer la cohésion au sein de votre entreprise et d’ancrer une véritable culture de collaboration.
Ce dernier peut donc être physique ou virtuel.
Espace collaboratif virtuel vs espace de travail partagé
L’espace collaboratif en ligne – qu’on appelle aussi digital workplace – s’incarne via différents outils, tels que les messageries instantanées, la gestion des fichiers, un calendrier partagé ou encore, des fonctionnalités de suivi et de partage des tâches. On pense notamment aux plateformes de travail collaboratif comme Google Workspace, Microsoft Teams ou Slack.
Son rôle est de fluidifier les échanges à distance et d’assurer une collaboration fluide, quel que soit le mode de travail adopté.
L’espace de travail collaboratif physique, ou coworking d’entreprise, est un lieu physique organisé pour favoriser la communication entre les membres.
Il faut aussi distinguer l’espace de travail collaboratif de l’espace de travail partagé. Dans le second cas, l’objectif est de permettre aux salariés de pratiquer le flex office.
Ce qui suppose de bénéficier d’un espace de travail collectif, mais pas forcément collaboratif. La nuance est importante : un open space peut être partagé sans pour autant encourager la collaboration au sein des équipes.
Les avantages de l’espace de travail collaboratif
Un environnement collaboratif offre plusieurs avantages sur le plan de la qualité de vie au travail, de la productivité, mais aussi de la gestion de l’immobilier d’entreprise.
En tant qu’espaces de convivialité, les bureaux jouent un rôle dans la socialisation au travail.
Ces échanges favorisent la création d’une dynamique professionnelle collective au sein de l’entreprise et stimulent le sentiment d’appartenance. C’est d’ailleurs ce que confirment les managers : 55 % d’entre eux reconnaissent une amélioration de la performance des équipes en mode hybride, à condition que les temps en présentiel soient consacrés à de vraies interactions.
Une étude publiée par l’Université de Stanford montre que les salariés éprouvent plus de joie à travailler en lien avec d’autres collaborateurs.
Leur motivation est plus forte et ils expriment plus de plaisir à réaliser leurs missions.
Le sentiment d’appartenance encourage les membres de l’équipe à se dépasser.
Cette même étude affirme que les membres d’un espace collaboratif s’attachent à réaliser leurs missions en prenant 64% plus de temps que leurs collègues solitaires.
Ils sont plus consciencieux, car engagés vis-à-vis de leurs pairs.
En même temps, le flex office permettrait de réduire l’empreinte immobilière de 10 % à 25 %, selon une étude de CBRE, expert en immobilier d’entreprise.
Une marge de manœuvre financière loin d’être négligeable à l’heure de la généralisation du travail hybride !
Les enjeux du travail collaboratif en 2026
Le paradoxe du retour au bureau
En 2026, le paysage du travail en France est traversé par une tension palpable. D’un côté, le mode hybride a fait ses preuves : 49 % des salariés l’ont adopté, et la grande majorité s’y épanouit. De l’autre, un mouvement inverse s’amorce. Société Générale exige désormais quatre jours de présence par semaine, Air France impose trois jours minimum à ses cadres, tandis qu’à l’international, Amazon, Microsoft ou Novo Nordisk durcissent le ton.
Résultat : la moyenne nationale s’établit à 3,7 jours au bureau selon le cabinet JLL. Et pourtant, un phénomène révélateur émerge : le « coffee badging ». 26 % des salariés (surtout les plus jeunes) se contentent de passer rapidement au bureau pour marquer leur présence, sans réellement y travailler. Un signal clair que le présentiel, tel qu’il est pensé aujourd’hui, ne crée pas toujours de valeur.
Ce que les salariés attendent vraiment
Alors, comment faire revenir les équipes ? Certainement pas en imposant. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 48 % des salariés reviendraient plus souvent pour une augmentation de salaire, 27 % pour un trajet plus court. L’espace de travail en lui-même ? Il arrive plus loin dans les priorités -sauf quand il répond à un vrai besoin.
Car les collaborateurs savent ce qu’ils viennent chercher au bureau. 62 % y privilégient les tâches collaboratives, 57 % les formations, et 69 % considèrent que les opportunités d’avancement de carrière passent par le présentiel. À l’inverse, pour se concentrer (54 %) ou préserver l’équilibre vie pro/perso (61 %), c’est le domicile qui l’emporte.
Le défi pour les entreprises est donc limpide : transformer leurs locaux en espaces où la collaboration en entreprise a du sens. Des lieux qu’on ne subit pas, mais qu’on choisit.
Comment créer un espace collaboratif attractif et propice aux échanges ?
Pour organiser un lieu de travail collectif qui ne soit pas simplement un bureau de passage ou un espace partagé, il faut donc mettre en place les conditions favorables à la collaboration. Cela passe par l’aménagement physique, le respect du cadre légal, mais aussi par le choix des bons outils collaboratifs. Voici comment.
Les principes d’aménagement d’un coworking
Pour aménager un espace de coworking qui favorise la collaboration, quelques principes de design s’imposent. Parmi elles :
- Mixez les types d’espaces et leurs fonctionnalités (espace café, salle de réunion, espaces de réunion informels, etc..)
- Utilisez des mobiliers modulables ou diversifiés pour laisser place à un usage flexible de l’espace (tables modulaires, tables hautes et mange debout convertibles, etc.). La flexibilité du mobilier est clé pour transformer vos locaux au gré des usages.
- Respectez le besoin d’intimité des collaborateurs (phone box, bureau individuel de passage, endroit calme à disposition etc.)
Les règles applicables du Code du travail pour l’aménagement des bureaux
En tant que DRH, il faut aussi veiller à appliquer le Code du Travail.
En France, la loi n’impose pas de surface minimale pour un bureau collectif ou un espace de travail partagé.
En revanche, l’employeur est tenu d’assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés.
La norme Afnor NF X 35-102 peut tenir lieu de cadre de référence. Elle préconise :
- 10 m2 par personne pour un bureau privé ;
- 11 m2 par personne pour un bureau partagé ;
- 15 m2 par personne dans un espace collectif bruyant.
Pour éviter que l’aménagement des espaces de travail collaboratif soit source de tension, il est important d’associer les équipes et les représentants du personnel à ses réflexions. Le CSE doit être consulté en amont de tout projet de réaménagement.
En matière de flex office, le ratio entre le nombre de salariés et le nombre de postes de travail peut vite devenir une source de débat, et les collaborateurs pourraient se sentir “chassés” et priés de rester au télétravail.
C’est totalement contre-productif ! Il faut donc trouver l’équilibre entre optimisation de l’immobilier d’entreprise, organisation du travail hybride et promotion de la collaboration.
Les clés de la qualité de vie au travail dans un espace partagé
Cela implique notamment de fournir aux salariés des solutions et outils de travail compatibles avec le flex office ou le coworking.
Par exemple :
- des ordinateurs portables légers et faciles à transporter ;
- des fauteuils faciles à régler pour le confort du travailleur ;
- des solutions liées à l’acoustique (casque réducteur de bruit, cloisons amovibles)
- un accès facilité aux documents de travail (drive, espace collaboratif en ligne, etc.)
- des outils adaptés aux réunions hybrides (visioconférence, etc.)
Les open spaces ont pendant longtemps été perçus comme des sources de stress au travail, car ils prenaient peu en compte les attentes des salariés, au profit d’une logique d’optimisation des mètres carrés.
C’est beaucoup moins le cas aujourd’hui, car les nouvelles méthodes de design de coworking prennent en compte les besoins de calme et d’intimité. L’enjeu est de créer un environnement propice à la collaboration, sans sacrifier le confort individuel.
En gardant à l’esprit le bien-être de vos collaborateurs, vous penserez aussi à mettre en place un système de gestion transparent pour la réservation des espaces.
Il n’y a rien de plus stressant pour un salarié que de ne pas savoir s’il va trouver une place en arrivant au bureau !
Les outils numériques pour un travail collaboratif efficace
Au-delà de l’aménagement physique, la mise en place d’une digital workplace cohérente est devenue incontournable. Les meilleurs logiciels de travail collaboratif permettent de fluidifier la communication interne et de maintenir la collaboration au sein des équipes, que les membres soient sur site ou à distance.
Parmi les solutions collaboratives les plus répandues :
- Google Workspace ou Microsoft Teams pour la messagerie, le partage de documents et les visioconférences ;
- Slack pour la communication instantanée par canaux thématiques ;
- Trello, Asana ou Monday pour la gestion de projet et le suivi des tâches ;
- Des applications de réservation d’espaces comme Factorial Spaces pour organiser le flex office.
Le choix d’une plateforme de travail collaboratif dépend de la taille de l’entreprise, des usages et du budget. L’essentiel est d’opter pour un outil collaboratif qui s’intègre naturellement aux habitudes de travail, et de former les équipes à son utilisation.
Place à une gestion intelligente des espaces partagés avec Factorial Spaces
Temps perdu à chercher un espace disponible, manque de visibilité sur l’utilisation des bureaux, frustration des employés et besoin d’aide pour l’utilisation des objets déconnectés. Travailler de façon hybride a transformé le monde de l’entreprise, mais il a aussi ses limites.
Pour y remédier, Factorial Spaces vous aide à reprendre le contrôle de vos espaces de travail.
Depuis une plateforme faisant déjà partie de l’espace de travail de l’entreprise, vous pouvez gérer plus facilement les bureaux, les salles de réunion et tous les espaces partagés en accédant à des plans visuels, en temps réel.
Résultat : une planification intelligente, sans échanges fastidieux ni doubles réservations.
Pour l’utiliser, connectez-vous directement aux calendriers Google, Outlook et Apple, vous assurant ainsi une synchronisation automatique des réservations et une coordination fluide entre les équipes.
Avec Factorial Spaces, vous pouvez définir et gérer librement les catégories d’espaces pour un contrôle total sur l’organisation, l’utilisation et l’optimisation de chaque mètre carré.
Une solution évolutive pour simplifier le travail hybride et améliorer durablement l’expérience des employés.
Aménager un espace de travail collaboratif : exemple de plan d’action
Maintenant que vous connaissez les bonnes pratiques à suivre, il ne vous reste plus qu’à déployer un plan d’action.
Voici un exemple de plan d’action pour vous aider à gérer l’aménagement de vos locaux.
| Phase | Leader | Actions |
| Lancement du groupe de travail et analyse d’opportunité | DRH |
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| Analyse de faisabilité | Facility manager |
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| Validation GO/NOGO | DRH/Facility Manager |
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| Préparation et suivi des Travaux | Facility Manager |
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| Ré-Organisation du travail | DRH/DSI/ Managers |
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| Communication | DRH/ Communication |
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Enfin, pour créer des espaces de travail collaboratifs efficaces et attractifs, il faudra surtout y intégrer des méthodes de management plus agiles afin d’animer les collectifs et de favoriser la coopération entre les membres de vos équipes. N’hésitez pas à lire notre article sur le management collaboratif pour aller plus loin !
